Bir Proje için Kaynak Kullanımı Nasıl Ölçülür?

Her proje ekibinin görevleri tamamlamak için kaynaklara ihtiyacı vardır. İşi yapmak için alet, ekipman, malzeme ve daha fazlasına ihtiyaçları var. Proje yaşam döngüsü boyunca kaynakları yönetmek başarı için kritik öneme sahiptir ve kaynak kullanımını ölçmek bunu yapmanın ilk adımıdır.

Bir projeyi yönetmek ve başarılı bir şekilde teslim etmekle görevli olanlar, ekiplerini nasıl üretken tutacaklarını ve kaynak kullanımından en iyi şekilde nasıl yararlanacaklarını bilmelidirler. Bunun en önemli yönlerinden biri, doğru planlama ve proje ekiplerinin kendilerinden isteneni yapmaları için yeterli zaman ve kapasitenin olmasını sağlamaktır.

Başka bir deyişle, proje yöneticileri, kaynak yönetiminin çok önemli becerisini geliştirmelidir. Kaynaklarınız sadece ekipten daha fazlasıdır ve her kaynak, projeyi engel olmadan ilerletmede rol oynar. Bununla birlikte, özellikle ekibinizin zamanı hakkında konuştuğunuzda, kaynak kullanımıyla uğraşıyorsunuz demektir.

Kaynak Kullanımı Nedir?

Proje yönetiminde kaynak kullanımı, bir çalışana kaç faturalandırılabilir saat atandığının bir ölçümüdür. Bu nedenle kaynak kullanımınızı bilmek, maliyetlerinizi anlamak ve proje planınızı, bütçenizi veya zamanlamanızı ayarlamak gibi kararlar almak için çok önemlidir.

Kaynak kullanımı, proje yöneticilerinin belirli bir süre içinde ekiplerinin ne kadar kapasiteye sahip olduğunu bulma ve hangi kaynaklarının yetersiz veya fazla kullanıldığını belirleme şeklidir. Yöneticilere, ekiplerinin projeye kaç saat harcadıkları konusunda bir pencere verir. Kaynak kullanımı kaynak tahsisinden farklıdır ve bu farkı anlamak önemlidir.

Doğru kaynak yönetimi araçları olmadan kaynak kullanımı çok zor olabilir. Proje yöneticileri kaynak kullanımını ölçmek için zaman izleme, görev yönetimi ve zaman çizelgeleri ve Gantt çizelgeleri gibi kaynak planlama özellikleriyle donatılmış yazılımları kullanır. ProjectManager, kaynak kullanımını ölçmek, izlemek ve yönetmek için ideal araçlara sahiptir. Ücretsiz başlayın.

Kaynak Kullanımı ve Kaynak Tahsisi

Kaynak tahsisi, bir proje yöneticisinin ekibini nasıl seçtiği ve proje yaşam döngüsü boyunca görevler için kaynakları nasıl atadığıdır. Bu, ihtiyaçlar ortaya çıktıkça ekiplerinin iş yükündeki tüm yeniden atamaları ve değişiklikleri içerir.

Ancak kaynak kullanımı, kaynaklarınızın ne kadar etkili olduğunu ölçtüğü için daha stratejiktir. İdeal olarak, projenizi kaynak tahsisi ile organize edecek ve kaynak kullanımını ölçerek ve ekibinizin zamanını nasıl kullandığınızı optimize ederek başarısını artıracaksınız. Her iki süreç de el ele çalışır, bu nedenle etkinliği ölçmenize yardımcı olabilecek sağlam bir kaynak planlama aracına sahip olmanız çok önemlidir.

Kaynak Kullanım Türleri

Kaynak kullanımının tek bir tanımı olmasına rağmen, kaynak planlamasında farklı amaçlar için kullanılan, onu ölçmek için farklı yaklaşımlar vardır. İşte en yaygın kullanılan kaynak kullanımı türleri.

Genel Kullanım

Genel kaynak kullanımını ölçerken, proje yöneticileri bir ekip üyesinin kendisine atanan tüm faturalandırılabilir, faturalandırılamaz ve stratejik faaliyetler için harcadığı zamanı ekler ve bunu toplam kullanılabilir zamanla karşılaştırır. Bu, ekip üyesinin zamanının tamamen kullanılıp kullanılmadığını ve nasıl daha iyi kullanılabileceğini belirlemeye yardımcı olur.

Faturalandırılabilir Kullanım

Faturalandırılabilir saatler, iş tamamlandıktan sonra müşteriden tahsil edilen çalışma saatleridir. Bu nedenle, faturalandırılabilir kaynak kullanımı, bir müşteri veya proje yöneticisinin, faturalandırılamayan saatler ve stratejik faaliyetler hariç olmak üzere, bir çalışanın faturalandırılabilir saat sayısını belirlemesi gerektiğinde hesaplanır. Bu kaynak kullanım yöntemi, çalışan performansını ölçerken ve karşılaştırırken çok kullanışlıdır.

Faturalandırılamayan Kullanım

Faturalandırılabilir olarak kabul edilmeyen etkinliklerin tümü faturalandırılamaz olarak sınıflandırılır. Bu yöntem, proje yöneticilerinin kaynak kullanımlarının ne kadar verimli olduğunu değerlendirmeleri gerektiğinde kullanılır. Faturalandırılamayan yüksek bir kullanım, ekibin kritik olmayan görevlere çok fazla zaman harcadığının bir işareti olabilir.

Stratejik Kullanım

Kuruluşların stratejik planlarının bir parçası olan uzun vadeli hedefleri vardır. Bu planları gerçekleştirmek için stratejik projeler ve programlar yürütmeleri gerekir. Stratejik kaynak kullanımı, ekip üyelerinin bu stratejik faaliyetler için harcadıkları saatlerin sayısını ölçer.

Artık farklı kaynak kullanım türlerini öğrendiğimize göre, bunu ölçmek için kaynak kullanım formüllerini kullanabiliriz.

Kaynak Kullanım Formülü

Kaynak kullanımını hesaplayan birçok formül vardır. Farklı içgörüler elde etmek için kullanılırlar ve kaynak yönetimi ihtiyaçlarınızı karşılamak için bir tane bile oluşturabilirsiniz. En yaygın olarak kullanılan kaynak kullanım formülü, tam zamanlı eşdeğer formüldür (FTE):

Kaynak kullanımı = İşçinin Ayrılan Saati / İşçinin Toplam Kullanılabilir Saati * 100

Bu formül, her bir ekip üyesinin veya bir bütün olarak ekibin kaynak kullanım yüzdesini, toplam müsait zamanları ile çalıştıkları saatler arasındaki ilişkiye göre hesaplar. Farklı kaynak kullanım türlerini ölçmek için, çalışanın tahsis edilen saat değerini faturalandırılabilir, faturalandırılamaz ve stratejik saat olarak değiştirmeniz yeterlidir.

Kaynak Kullanımı Nasıl Ölçülür?

Günümüzde çoğu şirket, herhangi bir zamanda kaynak kullanımlarını ölçmek, izlemek ve yönetmek için zaman izleme ve kaynak yönetimi özellikleriyle donatılmış proje yönetimi yazılımını kullanıyor. ProjectManager gibi yazılımların yardımıyla kaynak kullanımını ölçmek için izleyebileceğiniz bazı genel adımlar aşağıda verilmiştir.

İlgili: 2022'nin En İyi Kaynak Yönetimi Yazılımı

1. Faturalandırılabilir ve Faturalandırılamaz Saatleri Tanımlayın

Kaynak kullanımını doğru bir şekilde ölçmenin ilk adımı, ekibinizin yürüteceği faturalandırılabilir ve faturalandırılamaz etkinlikleri tanımlamaktır. Genel kullanımı, faturalandırılabilir kullanımı ve faturalandırılamaz kullanımı hesaplayabileceğinizi tanımladığınızda.

2. Her Ekip Üyesinin Uygun Saatlerini Belirleyin

Şimdi, diğerlerinin yanı sıra tam zamanlı, yarı zamanlı veya birim fiyatlandırma olabilen sözleşmelerine göre her ekip üyesi için uygun saatleri belirlemeniz gerekecek. Artık iş atamak ve kaynak kullanımını takip etmek için zaman çizelgelerini kullanmak için ihtiyaç duyduğunuz bilgilere sahipsiniz.

3. Kaynak Kullanımını Ölçmek için Zaman Çizelgelerini Kullanın

Zaman çizelgeleri, ekibinizin zamanını belgelemenize, kaynak kullanım formüllerini kullanmanıza ve genel kaynak kullanımınızı ölçmenize izin verdiği için kaynak kullanımını ölçmek için önemli bir araçtır.

4. Kaynak Kullanım Formülünü Kullanın

İhtiyaçlarınıza göre faturalandırılabilir, faturalandırılamaz veya stratejik kaynak kullanımını ölçmeyi seçebilirsiniz. Kaynak kullanımınızı ölçmek için yukarıdaki kaynak kullanım formüllerini kullanmanız yeterlidir.

5. Çalışanın Verimliliğini Belirleyin

Kaynak kullanımı analizinize dayanarak, akran karşılaştırmalı analizine ve çıktılar açısından yaptıkları işe dayanarak hangi çalışanların fazla görevlendirildiğini, yetersiz tahsis edildiğini ve hangilerinin düşük performansa sahip olduğunu belirleyebilirsiniz.

Kaynak Kullanımı Neden Önemlidir?

Bir projeyi yürütmek için kaynak kullanımının neden kritik olduğu açık olmalıdır, ancak böyle bir sürecin faydalarına daha derinlemesine dalmaktan zarar gelmez. Birincisi, kaynaklarınızı kullanmak projenizde üretken kalmanın anahtarıdır. Takımınız aşırı yüklenmişse, optimum seviyede performans göstermeyeceklerdir.

Kaynak kullanımı ayrıca projenize görünürlük sağlar. Projenizi ne kadar şeffaf ve ne kadar iyi izlerseniz, önemli adımları kaçırmanız o kadar az olasıdır. Bu, sizi yoldan çıkarabilecek sorunlara dönüşmeden önce riskleri yakalamanıza olanak tanır.

Tüm bunlar, paranızın karşılığını daha fazla alacağınız anlamına gelir - veya iş açısından, yatırım getirisi. Kaynaklarınızın aşırı vergilendirilmediğinden veya aşırı kullanılmadığından eminseniz, daha verimli çalışacak ve kârlılığınıza para ekleyeceksiniz.

Son olarak, kaynak kullanım süreci, proje yöneticilerine daha çevik çalışma araçları sağlar. Kaynaklarını hızlı bir şekilde yeniden planlama esnekliğine sahiptirler, bu da sorunlardan kaçınabilecekleri veya sorunlardan hızla kurtulabilecekleri anlamına gelir. Projeyi yolunda tutar.

Kaynak Yönetimi Şablonları

Projelerinizi yönetmenize yardımcı olacak düzinelerce ücretsiz proje yönetimi şablonumuz var. Kaynak kullanımını ölçerken çok faydalı olan ve kaynak yönetimi ihtiyaçlarınız konusunda size yardımcı olabilecek üç şablon.

Kaynak Yönetim Planı Şablonu

Ücretsiz kaynak yönetimi planı şablonumuz, ekibinizin çalışma saatlerini belgelemek ve bunları bir zaman çizelgesinde takip etmek için harika bir araçtır. Gerektiği gibi özelleştirebilir ve ardından indirilebilir bir Excel dosyası olarak kullanabilir veya ProjectManager'a aktarabilir, böylece siz ve ekibiniz her yerden, her zaman erişebilirsiniz.

RACI Matrisi Şablonu

Bir RACI matrisi, ekip üyenizin sorumluluklarını, sorumluluklarını ve projedeki rollerini tanımlayarak sorumluluklarına genel bir bakış elde etmek için ideal bir araçtır. Ücretsiz RACI matris şablonumuz, kaynak kullanımı analiz sürecinize başlamak için harika bir yerdir.

Pano Şablonu

Panolar, projenizin sağlığını üst düzey bir perspektiften izlemenin harika bir yoludur. Proje yönetimi pano şablonumuzla maliyetleri, iş yükünü ve görevleri izleyebilir, bu da onu kaynak kullanımını takip etmek için harika bir araç haline getirir.

ProjectManager Kaynak Kullanımını Sizin Yerinize Nasıl Hesaplar?

Kaynak kullanımınızı hesaplamak için farklı denklemler kullanmak zaman alır. Bu hesaplamaları sizin yapmanıza gerek kalmadan otomatik olarak yapan bir araç olsaydı harika olmaz mıydı? ProjectManager, tam da bunu yapan ödüllü bir proje yönetimi yazılımıdır.

Projenizi yönetmek için verileri paylaşmanıza ve aynı program içinde kalmanıza olanak tanıyan, birbirine entegre edilmiş eksiksiz bir proje yönetimi araçları paketine sahibiz. Temel özelliklerden biri, kaynakları tahsis eden ve ekibinizin kullanılabilirliğini görünür hale getirirken maliyetlerini izlemenize olanak tanıyan kaynak yönetimi yazılımımızdır. Hatta iş yüklerini tek bir araçtan dengeleyebilirsiniz.

Gerçek zamanlı veri

İşte nasıl çalıştığı. Yazılımımız bulut tabanlı olduğundan, tüm verileriniz günceldir ve gerçek zamanlı bilgilerle karar vermenize yardımcı olur. Ekip yönetimi sayfamızla kimin ne üzerinde çalıştığını her zaman görebilirsiniz. Orada, görevleri, bitiş tarihleri ​​ve ilerlemeleriyle ilgili ayrıntıları içeren ekip üyelerinin bir listesini alırsınız.

Kimin ne yaptığını bilmeden önce, böylece onlara görevler atayabilirsiniz, uygunluklarının haritasını çıkarmanız gerekir. Bunu, ekibinizin çalışma günlerini, tatillerini ve ücretli izinlerini belirlemenizi sağlayan ekip yönetimi sayfasında ayarlayabilirsiniz. Bu, ekibiniz yerindeyse veya küresel tatiller özelliğimizle dünyanın herhangi bir yerine dağılmışsa yapılabilir.

Çevrimiçi Gantt Şeması

Ekibinizin uygunluğunu engelledikten sonra kaynakları çevrimiçi Gantt şemasında tahsis edebilirsiniz. Bu proje görünümünden, ekip üyelerine işlerini kaç saat yapmaları gerektiğini görerek görevler atayabilirsiniz. Fazla veya az tahsis edilmiş olup olmadıklarına dikkat edin. Hatta kaynak maliyetleri hakkında tahminler alın.

Güçlü Kaynak Yönetimi Özellikleri

Kaynak kullanımı yazılımımızın ekmek ve tereyağı iş yükü sayfasıdır. Burada, her ekip üyesinin iş yükünün ve kendilerine çok fazla veya çok az görevin atanıp atanmadığının renk kodlu bir tablosunu alırsınız. Kaynak kullanım denklemleri gerekli değildir. Hepsinden iyisi, üretkenliği artırmak ve tükenmişliği önlemek için iş yüklerini dengelemek istiyorsanız, doğrudan iş yükü sayfasından yeniden tahsis edin. Çok sayıda ekip yönetiyorsanız endişelenmeyin, sayfayı projeye, ekibe veya tarihe göre filtreleyebilirsiniz.

ProjectManager'ın projenize verimlilik katmak için yapabileceği daha çok şey var. Ekipler görevler üzerinde çalışırken otomatik olarak güncellenen zaman çizelgelerimiz var. Saatlerini takip edebilirsiniz. Ayrıca, ilerlemenin üst düzey görünümleri için gerçek zamanlı bir gösterge panosu ve verilerde daha derine inmek için tek tıklamayla raporlama vardır. Tek bir araçla planlayın, izleyin ve raporlayın. Bugün 30 günlük bu ücretsiz denemeyi alarak daha üretken olmanıza nasıl yardımcı olabileceğini görün.