Proje Yönetimi, İnşaat ve Diğer Sektörlerde Değişiklik Talimatları

Değişiklikler, herhangi bir projeyi teslim etmenin bir parçasıdır. Projeyi zamanında ve bütçesi dahilinde tutmak için bu değişikliklerin yönetilmesi gerekir. Bir değişiklik sırası (veya bir değişiklik), bu değişiklikleri tüm taraflarca kabul edilebilir bir şekilde tanımlayan, tanımlayan ve izleyen bir mekanizmadır. Bu, değişikliği uygulamak için gereken ek maliyetleri veya zamanı içerir.

Bir değişiklik emrine ve bir değişiklik emri günlüğüne sahip olmak, proje sahibi ile planı uygulamak için çalışan çeşitli müteahhitler arasındaki sözleşmelerin bir projenin ilerlemesi için hayati önem taşıdığı inşaat proje yönetiminde özellikle önemli belgelerdir. Ancak bir sözleşme değişikliği emri birçok sektör için geçerli olabilir.

Değişim Sırası Nedir?

Değişiklik talimatı, proje kapsamındaki herhangi bir değişikliği ele alan, ne olması gerektiğini, ne kadara mal olacağını ve ne zaman tamamlanmasının beklenebileceğini detaylandıran bir değişiklik yönetimi belgesidir.

Değişiklik sırası, mevcut sözleşmeleri değiştirmek ve aslında projenin fiyatını ve zaman çizelgesini ayarlamak için bir araçtır. Bütçe ve çizelgedeki bu değişiklikler nedeniyle, hem proje sahibi hem de değişiklikten sorumlu yüklenici şartlar ve koşullar üzerinde anlaşmaya varıncaya kadar değişiklik emirleri uygulanmaz. İki tür değişiklik emri vardır: eklemeli ve tümdengelimli.

Katkı

Eklemeli bir değişiklik, farklı bir boya rengi veya bir yapıyı proje sahasında bir yerden başka bir yere taşımak kadar basit olabilen bir değişikliktir. Projeden hiçbir şey almıyorlar, sadece uygulamanın bir kısmını değiştiriyorlar.

tümdengelim

Öte yandan, çalışmanın bir bölümünün silinmesini talep ediyorsanız, bu tümdengelimli bir değişiklik emridir. Eklemeli değişiklik siparişinden farklı olarak, tümdengelimli bir değişiklik daha büyük olasılıkla maliyetlerin düşmesine neden olacak ve hatta proje programından biraz zaman ayırabilir.

Değişiklik emirleri, değişiklik kontrol sürecinin kritik bir parçasıdır. Ayrıca genellikle bir inşaat projesinin yürütülmesi sırasında ortaya çıkabilecek her türlü soruyu yanıtlayan bir belge olan bilgi talebi (RFI) ile başlayan bir sürecin parçasıdırlar. Bir şeyi netleştirmek veya ek bilgi istemek için kullanılır. Bu genellikle sözleşmede bir değişikliğe yol açabilir ve bu da değişiklik emri formunu tetikleyecektir.

Neden Değişiklik Sırası Kullanmalısınız?

Değişiklik istendiğinde bir değişiklik sırası kullanılır. Özellikle karmaşık çalışmalar olan inşaat projeleri için taştan plan yapılmaz. Proje yöneticileri riske hazırlanabilir, ancak olabilecek her şeyi tahmin etmek imkansızdır.

Bir projede kapsamı etkileyebilecek bu iki tür değişiklik ortaya çıktığından, bunları kontrol etmeye ve yönetmeye ihtiyaç vardır. Bu yüzden değişiklik sipariş formu kullanmak çok önemlidir. İstenen değişikliğin ayrıntılarını, ne kadara mal olacağını ve ilgili süreyi yakalar, böylece tüm taraflar devam edip etmeme kararını verebilir.

Değişiklik Sipariş Günlüğü nedir?

Değişiklik onaylanırsa, bir değişiklik siparişi günlüğü gerektirir. Değişiklik sırası günlüğü, bir projede yapılan değişiklikleri yakalar ve planlandığı gibi gitmelerini sağlar. Aynı zamanda, bir proje boyunca genellikle birden fazla olduğu için tüm değişiklik emirlerinin toplandığı bir yerdir. Değişiklik günlüğü ile, bu değişikliklerin projenin yürütülmesi sırasında kaybolma olasılığı daha düşüktür.

Değişiklik sırası günlüğü ayrıca hangi değişikliklerin başlatılacağını seçmenize yardımcı olur ve her değişiklik sırasına bir numara vererek bu süreci düzenli tutar. Değişiklik türü belirlenebilir, tanımlanabilir ve değişiklik talebinin nedeni not edilebilir.

Değişiklik sırası günlüğü, değişikliğin projeyi nasıl etkileyeceğini yazmak için bir yerdir ve bu, ilerleyip ilerlememe konusunda nihai kararın verilmesine yardımcı olur. Değişiklik emrinin oluşturulduğu tarih, kimin oluşturduğu, durumunun ne olduğu (onaylanmışsa), kimin onayladığı (veya neden reddedildiği) ve gerekli eylemler gibi değişiklik talimatı formundaki diğer ayrıntılar burada toplanır.

Değişiklik Sipariş Formu Şablonu Örneği

ProjectManager, değişiklik siparişi formu şablonumuz da dahil olmak üzere düzinelerce ücretsiz proje yönetimi şablonu da dahil olmak üzere proje yönetiminin her yönüne odaklanan bir blog gönderileri ve eğitim videoları kitaplığına sahiptir.

Değişiklik siparişi formu şablonumuz, mal sahibi ve proje hakkında dahili bilgileri ve ayrıca değişikliği üstlenerek hangi fırsatların sağlanabileceğini yakalayacak alana sahiptir. Değişikliğin ne olduğunu ve projeyi nasıl etkileyeceğini açıklamak için de yer var.

Ayrıca, değişikliğin ayrıntıları ve maliyetlerin nasıl etkileneceği gibi ayrıntıları toplamak için alan var. Formun alt kısmında, değişikliğin ne zaman onaylandığı veya reddedildiği ile ilgili bir imza ve tarih satırı bulunur. Ayrıca, özel ihtiyaçlarınıza göre özelleştirilebilir.

İnşaat Değişiklik Emirleri için En İyi Uygulamalar

Değişiklik emrinin amacı, değişiklikleri yönetmek ve projenizi zamanında ve bütçesi dahilinde teslim ederken, hem mal sahibine hem de yükleniciye şartlar üzerinde anlaşma ve daha sonra herhangi bir anlaşmazlıktan kaçınma şansı vermektir.

Değişiklik siparişlerinizin bu işlevleri yerine getirdiğinden emin olmak ve genel projede en iyi sonuçları elde etmek için süreci yönetmek için en iyi uygulamaları takip etmek önemlidir. Aşağıda, değişiklik emirlerinizi yapmaları gerekeni yapmaya devam etmenize yardımcı olabilecek birkaç öneri yer almaktadır.

Orijinal Sözleşmenizi Bilin

Değişiklik talimatı, daha önce üzerinde anlaşmaya vardığınız sözleşmeyi değiştirir; bu nedenle, bu orijinal sözleşmeye çok aşina olmanız önemlidir. Üzerinde anlaşmaya varılan işin kapsamı, değişikliği analiz etmenize ve bu değişikliği ne kadar rahat yaptığınızı (ve daha fazla maliyet üstlendiğinizi) belirlemenize yardımcı olacaktır.

İş Yapmadan Önce Maliyetler Üzerinde Anlaşmaya Varın

Proje bütçesi değişiklik sıralamasından etkilenecektir, ancak bu maliyetler belirlenip üzerinde anlaşmaya varılmadığı takdirde sorun çıkabilir. Örneğin, küçük değişiklikler orijinal projenin sadece bir parçası olarak kabul edilebilir. Herhangi bir iş yapılmadan önce herkesin aynı sayfada olması çok önemlidir.

Değişikliğinizi Yazılı Olarak Alın

Kulağa açık gelebilir, ancak yanlış iletişimi önlemek için bir değişiklik sipariş formu oluşturulur. Bu nedenle, bir el sıkışma veya sözlü anlaşma bir değişiklik sırası değildir. Değişim sırasını harekete geçiren kıvılcım olabilir, ancak tüm kararlar kağıt üzerinde detaylandırılmalı ve üzerinde anlaşmaya varılmalıdır.

Yerinde Bir Süreç Var

Değişiklik emirleriyle ilgilenecek bir süreç olmadan, yükleniciler, bütçeler ve programlarla ilgili sorunlar yaşayacaksınız. Bir değişiklik talimatı günlüğü, sürecinizi düzenlemenin ilk adımıdır, ancak bunları oluşturma ve izleme, proje yönetimi yazılımıyla kolaylaştırılabilir.

ProjectManager Değişiklik Siparişlerini İşleme Nasıl Yardımcı Olur?

ProjectManager, projeleri ve ekipleri organize eden ve süreçlerinizin verimli bir şekilde çalışmasını sağlayan ödüllü proje yönetimi yazılımıdır. Aracımızın sınırsız dosya depolama alanı vardır, bu da onu, değişiklik sipariş formları da dahil olmak üzere tüm proje belgelerinizi merkezileştirmek için ideal bir merkez haline getirir.

İşlemi basitleştirmek için değişiklik sipariş formunuzu yazılımımızda oluşturun. Kartlarla iş akışını görev, sütunları üretim aşamaları olarak görselleştiren kanban aracını kullanarak değişiklik siparişinizi kart yapın. Kanban kartları eklere, öncelik etiketlerine ve daha fazlasına, ayrıntılı açıklamalara sahip olabilir ve ardından atanabilir.

Değişiklikte oturum açan saatleri takip edebilir ve hatta zaman çizelgelerimizi kullanarak ödeme sürecini kolaylaştırabilirsiniz. Yinelenen görevler için otomatik olarak doldurulabilirler ve ödeme için gönderildiklerinde güvenlik için kilitlenirler. Yazılımımız bulut tabanlı olduğundan, ekibiniz durumlarını yerinde güncelleyebilir ve ilerleme gerçek zamanlı olarak yansıtılır. İlerleme tek bir araçta kaldığında değişiklik siparişlerinizi yönetmek kolaydır.

ProjectManager, ekiplerinizin işbirliği içinde çalışmasını sağlayan bulut tabanlı bir araçtır. Çevrimiçi Gantt çizelgeleriyle planlamadan, ilerlemeyi ve performansı gerçek zamanlı bir gösterge panosunda izlemeye kadar projenin her yönünü yönetin, ardından paydaşları kolay raporlama özellikleriyle güncel tutun. Bu 30 günlük ücretsiz denemeyi bugün alarak proje değişikliklerinizi ve daha fazlasını nasıl kontrol edebileceğimizi görün.