Ubah Pesanan dalam Manajemen Proyek, Konstruksi & Industri Lainnya

Perubahan adalah bagian dari penyampaian proyek apa pun. Agar proyek tetap sesuai jadwal dan sesuai anggarannya, perubahan tersebut harus dikelola. Perintah perubahan (atau amandemen) adalah mekanisme yang mengidentifikasi, mendefinisikan, dan melacak perubahan tersebut dengan cara yang dapat diterima oleh semua pihak. Itu termasuk biaya atau waktu tambahan apa pun yang diperlukan untuk mengimplementasikan perubahan.

Memiliki perintah perubahan dan log pesanan perubahan terutama merupakan dokumen kunci dalam manajemen proyek konstruksi, di mana kontrak antara pemilik proyek dan berbagai kontraktor yang bekerja untuk melaksanakan rencana sangat penting untuk kemajuan proyek. Tetapi perintah perubahan kontrak dapat berlaku untuk banyak industri.

Apa itu Perintah Perubahan?

Perintah perubahan adalah dokumen manajemen perubahan yang membahas setiap perubahan dalam ruang lingkup proyek, merinci apa yang perlu terjadi, berapa biayanya dan kapan dapat diharapkan untuk mencapai penyelesaian.

Perintah perubahan adalah sarana untuk memodifikasi kontrak yang ada dan, pada dasarnya, menyesuaikan harga dan waktu proyek. Karena perubahan anggaran dan jadwal ini, perintah perubahan tidak akan ditindaklanjuti sampai pemilik proyek dan kontraktor yang bertanggung jawab atas perubahan menyetujui syarat dan ketentuan. Ada dua jenis perintah perubahan: aditif dan deduktif.

Aditif

Perubahan aditif adalah perubahan yang sederhana seperti warna cat yang berbeda atau memindahkan struktur dari satu tempat ke tempat lain di lokasi proyek. Mereka tidak mengambil apa pun dari proyek, mereka hanya mengubah sebagian dari eksekusi.

Deduktif

Di sisi lain, jika Anda meminta penghapusan sebagian pekerjaan, itu adalah perintah perubahan deduktif. Tidak seperti urutan perubahan aditif, perubahan deduktif kemungkinan besar akan menghasilkan pengurangan biaya dan bahkan dapat memangkas waktu dari jadwal proyek.

Perintah perubahan adalah bagian penting dari proses kontrol perubahan. Mereka juga sering menjadi bagian dari proses yang dimulai dengan permintaan informasi (RFI), yang merupakan dokumen yang menjawab pertanyaan apa pun yang mungkin muncul selama pelaksanaan proyek konstruksi. Ini digunakan untuk mengklarifikasi sesuatu atau meminta informasi tambahan. Ini sering dapat menyebabkan perubahan dalam kontrak, yang kemudian akan memicu formulir pesanan perubahan.

Mengapa Menggunakan Change Order?

Perintah perubahan digunakan ketika perubahan diminta. Tidak ada rencana yang dibuat di atas batu, terutama untuk proyek konstruksi yang merupakan upaya kompleks. Manajer proyek dapat bersiap menghadapi risiko, tetapi tidak mungkin mengantisipasi segala sesuatu yang mungkin terjadi.

Karena dua jenis perubahan yang dapat memengaruhi ruang lingkup ini muncul dalam sebuah proyek, ada kebutuhan untuk mengontrol dan mengelolanya. Itulah mengapa menggunakan formulir pesanan perubahan sangat penting. Ini menangkap detail perubahan yang diminta, berapa biayanya dan waktu yang dibutuhkan, sehingga semua pihak dapat membuat keputusan apakah akan melanjutkan atau tidak.

Apa itu Change Order Log?

Jika perubahan disetujui, maka diperlukan log pesanan perubahan. Log urutan perubahan menangkap perubahan yang dibuat dalam proyek dan memastikannya berjalan sesuai jadwal. Ini juga merupakan tempat di mana semua perintah perubahan dikumpulkan, karena biasanya ada lebih dari satu selama proyek berlangsung. Dengan log perubahan, perubahan ini cenderung hilang dalam pelaksanaan proyek.

Log urutan perubahan juga membantu Anda memilih perubahan mana yang akan dimulai, dan menjaga proses itu tetap teratur dengan memberikan nomor pada setiap urutan perubahan. Jenis perubahan dapat diidentifikasi, ditentukan dan penyebab permintaan perubahan dicatat.

Log urutan perubahan adalah tempat untuk menuliskan bagaimana perubahan akan berdampak pada proyek, yang membantu dalam membuat keputusan akhir apakah akan maju atau tidak. Detail lain dari formulir pesanan perubahan dikumpulkan di sini, seperti tanggal pesanan perubahan dibuat, siapa yang membuatnya, apa statusnya (jika disetujui), siapa yang menyetujuinya (atau mengapa ditolak) dan tindakan yang diperlukan.

Contoh Templat Formulir Pesanan Perubahan

ProjectManager memiliki perpustakaan posting blog dan video tutorial yang berfokus pada setiap aspek manajemen proyek, termasuk lusinan templat manajemen proyek gratis, termasuk templat formulir pesanan perubahan kami.

Templat formulir pesanan perubahan kami memiliki ruang untuk menangkap informasi internal tentang pemilik dan proyek, serta peluang apa yang dapat dibuat dari mengambil perubahan. Ada juga ruang untuk menjelaskan apa perubahan itu dan bagaimana hal itu akan berdampak pada proyek.

Selanjutnya, ada ruang untuk mengumpulkan secara spesifik, seperti rincian perubahan dan bagaimana biaya akan terpengaruh. Bagian bawah formulir memiliki tanda tangan dan garis tanggal kapan perubahan itu disetujui atau ditolak. Plus, itu dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan spesifik Anda.

Praktik Terbaik untuk Perintah Perubahan Konstruksi

Inti dari perintah perubahan adalah untuk mengelola perubahan dan mengirimkan proyek Anda tepat waktu dan sesuai anggarannya sambil memberi pemilik dan kontraktor kesempatan untuk menyetujui persyaratan dan menghindari perselisihan di kemudian hari.

Untuk memastikan pesanan perubahan Anda memenuhi fungsi ini, dan untuk mengelola proses untuk hasil terbaik dalam keseluruhan proyek, penting untuk mengikuti praktik terbaik. Berikut ini adalah beberapa saran yang dapat membantu Anda menjaga agar perintah perubahan Anda melakukan apa yang seharusnya mereka lakukan.

Ketahui Kontrak Asli Anda

Perintah perubahan mengubah kontrak yang telah Anda setujui; oleh karena itu, penting bagi Anda untuk sangat memahami kontrak asli tersebut. Lingkup pekerjaan yang disepakati akan memungkinkan Anda menganalisis perubahan dan membantu Anda menentukan seberapa nyaman Anda melakukan perubahan itu (dan mengambil lebih banyak biaya).

Menyetujui Biaya Sebelum Melakukan Pekerjaan

Anggaran proyek akan terpengaruh oleh urutan perubahan, tetapi kecuali biaya-biaya tersebut diidentifikasi dan disepakati, akan ada masalah. Misalnya, perubahan kecil mungkin dianggap hanya bagian dari proyek asli. Sangat penting bahwa setiap orang berada di halaman yang sama sebelum pekerjaan apa pun selesai.

Dapatkan Perubahan Anda dalam Menulis

Ini mungkin terdengar jelas, tetapi formulir pesanan perubahan dibuat untuk menghindari miskomunikasi. Oleh karena itu, jabat tangan atau kesepakatan lisan bukanlah perintah perubahan. Ini bisa menjadi percikan yang menggerakkan urutan perubahan, tetapi setiap keputusan harus dirinci di atas kertas dan disepakati.

Memiliki Proses di Tempat

Tanpa proses untuk menangani pesanan perubahan, Anda akan memiliki masalah dengan kontraktor, anggaran, dan jadwal. Log pesanan perubahan adalah langkah pertama dalam mengatur proses Anda, tetapi membuat dan melacaknya dapat disederhanakan dengan perangkat lunak manajemen proyek.

Bagaimana ProjectManager Membantu Proses Perubahan Pesanan

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek pemenang penghargaan yang mengatur proyek dan tim dan menjaga proses Anda berjalan secara efisien. Alat kami memiliki penyimpanan file tak terbatas, yang menjadikannya hub yang ideal untuk memusatkan semua dokumen proyek Anda—termasuk mengubah formulir pesanan.

Untuk menyederhanakan proses, buat formulir pemesanan perubahan Anda di perangkat lunak kami. Menggunakan alat kanban, yang memvisualisasikan alur kerja dengan kartu sebagai tugas dan kolom sebagai tahapan produksi, buat perubahan Anda memesan kartu. Kartu Kanban dapat memiliki lampiran, tag untuk prioritas dan banyak lagi, deskripsi rinci dan kemudian ditetapkan.

Anda dapat melacak jam login pada perubahan, dan bahkan merampingkan proses pembayaran dengan menggunakan timesheets kami. Mereka dapat diisi secara otomatis untuk tugas berulang dan, setelah dikirim untuk pembayaran, dikunci untuk keamanan. Karena perangkat lunak kami berbasis cloud, kru Anda dapat memperbarui status mereka di situs dan kemajuan tercermin secara real-time. Mengelola pesanan perubahan Anda menjadi mudah bila kemajuan tetap dalam satu alat.

ProjectManager adalah alat berbasis cloud yang membuat tim Anda bekerja secara kolaboratif. Kelola setiap aspek proyek mulai dari perencanaan dengan bagan Gantt online hingga pemantauan kemajuan dan kinerja di dasbor waktu nyata, lalu terus perbarui pemangku kepentingan dengan fitur pelaporan yang mudah. Lihat bagaimana kami dapat mengontrol perubahan proyek Anda dan lainnya dengan mengikuti uji coba gratis 30 hari ini hari ini.