프로젝트 관리, 건설 및 기타 산업의 주문 변경

변경은 모든 프로젝트 제공의 일부입니다. 프로젝트를 일정과 예산 범위 내에서 유지하려면 이러한 변경 사항을 관리해야 합니다. 변경 지시(또는 수정)는 모든 당사자가 수용할 수 있는 방식으로 이러한 변경을 식별, 정의 및 추적하는 메커니즘입니다. 여기에는 변경을 구현하는 데 필요한 추가 비용이나 시간이 포함됩니다.

변경 주문 및 변경 주문 로그가 있는 것은 특히 건설 프로젝트 관리의 핵심 문서입니다. 여기서 프로젝트 소유자와 계획을 실행하기 위해 작업하는 다양한 계약자 간의 계약은 프로젝트 진행에 매우 중요합니다. 그러나 계약 변경 명령은 많은 산업에 적용될 수 있습니다.

변경 지시란 무엇입니까?

변경 지시는 프로젝트 범위의 모든 변경을 처리하는 변경 관리 문서로, 발생해야 할 일, 비용 및 완료 예상 시점에 대해 자세히 설명합니다.

변경 주문은 기존 계약을 수정하고 사실상 프로젝트의 가격과 일정을 조정하는 수단입니다. 이러한 예산 및 일정 변경으로 인해 프로젝트 소유자와 변경 책임이 있는 계약자가 조건에 동의할 때까지 변경 주문이 실행되지 않습니다. 변경 지시에는 추가 및 연역의 두 가지 유형이 있습니다.

첨가물

추가 변경은 다른 색상의 페인트나 프로젝트 현장의 한 장소에서 다른 장소로 구조물을 이동하는 것처럼 간단할 수 있는 것입니다. 그들은 프로젝트에서 아무 것도 가져 가지 않고 단순히 실행의 일부를 변경합니다.

연역

반면에 작업의 일부 삭제를 요청하는 경우 이는 연역적 변경 명령입니다. 추가 변경 순서와 달리 연역적 변경은 비용 절감으로 이어질 가능성이 더 높고 프로젝트 일정에서 시간을 단축할 수도 있습니다.

변경 지시는 변경 제어 프로세스의 중요한 부분입니다. 또한 정보 요청(RFI)으로 시작하는 프로세스의 일부이기도 합니다. RFI는 건설 프로젝트를 실행하는 동안 발생할 수 있는 모든 질문에 응답하는 문서입니다. 무언가를 명확히 하거나 추가 정보를 요청할 때 사용됩니다. 이로 인해 종종 계약이 변경되어 변경 주문 양식이 트리거될 수 있습니다.

변경 지시를 사용하는 이유

변경 지시는 변경이 요청될 때 사용됩니다. 특히 복잡한 노력이 필요한 건설 프로젝트의 경우 계획이 전혀 수립되지 않습니다. 프로젝트 관리자는 위험에 대비할 수 있지만 발생할 수 있는 모든 것을 예측하는 것은 불가능합니다.

범위에 영향을 줄 수 있는 이러한 두 가지 변경 사항이 프로젝트에 나타나므로 이를 제어하고 관리할 필요가 있습니다. 그렇기 때문에 변경 주문 양식을 사용하는 것이 매우 중요합니다. 요청된 변경 사항, 비용 및 소요 시간에 대한 세부 정보를 캡처하므로 모든 당사자가 계속 진행할지 여부를 결정할 수 있습니다.

변경 지시 로그란 무엇입니까?

변경이 승인되면 변경 주문 로그가 필요합니다. 변경 지시 로그는 프로젝트에서 수행된 변경 사항을 캡처하고 예정대로 진행되고 있는지 확인합니다. 또한 프로젝트 과정에서 일반적으로 둘 이상의 변경 지시가 있기 때문에 모든 변경 지시가 수집되는 장소이기도 합니다. 변경 로그를 사용하면 이러한 변경 사항이 프로젝트 실행에서 손실될 가능성이 줄어듭니다.

변경 지시 로그는 또한 시작할 변경을 선택하는 데 도움이 되며 각 변경 지시에 번호를 부여하여 해당 프로세스를 체계적으로 유지합니다. 변경 유형을 식별하고 정의할 수 있으며 변경 요청의 원인을 기록할 수 있습니다.

변경 지시 로그는 변경 사항이 프로젝트에 어떤 영향을 미치는지 기록하는 곳으로, 앞으로 나아갈지 여부에 대한 최종 결정을 내리는 데 도움이 됩니다. 변경 지시가 작성된 날짜, 생성한 사람, 상태(승인된 경우), 승인한 사람(또는 거부된 이유) 및 필요한 조치와 같은 변경 지시 양식의 기타 세부 정보가 여기에 수집됩니다.

변경 주문 양식 템플릿의 예

ProjectManager에는 변경 주문 양식 템플릿을 포함하여 수십 개의 무료 프로젝트 관리 템플릿을 포함하여 프로젝트 관리의 모든 측면에 중점을 둔 블로그 게시물 및 튜토리얼 비디오 라이브러리가 있습니다.

변경 주문 양식 템플릿에는 소유자 및 프로젝트에 대한 내부 정보와 변경을 수행함으로써 얻을 수 있는 기회를 캡처할 수 있는 공간이 있습니다. 변경 사항이 무엇이며 프로젝트에 어떤 영향을 미칠지 설명할 공간도 있습니다.

또한 변경 사항 및 비용에 미치는 영향과 같은 세부 정보를 수집할 공간이 있습니다. 양식 하단에는 변경이 승인 또는 거부된 날짜와 서명이 있습니다. 또한 특정 요구 사항에 맞게 사용자 지정할 수 있습니다.

시공 변경 지시 모범 사례

변경 주문의 요점은 변경 사항을 관리하고 시간과 예산 내에서 프로젝트를 제공하는 동시에 소유자와 계약자 모두가 조건에 동의하고 나중에 분쟁을 피할 수 있는 기회를 제공하는 것입니다.

변경 지시가 이러한 기능을 수행하는지 확인하고 전체 프로젝트에서 최상의 결과를 위한 프로세스를 관리하려면 모범 사례를 따르는 것이 중요합니다. 다음은 변경 지시가 수행해야 하는 작업을 수행하는 데 도움이 되는 몇 가지 제안 사항입니다.

원래 계약을 알고

변경 주문은 이미 동의한 계약을 수정합니다. 따라서 원래 계약에 대해 매우 잘 알고 있어야 합니다. 합의된 작업 범위를 통해 변경 사항을 분석하고 해당 변경 사항(및 추가 비용 부담)을 얼마나 편안하게 결정할 수 있는지 판단하는 데 도움이 됩니다.

작업하기 전에 비용에 동의

프로젝트 예산은 변경 주문의 영향을 받지만 해당 비용을 식별하고 합의하지 않으면 문제가 발생할 수 있습니다. 예를 들어, 작은 변경은 원래 프로젝트의 일부로 간주될 수 있습니다. 작업이 완료되기 전에 모든 사람이 같은 페이지에 있는 것이 중요합니다.

서면으로 변경 사항을 얻으십시오

당연하게 들릴 수도 있지만 잘못된 의사 소통을 피하기 위해 변경 주문 양식이 생성됩니다. 따라서 악수 또는 구두 합의는 변경 명령이 아닙니다. 변경 명령을 실행하는 불꽃이 될 수 있지만 모든 결정은 문서에 자세히 기록되고 동의되어야 합니다.

적절한 프로세스를 갖출 것

변경 주문을 처리하는 프로세스가 없으면 계약자, 예산 및 일정에 문제가 생깁니다. 변경 주문 로그는 프로세스를 구성하는 첫 번째 단계이지만 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하여 생성 및 추적을 간소화할 수 있습니다.

ProjectManager가 변경 주문 처리를 지원하는 방법

ProjectManager는 프로젝트와 팀을 구성하고 프로세스를 효율적으로 실행하는 수상 경력에 빛나는 프로젝트 관리 소프트웨어입니다. 당사 도구에는 파일 저장이 무제한이므로 변경 주문 양식을 포함하여 모든 프로젝트 문서를 중앙 집중화하는 데 이상적인 허브입니다.

프로세스를 단순화하려면 당사 소프트웨어에서 변경 주문 양식을 만드십시오. 카드를 작업으로, 열을 생산 단계로 사용하여 워크플로를 시각화하는 칸반 도구를 사용하여 변경 주문을 카드로 만드십시오. Kanban 카드에는 첨부 파일, 우선 순위 등의 태그, 자세한 설명이 포함되어 할당될 수 있습니다.

변경 사항에 기록된 시간을 추적할 수 있으며 작업표를 사용하여 결제 프로세스를 간소화할 수도 있습니다. 반복되는 작업에 대해 자동으로 채워질 수 있으며 지불을 위해 보내지면 보안을 위해 잠깁니다. 당사 소프트웨어는 클라우드 기반이기 때문에 직원이 현장에서 상태를 업데이트할 수 있으며 진행 상황이 실시간으로 반영됩니다. 진행 상황이 하나의 도구로 유지되면 변경 지시를 쉽게 관리할 수 있습니다.

ProjectManager는 팀이 협업할 수 있도록 해주는 클라우드 기반 도구입니다. 온라인 Gantt 차트로 계획하는 것부터 실시간 대시보드에서 진행 상황 및 성과 모니터링에 이르기까지 프로젝트의 모든 측면을 관리한 다음 손쉬운 보고 기능으로 이해 관계자에게 최신 정보를 제공합니다. 오늘 이 무료 30일 평가판을 사용하여 프로젝트 변경 사항 등을 제어하는 ​​방법을 알아보십시오.