Zlecenia zmian w zarządzaniu projektami, budownictwie i innych branżach

Zmiany są częścią realizacji każdego projektu. Aby projekt był zgodny z harmonogramem i w ramach budżetu, tymi zmianami trzeba zarządzać. Zlecenie zmiany (lub poprawka) to mechanizm, który identyfikuje, definiuje i śledzi te zmiany w sposób akceptowalny dla wszystkich stron. Obejmuje to wszelkie dodatkowe koszty lub czas wymagany do wdrożenia zmiany.

Posiadanie zlecenia zmiany i dziennika zleceń zmiany są szczególnie kluczowymi dokumentami w zarządzaniu projektem budowlanym, gdzie umowy między właścicielem projektu a różnymi wykonawcami pracującymi nad wykonaniem planu mają kluczowe znaczenie dla postępu projektu. Jednak zlecenie zmiany umowy może dotyczyć wielu branż.

Co to jest zlecenie zmiany?

Zlecenie zmiany to dokument dotyczący zarządzania zmianą, który odnosi się do wszelkich zmian w zakresie projektu, szczegółowo opisując, co ma się wydarzyć, ile będzie to kosztować i kiedy można oczekiwać, że zostanie ukończone.

Zlecenie zmiany jest sposobem na modyfikację istniejących kontraktów i, w efekcie, dostosowanie ceny i harmonogramu projektu. Z powodu tych zmian w budżecie i harmonogramie, zlecenia zmian nie są realizowane, dopóki zarówno właściciel projektu, jak i wykonawca odpowiedzialny za zmianę nie uzgodnią warunków. Istnieją dwa typy zleceń zmiany: addytywne i dedukcyjne.

Przyłączeniowy

Zmiana addytywna to taka, która może być tak prosta, jak zmiana koloru farby lub przeniesienie konstrukcji z jednego miejsca na drugie na terenie projektu. Niczego nie zabierają z projektu, po prostu zmieniają część wykonania.

Dedukcyjny

Z drugiej strony, jeśli żądasz usunięcia części pracy, jest to dedukcyjna kolejność zmian. W przeciwieństwie do kolejności zmian addytywnych, zmiana dedukcyjna z większym prawdopodobieństwem spowoduje redukcję kosztów, a nawet może skrócić czas realizacji projektu.

Zlecenia zmian są krytyczną częścią procesu kontroli zmian. Często są również częścią procesu, który rozpoczyna się żądaniem informacji (RFI), czyli dokumentem, który odpowiada na wszelkie pytania, które mogą pojawić się w trakcie realizacji projektu budowlanego. Służy do wyjaśnienia czegoś lub poproszenia o dodatkowe informacje. Może to często prowadzić do zmiany w umowie, która następnie uruchomi formularz zlecenia zmiany.

Dlaczego warto skorzystać ze zlecenia zmiany?

Zlecenie zmiany jest używane, gdy zażądano zmiany. Żaden plan nie jest wykonany z kamienia, zwłaszcza w przypadku projektów budowlanych, które są złożonymi przedsięwzięciami. Kierownicy projektów mogą przygotować się na ryzyko, ale nie da się przewidzieć wszystkiego, co może się wydarzyć.

Ponieważ te dwa rodzaje zmian, które mogą wpływać na zakres, pojawiają się w projekcie, istnieje potrzeba kontrolowania ich i zarządzania nimi. Dlatego tak ważne jest korzystanie z formularza zlecenia zmiany. Przechwytuje szczegóły żądanej zmiany, ile to będzie kosztować i zaangażowany czas, dzięki czemu wszystkie strony mogą podjąć decyzję, czy kontynuować, czy nie.

Co to jest dziennik zleceń zmiany?

Jeśli zmiana zostanie zatwierdzona, wymaga ona dziennika zlecenia zmiany. Dziennik zleceń zmian rejestruje zmiany wprowadzone w projekcie i zapewnia, że ​​przebiegają one zgodnie z planem. Jest to również miejsce, w którym gromadzone są wszystkie zlecenia zmian, ponieważ zwykle w trakcie projektu jest ich więcej niż jedno. Dzięki dziennikowi zmian istnieje mniejsze prawdopodobieństwo, że zmiany te zostaną utracone podczas wykonywania projektu.

Dziennik zleceń zmiany pomaga również wybrać, które zmiany należy zainicjować, i utrzymuje porządek w tym procesie, nadając każdemu zleceniu zmiany numer. Można zidentyfikować i zdefiniować typ zmiany oraz odnotować przyczynę żądania zmiany.

Dziennik zleceń zmian to miejsce, w którym można zapisywać, w jaki sposób zmiana wpłynie na projekt, co pomaga w podjęciu ostatecznej decyzji, czy iść naprzód, czy nie. W tym miejscu gromadzone są inne szczegóły z formularza zlecenia zmiany, takie jak data utworzenia zlecenia zmiany, kto je utworzył, jaki jest jego status (jeśli został zatwierdzony), kto je zatwierdził (lub dlaczego zostało odrzucone) oraz potrzebne działania.

Przykład szablonu formularza zlecenia zmiany

ProjectManager posiada bibliotekę postów na blogu i filmów instruktażowych, które koncentrują się na każdym aspekcie zarządzania projektami, w tym dziesiątki darmowych szablonów zarządzania projektami, w tym nasz szablon formularza zlecenia zmiany.

Nasz szablon formularza zlecenia zmiany ma miejsce na przechwycenie wewnętrznych informacji o właścicielu i projekcie, a także o możliwościach, jakie można uzyskać dzięki przejęciu zmiany. Jest też miejsce na wyjaśnienie, czym jest zmiana i jak wpłynie na projekt.

Dalej jest miejsce na zebranie szczegółów, takich jak szczegóły zmiany i wpływ na koszty. Na dole formularza znajduje się podpis i linia daty określająca, kiedy zmiana zostanie zatwierdzona lub odrzucona. Ponadto można go dostosować do własnych potrzeb.

Najlepsze praktyki dotyczące zleceń zmian budowlanych

Celem zlecenia zmiany jest zarządzanie zmianami i dostarczenie projektu na czas iw ramach budżetu, dając jednocześnie właścicielowi i wykonawcy szansę na uzgodnienie warunków i uniknięcie późniejszych sporów.

Aby upewnić się, że zlecenia zmian spełniają te funkcje i zarządzać procesem w celu uzyskania najlepszych wyników w całym projekcie, ważne jest przestrzeganie najlepszych praktyk. Poniżej znajduje się kilka sugestii, które mogą pomóc w utrzymaniu zleceń zmian zgodnie z ich przeznaczeniem.

Poznaj swoją pierwotną umowę

Zlecenie zmiany zmienia umowę, którą już uzgodniłeś; dlatego ważne jest, aby dobrze zapoznać się z tą pierwotną umową. Uzgodniony zakres prac pozwoli Ci przeanalizować zmianę i pomoże określić, jak komfortowo wprowadzasz tę zmianę (i ponosisz większe koszty).

Uzgodnij koszty przed wykonaniem pracy

Zlecenie zmiany będzie miało wpływ na budżet projektu, ale jeśli te koszty nie zostaną zidentyfikowane i uzgodnione, mogą pojawić się problemy. Na przykład drobne zmiany mogą być uważane za tylko część oryginalnego projektu. Bardzo ważne jest, aby wszyscy byli na tej samej stronie przed wykonaniem jakiejkolwiek pracy.

Uzyskaj zmianę w pisaniu

To może wydawać się oczywiste, ale formularz zlecenia zmiany został stworzony, aby uniknąć nieporozumień. Dlatego uścisk dłoni lub ustne porozumienie nie jest zleceniem zmiany. Może być iskrą, która wprawi w ruch porządek zmian, ale wszelkie decyzje muszą być uszczegółowione na papierze i uzgodnione.

Mieć proces na miejscu

Bez procesu radzenia sobie ze zleceniami zmian będziesz mieć problemy z wykonawcami, budżetami i harmonogramami. Dziennik zleceń zmian to pierwszy krok w organizacji procesu, ale ich tworzenie i śledzenie można usprawnić za pomocą oprogramowania do zarządzania projektami.

Jak ProjectManager pomaga przetwarzać zlecenia zmian

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie do zarządzania projektami, które organizuje projekty i zespoły oraz zapewnia sprawne działanie procesów. Nasze narzędzie ma nieograniczone miejsce na przechowywanie plików, co czyni go idealnym centrum do scentralizowania wszystkich dokumentów projektowych — w tym formularzy zleceń zmian.

Aby uprościć proces, utwórz formularz zlecenia zmiany w naszym oprogramowaniu. Korzystając z narzędzia Kanban, które wizualizuje przepływ pracy z kartami jako zadaniami i kolumnami jako etapami produkcji, zamień zlecenie zmiany w kartę. Karty Kanban mogą mieć załączniki, tagi określające priorytet i nie tylko, szczegółowe opisy, a następnie można je przypisać.

Możesz śledzić godziny zarejestrowania zmiany, a nawet usprawnić proces płatności, korzystając z naszych grafików. Mogą być automatycznie wypełniane w przypadku zadań cyklicznych, a po wysłaniu do zapłaty są blokowane ze względów bezpieczeństwa. Ponieważ nasze oprogramowanie działa w chmurze, Twoja załoga może aktualizować swój status na miejscu, a postępy są odzwierciedlane w czasie rzeczywistym. Zarządzanie zleceniami zmian jest łatwe, gdy postęp pozostaje w jednym narzędziu.

ProjectManager to narzędzie oparte na chmurze, które umożliwia zespołową pracę zespołową. Zarządzaj każdym aspektem projektu, od planowania za pomocą wykresów Gantta online po monitorowanie postępów i wydajności na pulpicie nawigacyjnym w czasie rzeczywistym, a następnie informuj interesariuszy na bieżąco dzięki łatwym funkcjom raportowania. Zobacz, jak możemy kontrolować zmiany w Twoim projekcie i nie tylko, korzystając z tej bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej już dziś.