วิธีวัดการใช้ทรัพยากรสำหรับโครงการ

ทุกทีมโครงการต้องการทรัพยากรเพื่อทำงานให้เสร็จ พวกเขาต้องการเครื่องมือ อุปกรณ์ วัสดุ และอื่นๆ เพื่อให้งานสำเร็จลุล่วง การจัดการทรัพยากรตลอดวงจรชีวิตของโครงการมีความสำคัญต่อความสำเร็จ และการวัดการใช้ทรัพยากรเป็นขั้นตอนแรกในการทำเช่นนั้น

ผู้ที่ได้รับมอบหมายให้จัดการโครงการและดำเนินการให้สำเร็จต้องรู้วิธีรักษาทีมงานของตนให้มีประสิทธิภาพและใช้ประโยชน์จากทรัพยากรให้เกิดประโยชน์สูงสุด สิ่งสำคัญที่สุดประการหนึ่งของสิ่งนี้คือการวางแผนอย่างเหมาะสมและต้องแน่ใจว่ามีเวลาและความสามารถเพียงพอสำหรับทีมโครงการที่จะทำในสิ่งที่พวกเขาขอ

กล่าวอีกนัยหนึ่ง ผู้จัดการโครงการต้องฝึกฝนทักษะที่สำคัญของการจัดการทรัพยากร ทรัพยากรของคุณเป็นมากกว่าแค่ทีม และทรัพยากรทุกอย่างมีบทบาทในการขับเคลื่อนโครงการไปข้างหน้าโดยไม่มีสิ่งกีดขวาง คุณกำลังพูดถึงเวลาของทีมโดยเฉพาะ คุณกำลังจัดการกับการใช้ทรัพยากร

การใช้ทรัพยากรคืออะไร?

ในการจัดการโครงการ การใช้ทรัพยากรคือการวัดจำนวนชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้ถูกกำหนดให้กับผู้ปฏิบัติงาน ดังนั้น การทราบการใช้ทรัพยากรของคุณจึงเป็นสิ่งสำคัญมากในการทำความเข้าใจต้นทุนของคุณ และตัดสินใจ เช่น การปรับแผนโครงการ งบประมาณ หรือกำหนดการของคุณ

การใช้ทรัพยากรคือวิธีที่ผู้จัดการโครงการค้นหาว่าทีมของตนมีความจุมากเพียงใดในช่วงระยะเวลาหนึ่ง และตรวจสอบว่าทรัพยากรใดของตนอยู่ภายใต้หรือใช้มากเกินไป ช่วยให้ผู้จัดการมีหน้าต่างว่าทีมของพวกเขาใช้เวลาในโครงการกี่ชั่วโมง การใช้ทรัพยากรแตกต่างจากการจัดสรรทรัพยากร และความแตกต่างนั้นเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องเข้าใจ

การใช้ทรัพยากรอาจล้นหลามหากไม่มีเครื่องมือการจัดการทรัพยากรที่เหมาะสม ในการวัดการใช้ทรัพยากร ผู้จัดการโครงการใช้ซอฟต์แวร์ที่มาพร้อมกับการติดตามเวลา การจัดการงาน และคุณสมบัติการวางแผนทรัพยากร เช่น แผ่นเวลาและแผนภูมิแกนต์ ProjectManager มีเครื่องมือที่เหมาะสำหรับการวัด ติดตาม และจัดการการใช้ทรัพยากร เริ่มต้นใช้งานฟรี

การใช้ทรัพยากรกับการจัดสรรทรัพยากร

การจัดสรรทรัพยากรเป็นวิธีที่ผู้จัดการโครงการเลือกทีมของตนและกำหนดทรัพยากรสำหรับงานตลอดวงจรชีวิตโครงการ ซึ่งรวมถึงการมอบหมายใหม่และการเปลี่ยนแปลงปริมาณงานของทีมตามความจำเป็น

อย่างไรก็ตาม การใช้ทรัพยากรมีกลยุทธ์มากกว่าที่จะวัดว่าทรัพยากรของคุณมีประสิทธิภาพเพียงใด ตามหลักการแล้ว คุณจะจัดระเบียบโครงการด้วยการจัดสรรทรัพยากรและขับเคลื่อนความสำเร็จด้วยการวัดการใช้ทรัพยากรและเพิ่มประสิทธิภาพวิธีการใช้เวลาของทีมของคุณ ทั้งสองกระบวนการทำงานควบคู่กัน ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่คุณจะต้องมีเครื่องมือการวางแผนทรัพยากรที่มีประสิทธิภาพซึ่งสามารถช่วยคุณวัดประสิทธิภาพได้

ประเภทของการใช้ทรัพยากร

แม้ว่าจะมีคำจำกัดความของการใช้ทรัพยากรเพียงคำเดียว แต่ก็มีวิธีการวัดที่แตกต่างกันซึ่งใช้เพื่อวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกันในการวางแผนทรัพยากร ต่อไปนี้คือประเภทการใช้ทรัพยากรที่ใช้บ่อยที่สุด

การใช้ประโยชน์โดยรวม

เมื่อวัดการใช้ทรัพยากรโดยรวม ผู้จัดการโครงการจะเพิ่มเวลาที่สมาชิกในทีมใช้ในกิจกรรมเชิงกลยุทธ์ที่เรียกเก็บเงินได้ เรียกเก็บเงินไม่ได้ และเชิงกลยุทธ์ทั้งหมดที่เขาหรือเธอได้รับมอบหมาย และเปรียบเทียบกับเวลาทั้งหมดที่มี วิธีนี้ช่วยระบุว่าเวลาของสมาชิกในทีมกำลังถูกใช้ไปทั้งหมดหรือไม่และจะใช้ประโยชน์ให้ดีขึ้นได้อย่างไร

การใช้งานที่เรียกเก็บเงินได้

ชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้คือชั่วโมงแรงงานที่เรียกเก็บจากลูกค้าเมื่องานเสร็จสมบูรณ์ ดังนั้น การใช้ทรัพยากรที่เรียกเก็บเงินได้จะถูกคำนวณเมื่อลูกค้าหรือผู้จัดการโครงการจำเป็นต้องกำหนดจำนวนชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้ของผู้ปฏิบัติงาน ไม่รวมชั่วโมงที่ไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้และกิจกรรมเชิงกลยุทธ์ วิธีการใช้ทรัพยากรนี้มีประโยชน์มากในการวัดและเปรียบเทียบประสิทธิภาพของพนักงาน

การใช้งานที่เรียกเก็บเงินไม่ได้

กิจกรรมทั้งหมดที่ไม่ถือว่าเรียกเก็บเงินได้จะถูกจัดประเภทเป็นไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้ วิธีนี้ใช้เมื่อผู้จัดการโครงการจำเป็นต้องประเมินประสิทธิภาพการใช้ทรัพยากรของตน การใช้ประโยชน์ที่ไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้สูงอาจเป็นสัญญาณว่าทีมใช้เวลามากเกินไปกับงานที่ไม่สำคัญ

การใช้ประโยชน์เชิงกลยุทธ์

องค์กรมีเป้าหมายระยะยาวซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของแผนกลยุทธ์ เพื่อให้บรรลุตามแผนดังกล่าว พวกเขาจำเป็นต้องดำเนินโครงการและโปรแกรมเชิงกลยุทธ์ การใช้ทรัพยากรเชิงกลยุทธ์จะวัดจำนวนชั่วโมงที่สมาชิกในทีมใช้จ่ายในกิจกรรมเชิงกลยุทธ์เหล่านั้น

ตอนนี้เราได้เรียนรู้เกี่ยวกับการใช้ทรัพยากรประเภทต่างๆ แล้ว เราสามารถใช้สูตรการใช้ทรัพยากรเพื่อวัดผลได้

สูตรการใช้ทรัพยากร

มีหลายสูตรที่คำนวณการใช้ทรัพยากร ข้อมูลเหล่านี้เคยใช้เพื่อรับข้อมูลเชิงลึกที่แตกต่างกัน และคุณสามารถสร้างขึ้นมาเพื่อให้ตรงกับความต้องการในการจัดการทรัพยากรของคุณ สูตรการใช้ทรัพยากรที่ใช้บ่อยที่สุดคือสูตรเทียบเท่าเต็มเวลา (FTE):

การใช้ทรัพยากร = ชั่วโมงที่จัดสรรของผู้ปฏิบัติงาน / ชั่วโมงการทำงานทั้งหมดของพนักงาน * 100

สูตรนี้คำนวณเปอร์เซ็นต์การใช้ทรัพยากรของสมาชิกในทีมแต่ละคนหรือทีมโดยรวมตามความสัมพันธ์ระหว่างเวลาที่พร้อมใช้งานทั้งหมดกับชั่วโมงที่พวกเขาทำงาน หากต้องการวัดการใช้ทรัพยากรประเภทต่างๆ เพียงเปลี่ยนค่าชั่วโมงที่จัดสรรของผู้ปฏิบัติงานเป็นชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้ ไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้ และเป็นชั่วโมงเชิงกลยุทธ์

วิธีวัดการใช้ทรัพยากร

ทุกวันนี้ บริษัทส่วนใหญ่ใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่มาพร้อมกับคุณสมบัติการติดตามเวลาและการจัดการทรัพยากรเพื่อวัด ติดตาม และจัดการการใช้ทรัพยากรได้ตลอดเวลา ต่อไปนี้คือขั้นตอนทั่วไปบางประการที่คุณสามารถปฏิบัติตามเพื่อวัดการใช้ทรัพยากรโดยใช้ซอฟต์แวร์ เช่น ProjectManager

ที่เกี่ยวข้อง: ซอฟต์แวร์การจัดการทรัพยากรที่ดีที่สุดของปี 2022

1. กำหนดชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้และไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้

ขั้นตอนแรกในการวัดการใช้ทรัพยากรอย่างถูกต้องคือการกำหนดกิจกรรมที่เรียกเก็บเงินได้และไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้ซึ่งทีมของคุณจะดำเนินการ เมื่อคุณกำหนดแล้ว คุณสามารถคำนวณการใช้งานโดยรวม การใช้งานที่เรียกเก็บเงินได้ และการใช้งานที่เรียกเก็บเงินไม่ได้

2. กำหนดชั่วโมงว่างของสมาชิกในทีมแต่ละคน

ตอนนี้ คุณจะต้องกำหนดชั่วโมงที่พร้อมใช้งานสำหรับสมาชิกในทีมแต่ละคนตามสัญญา ซึ่งสามารถเป็นได้ทั้งแบบเต็มเวลา นอกเวลา หรือราคาต่อหน่วย และอื่นๆ ตอนนี้คุณมีข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการมอบหมายงานและใช้แผ่นเวลาเพื่อติดตามการใช้ทรัพยากร

3. ใช้ Timesheets เพื่อวัดการใช้ทรัพยากร

Timesheets เป็นเครื่องมือสำคัญในการวัดการใช้ทรัพยากร เนื่องจากช่วยให้คุณบันทึกเวลาของทีม ใช้สูตรการใช้ทรัพยากร และวัดการใช้ทรัพยากรโดยรวมของคุณ

4. ใช้สูตรการใช้ทรัพยากร

ตามความต้องการของคุณ คุณสามารถเลือกที่จะวัดการใช้ทรัพยากรที่เรียกเก็บเงินได้ ไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้ หรือเชิงกลยุทธ์ เพียงใช้สูตรการใช้ทรัพยากรด้านบนเพื่อวัดการใช้ทรัพยากรของคุณ

5. กำหนดผลผลิตของพนักงาน

จากการวิเคราะห์การใช้ทรัพยากรของคุณ คุณสามารถกำหนดได้ว่าพนักงานคนใดได้รับการจัดสรรโดยรวม การจัดสรรน้อยเกินไป และคนใดมีประสิทธิภาพต่ำโดยอิงจากการวิเคราะห์เปรียบเทียบระหว่างเพื่อนร่วมงานและงานที่พวกเขาทำในแง่ของสิ่งที่ส่งมอบได้

ทำไมการใช้ทรัพยากรจึงสำคัญ?

ควรมีความชัดเจนว่าทำไมการใช้ทรัพยากรจึงมีความสำคัญต่อการดำเนินโครงการ แต่ก็ไม่เสียหายที่จะเจาะลึกถึงประโยชน์ของกระบวนการดังกล่าว ประการหนึ่ง การใช้ทรัพยากรของคุณเป็นกุญแจสำคัญในการรักษาประสิทธิผลในโครงการของคุณ หากทีมของคุณมีภาระมากเกินไป พวกเขาจะไม่ทำงานในระดับที่เหมาะสมที่สุด

การใช้ทรัพยากรยังช่วยให้มองเห็นโครงการของคุณได้ ยิ่งโปร่งใสและติดตามโครงการได้ดีขึ้นเท่าใด โอกาสที่คุณจะพลาดขั้นตอนสำคัญก็จะยิ่งน้อยลงเท่านั้น วิธีนี้ช่วยให้คุณจับความเสี่ยงได้ก่อนที่จะพัฒนาไปสู่ปัญหาที่อาจทำให้คุณหลงทางได้

ทั้งหมดนี้หมายความว่าคุณจะได้รับผลตอบแทนที่มากขึ้นจากเงินที่จ่ายไป—หรือในแง่ธุรกิจ ROI หากคุณมั่นใจว่าทรัพยากรของคุณจะไม่ถูกหักภาษีหรือใช้มากเกินไป คุณจะต้องทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นและเพิ่มเงินให้กับผลกำไรของคุณ

สุดท้าย กระบวนการใช้ทรัพยากรช่วยให้ผู้จัดการโครงการมีเครื่องมือในการทำงานคล่องตัวมากขึ้น พวกเขามีความยืดหยุ่นในการจัดกำหนดการทรัพยากรใหม่อย่างรวดเร็ว ซึ่งหมายความว่าพวกเขาสามารถหลีกเลี่ยงปัญหาหรือคลี่คลายปัญหาได้อย่างรวดเร็ว มันทำให้โครงการอยู่ในการติดตาม

เทมเพลตการจัดการทรัพยากร

เรามีเทมเพลตการจัดการโครงการฟรีมากมายเพื่อช่วยคุณจัดการโครงการของคุณ ต่อไปนี้คือเทมเพลตสามแบบที่มีประโยชน์มากเมื่อวัดการใช้ทรัพยากร และสามารถช่วยจัดการทรัพยากรได้ตามต้องการ

เทมเพลตแผนการจัดการทรัพยากร

เทมเพลตแผนการจัดการทรัพยากรฟรีของเราเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการจัดทำเอกสารชั่วโมงการทำงานของทีมและติดตามชั่วโมงทำงานบนไทม์ไลน์ คุณสามารถปรับแต่งได้ตามต้องการแล้วใช้เป็นไฟล์ Excel ที่ดาวน์โหลดได้ หรือนำเข้าไปยัง ProjectManager เพื่อให้คุณและทีมของคุณสามารถเข้าถึงได้ทุกที่ทุกเวลา

เทมเพลตเมทริกซ์ RACI

เมทริกซ์ RACI เป็นเครื่องมือที่เหมาะสมที่สุดในการดูภาพรวมความรับผิดชอบของสมาชิกในทีม กำหนดความรับผิดชอบ ความรับผิดชอบ และบทบาทในโครงการ เทมเพลตเมทริกซ์ RACI ฟรีของเราเป็นจุดเริ่มต้นที่ดีในกระบวนการวิเคราะห์การใช้ทรัพยากรของคุณ

เทมเพลตแดชบอร์ด

แดชบอร์ดเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการตรวจสอบสถานะโครงการของคุณจากมุมมองระดับสูง ด้วยเทมเพลตแดชบอร์ดการจัดการโครงการของเรา คุณสามารถตรวจสอบต้นทุน ปริมาณงาน และงานได้ ทำให้เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการติดตามการใช้ทรัพยากร

ProjectManager คำนวณการใช้ทรัพยากรสำหรับคุณอย่างไร

การใช้สมการต่างๆ ในการคำนวณการใช้ทรัพยากรต้องใช้เวลา จะดีกว่าไหมถ้ามีเครื่องมือที่ทำการคำนวณเหล่านั้นโดยอัตโนมัติโดยที่คุณไม่ต้องทำ ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ได้รับรางวัลซึ่งทำอย่างนั้นได้

เรามีชุดเครื่องมือการจัดการโครงการเต็มรูปแบบที่ผสานรวมเข้าด้วยกัน ช่วยให้คุณสามารถแบ่งปันข้อมูลและอยู่ภายในโปรแกรมเดียวกันเพื่อจัดการโครงการของคุณ คุณลักษณะสำคัญประการหนึ่งคือซอฟต์แวร์การจัดการทรัพยากรของเราที่จัดสรรทรัพยากรและช่วยให้คุณสามารถติดตามค่าใช้จ่ายในขณะที่มองเห็นความพร้อมของทีมของคุณ คุณยังสามารถสร้างสมดุลของปริมาณงาน ทั้งหมดนี้ได้จากเครื่องมือเดียว

ข้อมูลเรียลไทม์

นี่คือวิธีการทำงาน เนื่องจากซอฟต์แวร์ของเราทำงานบนคลาวด์ ข้อมูลทั้งหมดของคุณจึงเป็นปัจจุบัน ช่วยให้คุณตัดสินใจด้วยข้อมูลแบบเรียลไทม์ คุณสามารถดูได้เสมอว่าใครกำลังทำอะไรกับหน้าการจัดการทีมของเรา คุณจะได้รับรายชื่อสมาชิกในทีมพร้อมรายละเอียดเกี่ยวกับงาน วันที่ครบกำหนด และความคืบหน้า

ก่อนที่คุณจะรู้ว่าใครกำลังทำอะไรอยู่ ดังนั้นคุณสามารถมอบหมายงานให้พวกเขาได้ คุณต้องแมปความพร้อมใช้งานของงานเสียก่อน คุณสามารถตั้งค่านี้ได้ในหน้าการจัดการทีม ซึ่งช่วยให้คุณกำหนดวันทำงาน วันหยุด และเวลาที่จ่ายเงินให้กับทีมของคุณได้ สิ่งนี้สามารถทำได้หากทีมของคุณอยู่ที่ไซต์งานหรือเผยแพร่ที่ใดก็ได้ในโลก ด้วยคุณสมบัติวันหยุดทั่วโลกของเรา

แผนภูมิแกนต์ออนไลน์

เมื่อคุณปิดกั้นความพร้อมของทีมแล้ว คุณสามารถจัดสรรทรัพยากรบนแผนภูมิแกนต์ออนไลน์ได้ จากมุมมองโครงการนี้ คุณยังสามารถมอบหมายงานของสมาชิกในทีมได้ด้วยการดูว่าพวกเขาต้องทำงานกี่ชั่วโมง สังเกตว่ามีการจัดสรรมากเกินไปหรือน้อยเกินไป แม้แต่การประมาณการต้นทุนทรัพยากร

คุณสมบัติการจัดการทรัพยากรที่แข็งแกร่ง

ขนมปังและเนยของซอฟต์แวร์การใช้ทรัพยากรของเราคือหน้าปริมาณงาน ที่นี่ คุณจะได้รับแผนภูมิสีตามปริมาณงานของสมาชิกในทีมทุกคน และดูว่าพวกเขามีงานมอบหมายมากเกินไปหรือน้อยเกินไปหรือไม่ ไม่จำเป็นต้องใช้สมการการใช้ทรัพยากร เหนือสิ่งอื่นใด หากคุณต้องการสมดุลปริมาณงานเพื่อเพิ่มผลผลิตและหลีกเลี่ยงความเหนื่อยหน่าย ให้จัดสรรใหม่จากหน้าปริมาณงานโดยตรง ไม่ต้องกังวลหากคุณจัดการหลายทีม คุณสามารถกรองหน้าตามโครงการ ทีม หรือวันที่ได้

มีอะไรอีกมากมายที่ ProjectManager สามารถทำได้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพให้กับโครงการของคุณ เรามีไทม์ชีทที่อัปเดตโดยอัตโนมัติเมื่อทีมทำงาน คุณสามารถติดตามชั่วโมงของพวกเขา นอกจากนี้ยังมีแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์สำหรับการดูความคืบหน้าในระดับสูงและการรายงานแบบคลิกเดียวเพื่อเจาะลึกข้อมูล วางแผน ตรวจสอบ และรายงานด้วยเครื่องมือเดียว ดูว่ามันจะช่วยให้คุณมีประสิทธิผลมากขึ้นได้อย่างไรด้วยการทดลองใช้ฟรี 30 วันนี้วันนี้