วิธีกำหนดกระบวนการเวิร์กโฟลว์

สงสัยว่าคุณจะทำโครงการนั้นให้เสร็จได้อย่างไร? ขั้นแรก คุณต้องกำหนดกระบวนการเวิร์กโฟลว์ อ่านด้านล่างเพื่อเรียนรู้วิธีการ

กระบวนการเวิร์กโฟลว์คืออะไร?

เวิร์กโฟลว์คือกระบวนการของการกำหนด ดำเนินการ และทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นแบบอัตโนมัติ โดยที่งาน ข้อมูล และเอกสารถูกส่งผ่านจากบุคคลหนึ่งไปยังอีกบุคคลหนึ่งเพื่อดำเนินการตามชุดของกฎการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ มันเกี่ยวข้องกับงานโดยบุคคลตั้งแต่หนึ่งคนขึ้นไป และเปลี่ยนแปลงสื่อ ข้อมูล หรือบริการ

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการช่วยให้เวิร์กโฟลว์ทำงานอัตโนมัติได้อย่างราบรื่น ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการงานและโครงการพร้อมเวิร์กโฟลว์ที่กำหนดเองและการอนุมัติงานเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในขณะที่ยังคงคุณภาพ ตั้งค่าทริกเกอร์ได้มากเท่าที่คุณต้องการสำหรับแต่ละกระบวนการและประสานงานการดำเนินการเพื่อเปลี่ยนสถานะ ลำดับความสำคัญ ผู้รับมอบหมาย และอื่นๆ โดยการใช้การอนุมัติงาน คุณเป็นผู้เลือกว่าใครมีอำนาจในการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นเพื่อควบคุมกระบวนการ เริ่มต้นใช้งานฟรีวันนี้

กระบวนการเวิร์กโฟลว์กับกระบวนการทางธุรกิจ

กระบวนการเวิร์กโฟลว์และกระบวนการทางธุรกิจมีความเกี่ยวข้องกัน แต่ไม่เหมือนกัน กระบวนการเวิร์กโฟลว์เป็นระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจที่สามารถดำเนินการอัตโนมัติทั้งหมดหรือเพียงส่วนหนึ่งของกระบวนการอัตโนมัติ กระบวนการอาจรวมถึงเอกสาร ข้อมูล หรืองานที่ดำเนินการตามกระบวนการตามชุดของกฎขั้นตอน

อย่างไรก็ตาม กระบวนการทางธุรกิจคือชุดของขั้นตอนหรือกิจกรรมที่เชื่อมโยงตั้งแต่หนึ่งรายการขึ้นไป ซึ่งจะช่วยให้คุณบรรลุวัตถุประสงค์ทางธุรกิจหรือเป้าหมายนโยบายได้ โดยปกติภายในบริบทของโครงสร้างองค์กรที่กำหนดบทบาทและความสัมพันธ์ คุณสามารถคิดได้ว่าเป็นกระบวนการที่ใช้กับกระบวนการอื่นได้

กล่าวโดยย่อ กระบวนการทางธุรกิจเกี่ยวข้องกับกิจกรรมที่สามารถทำได้ด้วยตนเองหรือแบบอัตโนมัติ และตระหนักถึงวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ กระบวนการเวิร์กโฟลว์เป็นกระบวนการทางธุรกิจที่เป็นแบบอัตโนมัติทั้งหมดหรือบางส่วน เป็นแนวทางและเทคโนโลยีสำหรับการทำงานอัตโนมัติในบริบททางธุรกิจ กระบวนการทางธุรกิจเป็นแบบทั่วไปมากกว่าและมักจะเกี่ยวข้องกับขั้นตอนที่ซับซ้อนของงานอัตโนมัติและงานที่ต้องทำด้วยตนเอง

ที่เกี่ยวข้อง: วิธีสร้างไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์

เริ่มต้นด้วยจุดจบในใจ

เมื่อคุณคิดเกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์เป็นครั้งแรก คุณต้องการเริ่มต้นด้วยจุดสิ้นสุดในใจ ซึ่งหมายความว่าคุณควรมองไปยังเป้าหมายสุดท้ายแล้วย้อนกลับเพื่อที่คุณจะได้ค้นพบเส้นทางที่ถูกต้องเพื่อไปที่นั่น ซึ่งจะช่วยคุณกำหนดกระบวนการเวิร์กโฟลว์ของคุณ

จากมุมมองนี้ คุณจะต้องถามตัวเองด้วยคำถามบางอย่าง เช่น กระบวนการ เวิร์กโฟลว์ และระบบที่จำเป็นในการไปให้ถึงปลายทางในโปรเจ็กต์คืออะไร และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดคืออะไร คุณจะต้องสร้างรายการตรวจสอบและถามคำถาม สังเกตว่าคุณจะร่วมมือกับใครและตัดสินใจว่าทีมผู้นำคนใดจะขับเคลื่อนความพยายามทั้งหมด

วิธีกำหนดเวิร์กโฟลว์ของคุณ

การกำหนดเวิร์กโฟลว์สำหรับโครงการของคุณคือรากฐานที่สำคัญของการจัดการงาน นี่คือเคล็ดลับสามประการในการทำให้ถูกต้อง:

1. สร้างไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์ที่เหมือนจริง และให้คนที่ทำงานนั้นมีส่วนร่วม
2. รับเงินเข้าจากทีม ให้พวกเขาลงชื่อออก จากนั้นจึงนำแผนสำหรับโครงการมาใช้
3. จับคู่กระบวนการเวิร์กโฟลว์กับฟังก์ชันการทำงานของเครื่องมือ เพื่อให้กระบวนการขับเคลื่อนการเลือกเครื่องมือ ไม่ใช่ในทางกลับกัน

มีประโยชน์มากมายในการติดตามหลักสูตรนี้ มันจะปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของคุณ ลดข้อผิดพลาดในขณะที่คุณทำงานในโครงการ ช่วยบรรเทาความเครียดและทำให้คุณมีความสม่ำเสมอ

ระบบอัตโนมัติของกระบวนการเวิร์กโฟลว์

เมื่อคุณกำหนดเวิร์กโฟลว์แล้ว คุณจะต้องทำให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น วิธีหนึ่งในการทำเช่นนี้คือการทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ ช่วยปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ภายในโดยกำจัดการป้อนข้อมูลด้วยตนเองและการจัดการคำขอจำนวนมาก

การทำงานอัตโนมัติยังช่วยให้คุณติดตามสถานะของงานได้อีกด้วย เช่น งานเสร็จสมบูรณ์ รอดำเนินการ หรืออยู่ระหว่างดำเนินการ หากซอฟต์แวร์ของคุณทำงานบนคลาวด์ เช่น ProjectManager การอัปเดตสถานะเหล่านั้นจะถูกบันทึกในแบบเรียลไทม์ ซึ่งจะเพิ่มประสิทธิภาพเพิ่มเติม

ซอฟต์แวร์ที่มีคุณสมบัติการทำงานอัตโนมัติยังช่วยให้ทีมทำงานต่อไปได้ เมื่อสถานะล่าช้าหรือใกล้ถึงกำหนดส่ง คุณสามารถส่งอีเมลแจ้งเตือนอัตโนมัติไปยังสมาชิกในทีมที่รับผิดชอบงานนั้นได้ เมื่องานเสร็จสิ้น ทีมงานจะได้รับแจ้ง ซึ่งช่วยให้การเปลี่ยนผ่านจากงานหนึ่งไปอีกงานหนึ่งเป็นไปอย่างราบรื่น

เทมเพลตฟรีเพื่อช่วยในกระบวนการเวิร์กโฟลว์

กระบวนการเวิร์กโฟลว์เกี่ยวข้องกับระบบอัตโนมัติ และสำหรับการทำงานนั้น คุณต้องมีซอฟต์แวร์ แต่ไม่ใช่ทุกคนที่พร้อมสำหรับการอัปเกรดนั้นทีเดียว หากคุณยังไม่แน่ใจ เรามีเทมเพลตการจัดการโครงการฟรีที่สามารถช่วยในกระบวนการเวิร์กโฟลว์ของคุณได้ ต่อไปนี้คือข้อเสนอบางส่วนจาก ProjectManager ที่ให้บริการฟรีบนเว็บไซต์ของเรา

เทมเพลตเมทริกซ์ RACI

ก่อนที่คุณจะสร้างกระบวนการเวิร์กโฟลว์ได้ คุณต้องเข้าใจว่าใครกำลังทำอะไรในทีมของคุณ การจัดระเบียบทีมนั้นทำได้โดยใช้เทมเพลตเมทริกซ์ RACI ฟรีสำหรับ Excel คุณสามารถใช้เทมเพลตฟรีเพื่อรวบรวมสมาชิกในทีมภายใต้หมวดหมู่ที่ตรงกับคำย่อ: รับผิดชอบ รับผิดชอบ ให้คำปรึกษา และแจ้ง

แม่แบบการสั่งงาน

ถ้ากระบวนการเวิร์กโฟลว์ของคุณเกี่ยวข้องกับบุคคลภายนอกองค์กรของคุณ คุณจะต้องมีเทมเพลตใบสั่งงานฟรีสำหรับ Excel ครอบคลุมแรงงาน เครื่องมือ และวัสดุที่จำเป็นสำหรับการทำงานให้เสร็จสมบูรณ์ พร้อมคำแนะนำเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องทำ ค่าใช้จ่าย กำหนดเวลาในการทำงานให้เสร็จ และใครได้รับมอบหมายงานอะไร

เทมเพลตแผน Sprint แบบ Agile

ทีมอาจไม่ทำงานแบบเดียวกับที่ผู้จัดการวางแผนไว้ นั่นคือเหตุผลที่คุณต้องพูดภาษาของพวกเขา หากคุณกำลังทำงานในสภาพแวดล้อมที่คล่องตัว ให้ใช้เทมเพลตแผนการวิ่งแบบ Agile ฟรีของเรา ช่วยให้ทีมของคุณมีความยืดหยุ่นโดยธรรมชาติด้วยการวิ่งระยะสั้นแบบวนซ้ำซึ่งใช้เวลาเพียงไม่กี่สัปดาห์

ProjectManager ปรับปรุงกระบวนการเวิร์กโฟลว์อย่างไร

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ทำงานอัตโนมัติจำนวนมากเพื่อให้เวิร์กโฟลว์ของคุณมีประสิทธิผลมากขึ้น ซอฟต์แวร์ของเราจะแจ้งเตือนสมาชิกในทีมที่ได้รับมอบหมายเมื่อใกล้ถึงกำหนดส่ง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนทราบถึงกำหนดการและทำให้โครงการเป็นไปตามแผน

สร้างเวิร์กโฟลว์บน Kanban Boards

เรามีคุณสมบัติที่เพิ่มประสิทธิภาพให้กับเวิร์กโฟลว์ เช่น บอร์ดคัมบังที่แสดงเวิร์กโฟลว์ เช่นเดียวกับบอร์ดคัมบังแบบดั้งเดิม คุณสามารถมีสามคอลัมน์: สิ่งที่ต้องทำ การทำ และทำ ภายใต้แต่ละสิ่งเหล่านี้มีการ์ดเป็นงานส่วนบุคคลที่สามารถกำหนดให้กับสมาชิกในทีมได้ การ์ดเหล่านี้สามารถติดแท็กเพื่อการกรองที่ง่ายดาย และสามารถเพิ่มความคิดเห็นและเอกสารเพื่อการทำงานร่วมกันที่ดียิ่งขึ้น

การ์ดสามารถขยายเพื่อแสดงรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับงานได้ มุมมองแบบขยายจะแสดงชั่วโมงทำงาน คุณสามารถสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำ และอื่นๆ อีกมากมาย ถ้าคุณต้องการดึงสมาชิกในทีมคนอื่นที่ไม่ได้รับมอบหมายให้ทำงาน เพียงแค่แท็กพวกเขาและพวกเขาจะได้รับแจ้งทางอีเมล

ติดตามความคืบหน้าบนแดชบอร์ด

เวิร์กโฟลว์ต้องได้รับการวิเคราะห์เพื่อปรับให้เหมาะสม ซึ่งเป็นพื้นที่อื่นที่ ProjectManager สามารถช่วยได้ คุณสามารถดูว่าโครงการของคุณก้าวหน้าไปอย่างไรในแบบเรียลไทม์ด้วยแดชบอร์ดโครงการของเรา ติดตามงานทั้งหมดของคุณในมุมมองเดียว โดยแสดงเปอร์เซ็นต์ที่เสร็จสมบูรณ์ คุณยังสามารถดูเวิร์กโฟลว์ของทีมและติดตามความคืบหน้าได้

ProjectManager มีเครื่องมือในการทำเช่นนี้และอื่น ๆ อีกมากมายเมื่อวางแผน ติดตาม และรายงานเกี่ยวกับโครงการของคุณ ดูว่ามันสามารถช่วยเวิร์กโฟลว์ของคุณและอื่น ๆ ได้อย่างไรโดยทดลองใช้ฟรี 30 วันนี้วันนี้

ดูวิดีโอนี้เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับกระบวนการเวิร์กโฟลว์

ProjectManager มีวิดีโอแนะนำการใช้งานเพื่อขยายในคลังโพสต์บล็อกขนาดใหญ่ของเราในทุกๆ ด้านของการจัดการโครงการ ในวิดีโอฝึกอบรมสั้นๆ นี้ Jennifer Bridges, PMP จะกำหนดว่ากระบวนการเวิร์กโฟลว์คืออะไร

นี่คือภาพหน้าจอสำหรับการอ้างอิงของคุณ!

ขอบคุณที่รับชม!

การถอดความ:

วันนี้เรากำลังพูดถึงวิธีกำหนดกระบวนการเวิร์กโฟลว์ บ่อยครั้งเมื่อคุณจัดการความคิดริเริ่มใหม่หรือโครงการใหม่ คุณต้องกำหนดกระบวนการใหม่ในการทำงานให้สำเร็จ

พูดง่ายกว่าทำในบางครั้ง หากคุณดูความคิดริเริ่มใหม่หรือโครงการใหม่ที่มีผู้เล่นหลายคนที่เกี่ยวข้อง ดังนั้นคุณอาจมีผู้จัดการโครงการหรือผู้จัดการโครงการหลายคน คุณมีสมาชิกในทีมที่แตกต่างกัน หลายครั้งที่คุณมีนักออกแบบ คู่ค้า ลูกค้า ผู้รับเหมา และแม้แต่ซัพพลายเออร์

และด้วยเหตุนี้ ความท้าทายบางอย่างที่เกิดขึ้นคือคุณกำลังจัดการกับกระบวนการแบบเดิม บางทีสิ่งที่เคยทำมาในอดีต ดังนั้นบางครั้งผู้คนจึงยึดติดกับวิธีที่มันเคยเป็น แล้วคุณมีกระบวนการที่แตกต่างกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากบุคคลเหล่านี้เป็นบุคคลที่สามหรืออาจเป็นผู้ขาย พวกเขามีกระบวนการของตนเอง

ดังนั้นการพยายามให้ทุกคนพูดภาษาเดียวกันหรือทำสิ่งเดียวกันจึงเป็นเรื่องยาก และบางครั้งผู้เล่นเหล่านี้บางคนก็ไม่มีกระบวนการเลย และบางคนก็มีกระบวนการที่ออกแบบตามเครื่องมือซึ่งทำให้บางครั้งยากที่จะได้ผลลัพธ์

ดังนั้น เมื่อเราออกแบบกระบวนการเวิร์กโฟลว์ เราจึงต้องการเริ่มต้นโดยคำนึงถึงจุดสิ้นสุด แล้วมันหมายความว่าอย่างไร? เรามาดูกันว่าเราดำเนินการอย่างไรในตอนนี้เทียบกับสิ่งที่เราต้องการดำเนินการในอนาคต ก็เลยต้องดูว่าเราต้องทำอะไรใหม่หรือแตกต่างอย่างไร?

บางสิ่งที่เราต้องการดูคือการกำหนดว่ากระบวนการ เวิร์กโฟลว์ และระบบมีลักษณะอย่างไร แนวปฏิบัติที่ดีที่สุด รายการตรวจสอบ เราต้องถามคำถามอะไร พาร์ทเนอร์รายใดที่เราต้องมี และสิ่งที่เราต้องการ ทีมผู้นำต้องมีลักษณะเช่นนี้ แต่วันนี้ ในเซสชั่นไวท์บอร์ดของวันนี้ ฉันต้องการเน้นที่เวิร์กโฟลว์

เรามาเริ่มด้วยการดูว่าเวิร์กโฟลว์จริงๆ คืออะไร เป็นคำจำกัดความ การดำเนินการ และระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจที่งาน ข้อมูล และเอกสารถูกส่งผ่านจากบุคคลหนึ่งไปยังอีกบุคคลหนึ่งตามชุดของกฎขั้นตอน และงานนี้สามารถทำได้โดยคนตั้งแต่หนึ่งคนขึ้นไปและจะเปลี่ยนวัสดุ ข้อมูล หรือบริการ โดยพื้นฐานแล้ว เรากำลังดูว่าเวิร์กโฟลว์เป็นอย่างไร

เรามาพูดถึงวิธีที่เรานิยามกัน นี่จึงอยู่ในระดับที่สูงมาก แต่สามขั้นตอนหลัก อย่างแรกเลย เพื่อสร้างไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์ ดังนั้นจึงเป็นแผนภาพอย่างแท้จริงว่างานนั้นส่งผ่านจากคนหนึ่งไปยังอีกคนหนึ่ง หรือจากกลุ่มหนึ่งไปอีกกลุ่มหนึ่ง และแน่นอน คุณสามารถจินตนาการถึงรายละเอียดได้ในระดับที่ละเอียดมาก แต่สิ่งสำคัญที่ต้องจำไว้คือการมีส่วนร่วมกับคนที่กำลังทำงานอยู่เพื่อให้เป็นจริง

และอย่างที่สอง เมื่อคุณทำไดอะแกรมเสร็จเรียบร้อยแล้ว คุณต้องการเข้าสังคมกับทั้งทีม และตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการบายอิน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีช่องว่าง และทำให้แน่ใจว่า มันเป็นจริงอีกครั้ง คุณต้องการให้ทุกคนลงชื่อออกจากกระบวนการและนำไปใช้และนำไปใช้ในโครงการหรือความคิดริเริ่ม

จากนั้นในส่วนที่สาม ให้จับคู่กระบวนการเวิร์กโฟลว์กับฟังก์ชันการทำงานของเครื่องมือ ที่นี่เราต้องการให้กระบวนการขับเคลื่อนเครื่องมือ แต่อีกครั้งที่บางครั้งผู้คนพูดว่า "นั่นไม่ใช่โลกแห่งความเป็นจริง" เพราะหลายครั้งที่เครื่องมือนั้นถูกเลือกโดยองค์กรหรือใช้แล้ว แต่ด้วยเหตุนี้ เราจึงต้องการใช้สามัญสำนึก

เรายังต้องการ... คุณสามารถดูได้ว่าเครื่องมือการจัดการโครงการมีความสำคัญเพียงใด และด้วยการใช้เครื่องมือนี้ เราต้องการให้เป็นระบบอัตโนมัติมากที่สุด ดังนั้น คนที่ทำผลงานสามารถทำในสิ่งที่พวกเขาทำได้ดีที่สุด นั่นคืองาน แล้ว...ประโยชน์ของทั้งหมดนี้คืออะไร? ช่วยเพิ่มผลผลิต ลดข้อผิดพลาด ขจัดความเครียด และทำให้สิ่งต่างๆ สอดคล้องกันระหว่างความคิดริเริ่มหรือโครงการ

ดังนั้น หากคุณต้องการเครื่องมือที่สามารถช่วยคุณในกระบวนการเวิร์กโฟลว์ ให้ลงทะเบียนสำหรับซอฟต์แวร์ของเราตอนนี้ที่ ProjectManager