Comment définir un processus de workflow

Vous vous demandez comment vous allez réaliser ce projet ? Tout d'abord, vous devez définir un processus de workflow. Lisez ci-dessous pour savoir comment.

Qu'est-ce qu'un processus de workflow ?

Le flux de travail est le processus de définition, d'exécution et d'automatisation des processus métier dans lequel les tâches, les informations et les documents sont transmis d'une personne à une autre pour action conformément à un ensemble de règles de gestion des processus métier. Il implique le travail d'une ou plusieurs personnes et transforme des matériaux, des informations ou des services.

Le logiciel de gestion de projet permet une automatisation transparente du flux de travail. ProjectManager est un logiciel de gestion de travail et de projet avec des flux de travail personnalisés et des approbations de tâches pour ajouter de l'efficacité tout en maintenant la qualité. Définissez autant de déclencheurs que nécessaire pour chaque processus et coordonnez les actions pour modifier le statut, la priorité, le destinataire, etc. En utilisant les approbations de tâches, vous choisissez qui a le pouvoir d'apporter ces modifications pour contrôler le processus. Commencez gratuitement dès aujourd'hui.

Processus de workflow vs processus métier

Les processus de flux de travail et les processus métier sont liés, mais ils ne sont pas identiques. Un processus de workflow est l'automatisation d'un processus métier qui peut être entièrement automatisé ou simplement faire partie du processus automatisé. Le processus peut inclure des documents, des informations ou des tâches qui se déroulent dans le processus selon un ensemble de règles procédurales.

Un processus métier, cependant, est un ensemble d'une ou plusieurs procédures ou activités liées qui, ensemble, vous aident à atteindre un objectif métier ou un objectif stratégique. Cela se fait généralement dans le contexte d'une structure organisationnelle qui définit les rôles et les relations. Vous pouvez le considérer comme un processus applicable à un autre processus.

En bref, un processus métier est lié à une activité qui peut être manuelle ou automatisée et qui réalise un objectif métier. Un processus de workflow est un processus métier entièrement ou partiellement automatisé. Il représente une approche et une technologie pour automatiser les tâches dans un contexte commercial. Un processus métier est plus générique et implique généralement un flux complexe de tâches automatisées et manuelles.

En relation : Comment créer un diagramme de flux de travail

Commencez avec la fin en tête

Lorsque vous pensez à un flux de travail pour la première fois, vous voulez commencer par la fin à l'esprit. Cela signifie que vous devez regarder vers l'objectif final, puis revenir en arrière afin de trouver le bon chemin pour y arriver. Cela vous aidera à déterminer votre processus de workflow.

De ce point de vue, vous voudrez vous poser quelques questions, telles que : quels sont les processus, les flux de travail et les systèmes nécessaires pour atteindre le point final du projet, et quelles sont les meilleures pratiques à employer ? Vous voudrez créer une liste de contrôle et poser des questions. Notez avec qui vous allez vous associer et décidez quelle équipe de direction dirigera l'ensemble de l'effort.

Comment définir votre flux de travail

Définir un workflow pour votre projet est la pierre angulaire de la gestion du travail. Voici trois conseils pour bien faire les choses :

1. Créez un diagramme de flux de travail réaliste et impliquez les personnes qui effectuent le travail.
2. Obtenez l'adhésion de l'équipe, demandez-leur de signer, puis adoptez le plan du projet.
3. Faites correspondre le processus de flux de travail à une fonctionnalité d'outil afin que le processus pilote la sélection d'outil, et non l'inverse.

Il y a de nombreux avantages à suivre ce cours. Cela améliorera votre productivité, réduira les erreurs pendant que vous travaillez sur le projet, vous aidera à réduire le stress et vous gardera cohérent.

Automatisation des processus de flux de travail

Une fois que vous avez défini votre flux de travail, vous souhaiterez le rendre plus efficace. Une façon d'y parvenir consiste à automatiser le flux de travail. Il aide à rationaliser le flux de travail interne en éliminant une grande partie de la saisie manuelle des données et du traitement des demandes.

L'automatisation vous permettra également de suivre l'état des tâches, par exemple si elles sont terminées, en attente ou en cours. Si votre logiciel est basé sur le cloud, comme ProjectManager, ces mises à jour de statut sont enregistrées en temps réel, ce qui améliore encore l'efficacité.

Les logiciels dotés de fonctionnalités d'automatisation peuvent également aider les équipes à rester concentrées sur leurs tâches. Lorsque le statut est en retard ou qu'une échéance approche, une notification automatisée peut être envoyée par e-mail au membre de l'équipe responsable de cette tâche. Tout aussi important, lorsque la tâche est terminée, l'équipe est avertie, ce qui facilite la transition d'une tâche à l'autre.

Modèles gratuits pour aider au processus de workflow

Le processus de workflow implique l'automatisation et pour que cela fonctionne, vous avez besoin d'un logiciel. Mais tout le monde n'est pas encore prêt pour cette mise à niveau. Si vous êtes toujours sur la clôture, nous avons des modèles de gestion de projet gratuits qui peuvent vous aider dans votre processus de flux de travail. Voici quelques-unes des dizaines que ProjectManager propose gratuitement sur notre site.

Modèle de matrice RACI

Avant de pouvoir créer un processus de workflow, vous devez comprendre qui fait quoi dans votre équipe. Cette organisation d'équipe est réalisée à l'aide de notre modèle de matrice RACI gratuit pour Excel. Vous pouvez utiliser le modèle gratuit pour regrouper les membres de l'équipe dans des catégories correspondant à l'acronyme : responsable, redevable, consulté et informé.

Modèle de bon de travail

Si votre processus de workflow implique des personnes extérieures à votre organisation, vous aurez besoin de notre modèle de bon de travail gratuit pour Excel. Il couvre la main-d'œuvre, les outils et les matériaux nécessaires pour terminer le travail avec des instructions sur ce qui doit être fait, combien cela coûtera, la date limite pour terminer le travail et qui est affecté à quelles tâches.

Modèle de plan de sprint agile

Les équipes peuvent ne pas fonctionner de la même manière que les managers planifient, c'est pourquoi vous devez parler leur langue. Si vous travaillez dans un environnement agile, utilisez notre modèle gratuit de plan de sprint agile. Il donne à votre équipe la flexibilité inhérente à Agile avec ses sprints courts et itératifs qui ne durent que quelques semaines.

Comment ProjectManager améliore le processus de workflow

ProjectManager est un logiciel de gestion de projet qui automatise une grande partie du travail manuel pour rendre votre flux de travail plus productif. Notre logiciel alerte les membres de l'équipe affectés lorsque les délais approchent, s'assurant que tout le monde est au courant du calendrier et maintient le projet sur la bonne voie.

Créer des flux de travail sur des tableaux Kanban

Nous avons des fonctionnalités qui ajoutent de l'efficacité au flux de travail, telles que des tableaux kanban qui visualisent le flux de travail. Comme un tableau kanban traditionnel, vous pouvez avoir trois colonnes : à faire, à faire et terminé. Sous chacun d'eux se trouvent des cartes indiquant les tâches individuelles pouvant être attribuées aux membres de l'équipe. Ces cartes peuvent être étiquetées pour un filtrage facile et des commentaires et des documents peuvent être ajoutés pour une meilleure collaboration.

Les cartes peuvent être développées pour afficher encore plus de détails sur la tâche. La vue étendue affiche les heures travaillées, vous pouvez créer une liste de tâches et bien plus encore. Si vous souhaitez attirer un autre membre de l'équipe qui n'est pas affecté à la tâche, identifiez-le simplement et il sera averti par e-mail.

Suivre les progrès sur les tableaux de bord

Le flux de travail doit être analysé pour l'optimiser, un autre domaine dans lequel ProjectManager peut aider. Vous pouvez voir comment votre projet progresse en temps réel avec notre tableau de bord de projet. Il suit toutes vos tâches dans une seule vue, vous indiquant le pourcentage d'achèvement. Vous pouvez également afficher le flux de travail de votre équipe et suivre sa progression.

ProjectManager dispose des outils pour le faire et bien plus encore lors de la planification, du suivi et de la création de rapports sur votre projet. Découvrez comment il peut vous aider dans votre flux de travail et plus encore en prenant cet essai gratuit de 30 jours dès aujourd'hui.

Regardez cette vidéo pour en savoir plus sur le processus de workflow

ProjectManager propose des didacticiels vidéo pour développer notre vaste bibliothèque d'articles de blog sur tous les aspects de la gestion de projet. Dans cette courte vidéo de formation, Jennifer Bridges, PMP, définit ce qu'est un processus de workflow.

Voici une capture d'écran pour votre référence !

Merci d'avoir regardé!

Transcription:

Aujourd'hui, nous parlons de la façon de définir un processus de workflow. Eh bien, souvent, lorsque vous gérez une nouvelle initiative ou un nouveau projet, vous devez définir un nouveau processus pour faire le travail.

Eh bien, c'est parfois plus facile à dire qu'à faire. Si vous envisagez une nouvelle initiative ou un nouveau projet, plusieurs acteurs sont impliqués. Vous pouvez donc avoir un chef de projet ou plusieurs chefs de projet, vous avez différents membres d'équipe, souvent des concepteurs, des partenaires, des clients, des sous-traitants et même des fournisseurs.

Et avec cela, certains des défis qui surviennent sont que vous avez affaire à des processus hérités, peut-être des choses qui ont été faites dans le passé, donc parfois les gens s'accrochent à la façon dont c'était. Et puis vous aviez différents processus, donc surtout s'il s'agit de tiers ou peut-être de fournisseurs, ils ont leur propre processus.

Il est donc difficile d'essayer de faire parler tout le monde dans la même langue ou de faire les choses de la même manière. Et puis parfois certains de ces acteurs n'ont aucun processus du tout, et puis certains ont leurs processus conçus en fonction de l'outil ce qui rend parfois difficile l'obtention des résultats.

Ainsi, lorsque nous concevons un processus de flux de travail, nous voulons commencer par la fin à l'esprit. Alors qu'est-ce que cela signifie? Nous examinons comment nous fonctionnons maintenant par rapport à la façon dont nous voulons fonctionner à l'avenir. Et donc nous devons regarder, que devons-nous faire de nouveau ou différemment ?

Donc, certaines des choses que nous voulons examiner définissent à quoi ressemblent les processus, les flux de travail et les systèmes, les meilleures pratiques, la liste de contrôle, quelles questions devons-nous poser, quels partenaires devons-nous avoir à bord et que fait notre l'équipe de direction doit ressembler. Mais aujourd'hui, dans la session de tableau blanc d'aujourd'hui, je veux me concentrer sur le flux de travail.

Commençons donc par examiner ce qu'est réellement un flux de travail. C'est la définition, l'exécution et l'automatisation des processus métier où les tâches, les informations et les documents sont transmis d'une personne à une autre selon un ensemble de règles procédurales. Et le travail peut être fait par une ou plusieurs personnes et il transforme des matériaux, des informations ou des services. Fondamentalement, nous examinons comment fonctionne le flux de travail ?

Parlons donc de la façon dont nous en définissons un. C'est donc à un niveau très élevé, mais les trois étapes principales consistent, tout d'abord, à créer un diagramme de flux de travail. C'est donc littéralement un diagramme de la façon dont ce travail passe d'une personne à une autre, ou d'un groupe à un autre. Et, bien sûr, vous pouvez imaginer que cela peut arriver à un niveau très détaillé. Mais la chose importante à retenir est d'impliquer les personnes qui font le travail pour que ce soit réaliste.

Et puis deuxièmement, une fois que vous avez terminé le diagramme, vous voulez le socialiser avec toute l'équipe et vous assurer qu'il y a adhésion, assurez-vous qu'il n'y a pas de lacunes et assurez-vous, encore une fois, qu'il est réaliste. Vous voulez que tout le monde approuve le processus, l'adopte et le mette en œuvre dans l'ensemble du projet ou de l'initiative.

Et puis sur le troisième, faites correspondre le processus de workflow à la fonctionnalité de l'outil. Ici, nous voulons laisser le processus piloter l'outil. Mais encore une fois, les gens disent parfois : « Eh bien, ce n'est pas dans le monde réel », parce que souvent cet outil est sélectionné ou déjà utilisé par une entreprise. Mais avec cela, nous voulons utiliser le bon sens.

Nous voulons aussi… que vous puissiez voir à quel point les outils de gestion de projet sont importants. Et avec cela en utilisant les outils que nous voulons automatiser autant que possible. Donc, par conséquent, les gens qui font le travail peuvent faire ce qu'ils font le mieux et c'est le travail. Et puis… alors quels sont les avantages de tout cela ? Cela améliore vraiment la productivité, réduit les erreurs, supprime le stress et maintient la cohérence entre l'initiative ou le projet.

Donc, si vous avez besoin d'un outil qui peut vous aider dans votre processus de flux de travail, inscrivez-vous maintenant à notre logiciel sur ProjectManager.