Как определить рабочий процесс

Интересно, как вы собираетесь реализовать этот проект? Во-первых, вам нужно определить рабочий процесс. Читайте ниже, чтобы узнать, как это сделать.

Что такое рабочий процесс?

Рабочий процесс — это процесс определения, выполнения и автоматизации бизнес-процессов, при котором задачи, информация и документы передаются от одного человека к другому для выполнения действий в соответствии с набором правил управления бизнес-процессами. Он включает в себя работу одного или нескольких человек и преобразует материалы, информацию или услуги.

Программное обеспечение для управления проектами позволяет полностью автоматизировать рабочий процесс. ProjectManager — это программное обеспечение для управления работой и проектами с настраиваемыми рабочими процессами и утверждениями задач для повышения эффективности при сохранении качества. Установите столько триггеров, сколько вам нужно для каждого процесса, и скоординируйте действия, чтобы изменить статус, приоритет, правопреемника и многое другое. Используя утверждения задач, вы выбираете, кто имеет право вносить эти изменения для управления процессом. Начните бесплатно сегодня.

Рабочий процесс против бизнес-процесса

Процессы рабочего процесса и бизнес-процессы связаны, но это не одно и то же. Рабочий процесс — это автоматизация бизнес-процесса, который может быть полностью автоматизирован или просто частью автоматизированного процесса. Процесс может включать документы, информацию или задачи, которые проходят через процесс в соответствии с набором процедурных правил.

Бизнес-процесс, однако, представляет собой набор одной или нескольких связанных процедур или действий, которые вместе помогают реализовать бизнес-цель или цель политики. Обычно это происходит в контексте организационной структуры, определяющей роли и отношения. Вы можете думать об этом как о процессе, применимом к другому процессу.

Короче говоря, бизнес-процесс связан с деятельностью, которая может быть ручной или автоматизированной и реализует бизнес-цель. Рабочий процесс — это бизнес-процесс, который полностью или частично автоматизирован. Он представляет собой подход и технологию для автоматизации задач в бизнес-контексте. Бизнес-процесс является более общим и обычно включает в себя сложный поток автоматических и ручных задач.

Связанный: Как создать диаграмму рабочего процесса

Начните с конца в виду

Когда вы впервые думаете о рабочем процессе, вы хотите начать с конца. Это означает, что вы должны смотреть на конечную цель, а затем работать в обратном направлении, чтобы найти правильный путь к ней. Это поможет вам определить рабочий процесс.

С этой точки зрения вам следует задать себе несколько вопросов, например: какие процессы, рабочие процессы и системы необходимы для достижения конечной точки проекта и какие методы лучше всего использовать? Вы захотите создать контрольный список и задать вопросы. Отметьте, с кем вы будете сотрудничать, и решите, какая команда лидеров будет руководить всем начинанием.

Как определить свой рабочий процесс

Определение рабочего процесса для вашего проекта является краеугольным камнем управления работой. Вот три совета, как сделать это правильно:

1. Создайте реалистичную схему рабочего процесса и привлеките людей, выполняющих работу.
2. Заручитесь поддержкой команды, попросите их подписать, а затем примите план проекта.
3. Сопоставьте рабочий процесс с функциональностью инструмента, чтобы процесс определял выбор инструмента, а не наоборот.

Есть много преимуществ после прохождения этого курса. Это повысит вашу производительность, уменьшит количество ошибок во время работы над проектом, поможет снять стресс и сохранить последовательность.

Автоматизация рабочего процесса

После того, как вы определили свой рабочий процесс, вы захотите сделать его более эффективным. Один из способов сделать это — автоматизировать рабочий процесс. Это помогает оптимизировать внутренний рабочий процесс, избавляясь от большей части ручного ввода данных и обработки запросов.

Автоматизация также позволит вам отслеживать статус задач, например, завершены ли они, ожидаются или находятся в процессе. Если ваше программное обеспечение, такое как ProjectManager, основано на облаке, то эти обновления статуса записываются в режиме реального времени, что еще больше повышает эффективность.

Программное обеспечение с функциями автоматизации также может помочь командам сосредоточиться на задаче. Когда статус задерживается или приближается крайний срок, члену команды, ответственному за эту задачу, может быть отправлено автоматическое уведомление по электронной почте. Не менее важно и то, что когда задача выполнена, команда получает уведомление, помогая плавно перейти от одной задачи к другой.

Бесплатные шаблоны для помощи в рабочем процессе

Рабочий процесс включает в себя автоматизацию, и для этого вам необходимо программное обеспечение. Но пока не все готовы к такому обновлению. Если вы все еще сомневаетесь, у нас есть бесплатные шаблоны управления проектами, которые помогут вам в рабочем процессе. Вот несколько из десятков, которые ProjectManager предлагает бесплатно на нашем сайте.

Шаблон матрицы RACI

Прежде чем вы сможете создать рабочий процесс, вам нужно понять, кто чем занимается в вашей команде. Эта команда организована с помощью нашего бесплатного шаблона матрицы RACI для Excel. Вы можете использовать бесплатный шаблон для сбора членов команды по категориям, которые соответствуют аббревиатуре: ответственный, подотчетный, с консультациями и информированный.

Шаблон заказа на работу

Если в вашем рабочем процессе участвуют люди за пределами вашей организации, вам понадобится наш бесплатный шаблон заказа на работу для Excel. Он охватывает рабочую силу, инструменты и материалы, необходимые для завершения работы, с инструкциями о том, что необходимо сделать, сколько это будет стоить, к какому сроку закончить работу и кому какие задачи поручаются.

Шаблон Agile Sprint Plan

Команды могут работать не так, как планируют менеджеры, поэтому вам нужно говорить на их языке. Если вы работаете в гибкой среде, используйте наш бесплатный шаблон гибкого плана спринта. Это дает вашей команде присущую Agile гибкость благодаря коротким итеративным спринтам, которые длятся всего пару недель.

Как ProjectManager улучшает рабочий процесс

ProjectManager — это программное обеспечение для управления проектами, которое автоматизирует большую часть ручного труда, чтобы сделать ваш рабочий процесс более продуктивным. Наше программное обеспечение оповещает назначенных членов команды о приближении крайних сроков, гарантируя, что все знают о графике и следят за выполнением проекта.

Создавайте рабочие процессы на досках Канбан

У нас есть функции, повышающие эффективность рабочего процесса, такие как доски канбан, визуализирующие рабочий процесс. Как и на традиционной канбан-доске, у вас может быть три столбца: сделать, сделать и сделать. Под каждой из этих карточек находятся отдельные задачи, которые можно назначать членам команды. Эти карты могут быть помечены для удобства фильтрации, а комментарии и документы могут быть добавлены для улучшения совместной работы.

Карточки можно развернуть, чтобы показать еще больше подробностей о задаче. Расширенный вид показывает отработанные часы, вы можете создать список дел и многое другое. Если вы хотите привлечь другого члена команды, которому не назначена задача, просто отметьте его, и он получит уведомление по электронной почте.

Отслеживайте прогресс на информационных панелях

Рабочий процесс должен быть проанализирован, чтобы оптимизировать его, и это еще одна область, в которой может помочь ProjectManager. Вы можете видеть, как продвигается ваш проект в режиме реального времени, с помощью нашей панели управления проектами. Он отслеживает все ваши задачи в одном представлении, показывая процент выполнения. Вы также можете просматривать рабочий процесс вашей команды и следить за их прогрессом.

В ProjectManager есть инструменты для этого и многого другого при планировании, отслеживании и составлении отчетов по вашему проекту. Узнайте, как это может помочь в вашем рабочем процессе и многом другом, воспользовавшись бесплатной 30-дневной пробной версией сегодня.

Посмотрите это видео, чтобы узнать больше о рабочем процессе

В ProjectManager есть обучающие видео, чтобы расширить нашу большую библиотеку сообщений в блогах по всем аспектам управления проектами. В этом коротком обучающем видео Дженнифер Бриджес, PMP, определяет, что такое рабочий процесс.

Вот скриншот для справки!

Спасибо за просмотр!

Транскрипция:

Сегодня мы поговорим о том, как определить рабочий процесс. Что ж, часто, когда вы управляете новой инициативой или новым проектом, вам приходится определять новый процесс выполнения работы.

Что ж, иногда это легче сказать, чем сделать. Если вы посмотрите на новую инициативу или новый проект, вы увидите, что в нем участвует несколько игроков, поэтому у вас может быть менеджер проекта или несколько менеджеров проекта, у вас могут быть разные члены команды, часто у вас есть дизайнеры, партнеры, клиенты, подрядчики и даже поставщики.

И при этом некоторые из возникающих проблем заключаются в том, что вы имеете дело с унаследованными процессами, возможно, с тем, что было сделано в прошлом, поэтому иногда люди как бы держатся за то, что было раньше. Кроме того, у вас были разные процессы, поэтому, особенно если это третьи стороны или, может быть, поставщики, у них есть свой собственный процесс.

Поэтому трудно заставить всех говорить на одном языке или делать что-то одинаково. А иногда у некоторых из этих игроков вообще нет процессов, а у некоторых процессы разработаны в соответствии с инструментом, что иногда затрудняет получение результатов.

Поэтому, когда мы разрабатываем рабочий процесс, мы хотим начать с конца. Так что это значит? Мы смотрим на то, как мы работаем сейчас, и на то, как мы хотим работать в будущем. И поэтому нам нужно посмотреть, что нам нужно сделать нового или по-другому?

Итак, некоторые из вещей, на которые мы хотим обратить внимание, — это определение того, как выглядят процессы, рабочие процессы и системы, лучшие практики, контрольный список, какие вопросы мы должны задавать, каких партнеров нам нужно иметь на борту, и что делает наша команда руководства должна выглядеть. Но сегодня, на сегодняшней сессии у доски, я хочу сосредоточиться на рабочем процессе.

Итак, давайте начнем с того, что на самом деле представляет собой рабочий процесс. Это определение, выполнение и автоматизация бизнес-процессов, при которых задачи, информация и документы передаются от одного человека к другому в соответствии с набором процедурных правил. Работа может выполняться одним или несколькими людьми, и она преобразует материалы, информацию или услуги. В основном, мы смотрим на то, как работает рабочий процесс?

Итак, давайте поговорим о том, как мы определяем его. Так что это на очень высоком уровне, но три основных шага — это, прежде всего, создание диаграммы рабочего процесса. Так что это буквально диаграмма того, как эта работа переходит от одного человека к другому или от одной группы к другой. И, конечно же, вы можете себе представить, что можно получить на очень детальном уровне. Но важно помнить, что нужно вовлекать людей, которые выполняют работу, чтобы она была реалистичной.

И затем, во-вторых, как только вы закончите диаграмму, вы захотите обсудить ее со всей командой и убедиться, что есть поддержка, убедиться, что нет пробелов, и убедиться, опять же, что это реалистично. Вы хотите, чтобы все подписались под процессом, приняли его и внедрили в проект или инициативу.

А затем, в третьем, сопоставьте рабочий процесс с функциональностью инструмента. Здесь мы хотим, чтобы процесс управлял инструментом. Но опять же, иногда люди говорят: «Ну, это не в реальном мире», потому что во многих случаях этот инструмент выбирается или уже используется корпорацией. Но при этом мы хотим руководствоваться здравым смыслом.

Мы также хотим, чтобы вы увидели, насколько важны инструменты управления проектами. И при этом, используя инструменты, мы хотим максимально автоматизировать. Таким образом, люди, выполняющие работу, могут делать то, что у них получается лучше всего, и это работа. И потом… так в чем же польза от всего этого? Это действительно повышает производительность, уменьшает количество ошибок, снимает стресс и поддерживает согласованность между инициативой или проектом.

Поэтому, если вам нужен инструмент, который может помочь вам в вашем рабочем процессе, зарегистрируйтесь для получения нашего программного обеспечения прямо сейчас на ProjectManager.