Советы по повестке дня и шаблоны для звонков клиентов по продуктивному цифровому маркетингу

Опубликовано: 2021-10-23

Вы зацикливались на встрече с клиентом? Возникли неожиданные вопросы о производительности или новое продвижение по службе, которое клиент предложил вашей команде в последнюю минуту? Или, может быть, участие в старомодной игре неловкости на конференции? Встречи должны быть продуктивными и вместе двигать вашу команду вперед. Встречи никогда не должны утомлять или отвлекать, и необходимо обсуждать правильные темы PPC, чтобы ваши отношения продвигались к общей цели.

Основой хорошей встречи является хорошо составленная повестка дня, которая отправляется задолго до звонка - в идеале, за день до встречи, чтобы у всех сторон было время, чтобы просмотреть или добавить свои собственные предлагаемые темы для обсуждения. Ниже приведены некоторые советы по составлению действенной повестки дня встречи по цифровому маркетингу с 2 шаблонами, которые вы можете использовать для своих будущих встреч.

Почему повестка дня так важна для успеха встречи?

Причин несколько:

1) Повестки дня устанавливают ожидания относительно того, как будет потрачено время, кто будет участвовать и какие темы будут затронуты.

2) Повестки дня уменьшают отвлекающие факторы и устраняют побочные, «кроличьи следы» разговоров.

3) Хорошо составленная повестка дня позволяет вашему клиенту быть услышанным

4) Повестки дня могут служить записью того, какая работа была сделана в учетной записи.

  • Если вы отправляете свои повестки дня через программное обеспечение для автоматизации рабочего процесса, такое как Basecamp или Asana - тем лучше! У вас будет постоянный журнал всех обсужденных тем и принятых решений. Отправка повесток дня по электронной почте - это нормально, но это затрудняет отслеживание прошлых разговоров.

5) Повестки дня позволяют всем сторонам покидать свои собрания, полные уверенности и уверенности в том, какие следующие шаги будут предприняты и какие действия необходимо предпринять.

С учетом сказанного - что делает хорошую повестку дня? Hanapin требует, чтобы на всех встречах с клиентами присутствовали несколько ключевых элементов, специфичных для потребностей цифровых маркетологов:

1. В первую очередь избавьтесь от уборки.

Предметы домашнего обихода могут включать:

  • Установите заранее конкретную продолжительность встречи, на случай, если у вас есть жесткая остановка и вам нужно ограничить продолжительность встречи.
  • Обсудите отсутствие членов команды, добавления, предстоящие праздники, которые могут прервать рабочий процесс и т. Д.
  • Если необходимо скорректировать время будущих встреч, запланировать QBR или подключить дополнительные группы к конкретным типам встреч, таким как творческий обзор, аудит рекламы в Facebook, контактная база с продажами по контрактам и т. Д. - Внесите эти изменения и отправьте календарь приглашает, пока все участники звонят, если это возможно! Координировать приглашения на собрания по электронной почте сложно и отнимает много времени, поэтому воспользуйтесь преимуществом разговора в реальном времени, чтобы подготовиться к будущей встрече.

2. Избегайте сюрпризов: расскажите клиенту, что нового? пункт списка

  • Этот пункт повестки дня может быть таким простым, как «Обновления компании-клиента / отрасли».
  • Устно поговорите с клиентом, чтобы узнать, не возникло ли у него в последнее время проблем в голове. У них есть новые промо-акции? Развертывает ли их контент-команда новый проект? Снимаются ли видео? Разговоры о бюджете происходят внутри компании? Дайте клиенту время подумать о том, что происходит в его отрасли. Этот шаг жизненно важен для агентств, которые иногда могут чувствовать себя не связанными с отраслью своих клиентов. Как надежный партнер, вы должны знать о том, что происходит в их отрасли, точно так же, как и клиент. Это всегда повлияет на вашу маркетинговую стратегию!

3. Включите ежемесячный или квартальный бюджетный прогноз.

  • Коснитесь базы, чтобы узнать, как планируется расходовать бюджет.
  • Это позволяет избежать неприятных разговоров о распределении бюджета в будущем. Это также может повлиять на обсуждение эффективности, если вы видите определенные возможности для более эффективного расходования бюджета на кампании или каналы KPI Rockstar.

4. Делайте раздел обновлений производительности простым и подробно рассказывайте в беседах или в отчетах / снимках экрана с гиперссылками.

Стратегии, аудитории, таргетинг, кампании… обновления производительности могут быстро стать слишком сложными. В сложной повестке дня обновления производительности можно разбить на 3 части:

1) Что работает хорошо:

  • Есть ли тесты, которые соответствуют или превышают целевые KPI?
  • Приходите на встречу с рекомендациями о том, как воспользоваться ключевыми достижениями, будь то смещение бюджетов, расширение таргетинга в сторону положительного роста или расширение небольшого теста.

2) Что плохо работает:

  • Что вызывает отставание в производительности?
  • Что мы можем сделать с этими болевыми точками и каково расчетное время прибытия этих действий?

3) Следующие шаги:

  • Действия, которые необходимо предпринять, с указанием того, кто их будет выполнять
  • Каждое действие всегда должно быть привязано к дате - крайнему сроку, в который клиент может ожидать завершения работы, или дате, когда ваша команда может ожидать обратной связи или активов от клиента. Помните - расчетное время прибытия не только для вас! Они должны применяться к каждому проекту, независимо от того, кто отвечает за продвижение вперед.

5. Несколько полезных советов для цифровых маркетологов:

  • Включите сведения о конференции, такие как ссылка для демонстрации экрана, номер телефона и PIN-код, чтобы клиенту не нужно было копаться в приглашении календаря для получения этой информации.
  • Никому не нравится громоздкая повестка дня!
    • Вместо того, чтобы вставлять абзацы информации о недавнем аудите или проекте вместе с объемными вложениями, либо ссылайтесь на другие электронные письма о проекте, либо используйте гиперссылки в повестке дня, чтобы все стороны могли легко получить доступ к потокам проекта в Basecamp или Asana, документах Google и таблицах, и т. д. Это позволит сохранить повестку дня без беспорядка и по существу.
  • Убедитесь, что дата встречи указана в теме электронного письма или сообщения.
    • Это позволяет намного легче оглядываться на старые планы, когда вас интересуют определенные исторические моменты в отношениях между агентством и клиентом.
    • Это также относится к отчетам или аудиторским документам - укажите, когда отчет был завершен, и временной период данных, которые были извлечены для проверки.
  • Используйте формулировку «мы» вместо «Я пришлю вам этот отчет к пятнице». Если у вас есть другие члены команды, которые берут на себя обязательство поработать над учетной записью, это свидетельствует об их участии и вселяет уверенность в команде. В конце концов, агентство - это команда, и отношения между агентством и клиентом - это тоже команда! Здесь никто не работает в одиночку. То же самое касается вызова определенных членов команды, если вы не хотите подготовить клиента к получению электронного письма от определенного члена команды.

Шаблоны повестки дня собрания:

Пример 1: Краткая версия

Добрый день, пожалуйста, ознакомьтесь с прилагаемым еженедельным отчетом о производительности. [90-дневная дорожная карта и статусный документ находятся по этой гиперссылке.]

Мы с нетерпением ждем встречи с вами завтра в 15:30 EST.

Повестка дня встречи

  • Новости компании / отрасли
  • Время размещения бюджета
  • Обновления производительности:
    • Лучшие результаты Google Рекламы / проблемы и дальнейшие действия
    • Facebook Ads: лучшие исполнители / проблемные точки и дальнейшие шаги
  • Пункты действий:
    • Расширения объявлений (дата расчетного времени прибытия)
    • X Review (дата расчетного времени прибытия)
    • Запуск промо-акции (дата расчетного времени прибытия)

Пример 2: Подробная версия

Тема: X Программа встречи клиента / агентства по цифровому маркетингу - 13 ноября 2019 г.

Доброе утро, имя клиента и команда,

Ниже приводится ссылка на статусный документ и повестку дня нашей встречи завтра в 11:00 EST. Пожалуйста, дайте нам знать, если вы хотите добавить какие-либо дополнительные моменты к нашему обсуждению. Ждем завтрашнего звонка! Информация о конференции: ссылка на Google Hangout для демонстрации экрана
Телефон: XXX-XXX-XXXX
PIN-код:? XXXXXXXX # [ссылка на документ о состоянии]

Повестка дня встречи 13 ноября 2019 г .:

1. Уборка

  • Аудит медийной рекламы Google завершен: назначьте время для проверки.
  • Примечание: у нас не будет нашей встречи в неделю Дня благодарения (27 ноября).

2. Обновления компании-клиента / отрасли

3. 1–12 ноября MTD Бюджетный график и обзор эффективности

  • Поиск в Google: $ X | X преобразований | Цена за конверсию: X долл. США - Оптимальный темп бюджета (мы увеличиваем расходы на X кампаний, чтобы сократить разрыв из-за высокого качества и низкой цены за клик).
    • Брендированный поиск: $ X | X преобразований | Цена за конверсию: X долл. США
    • Поиск без брендов: $ X | X преобразований | Цена за конверсию: X долл. США
  • Медийная реклама Google: $ X | X преобразований | Цена за конверсию: $ X -% превышение идеального бюджета
  • Реклама в Facebook / Instagram: X $ | X преобразований | Цена за конверсию: $ X -% выполнения при идеальном темпе бюджета

4. Обзор еженедельной эффективности.

[Ссылка на еженедельный отчет]

  • Лучшие исполнители:
    • Краткие заметки о производительности - что у вас хорошо получается, как воспользоваться этими возможностями.
  • Места проблем:
    • Что не работает, и что мы можем сделать для улучшения. [Гиперссылка на отчет, в котором мы исследовали плохих исполнителей - для демонстрации экрана и обсуждения во время встречи.]

5. Следующие шаги - Действия и расчетное время прибытия

  • Клиент:
    • Мы ожидаем X рассмотрения и утверждения перед запуском Y кампании. Расчетное время прибытия: 15 ноября.
  • Агентство:
    • Завершено недавно: небрендовая огранка завершена 11–12 ноября.
    • X групп объявлений будут запущены в понедельник, 18 ноября.
    • Создание нового расписания бюджета - расчетное время прибытия: 18 ноября.
    • Усовершенствование / расширение Google Local Ads - 25 ноября
    • Проверка поискового запроса будет завершена 27 ноября.

Вы, естественно, узнаете, познакомившись с вашим клиентом, какую повестку дня он предпочитает - нужно ли ему много деталей или просто краткий план обсуждения. Сделайте это простым, действенным и предсказуемым. Повестки дня никогда не должны казаться отнимающими много времени, но они хорошо работают, чтобы направить беседу и установить приоритеты в работе, когда вы устанавливаете отношения цифрового маркетинга со своими клиентами в качестве надежного агентства.

Также - не забудьте отправить краткую встречу с последующими шагами после ваших встреч! Это может быть так же просто, как сообщить клиенту, что вы добавили следующие шаги и ETA в его статусную документацию, или это может быть в виде подробного списка следующих действий в учетной записи. Это успокоит всех и установит ожидания от недели к неделе.