Suggerimenti e modelli per l'agenda delle riunioni per chiamate ai clienti di marketing digitale produttivo

Ti sei ritrovato a rimescolarti durante una riunione con un cliente? Hai a che fare con una domanda inaspettata sul rendimento o una nuova promozione che il cliente ha lanciato sul tuo team all'ultimo minuto? O forse partecipando a un gioco vecchio stile di imbarazzo della linea di conferenza? Le riunioni dovrebbero essere produttive e far progredire la tua squadra insieme. Le riunioni non dovrebbero mai essere prosciuganti o distratte e i giusti argomenti PPC devono essere discussi per mantenere la tua relazione in movimento verso un obiettivo comune.

La base di una buona riunione è un'agenda ben fatta che viene inviata con largo anticipo rispetto alla chiamata, idealmente il giorno prima della riunione, in modo che tutte le parti abbiano un momento per rivedere o aggiungere i propri punti di discussione suggeriti. Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti su come creare un'agenda per riunioni di marketing digitale attuabile con 2 modelli che è possibile utilizzare per le proprie riunioni future.

Perché le agende sono così importanti per il successo di una riunione?

Ci sono diversi motivi per cui:

1) Gli ordini del giorno stabiliscono le aspettative su come sarà speso il tempo, chi parteciperà e quali argomenti saranno trattati.

2) Gli ordini del giorno riducono le distrazioni ed eliminano le conversazioni propaggini, "sentieri del coniglio"

3) Un'agenda ben strutturata consente al cliente di sentirsi ascoltato

4) Gli ordini del giorno possono servire come traccia di quanto lavoro è stato fatto nell'account

• Se stai inviando le tue agende tramite software di automazione del flusso di lavoro come Basecamp o Asana, tanto meglio! Avrai un registro corrente di tutti gli argomenti discussi e delle decisioni prese. L'invio di ordini del giorno tramite e-mail va bene, ma rende difficile il monitoraggio delle conversazioni passate.

5) Gli ordini del giorno consentono a tutte le parti di uscire dalle riunioni con piena fiducia e con la certezza dei prossimi passi da compiere e delle azioni necessarie.

Detto questo, cosa rende una buona agenda? Hanapin richiede che tutte le riunioni con i clienti abbiano alcuni elementi chiave specifici per le esigenze dei marketer digitali:

1. Per prima cosa togli di mezzo le pulizie

Gli articoli di pulizia potrebbero includere:

• Imposta in anticipo una durata specifica della riunione, nel caso in cui tu abbia un arresto improvviso e sia necessario limitare la durata della riunione
• Discutere eventuali assenze, aggiunte, festività imminenti dei membri del team che potrebbero interrompere il flusso di lavoro, ecc.
• Se è necessario modificare gli orari delle riunioni future, programmare QBR o ulteriori team devono essere collegati a tipi di riunione specifici come una revisione creativa, un controllo degli annunci di Facebook, una base di contatto con le vendite relative ai contratti, ecc. - Apporta queste modifiche e invia il calendario invita mentre tutte le parti sono ancora in chiamata, se possibile! Coordinare gli inviti alle riunioni è difficile e richiede tempo da fare tramite e-mail, quindi approfitta della conversazione in tempo reale per preparare le riunioni future.

2. Evita le sorprese: dai al cliente un "cosa c'è di nuovo?" punto elenco

• Questo punto elenco dell'agenda può essere semplice come: "Aggiornamenti azienda cliente / settore"
• Seguire verbalmente il cliente per vedere se ultimamente c'è qualcosa che gli preme per la mente. Hanno nuove promozioni in arrivo? Il loro team di contenuti sta lanciando un nuovo progetto? Vengono prodotti video? Le conversazioni sul budget avvengono internamente? Dai al cliente il tempo di parlare di ciò che sta accadendo nel loro settore. Questo passaggio è fondamentale per le agenzie che a volte possono sentirsi disconnesse dal settore dei propri clienti. In qualità di partner fidato, dovresti sapere esattamente quanto accade nel loro settore quanto il cliente. Influirà sempre sulla tua strategia di marketing!

3. Includere proiezioni di budget mensili o trimestrali

• Informati in base alla previsione di spesa dei budget.
• Questo evita qualsiasi brutta conversazione lungo la strada sull'allocazione del budget. Può anche alimentare la conversazione sul rendimento se vedi determinate opportunità per spendere meglio il budget verso campagne o canali KPI rockstar.

4. Mantieni la sezione degli aggiornamenti delle prestazioni semplice ed elaborala tramite conversazioni o rapporti / screenshot con collegamenti ipertestuali

Strategie, pubblico, targeting, campagne... gli aggiornamenti delle prestazioni possono diventare troppo complicati in fretta. In un'agenda rigorosa, gli aggiornamenti delle prestazioni possono essere suddivisi in 3 parti:

1) Cosa sta funzionando bene:

• Esistono test che soddisfano o superano i KPI degli obiettivi?
• Vieni alla riunione con una raccomandazione su come sfruttare le vittorie chiave, sia spostando i budget, espandendo il targeting più nella direzione della crescita positiva o espandendo un test minore.

2) Cosa sta funzionando male:

• Qual è la causa del ritardo nelle prestazioni?
• Cosa possiamo fare per questi punti dolenti e qual è l'ETA su queste azioni?

3) Passi successivi:

• Azioni da intraprendere con dettagli su chi le farà
• Ogni azione dovrebbe sempre essere legata a una data: una scadenza in cui il cliente può aspettarsi che il lavoro sia completato o una data in cui il tuo team può aspettarsi feedback o risorse dal cliente. Ricorda: gli ETA non sono solo per te! Devono essere applicati a ogni progetto, indipendentemente da chi è responsabile dello slancio in avanti.

5. Alcuni suggerimenti di saggezza per i professionisti del marketing digitale:

• Includi i dettagli della conferenza come un collegamento per la condivisione dello schermo, il numero di telefono e il pin, in modo che il cliente non debba scavare nell'invito del calendario per queste informazioni.
• A nessuno piace un'agenda ingombrante!
  • Invece di incollare paragrafi di informazioni su un audit o un progetto recente insieme ad allegati ingombranti, fai riferimento ad altre e-mail sul progetto o utilizza i collegamenti ipertestuali nell'agenda in modo che tutte le parti possano accedere facilmente ai thread del progetto in Basecamp o Asana, documenti e fogli di Google, ecc. Ciò manterrà gli ordini del giorno ordinati e diretti al punto.
• Assicurati che la data della riunione sia inclusa nell'oggetto dell'e-mail o del messaggio
  • Questo rende molto più facile guardare indietro alle vecchie agende quando sei interessato a determinati momenti storici nella tua relazione agenzia-cliente.
  • Questo vale anche per i report o i documenti di audit: indica quando il report è stato completato e il periodo di tempo dei dati che sono stati estratti per la revisione.
• Usa il linguaggio "noi" invece di "Ti invierò questo rapporto entro venerdì". Se hai altri membri del team che si impegnano a lavorare sull'account, questo riconosce la loro partecipazione e infonde fiducia nel team. Dopotutto, l'agenzia è una squadra e anche il rapporto agenzia-cliente è una squadra! Nessuno lavora da solo, qui. Lo stesso vale per chiamare membri del team specifici, a meno che non si desideri preparare il cliente a ricevere un'e-mail da un membro del team specifico.

Modelli di agenda delle riunioni:

Esempio 1: versione breve

Buon pomeriggio, in allegato trovate il rapporto settimanale sulle prestazioni. [La tabella di marcia di 90 giorni e il documento sullo stato si trovano in questo collegamento ipertestuale.]

Non vediamo l'ora di parlare con te domani alle 15:30 EST.

Agenda delle riunioni

• Aggiornamenti azienda/settore
• Ritmo di budget
• Aggiornamenti sulle prestazioni:
  • Migliori risultati di Google Ads/punti problematici e passaggi successivi
  • Migliori prestazioni/punti problematici di Facebook Ads e passaggi successivi
• Elementi di azione:
  • Estensioni annuncio (data ETA)
  • X Revisione (Data ETA)
  • Lancio della promozione (data ETA)

Esempio 2: versione dettagliata

Oggetto: X Nome cliente/agenzia Agenda della riunione di marketing digitale – 13 novembre 2019

Buongiorno nome cliente e team,

Di seguito è riportato il collegamento al documento sullo stato e all'agenda per il nostro incontro di domani alle 11:00 EST. Fateci sapere se desiderate aggiungere ulteriori punti alla nostra discussione. Attendiamo con impazienza la nostra chiamata domani! Informazioni sulla conferenza: Google Hangout Link per la condivisione dello schermo
Telefono: XXX-XXX-XXXX
Pin: ?XXXXXXXX# [Link documento di stato]

Ordine del giorno della riunione del 13 novembre 2019:

1. Servizio di pulizia

• Google Display Audit è completo: pianifica un momento per la revisione.
• Nota: non avremo il nostro incontro la settimana del Ringraziamento (27 novembre)

2. Aggiornamenti dell'azienda cliente/del settore

3. Panoramica sulle prestazioni e il pacing del budget MTD dall'1 al 12 novembre

• Ricerca Google: $X | X Conversioni | CPA: $ X – In esecuzione sull'obiettivo del ritmo di budget ideale (stiamo aumentando la spesa della campagna X per colmare il divario dovuto all'alta qualità e al CPL basso).
  • Ricerca marcata: $X | X Conversioni | CPA: $X
  • Ricerca non di marca: $X | X Conversioni | CPA: $X
• Visualizzazione Google: $X | X Conversioni | CPA: $ X - % in esecuzione oltre il ritmo di budget ideale
• Annunci Facebook/Instagram: $X | X Conversioni | CPA: $ X – % in esecuzione sotto il ritmo di budget ideale

4. Rivedere le prestazioni settimanali

[Link al rapporto settimanale]

• Migliori esecutori:
  • Brevi note sulla performance: cosa sta andando bene, come sfruttare queste opportunità.
• Punti problematici:
  • Cosa non funziona e cosa possiamo fare per migliorare. [Collegamento ipertestuale per segnalare in cui abbiamo indagato sugli scarsi risultati – per condividere lo schermo e discutere durante la riunione.]

5. Passi successivi – Azioni e ETA

• Cliente:
  • Attendiamo la revisione e l'approvazione di X prima di lanciare la campagna Y. ETA: 15 novembre
• Agenzia:
  • Completato di recente: tagli non di marca completati dall'11 al 12 novembre
  • I gruppi di annunci X verranno lanciati lunedì 18 novembre
  • Creazione del nuovo foglio di calcolo del budget – ETA: 18 novembre.
  • Perfezionamento/espansione degli annunci locali di Google – 25 novembre
  • Revisione della query di ricerca da completare il 27 novembre

Scoprirai naturalmente, conoscendo il tuo cliente, che tipo di agenda preferisce, se ha bisogno di molti dettagli o solo di un breve abbozzo di discussione. Assicurati di mantenerlo semplice, attuabile e prevedibile. Le agende non dovrebbero mai richiedere molto tempo, ma funzionano bene per dirigere la conversazione e stabilire le priorità di lavoro mentre stabilisci una relazione di marketing digitale con i tuoi clienti come agenzia di fiducia.

Inoltre, non dimenticare di inviare un breve follow-up della riunione con i passaggi successivi dopo le riunioni! Questo può essere semplice come far sapere al cliente che hai aggiunto i passaggi successivi e gli ETA al suo documento di stato, oppure potrebbe essere sotto forma di un elenco di azioni successive sull'account. Questo metterà tutti a proprio agio e stabilirà le aspettative di settimana in settimana.