생산적인 디지털 마케팅 고객 통화를 위한 회의 의제 팁 및 템플릿

고객 회의 중에 뒤죽박죽인 자신을 발견했습니까? 고객이 마지막 순간에 당신의 팀에 던진 예상치 못한 성과 질문이나 새로운 승진을 처리합니까? 아니면 회의 라인의 어색함이라는 구식 게임에 참여하고 있습니까? 회의는 생산적이어야 하고 팀을 함께 발전시켜야 합니다. 회의가 지루하거나 산만해져서는 안 되며, 관계가 공동의 목표를 향해 계속 나아갈 수 있도록 올바른 PPC 주제에 대해 논의해야 합니다.

좋은 회의의 근간은 회의가 시작되기 훨씬 전에 잘 만들어진 의제입니다. 이상적으로는 회의 전날 모든 당사자가 자신의 제안된 요점을 검토하거나 추가할 시간을 가질 수 있습니다. 다음은 향후 회의에 사용할 수 있는 2가지 템플릿을 사용하여 실행 가능한 디지털 마케팅 회의 의제를 만드는 방법에 대한 몇 가지 지침입니다.

회의의 성공에 의제가 왜 그렇게 중요한가요?

다음과 같은 몇 가지 이유가 있습니다.

1) 의제는 시간을 어떻게 보낼 것인지, 누가 참여할 것인지, 어떤 주제를 다룰 것인지에 대한 기대치를 설정합니다.

2) 의제는 산만함을 줄이고 파생물인 "토끼 흔적" 대화를 제거합니다.

3) 잘 구성된 의제는 고객이 경청하고 있다는 느낌을 받을 수 있도록 합니다.

4) 의제는 계정에서 수행된 작업의 추적 기록 역할을 할 수 있습니다.

• Basecamp 또는 Asana와 같은 워크플로 자동화 소프트웨어를 통해 의제를 보내는 경우 더 좋습니다! 논의된 모든 주제와 결정에 대한 실행 로그를 갖게 됩니다. 이메일을 통해 의제를 보내는 것은 좋지만 과거 대화를 추적하는 것은 고통스럽습니다.

5) 의제는 모든 당사자가 확신을 갖고 회의를 떠날 수 있도록 하고 어떤 다음 단계를 수행하고 어떤 조치가 필요한지 확신할 수 있도록 합니다.

그렇다면 무엇이 좋은 의제를 만드는가? Hanapin은 모든 고객 회의에 디지털 마케터의 요구에 특정한 몇 가지 핵심 요소가 포함되도록 요구합니다.

1. 먼저 집안일을 정리하라

하우스키핑 항목에는 다음이 포함될 수 있습니다.

• 정차해야 하고 회의 시간을 제한해야 하는 경우를 대비하여 미리 특정 회의 시간을 설정합니다.
• 팀 구성원의 부재, 추가, 워크플로를 방해할 수 있는 다가오는 휴일 등에 대해 논의합니다.
• 향후 회의 시간을 조정해야 하는 경우, QBR 일정이 잡혀 있거나, 크리에이티브 검토, Facebook 광고 감사, 계약 관련 영업과의 터치 기반 등과 같은 특정 회의 유형에 대한 추가 팀이 필요합니다. – 변경하고 전송 가능하면 모든 당사자가 통화 중인 동안 캘린더를 초대합니다! 이메일을 통해 회의 초대를 조정하는 것은 어렵고 시간이 많이 걸리므로 실시간 대화를 활용하여 향후 회의 준비를 방해하지 않도록 하십시오.

2. 놀라움을 피하십시오: 고객에게 "새로운 것이 무엇입니까?" 글머리 기호

• 의제의 이 글머리 기호는 "클라이언트 회사/산업 업데이트" 와 같이 간단할 수 있습니다.
• 최근에 마음에 급박한 것이 있는지 확인하기 위해 고객에게 구두로 후속 조치를 취하십시오. 새로운 프로모션이 나오나요? 콘텐츠 팀이 새 프로젝트를 출시하고 있습니까? 동영상이 제작되고 있습니까? 내부적으로 예산 관련 논의가 이루어지고 있습니까? 고객이 업계에서 무슨 일이 일어나고 있는지 설명할 시간을 주십시오. 이 단계는 때때로 고객의 업계와 단절되어 있다고 느낄 수 있는 에이전시에 매우 중요합니다. 신뢰할 수 있는 파트너로서 귀하는 고객이 아는 만큼 해당 업계의 진행 상황에 대해 정확히 알고 있어야 합니다. 항상 마케팅 전략에 영향을 미칩니다!

3. 월별 또는 분기별 예산 예측 포함

• 예산 지출 예상 방식에 대한 터치 기반.
• 이렇게 하면 예산 할당에 대한 불쾌한 대화를 피할 수 있습니다. 또한 KPI Rockstar 캠페인 또는 채널에 더 나은 예산을 지출할 수 있는 특정 기회가 있는 경우 실적 대화에 도움이 될 수 있습니다.

4. 성능 업데이트 섹션을 단순하게 유지하고 대화 또는 하이퍼링크 보고서/스크린샷을 통해 정교하게 만듭니다.

전략, 잠재고객, 타겟팅, 캠페인… 성과 업데이트는 너무 빨리 복잡해질 수 있습니다. 어려운 의제에서 성능 업데이트는 세 부분으로 나눌 수 있습니다.

1) 실적이 좋은 것:

• 목표 KPI를 충족하거나 초과하는 테스트가 있습니까?
• 예산 이동, 긍정적인 성장 방향으로 더 많은 타겟팅 확장 또는 마이너 테스트 확장 등 주요 성과를 활용하는 방법에 대한 권장 사항을 가지고 회의에 오십시오.

2) 실적이 저조한 것:

• 성능 지연의 원인은 무엇입니까?
• 이 아픈 점에 대해 무엇을 할 수 있으며 이러한 조치에 대한 ETA는 무엇입니까?

3) 다음 단계:

• 누가 할 것인지에 대한 세부 정보와 함께 취해야 할 조치
• 모든 작업은 항상 날짜와 연결되어야 합니다. 즉, 클라이언트가 작업 완료를 예상할 수 있는 기한 또는 팀이 클라이언트로부터 피드백이나 자산을 기대할 수 있는 날짜입니다. 기억하십시오 – ETA는 당신만을 위한 것이 아닙니다! 누가 앞으로의 추진력을 담당하는지에 관계없이 모든 프로젝트에 적용되어야 합니다.

5. 디지털 마케터를 위한 몇 가지 의제 형성 지혜:

• 화면 공유 링크, 전화 번호 및 핀과 같은 회의 세부 정보를 포함하여 클라이언트가 이 정보를 얻기 위해 캘린더 초대를 뒤질 필요가 없도록 합니다.
• 아무도 거창한 일정을 좋아하지 않습니다!
  • 최근 감사 또는 프로젝트에 대한 정보 단락을 대용량 첨부 파일과 함께 붙여넣는 대신 프로젝트에 대한 다른 이메일을 참조하거나 의제에 하이퍼링크를 사용하여 모든 당사자가 Basecamp 또는 Asana, Google 문서 및 시트의 프로젝트 스레드에 쉽게 액세스할 수 있도록 합니다. 등. 이렇게 하면 의제가 복잡하지 않고 핵심만 유지됩니다.
• 이메일 또는 메시지 제목에 회의 날짜가 포함되어 있는지 확인하십시오.
  • 이렇게 하면 대행사-고객 관계의 특정 역사적 순간에 관심이 있을 때 이전 의제를 훨씬 쉽게 되돌아볼 수 있습니다.
  • 이는 보고서 또는 감사 문서에도 적용됩니다. 보고서가 완료된 시점과 검토를 위해 가져온 데이터의 기간을 나타냅니다.
• "금요일까지 이 보고서를 받을 것입니다" 대신 "우리"라는 표현을 사용하십시오. 계정 작업에 전념하는 다른 팀 구성원이 있는 경우 이는 참여를 인정하고 팀에 자신감을 심어줍니다. 결국 에이전시는 팀이고 에이전시-고객 관계도 팀입니다! 여기에서 혼자 일을 하는 사람은 없습니다. 클라이언트가 특정 팀 구성원으로부터 이메일을 받도록 준비하지 않는 한 특정 팀 구성원을 호출하는 경우에도 마찬가지입니다.

회의 의제 템플릿:

예 1: 간략한 버전

좋은 오후입니다. 첨부된 주간 실적 보고서를 확인하세요. [90일 로드맵 및 상태 문서는 이 하이퍼링크에 있습니다.]

내일 오후 3시 30분(동부 표준시)에 여러분과 이야기하기를 기대합니다.

회의 의제

• 회사/산업 업데이트
• 예산 간격
• 성능 업데이트:
  • Google Ads 최고 실적/문제점 및 다음 단계
  • Facebook 광고 최고 실적자/문제점 및 다음 단계
• 작업 항목:
  • 광고 확장(ETA 날짜)
  • X 검토(예정일)
  • 프로모션 출시(ETA 날짜)

예 2: 상세 버전

제목: X 클라이언트/대행사 이름 디지털 마케팅 회의 의제 – 2019년 11월 13일

좋은 아침 고객 이름 및 팀,

아래는 내일 오전 11시(동부 표준시) 회의의 상태 문서 및 의제에 대한 링크입니다. 토론에 추가 요점을 추가하려면 알려주십시오. 내일 전화를 기다리겠습니다! 회의 정보: 화면 공유를 위한 Google 행아웃 링크
전화: XXX-XXX-XXXX
핀: ?XXXXXXXX# [상태 문서 링크]

2019년 11월 13일 회의 의제:

1. 하우스키핑

• Google 디스플레이 감사가 완료되었습니다. 검토할 시간을 예약하세요.
• 참고: 추수감사절 주간(11월 27일)에는 모임이 없습니다.

2. 클라이언트 회사/산업 업데이트

3. 11월 1-12일 MTD 예산 조정 및 성과 개요

• Google 검색: $X | X 전환 | CPA: $X – 이상적인 예산 속도를 목표로 실행(저희는 고품질, 낮은 CPL로 인한 격차를 줄이기 위해 X 캠페인 지출을 늘리고 있습니다.)
  • 브랜드 검색: $X | X 전환 | CPA: $X
  • 비브랜드 검색: $X | X 전환 | CPA: $X
• Google 디스플레이: $X | X 전환 | CPA: $X – 이상적인 예산 속도를 초과하는 실행 %
• 페이스북/인스타그램 광고: $X | X 전환 | CPA: $X – 이상적인 예산 속도에서 실행 %

4. 주간 실적 검토

[주간보고서 바로가기]

• 최고 실적자:
  • 성과에 대한 간략한 참고 사항 – 잘하고 있는 것, 이러한 기회를 활용하는 방법.
• 문제 지점:
  • 작동하지 않는 것과 개선하기 위해 할 수 있는 것. [저성과자를 조사한 보고서에 대한 하이퍼링크 - 회의 중 공유 및 토론을 선별합니다.]

5. 다음 단계 - 작업 항목 및 ETA

• 고객:
  • Y 캠페인을 시작하기 전에 X 검토 및 승인을 기다립니다. 예상 도착 시간: 11월 15일
• 대행사:
  • 최근 완료: 11월 11-12일에 완료된 비브랜드 컷
  • X 광고그룹은 11월 18일 월요일에 시작됩니다.
  • 새 예산 계획표 작성 – ETA: 11월 18일.
  • Google 지역 광고 개선/확장 – 11월 25일
  • 검색어 검토 완료 11월 27일

많은 세부 사항이 필요한지 아니면 간단한 토론 개요가 필요한지 등 고객이 선호하는 의제가 무엇인지 알게 되면 자연스럽게 알게 될 것입니다. 단순하고 실행 가능하며 예측 가능하도록 유지하십시오. 의제는 시간 소모적으로 느껴지지 않아야 하지만 신뢰할 수 있는 대행사로서 고객과 디지털 마케팅 관계를 구축할 때 대화를 유도하고 작업의 우선 순위를 설정하는 데 효과적입니다.

또한 – 회의 후 다음 단계에 대한 간단한 회의 후속 조치를 보내는 것을 잊지 마십시오! 이것은 상태 문서에 다음 단계와 ETA를 추가했음을 클라이언트에게 알리는 것처럼 간단할 수도 있고 계정에 대한 다음 작업의 세탁 목록 형태일 수도 있습니다. 이것은 모든 사람을 편안하게 하고 매주 기대치를 설정합니다.