Как сделать сбор отзывов о кампании менее болезненным

«Можете ли вы просмотреть это письмо от меня? Отправляю вам быстрый тест! "

«Эй, не могли бы вы просмотреть электронное письмо, которое я отправил вам на днях? Спасибо!"

«Подожди, а где комментарии Тома?»

Если вы использовали какую-либо из этих фраз в прошлом месяце, вероятно, у вас есть блюз отзыва электронной почты. Симптомы включают разрозненные отзывы, противоречивые комментарии, многочасовые перерывы между комментариями и редактированием, а также усиление головной боли.

К сожалению, это тенденция, с которой наше сообщество сталкивается все больше и больше. За последние несколько лет наш отчет «Состояние рабочих процессов электронной почты » выявил сокращение процента маркетологов, которые считают, что их процесс проверки электронной почты является правильным.

Для некоторых процесс утверждения по электронной почте оказывается слишком обременительным. В среднем маркетологи тратят 4,2 часа на сбор отзывов и одобрений для одного письма, что обычно дольше, чем его кодирование. Другие могут испытывать трудности с рабочим процессом проверки электронной почты, который слишком слабый, что приводит к тому, что ошибки ускользают от глаз.

Неужели так должно быть? Давайте изучим.

Что может испортить проверку и одобрение электронной почты

Теоретически вы должны приветствовать процесс проверки электронной почты с распростертыми объятиями. Любой, у кого когда-либо был член команды, указывающий на очевидный недостаток, который вы совершенно не заметили, понимает, как приятно получить свежий взгляд на свою работу.

Так в чем же причина этой ужасной эпидемии обзоров? Есть три основных виновника.

Проблема №1: разрозненная обратная связь

Представьте, что вы хотите сделать себе бутерброд на обед, но хлеб в ванной, овощи в гараже, а сыр в шкафу для одежды. Ходить вокруг, чтобы собрать ингредиенты и встретиться на кухне, отнимет много времени и утомит.

Это звучит нелепо, но маркетологам электронной почты приходится иметь дело с ним, когда им нужно получить обратную связь от разных акционеров. Мы спросили наше сообщество, как они получают отзывы по электронной почте, и многие маркетологи указали, что они используют несколько каналов для сбора отзывов по одному электронному письму .

Наиболее распространенный способ получить обратную связь - по электронной почте, причем 75% людей заявили, что используют этот метод. О, круто. Больше материалов в вашем почтовом ящике! Понятно, что это естественное место для отправки комментариев в ответ на тестовые электронные письма, но важная информация может потеряться в цепочке. 25% людей, использующих Slack для обратной связи, могут столкнуться с аналогичными проблемами при поиске определенного комментария в разговоре.

Еще один популярный метод сбора отзывов по электронной почте - устный, при этом 28% респондентов обрабатывают отзывы таким образом. Хотя разговор лицом к лицу с кем-то сводит к минимуму вероятность того, что у вас возникнет недопонимание намерений, он также не оставляет «бумажного следа». Имея все остальное на вашей тарелке, вы можете легко забыть о деталях разговора.

21% маркетологов сотрудничают через Google Docs или другие общие документы. Хорошая новость в том, что этот метод объединяет заметки немного лучше, чем цепочка беседы в электронной почте. Однако есть дополнительный этап перевода комментариев к одному документу в фактическое электронное письмо в другой программе.

Список методов, используемых для получения подтверждений по электронной почте, можно продолжать до бесконечности. Однако проблема не столько в том, какой канал вы используете. Головные боли действительно начинают появляться, когда разные члены команды отправляют комментарии разными способами. Затем руководителю проекта остается согласовать всю информацию и преобразовать ее в фактические правки.

Проблема № 2: Нет установленного рабочего процесса

Еще одна проблема, которая приводит к затягиванию проверки электронной почты, - это отсутствие налаженного рабочего процесса. Проще говоря, если нет ожиданий, никто не сможет их оправдать. Полезно проработать такие детали, как:

• Как быстро люди будут делиться комментариями?
• Какие отзывы вам нужны?
• Кто говорит последнее слово по поводу индивидуальных решений?
• Как вы справляетесь с противоречивыми мнениями?

Без стандартной рабочей процедуры вы каждый раз заново изобретаете процесс утверждения электронной почты.

Проблема № 3: слишком много мнений

Наконец, отзывы по электронной почте становятся ошеломляющими, если на кухне слишком много поваров. Даже один канал обратной связи будет ошеломляющим, если будет слишком много людей. Может возникнуть соблазн думать, что большее количество отзывов равносильно совершенству электронной почты, но есть предел полезности большего количества комментариев.

Наличие большого количества членов команды, участвующих в проверке электронной почты, не только плохо для емейл-маркетологов. Каждый дополнительный отдел или менеджер, которого вы приглашаете, должен отрывать свой рабочий день от своего рабочего дня, чтобы добавить комментарии. Хотя некоторые из этих отзывов важны, другие могут лучше служить компании, сохраняя свои таланты в другом месте.

Как создать рабочий процесс просмотра электронной почты своей мечты

Рецензирование электронной почты является узким местом для многих команд электронной почты, а это просто означает, что это основная область для улучшения. Есть два рычага, которые вы можете использовать для пересмотра рабочего процесса утверждения электронной почты : кто и как.

Ограничьте количество рецензентов электронной почты двумя или тремя членами команды

Улучшение процесса проверки электронной почты начинается с тщательного анализа того, кто участвует в вашем рабочем процессе.

Лучшее место для сотрудничества - это 2-3 человека, которые пишут обзоры по электронной почте. Таким образом, вы можете получить несколько мнений, не учитывая предпочтений каждого. Эти несколько человек могут входить в состав вашей электронной почты или работать в таких отделах, как юридический. Если вы не уверены, кого исключить из повседневной проверки электронной почты, начните с самого начала. То есть исполнительная команда.

27% маркетологов получают обратную связь от исполнительной или операционной группы, и эти группы с большей вероятностью сочтут свои процессы утверждения слишком обременительными. Если это по-прежнему ценный процесс обзора для вас, то во что бы то ни стало, сохраните его. Однако для большинства организаций исполнительному руководству было бы лучше консультировать по стратегии высокого уровня, чем разрабатывать отдельные электронные письма.

Согласуйте сроки и структуру процесса проверки

После того, как вы определились, кто должен участвовать в процессе проверки, подумайте о том, как он должен быть структурирован. Каковы реалистичные временные рамки для сбора и реализации отзывов? Просят ли всех просмотреть электронное письмо сразу или оно проходит через разные уровни проверки? Коммуникация имеет большое значение для обеспечения того, чтобы все разделяли одни и те же ожидания.

Выберите один инструмент, чтобы централизовать всю обратную связь

После того, как вы разобрались с командой и графиком проверки электронной почты, пришло время привести ваши инструменты в порядок. Самая важная часть «как» процесса проверки электронной почты - это то, что каждый использует один метод для обмена комментариями. Даже одна очень длинная цепочка писем лучше, чем электронное письмо, Slack, комментарий на Google Диске и сообщение от вашего начальника.

Сократите время проверки электронной почты вдвое с помощью Litmus Proof

Если вы хотите сделать свою жизнь еще проще, подумайте об использовании лакмусовой бумажки . Эта функция совместной работы объединяет отзывы всех вместе с вашим кодом электронной почты и тестами. Вы можете пригласить свою основную команду для проверки, и они могут оставлять комментарии к конкретным местам в электронном письме.

Вы избавитесь от необходимости искать комментарии, и ваша команда сможет видеть заметки всех остальных, избегая дублирования. Помимо обмена доказательствами в своей учетной записи Litmus, вы также можете делиться ссылками на доказательства по электронной почте через общедоступную ссылку для прикрепления к инструментам управления проектами.

Любопытный? Узнайте больше о Litmus Proof .