Cómo hacer que la recopilación de comentarios de la campaña sea menos dolorosa

“¿Puedes revisar este correo electrónico por mí? ¡Te enviamos una prueba rápida! "

“Oye, ¿podrías revisar el correo electrónico que te envié el otro día? ¡Gracias!"

"Espera, ¿dónde están los comentarios de Tom?"

Si ha utilizado alguna de estas frases en el último mes, probablemente tenga la tristeza de la revisión por correo electrónico. Los síntomas incluyen retroalimentación dispersa, comentarios contradictorios, horas de rebote entre comentarios y ediciones y un aumento de los dolores de cabeza.

Desafortunadamente, es una tendencia que nuestra comunidad está experimentando cada vez más. En los últimos años, nuestro informe Estado de los flujos de trabajo de correo electrónico ha descubierto un porcentaje cada vez menor de especialistas en marketing que sienten que su proceso de revisión de correo electrónico es el correcto.

Para algunos, el proceso de aprobación por correo electrónico es demasiado oneroso. En promedio, los especialistas en marketing dedican 4,2 horas a recopilar revisiones y aprobaciones para un solo correo electrónico, que suele ser más largo de lo que se tardó en codificarlo. Otros pueden estar luchando con un flujo de trabajo de revisión de correo electrónico que es demasiado laxo, lo que lleva a errores que se escapan por las grietas.

¿Realmente tiene que ser así? Vamos a explorar.

¿Qué puede arruinar las revisiones y aprobaciones de correo electrónico?

En teoría, debería poder dar la bienvenida al proceso de revisión de correo electrónico con los brazos abiertos. Cualquiera que alguna vez haya tenido un miembro del equipo que le haya señalado un defecto obvio que usted pasó por alto por completo, entiende lo agradable que es tener un par de ojos frescos en su trabajo.

Entonces, ¿cuál es la causa de esta terrible epidemia de revisión? Hay tres culpables principales.

Problema n. ° 1: comentarios dispersos

Imagina que quieres prepararte un sándwich para el almuerzo, pero el pan está en el baño, las verduras en el garaje y el queso en el armario de tu abrigo. Caminar para recoger los ingredientes y volver a reunirse en la cocina llevaría mucho tiempo y sería molesto.

Suena como un escenario ridículo, pero es con lo que los especialistas en marketing por correo electrónico tienen que lidiar cuando necesitan recibir comentarios de diferentes accionistas. Le preguntamos a nuestra comunidad cómo reciben los comentarios por correo electrónico y muchos especialistas en marketing indicaron que utilizan varios canales para recopilar comentarios en un solo correo electrónico .

La forma más común de recibir comentarios fue por correo electrónico, y el 75% de las personas dijeron que usan este método. Oh, genial. ¡Más cosas en tu bandeja de entrada! Es comprensible que se sienta como un lugar natural para enviar comentarios como respuesta a los correos electrónicos de prueba, pero la información importante puede perderse en el hilo. El 25% de las personas que usan Slack para recibir comentarios pueden enfrentarse a problemas similares de búsqueda a través de conversaciones para encontrar un comentario en particular.

Otro método popular para recopilar reseñas por correo electrónico es verbalmente, con un 28% administrando reseñas de esta manera. Si bien hablar cara a cara con alguien minimiza la posibilidad de que tenga un malentendido de intención, tampoco deja un "rastro de papel". Con todo lo demás en su plato, puede olvidar fácilmente los detalles de una conversación.

El 21% de los especialistas en marketing colaboran a través de Google Docs u otros documentos compartidos. La buena noticia es que este método consolida las notas un poco mejor que un hilo de conversación en el correo electrónico. Sin embargo, existe el paso adicional de traducir los comentarios de un documento al correo electrónico real en otro programa.

La lista de métodos utilizados para recopilar aprobaciones por correo electrónico sigue y sigue. Sin embargo, el problema no es tanto el canal que uses. Los dolores de cabeza realmente comienzan a aparecer cuando diferentes miembros del equipo envían comentarios a través de varios métodos. Luego, el líder del proyecto debe conciliar toda la información y traducirla en ediciones reales.

Problema n. ° 2: ningún flujo de trabajo establecido

Otro problema que lleva a que las revisiones por correo electrónico se prolonguen es la falta de un flujo de trabajo establecido. En pocas palabras, si no hay expectativas, nadie puede cumplirlas. Es útil trabajar con detalles como:

• ¿Con qué rapidez se espera que las personas compartan comentarios?
• ¿Qué tipo de comentarios estás buscando?
• ¿Quién tiene la última palabra sobre las decisiones individuales?
• ¿Cómo maneja las opiniones contradictorias?

Sin un procedimiento operativo estándar, está reinventando el proceso de aprobación por correo electrónico cada vez.

Problema n. ° 3: demasiadas opiniones

Finalmente, las revisiones por correo electrónico se vuelven abrumadoras si hay demasiados cocineros en la cocina. Incluso un solo canal de retroalimentación se sentirá abrumador si hay demasiadas personas interviniendo. Puede ser tentador pensar que más retroalimentación equivale a la perfección del correo electrónico, pero hay un límite en cuanto a la utilidad de más comentarios.

Tener muchos miembros del equipo involucrados en la revisión del correo electrónico tampoco es solo malo para los especialistas en marketing por correo electrónico. Cada departamento o gerente adicional que traiga debe tomarse un tiempo de su día para agregar comentarios. Si bien algunos de estos comentarios son importantes, otros pueden servir mejor a la empresa manteniendo sus talentos en otra parte.

Cómo crear el flujo de trabajo de revisión por correo electrónico de sus sueños

Las revisiones por correo electrónico son un cuello de botella para muchos equipos de correo electrónico, lo que simplemente significa que es un área principal para mejorar. Hay dos palancas que puede utilizar para revisar su flujo de trabajo de aprobación de correo electrónico : el quién y el cómo.

Limite el número de revisores de correo electrónico a 2 o tres miembros del equipo

La mejora de su proceso de revisión de correo electrónico comienza con observar bien quién está involucrado en su flujo de trabajo.

El punto óptimo de la colaboración es que entre 2 y 3 personas contribuyan a las revisiones por correo electrónico. De esta manera, puede obtener algunas opiniones sin tener que atender las preferencias de todos. Estas pocas personas podrían estar dentro de su equipo de correo electrónico o extenderse a departamentos como el legal. Si no está seguro de a quién eliminar de la revisión diaria por correo electrónico, comience desde arriba. Es decir, el equipo ejecutivo.

El 27% de los especialistas en marketing obtienen comentarios del equipo ejecutivo o de operaciones, y es más probable que esos equipos califiquen sus procesos de aprobación como demasiado engorrosos. Si este sigue siendo un proceso de revisión valioso para usted, consérvelo. Sin embargo, para la mayoría de las organizaciones, el liderazgo ejecutivo estaría mejor servido consultando sobre estrategias de alto nivel, en lugar de correos electrónicos únicos.

Acordar plazos y estructura para el proceso de revisión.

Una vez que haya decidido a quién es esencial tener en su proceso de revisión, piense cómo debería estructurarse. ¿Cuáles son los plazos realistas para recopilar e implementar comentarios? ¿Se les pide a todos que revisen un correo electrónico a la vez, o pasa por diferentes niveles de "filtro" de revisión? La comunicación contribuye en gran medida a garantizar que todos estén a bordo con las mismas expectativas.

Elija una herramienta para centralizar todos los comentarios

Después de ordenar su equipo de revisión de correo electrónico y el cronograma, es hora de poner sus herramientas en orden. La parte más importante del "cómo" del proceso de revisión de su correo electrónico es que todos usan un método único para compartir comentarios. Incluso un solo hilo de correo electrónico muy largo es mejor que un correo electrónico, un Slack, un comentario de Google Drive y un post-it de su jefe.

Reduzca el tiempo de revisión de correo electrónico a la mitad con Litmus Proof

Si desea hacer su vida aún más fácil, considere usar Litmus Proof . Esta función de colaboración consolida los comentarios de todos junto con su código de correo electrónico y pruebas. Puede invitar a su equipo principal a revisar y ellos pueden dejar comentarios en puntos específicos dentro del correo electrónico.

Podrá deshacerse de tener que buscar comentarios y su equipo podrá ver las notas de todos los demás, evitando duplicados. Además de compartir pruebas dentro de su cuenta de Litmus, también puede compartir enlaces a pruebas por correo electrónico a través de un enlace público para adjuntar a las herramientas de gestión de proyectos.

¿Curioso? Obtenga más información sobre la prueba de tornasol .