Como tornar a coleta de feedback da campanha menos dolorosa

“Você pode revisar este e-mail para mim? Enviando um teste rápido! ”

“Ei, você poderia revisar o e-mail que lhe enviei outro dia? Obrigado!"

"Espere, onde estão os comentários de Tom?"

Se você usou alguma dessas frases no mês passado, provavelmente ouviu o blues de revisão por e-mail. Os sintomas incluem feedback disperso, comentários conflitantes, horas de oscilação entre os comentários e a edição e um aumento nas dores de cabeça.

Infelizmente, é uma tendência que nossa comunidade está experimentando cada vez mais. Nos últimos anos, nosso relatório State of Email Workflows revelou uma porcentagem cada vez menor de profissionais de marketing que acham que seu processo de revisão de email é o correto.

Para alguns, o processo de aprovação de e-mail é muito pesado. Em média, os profissionais de marketing gastam 4,2 horas coletando análises e aprovações para um único e-mail, o que geralmente é mais demorado do que para codificá-lo. Outros podem estar lutando com um fluxo de trabalho de revisão de e-mail que é muito frouxo, levando a erros que escapam pelas rachaduras.

Tem mesmo que ser assim? Vamos explorar.

O que pode arruinar as revisões e aprovações de e-mail

Em teoria, você deve ser capaz de receber o processo de revisão de e-mail de braços abertos. Qualquer pessoa que já teve um membro da equipe apontando uma falha óbvia que você esqueceu totalmente entende como é bom ter um novo par de olhos sobre o seu trabalho.

Então, qual é a causa desta terrível epidemia de revisão? Existem três culpados principais.

Problema nº 1: Feedback disperso

Imagine que você queira fazer um sanduíche para o almoço, mas o pão está no banheiro, os vegetais estão na garagem e o queijo está no armário de casacos. Andar para reunir os ingredientes e se encontrar na cozinha seria demorado e irritante.

Parece um cenário ridículo, mas é com o que os profissionais de marketing por e-mail precisam lidar quando precisam obter feedback de diferentes acionistas. Perguntamos à nossa comunidade como eles recebem feedback por e-mail, e muitos profissionais de marketing indicaram que usam vários canais para coletar feedback em um único e-mail .

A forma mais comum de receber feedback é por e-mail, com 75% das pessoas afirmando usar esse método. Oh, ótimo. Mais coisas na sua caixa de entrada! Compreensivelmente, parece um lugar natural para enviar comentários como uma resposta a e-mails de teste, mas informações importantes podem se perder no tópico. 25% das pessoas que usam o Slack para feedback podem enfrentar problemas semelhantes ao procurar por um comentário específico em conversas.

Outro método popular para coletar resenhas de e-mail é verbalmente, com 28% gerenciando as resenhas dessa maneira. Embora falar cara a cara com alguém minimize a chance de você ter um mal-entendido de intenção, também não deixa um "rastro de papel". Com todo o resto em seu prato, você pode facilmente esquecer os detalhes de uma conversa.

21% dos profissionais de marketing colaboram por meio do Google Docs ou outros documentos compartilhados. A boa notícia é que esse método consolida notas um pouco melhor do que um tópico de conversa por e-mail. No entanto, existe a etapa adicional de traduzir os comentários em um documento para o e-mail real em outro programa.

A lista de métodos usados ​​para coletar aprovações de email continua indefinidamente. O problema não é tanto sobre qual canal você usa, no entanto. As dores de cabeça realmente começam a surgir quando diferentes membros da equipe enviam comentários por meio de vários métodos. Em seguida, o líder do projeto deve reconciliar todas as informações e traduzi-las em edições reais.

Problema nº 2: Nenhum fluxo de trabalho estabelecido

Outro problema que faz com que as revisões por e-mail se arrastem é a falta de um fluxo de trabalho estabelecido. Simplificando, se não houver expectativas, ninguém pode atendê-las. É útil descobrir detalhes como:

• Com que rapidez se espera que as pessoas compartilhem comentários?
• Que tipo de feedback você está procurando?
• Quem tem a palavra final sobre as decisões individuais?
• Como você lida com opiniões conflitantes?

Sem um procedimento operacional padrão, você está reinventando o processo de aprovação de e-mail todas as vezes.

Questão 3: Muitas opiniões

Por fim, as avaliações por e-mail tornam-se opressoras se houver muitos cozinheiros na cozinha. Mesmo um único canal de feedback parecerá opressor se houver muitas pessoas participando. Pode ser tentador pensar que mais feedback significa perfeição de e-mail, mas há um limite para a utilidade de mais comentários.

Ter muitos membros da equipe envolvidos na revisão de e-mail não é ruim apenas para os profissionais de marketing por e-mail. Cada departamento ou gerente adicional que você contratar deve reservar um tempo do dia para fazer comentários. Embora alguns desses comentários sejam importantes, outros podem servir melhor à empresa, mantendo seus talentos em outro lugar.

Como criar o fluxo de trabalho de revisão de e-mail dos seus sonhos

As revisões de e-mail são um gargalo para muitas equipes de e-mail, o que significa simplesmente que é uma área importante para melhorias. Existem duas alavancas que você pode usar para revisar seu fluxo de trabalho de aprovação de e-mail : quem e como.

Limite o número de revisores de e-mail a 2 ou três membros da equipe

Melhorar seu processo de revisão de e-mail começa com uma boa análise de quem está envolvido em seu fluxo de trabalho.

O ponto ideal da colaboração é ter de 2 a 3 pessoas contribuindo para as avaliações por e-mail. Dessa forma, você pode obter algumas opiniões sem ter que atender às preferências de todos. Essas poucas pessoas podem estar em sua equipe de e-mail ou estender-se a departamentos como jurídico. Se você não tiver certeza de quem deve ser eliminado da revisão diária de e-mail, comece pelo topo. Ou seja, a equipe executiva.

27% dos profissionais de marketing recebem feedback do executivo ou da equipe de operações - e essas equipes são mais propensas a classificar seus processos de aprovação como muito pesados. Se este ainda for um processo de revisão valioso para você, por todos os meios, mantenha-o. Para a maioria das organizações, porém, a liderança executiva seria mais bem servida com consultoria em estratégia de alto nível, em vez de e-mails únicos.

Chegue a um acordo sobre cronogramas e estrutura para o processo de revisão

Depois de decidir quem é essencial em seu processo de revisão, pense em como deve ser estruturado. Quais são os prazos realistas para coletar e implementar feedback? Todos são solicitados a revisar um e-mail de uma vez ou ele passa por diferentes níveis de “filtro” de revisão? A comunicação é muito importante para garantir que todos estejam de acordo com as mesmas expectativas.

Escolha uma ferramenta para centralizar todo o feedback

Depois de organizar sua equipe de revisão de e-mail e cronograma, é hora de colocar suas ferramentas em ordem. A parte mais importante do “como” do seu processo de revisão de e-mail é que todos usam um único método para compartilhar comentários. Mesmo uma única conversa de e-mail muito longa é melhor do que um e-mail, um Slack, um comentário do Google Drive e um Post-It do seu chefe.

Reduza o tempo de revisão de e-mail pela metade com o Litmus Proof

Se você quiser tornar sua vida ainda mais fácil, considere o uso do Litmus Proof . Este recurso de colaboração consolida o feedback de todos junto com seu código de e-mail e testes. Você pode convidar sua equipe principal para revisar e eles podem deixar comentários sobre pontos específicos no e-mail.

Você terá que se livrar de ter que perseguir comentários, e sua equipe será capaz de ver as anotações de todos os outros, evitando duplicatas. Além de compartilhar provas em sua conta Litmus, você também pode compartilhar links para provas por e-mail por meio de um link público para anexar às ferramentas de gerenciamento de projeto.

Curioso? Aprenda mais sobre o Litmus Proof .