Gerenciamento de tempo do projeto: estratégias, dicas e ferramentas

O tempo não está do seu lado quando se trata de gerenciamento de projetos. O trabalho se acumula e os prazos se aproximam rapidamente. Embora os gerentes de projeto não tenham descoberto como dobrar o tempo e o espaço para suas propostas, existem técnicas de gerenciamento de tempo que você pode usar para gerenciar o tempo gasto em tarefas.

Não, não é ficção científica, é gerenciamento de tempo do projeto . O gerenciamento do tempo do projeto requer planejamento, agendamento, monitoramento e controle de tarefas durante todo o ciclo de vida do projeto. Mas estamos nos adiantando. Vamos começar no início.

O que é gerenciamento de tempo do projeto?

O gerenciamento do tempo do projeto é o processo de gerenciamento do projeto de análise do trabalho e desenvolvimento de um cronograma para garantir que você conclua um projeto dentro de um cronograma específico.

Existem seis etapas ao gerenciar a hora do projeto:

1. Defina atividades: defina todas as tarefas necessárias para produzir a entrega final do projeto.
2. Atividades de sequência: defina a ordem das tarefas e entregas.
3. Estime recursos: identifique quais recursos são necessários (assim como a quantidade) para concluir tarefas e produzir entregas.
4. Duração da estimativa: descubra quanto tempo cada tarefa levará para concluir e estimar a duração de toda a linha do tempo do projeto.
5. Desenvolva o cronograma: usando as informações acima, crie um cronograma do projeto.
6. Cronograma de controle: desenvolva uma estratégia para mitigar o risco e abordar alterações no cronograma do projeto quando for executado.

As etapas de gerenciamento de tempo acima exigem a contribuição de sua equipe de projeto, mas também das partes interessadas e outras partes envolvidas no projeto para serem o mais precisas possível. Seu plano de gerenciamento de tempo do projeto não é estático e deve ser revisado e revisado durante todo o ciclo de vida do projeto.

Por que o gerenciamento do tempo do projeto é importante?

Os projetos são intimidadores. Há muito o que fazer, geralmente com pouco tempo ou dinheiro para fazê -lo. Não há espaço para erros, o que pode ser caro e demorado. As partes interessadas gostam da certeza - e, embora você não possa prometer que tudo funcionará como um relógio, você certamente pode fazer o possível para gerenciar o tempo.

O Gerenciamento de Tempo do Projeto oferece a você a oportunidade de dividir um projeto em partes mais gerenciáveis, como tarefas. De fato, o gerenciamento de tempo do projeto funciona perfeitamente com o gerenciamento de tarefas e o gerenciamento de recursos para mantê -lo dentro do cronograma.

Ao atribuir tempo a cada tarefa em seu projeto, você pode controlar a linha do tempo do projeto e entregar conforme programado. Seja com uma lista de tarefas ou um software de gerenciamento de projetos mais robusto, você pode priorizar tarefas, identificar dependências e definir marcos para ajudar a acompanhar o progresso.

O software de gerenciamento de projetos pode ajudar a gerenciar todas essas partes móveis. O ProjectManager é um software baseado em nuvem equipado com ferramentas de gerenciamento de tempo para rastrear o trabalho de sua equipe em tempo real. Você também obtém uma visão geral com um painel ao vivo e relatórios com um clique. Experimente o ProjectManager gratuitamente hoje!

Estratégias de gerenciamento de tempo

Existem muitas estratégias para gerenciar o tempo do projeto em projetos:

• Siga as seis etapas acima: isso é crucial para organizar e agendar seu trabalho. Você precisa saber como está gastando seu tempo. Isso inclui horas de registro para você e sua equipe.
• Veja quanto tempo cada tarefa está levando: Compare isso com o tempo que você estimou. Se houver uma discrepância, veja o porquê e ajuste sua programação. Talvez essa tarefa deva ser feita quando sua equipe estiver fresca, seja a primeira coisa no dia ou na semana.
• Concentre -se em suas tarefas: mantenha sua lista de tarefas organizada. Esteja você usando uma lista de tarefas simples ou software de gerenciamento de projetos, organize suas tarefas até a data de vencimento para ver quando elas devem ser concluídas.
• Faça o que fizer, não compense demais: às vezes é melhor deixar uma tarefa que está demorando muito e passar para a próxima. Pode parecer contra-intuitivo, mas é disso que se trata o gerenciamento do tempo do projeto: eficiência.
• Use a regra 80/20: a regra 80/20 afirma que 80 % de seus resultados vêm de 20 % do seu trabalho. O que isso significa é aprender a otimizar sua carga de trabalho priorizando tarefas e tempo.
• Use as ferramentas certas de gerenciamento de tempo de projeto: o software de gerenciamento de projetos pode economizar tempo simplificando e automatizando o trabalho que o atrapalha durante o dia.

Exemplos de ferramentas de gerenciamento de tempo do projeto

Existem muitas ferramentas de software que abordam o gerenciamento do tempo do projeto. Alguns dos básicos são os seguintes:

Quadros de horários

Os quadros de horários são uma necessidade. As equipes querem ser pagas e os quadros de horários simplificam o processo de folha de pagamento, ao mesmo tempo em que fornecem aos gerentes de projeto informações sobre quanto tempo suas equipes estão gastando em tarefas. Ao rastrear seu desempenho, os gerentes podem ver quem está trabalhando bem e quem pode precisar de mais recursos para voltar ao cronograma.

Relatórios

Para obter mais dados sobre o progresso do projeto e o desempenho da sua equipe, use relatórios de projeto. A maioria dos softwares de gerenciamento de projetos possui vários relatórios de projetos, como relatórios de status, relatórios de tempo e custos. Todos eles fornecem perspectivas diferentes sobre o projeto e como o tempo está sendo usado.

Agenda da linha de base

Para acompanhar com precisão seu progresso, você precisa definir uma linha de base. Uma linha de base captura o plano de cronograma do projeto, para que você possa comparar o plano com o seu progresso real. O software baseado em nuvem fornece dados de rastreamento de tempo ao vivo e permite ver se o projeto está saindo da pista.

Dados históricos

Para permanecer no caminho certo, você precisa de estimativas de tempo precisas. Uma das melhores maneiras de pesquisar isso é comparando seu projeto com as semelhantes no passado. O uso desses dados históricos fornece uma imagem mais clara de quanto tempo você poderia esperar gastar.

Dicas de gerenciamento de tempo

Por um lado, mantenha uma lista de tarefas. Parece um passo óbvio para gerenciar o tempo do projeto, mas você ficaria surpreso com quantas pessoas não são intencionais ao tentar trabalhar de forma mais produtiva. Manter seu trabalho em restos de papel ou espalhar sua tela com o Post-ITs é uma maneira infalível de perder trabalho importante.

Em seguida, você deseja gerenciar distrações. Isso se tornou um grande problema, pois muitos na força de trabalho estão fazendo seus empregos remotamente ou em casa. Se você tiver o espaço disponível, configure um escritório em casa em uma parte isolada do seu espaço.

Finalmente, crie um cronograma para si mesmo. Esteja você trabalhando em casa ou em um escritório, o bloqueio do tempo é a melhor defesa contra o Slack em sua programação. Agenda tarefas em um projeto é macro e agendar seu trabalho é micro. Juntos, eles dão um nó apertado no tempo e apertam mais. Faça tudo isso e você está gerenciando o tempo de maneira eficaz e melhorando suas habilidades de gerenciamento de tempo.

Como o ProjectManager ajuda no gerenciamento do tempo do projeto

Existe um software de gerenciamento de projetos que pode fazer tudo isso e muito mais? Sim. O ProjectManager é um software baseado em nuvem que fornece dados em tempo real para rastrear o tempo como é gasto, permitindo que você monitore o progresso à medida que acontece. Mas esse é apenas o começo do que o ProjectManager pode fazer para ajudá -lo a permanecer na pista e gerenciar o tempo do projeto de maneira eficaz.

Crie planos de início ao fim nos gráficos de Gantt

Organize suas tarefas no gráfico de Gantt online do ProjectManager. Não apenas pode vincular dependências e definir marcos, mas você também pode filtrar o caminho crítico em seu projeto. Depois de colocar sua linha do tempo, defina a linha de base e seu plano de programação está bloqueado. Agora, ao coletar dados em tempo real sobre seu progresso, eles podem ser comparados à sua linha de base. Saiba imediatamente se você estiver saindo da programação e volte aos trilhos antes que se torne um problema maior.

Horário de rastreamento em quadros de horários robustos

Gerencie seu orçamento e tempo com precisão com o recurso de quadro de horários do ProjectManager. Economize tempo configurando quadros de horários, que podem preencher automaticamente ou copiar as tarefas da semana passada se sua equipe estiver fazendo o mesmo trabalho. Enquanto as equipes trabalham em suas tarefas, os gerentes obtêm transparência em seu progresso para garantir que estejam dentro do cronograma. Quando um membro da equipe envia o timesHEET, ele está trancado e protegido. Acompanhe o tempo, obtenha estimativas mais precisas e gerencie os custos de mão -de -obra em um recurso.

Gerencie os recursos da sua equipe com facilidade

As equipes não podem ser produtivas se tiverem muito trabalho. Equilibrar sua carga de trabalho mantém o projeto em um clipe decente e economiza tempo. Use os recursos de gerenciamento de recursos do ProjectManager, como o gráfico de carga de trabalho com código de cores, para ver a alocação de trabalho da sua equipe. Se alguém tiver muitas tarefas, você poderá realocar o trabalho deles diretamente no gráfico e manter o projeto funcionando sem problemas.

O ProjectManager é um software premiado que é usado por dezenas de milhares de equipes para gerenciar o tempo do projeto e trabalhar de maneira mais produtiva. Veja por que as organizações variaram como NASA para o Bank of America e Ralph Lauren usam nosso software para permanecer dentro do cronograma. Experimente o ProjectManager hoje gratuitamente.