Manajemen Waktu Proyek: Strategi, Tip & Alat

Waktu tidak ada di pihak Anda dalam hal manajemen proyek. Pekerjaan menumpuk dan tenggat waktu mendekat dengan cepat. Sementara manajer proyek belum menemukan cara untuk membengkokkan waktu dan ruang untuk penawaran mereka, ada teknik manajemen waktu yang dapat Anda gunakan untuk mengelola waktu yang Anda habiskan untuk tugas.

Tidak, ini bukan fiksi ilmiah, ini manajemen waktu proyek . Mengelola waktu proyek memerlukan perencanaan, penjadwalan, pemantauan dan pengendalian tugas sepanjang siklus hidup proyek. Tapi kita mendahului diri kita sendiri. Mari kita mulai dari awal.

Apa itu Manajemen Waktu Proyek?

Manajemen waktu proyek adalah proses manajemen proyek menganalisis pekerjaan dan mengembangkan garis waktu untuk memastikan Anda menyelesaikan proyek dalam jadwal tertentu.

Ada enam langkah dalam mengelola waktu proyek:

1. Tentukan Aktivitas: Tentukan semua tugas yang diperlukan untuk menghasilkan hasil akhir proyek.
2. Aktivitas Sequence: Mengatur urutan tugas dan kiriman.
3. Perkirakan Sumber Daya: Identifikasi sumber daya apa yang dibutuhkan (serta kuantitasnya) untuk menyelesaikan tugas dan menghasilkan hasil.
4. Estimasi Durasi: Cari tahu berapa lama setiap tugas akan selesai dan perkirakan durasi seluruh garis waktu proyek.
5. Kembangkan Jadwal: Dengan menggunakan informasi di atas, buat jadwal proyek.
6. Jadwal Kontrol: Kembangkan strategi untuk mengurangi risiko dan mengatasi perubahan jadwal proyek saat dijalankan.

Langkah-langkah manajemen waktu di atas memerlukan masukan dari tim proyek Anda, tetapi juga pemangku kepentingan dan pihak lain yang terlibat dalam proyek agar seakurat mungkin. Rencana manajemen waktu proyek Anda tidak statis dan harus ditinjau dan direvisi sepanjang siklus hidup proyek.

Mengapa Manajemen Waktu Proyek Penting?

Proyek mengintimidasi. Ada banyak hal yang harus dilakukan, biasanya dengan sedikit waktu atau uang untuk melakukannya. Tidak ada ruang untuk kesalahan, yang bisa memakan biaya dan waktu. Pemangku kepentingan menyukai kepastian—dan meskipun Anda tidak dapat menjanjikan mereka bahwa semuanya akan berjalan seperti jarum jam, Anda tentu dapat melakukan yang terbaik untuk mengatur waktu.

Manajemen waktu proyek memberi Anda kesempatan untuk memecah proyek menjadi bagian-bagian yang lebih mudah dikelola, seperti tugas. Faktanya, manajemen waktu proyek bekerja sempurna dengan manajemen tugas dan manajemen sumber daya untuk membuat Anda tetap pada jadwal.

Dengan menetapkan waktu untuk setiap tugas dalam proyek Anda, Anda dapat mengontrol garis waktu proyek dan mengirimkan sesuai jadwal. Baik itu dengan daftar tugas, atau perangkat lunak manajemen proyek yang lebih tangguh, Anda dapat memprioritaskan tugas, mengidentifikasi dependensi, dan menetapkan pencapaian untuk membantu melacak kemajuan.

Perangkat lunak manajemen proyek dapat membantu mengelola semua bagian yang bergerak itu. ProjectManager adalah perangkat lunak berbasis cloud yang dilengkapi dengan alat manajemen waktu untuk melacak pekerjaan tim Anda secara real time. Anda juga mendapatkan ikhtisar dengan dasbor langsung dan pelaporan sekali klik. Coba ProjectManager gratis hari ini!

Strategi Manajemen Waktu

Ada banyak strategi untuk mengatur waktu proyek pada proyek:

• Ikuti enam langkah di atas: Ini sangat penting untuk mengatur dan menjadwalkan pekerjaan Anda. Anda perlu tahu bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda. Itu termasuk jam logging untuk diri sendiri dan tim Anda.
• Lihat berapa lama waktu yang dibutuhkan setiap tugas: Bandingkan ini dengan waktu yang Anda perkirakan. Jika ada perbedaan, cari tahu alasannya dan sesuaikan jadwal Anda. Mungkin tugas itu harus dilakukan ketika tim Anda masih segar, apakah itu hal pertama di hari atau minggu.
• Fokus pada tugas Anda: Buat daftar tugas Anda tetap teratur. Baik Anda menggunakan daftar tugas sederhana atau perangkat lunak manajemen proyek, atur tugas Anda berdasarkan tanggal jatuh tempo untuk melihat kapan tugas tersebut harus diselesaikan.
• Apa pun yang Anda lakukan, jangan terlalu berkomitmen: Terkadang yang terbaik adalah meninggalkan tugas yang menghabiskan terlalu banyak waktu dan beralih ke tugas berikutnya. Ini mungkin tampak kontra-intuitif, tetapi itulah yang dimaksud dengan manajemen waktu proyek: efisiensi.
• Gunakan aturan 80/20: Aturan 80/20 menyatakan bahwa 80 persen hasil Anda berasal dari 20 persen pekerjaan Anda. Artinya, belajar mengoptimalkan beban kerja Anda dengan memprioritaskan tugas dan waktu.
• Gunakan alat manajemen waktu proyek yang tepat: Perangkat lunak manajemen proyek dapat menghemat waktu dengan merampingkan dan mengotomatiskan pekerjaan yang menghambat Anda sepanjang hari.

Contoh Alat Manajemen Waktu Proyek

Ada banyak perangkat lunak yang menangani manajemen waktu proyek. Beberapa dasarnya adalah sebagai berikut:

Timesheets

Timesheet adalah suatu keharusan. Tim ingin mendapatkan bayaran, dan lembar waktu menyederhanakan proses penggajian sambil memberi manajer proyek wawasan tentang berapa banyak waktu yang dihabiskan tim mereka untuk tugas. Dengan melacak kinerja mereka, manajer dapat melihat siapa yang bekerja dengan baik dan siapa yang mungkin membutuhkan sumber daya lebih lanjut untuk kembali ke jadwal.

Laporan

Untuk mendapatkan lebih banyak data tentang kemajuan proyek dan kinerja tim Anda, gunakan pelaporan proyek. Sebagian besar perangkat lunak manajemen proyek memiliki beberapa laporan proyek, seperti laporan status, laporan waktu dan biaya. Mereka semua memberikan perspektif yang berbeda tentang proyek dan bagaimana waktu digunakan.

Jadwal Dasar

Untuk melacak kemajuan Anda secara akurat, Anda perlu menetapkan garis dasar. Garis dasar menangkap rencana jadwal proyek, sehingga Anda dapat membandingkan rencana tersebut dengan kemajuan Anda yang sebenarnya. Perangkat lunak berbasis cloud menyediakan data pelacakan waktu langsung dan memungkinkan Anda melihat apakah proyek keluar jalur.

Data Bersejarah

Untuk tetap di jalur, Anda memerlukan perkiraan waktu yang akurat. Salah satu cara terbaik untuk meneliti ini adalah dengan membandingkan proyek Anda dengan proyek serupa di masa lalu. Menggunakan data historis itu memberi Anda gambaran yang lebih jelas tentang berapa banyak waktu yang dapat Anda harapkan untuk dihabiskan.

Kiat Manajemen Waktu

Pertama, simpan daftar tugas. Kedengarannya seperti langkah yang jelas untuk mengelola waktu proyek, tetapi Anda akan terkejut betapa banyak orang yang tidak sengaja mencoba bekerja lebih produktif. Menyimpan pekerjaan Anda di secarik kertas atau mengotori layar Anda dengan Post-Its adalah cara yang pasti untuk melewatkan pekerjaan penting.

Selanjutnya, Anda ingin mengelola gangguan. Ini telah menjadi masalah besar, karena banyak tenaga kerja melakukan pekerjaan mereka dari jarak jauh atau dari rumah. Jika Anda memiliki ruang yang tersedia, buatlah kantor rumah di bagian terpencil dari ruang tamu Anda.

Terakhir, buat jadwal untuk diri sendiri. Baik Anda bekerja dari rumah atau di kantor, pemblokiran waktu adalah pertahanan terbaik melawan kelonggaran dalam jadwal Anda. Menjadwalkan tugas dalam sebuah proyek adalah makro dan menjadwalkan pekerjaan Anda adalah mikro. Bersama-sama mereka mengikat simpul yang erat di sekitar waktu dan memeras paling banyak darinya. Lakukan semua itu dan Anda mengelola waktu secara efektif dan meningkatkan keterampilan manajemen waktu Anda.

Bagaimana ProjectManager Membantu Manajemen Waktu Proyek

Apakah ada perangkat lunak manajemen proyek yang dapat melakukan semua itu dan banyak lagi? Ya. ProjectManager adalah perangkat lunak berbasis cloud yang memberikan data waktu nyata untuk melacak waktu yang dihabiskan, memungkinkan Anda memantau kemajuan saat itu terjadi. Tapi itu baru permulaan dari apa yang ProjectManager dapat lakukan untuk membantu Anda tetap di jalur dan mengelola waktu proyek secara efektif.

Buat Rencana Mulai-sampai-Selesai di Gantt Charts

Atur tugas Anda di bagan Gantt online ProjectManager. Tidak hanya dapat menautkan dependensi dan menetapkan pencapaian, tetapi Anda juga dapat memfilter jalur kritis dalam proyek Anda. Setelah Anda memiliki garis waktu, atur garis dasar dan rencana jadwal Anda terkunci. Sekarang, saat Anda mengumpulkan data real-time tentang kemajuan Anda, itu dapat dibandingkan dengan baseline Anda. Ketahui segera jika Anda keluar dari jadwal dan kembali ke jalur sebelum menjadi masalah yang lebih besar.

Lacak Waktu di Timesheet yang Kuat

Kelola anggaran dan waktu Anda secara akurat dengan fitur absen aman ProjectManager. Hemat waktu dengan menyiapkan lembar waktu, yang dapat mengisi atau menyalin tugas minggu lalu secara otomatis jika tim Anda melakukan pekerjaan yang sama. Saat tim mengerjakan tugas mereka, manajer mendapatkan transparansi tentang kemajuan mereka untuk memastikan mereka sesuai jadwal. Saat anggota tim mengirimkan lembar waktu, itu terkunci dan diamankan. Lacak waktu, dapatkan perkiraan yang lebih akurat, dan kelola biaya tenaga kerja dalam satu fitur.

Kelola Sumber Daya Tim Anda dengan Mudah

Tim tidak bisa produktif jika mereka memiliki terlalu banyak pekerjaan. Menyeimbangkan beban kerja mereka membuat proyek tetap berjalan dengan baik dan menghemat waktu. Gunakan fitur manajemen sumber daya ProjectManager, seperti bagan beban kerja berkode warna, untuk melihat alokasi kerja tim Anda. Jika seseorang memiliki terlalu banyak tugas, Anda dapat mengalokasikan kembali pekerjaannya langsung dari bagan dan menjaga agar proyek tetap berjalan dengan lancar.

ProjectManager adalah perangkat lunak pemenang penghargaan yang digunakan oleh puluhan ribu tim untuk mengelola waktu proyek dan bekerja lebih produktif. Lihat mengapa berbagai organisasi seperti NASA hingga Bank of America dan Ralph Lauren menggunakan perangkat lunak kami agar tetap sesuai jadwal. Coba ProjectManager hari ini secara gratis.