การบริหารเวลาของโครงการ: กลยุทธ์ เคล็ดลับ & เครื่องมือ

เวลาไม่ได้อยู่ข้างคุณเมื่อพูดถึงการจัดการโครงการ งานกองพะเนินเทินทึกและวันครบกำหนดใกล้เข้ามาอย่างรวดเร็ว แม้ว่าผู้จัดการโครงการจะไม่ทราบวิธีปรับเวลาและพื้นที่ในการเสนอราคา แต่ก็มีเทคนิคการบริหารเวลาที่คุณสามารถใช้เพื่อจัดการเวลาที่คุณใช้ไปกับงานได้

ไม่ มันไม่ใช่นิยายวิทยาศาสตร์ แต่เป็นการ บริหารเวลาของโครงการ การจัดการเวลาของโครงการจำเป็นต้องมีการวางแผน การจัดกำหนดการ การตรวจสอบ และการควบคุมงานตลอดวงจรชีวิตของโครงการ แต่เรากำลังก้าวไปข้างหน้า มาเริ่มกันที่จุดเริ่มต้น

การบริหารเวลาโครงการคืออะไร?

การจัดการเวลาของโครงการคือกระบวนการจัดการโครงการในการวิเคราะห์งานและการพัฒนาไทม์ไลน์เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะทำโครงการให้เสร็จภายในกำหนดเวลาที่กำหนด

มีหกขั้นตอนในการจัดการเวลาของโครงการ:

1. กำหนดกิจกรรม: กำหนดงานทั้งหมดที่จำเป็นในการผลิตผลงานขั้นสุดท้ายของโครงการ
2. กิจกรรมตามลำดับ: ตั้งค่าลำดับของงานและสิ่งที่ส่งมอบ
3. ประมาณการทรัพยากร: ระบุทรัพยากรที่จำเป็น (รวมถึงปริมาณ) เพื่อทำงานให้เสร็จและผลิตผล
4. ระยะเวลาโดยประมาณ: พิจารณาว่าแต่ละงานจะใช้เวลานานเท่าใดจึงจะเสร็จสมบูรณ์ และประเมินระยะเวลาของไทม์ไลน์ของโครงการทั้งหมด
5. พัฒนากำหนดการ: ใช้ข้อมูลข้างต้น สร้างกำหนดการโครงการ
6. กำหนดการควบคุม: พัฒนากลยุทธ์เพื่อลดความเสี่ยงและจัดการกับการเปลี่ยนแปลงกำหนดการของโครงการเมื่อดำเนินการ

ขั้นตอนการจัดการเวลาข้างต้นต้องการข้อมูลจากทีมงานโครงการของคุณ แต่ยังรวมถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและฝ่ายอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับโครงการเพื่อให้ถูกต้องที่สุด แผนการจัดการเวลาของโครงการของคุณไม่คงที่และต้องได้รับการตรวจสอบและแก้ไขตลอดวงจรชีวิตของโครงการ

เหตุใดการบริหารเวลาของโครงการจึงมีความสำคัญ

โครงการกำลังข่มขู่ มีหลายอย่างที่ต้องทำ โดยมักใช้เวลาหรือเงินเพียงเล็กน้อย ไม่มีที่ว่างสำหรับข้อผิดพลาดซึ่งอาจมีค่าใช้จ่ายสูงและใช้เวลานาน ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียชอบความแน่นอน—และถึงแม้คุณจะสัญญาไม่ได้ว่าทุกอย่างจะดำเนินไปเหมือนเครื่องจักร แต่คุณก็สามารถจัดการเวลาให้ดีที่สุดได้อย่างแน่นอน

การจัดการเวลาของโปรเจ็กต์เปิดโอกาสให้คุณแบ่งโปรเจ็กต์ออกเป็นส่วนๆ ที่จัดการได้มากขึ้น เช่น งาน อันที่จริง การจัดการเวลาของโครงการทำงานได้อย่างสมบูรณ์แบบด้วยการจัดการงานและการจัดการทรัพยากรเพื่อให้คุณตามกำหนดเวลา

โดยการกำหนดเวลาให้กับแต่ละงานในโครงการของคุณ คุณสามารถควบคุมไทม์ไลน์ของโครงการและส่งมอบตามกำหนดเวลาได้ ไม่ว่าจะเป็นรายการสิ่งที่ต้องทำหรือซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น คุณสามารถจัดลำดับความสำคัญของงาน ระบุการพึ่งพา และกำหนดหลักเป้าหมายเพื่อช่วยติดตามความคืบหน้า

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสามารถช่วยจัดการส่วนที่เคลื่อนไหวได้ทั้งหมด ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์บนคลาวด์ที่มาพร้อมกับเครื่องมือการจัดการเวลาเพื่อติดตามการทำงานของทีมของคุณในแบบเรียลไทม์ คุณยังได้รับภาพรวมด้วยแดชบอร์ดสดและการรายงานในคลิกเดียว ลองใช้ ProjectManager ฟรีวันนี้!

กลยุทธ์การบริหารเวลา

มีกลยุทธ์มากมายในการจัดการเวลาของโครงการในโครงการ:

• ปฏิบัติตามหกขั้นตอนข้างต้น: นี่เป็นสิ่งสำคัญสำหรับการจัดระเบียบและกำหนดเวลางานของคุณ คุณจำเป็นต้องรู้ว่าคุณใช้เวลาของคุณอย่างไร ซึ่งรวมถึงชั่วโมงการบันทึกสำหรับตัวคุณเองและทีมของคุณ
• ดูว่าแต่ละงานใช้เวลานานเท่าใด: เปรียบเทียบกับเวลาที่คุณประมาณไว้ หากมีความคลาดเคลื่อน ให้ค้นหาสาเหตุและปรับตารางเวลาของคุณ บางทีงานนั้นควรทำเมื่อทีมของคุณยังสดอยู่ ไม่ว่าจะเป็นสิ่งแรกในวันนั้นหรือในสัปดาห์
• มุ่งเน้นที่งานของคุณ: จัดระเบียบรายการงานของคุณ ไม่ว่าคุณจะใช้รายการสิ่งที่ต้องทำง่ายๆ หรือซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ ให้จัดระเบียบงานของคุณตามวันที่ครบกำหนดเพื่อดูว่างานเหล่านั้นต้องเสร็จสิ้นเมื่อใด
• ไม่ว่าคุณจะทำสิ่งใด อย่าทุ่มเทมากเกินไป: บางครั้งคุณควรออกจากงานที่ใช้เวลามากเกินไปและดำเนินการต่อไป มันอาจจะดูขัดกับสัญชาตญาณ แต่นั่นคือสิ่งที่เกี่ยวกับการบริหารเวลาของโครงการ นั่นคือประสิทธิภาพ
• ใช้กฎ 80/20: กฎ 80/20 ระบุว่า 80 เปอร์เซ็นต์ของผลลัพธ์ของคุณมาจาก 20 เปอร์เซ็นต์ของงานของคุณ นั่นหมายความว่าการเรียนรู้ที่จะเพิ่มประสิทธิภาพปริมาณงานของคุณโดยการจัดลำดับความสำคัญของงานและเวลา
• ใช้เครื่องมือการจัดการเวลาของโปรเจ็กต์ที่เหมาะสม: ซอฟต์แวร์การจัดการโปรเจ็กต์สามารถประหยัดเวลาด้วยการปรับปรุงและทำให้งานที่ทำให้คุณสะดุดระหว่างวันเป็นไปโดยอัตโนมัติ

ตัวอย่างเครื่องมือการบริหารเวลาโครงการ

มีเครื่องมือซอฟต์แวร์มากมายที่จัดการเวลาของโครงการ พื้นฐานบางอย่างมีดังนี้:

ตารางเวลา

ใบบันทึกเวลามีความจำเป็น ทีมต้องการรับเงิน และไทม์ชีทจะปรับปรุงกระบวนการจ่ายเงินเดือน ในขณะเดียวกันก็ให้ข้อมูลเชิงลึกแก่ผู้จัดการโครงการว่าทีมของพวกเขาใช้เวลากับงานมากเพียงใด ด้วยการติดตามผลการปฏิบัติงาน ผู้จัดการสามารถดูว่าใครทำงานได้ดีและใครบ้างที่อาจต้องการทรัพยากรเพิ่มเติมเพื่อกลับมาทำงานตามกำหนดเวลา

รายงาน

หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับความคืบหน้าของโครงการและประสิทธิภาพของทีม ให้ใช้การรายงานโครงการ ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการส่วนใหญ่มีรายงานโครงการหลายฉบับ เช่น รายงานสถานะ รายงานตรงเวลาและค่าใช้จ่าย พวกเขาทั้งหมดให้มุมมองที่แตกต่างกันเกี่ยวกับโครงการและเวลาที่ใช้

กำหนดการพื้นฐาน

ในการติดตามความคืบหน้าของคุณอย่างแม่นยำ คุณต้องตั้งค่าพื้นฐาน ข้อมูลพื้นฐานจะรวบรวมแผนกำหนดการของโครงการ ดังนั้นคุณจึงสามารถเปรียบเทียบแผนกับความคืบหน้าที่แท้จริงของคุณได้ ซอฟต์แวร์บนระบบคลาวด์ให้ข้อมูลการติดตามเวลาแบบสดและช่วยให้คุณดูว่าโครงการกำลังดำเนินการนอกลู่ทางหรือไม่

ข้อมูลประวัติศาสตร์

คุณต้องมีการประมาณเวลาที่แม่นยำเพื่อให้อยู่ในเส้นทางที่ถูกต้อง วิธีหนึ่งที่ดีที่สุดในการวิจัยเรื่องนี้คือการเปรียบเทียบโครงการของคุณกับโครงการที่คล้ายคลึงกันในอดีต การใช้ข้อมูลในอดีตนั้นจะทำให้คุณเห็นภาพได้ชัดเจนขึ้นว่าจะใช้เวลาเท่าไรที่คุณคาดหวังได้

เคล็ดลับการบริหารเวลา

อย่างแรก ให้จดรายการสิ่งที่ต้องทำ ดูเหมือนเป็นขั้นตอนที่ชัดเจนในการจัดการเวลาของโครงการ แต่คุณจะต้องแปลกใจว่ามีคนจำนวนกี่คนที่ไม่ได้ตั้งใจทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น การเก็บงานของคุณบนเศษกระดาษหรือทำให้หน้าจอของคุณเกลื่อนด้วย Post-Its เป็นวิธีที่แน่นอนในการพลาดงานสำคัญ

ต่อไป คุณจะต้องจัดการสิ่งรบกวนสมาธิ สิ่งนี้กลายเป็นปัญหาใหญ่ เนื่องจากพนักงานจำนวนมากทำงานจากทางไกลหรือจากที่บ้าน หากคุณมีพื้นที่ว่าง ให้ตั้งโฮมออฟฟิศในส่วนที่เป็นส่วนตัวของพื้นที่อยู่อาศัยของคุณ

สุดท้าย สร้างกำหนดการสำหรับตัวคุณเอง ไม่ว่าคุณจะทำงานจากที่บ้านหรือในสำนักงาน การบล็อกเวลาเป็นการป้องกันที่ดีที่สุดในตารางเวลาของคุณ งานจัดกำหนดการในโปรเจ็กต์คือมาโคร และการจัดกำหนดการงานของคุณเป็นแบบไมโคร พวกเขาร่วมกันผูกปมแน่นตลอดเวลาและบีบออกให้ได้มากที่สุด ทำทั้งหมดนั้นและคุณกำลังจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพและพัฒนาทักษะการจัดการเวลาของคุณ

ProjectManager ช่วยจัดการเวลาของ Project ได้อย่างไร

มีซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่สามารถทำได้ทั้งหมดหรือไม่? ใช่. ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์บนคลาวด์ที่ส่งข้อมูลตามเวลาจริงเพื่อติดตามเวลาที่ใช้ไป ให้คุณติดตามความคืบหน้าในขณะที่มันเกิดขึ้น แต่นั่นเป็นเพียงจุดเริ่มต้นของสิ่งที่ ProjectManager สามารถทำได้เพื่อช่วยให้คุณติดตามและจัดการเวลาของโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ

สร้างแผนตั้งแต่ต้นจนจบบนแผนภูมิแกนต์

จัดระเบียบงานของคุณบนแผนภูมิแกนต์ออนไลน์ของ ProjectManager ไม่เพียงแต่สามารถเชื่อมโยงการพึ่งพาและกำหนดเหตุการณ์สำคัญเท่านั้น แต่คุณยังสามารถกรองเส้นทางที่สำคัญในโครงการของคุณได้อีกด้วย เมื่อคุณมีไทม์ไลน์แล้ว ให้ตั้งค่าพื้นฐานและแผนกำหนดการของคุณจะถูกล็อค ตอนนี้ ในขณะที่คุณรวบรวมข้อมูลแบบเรียลไทม์เกี่ยวกับความคืบหน้าของคุณ มันสามารถเปรียบเทียบกับข้อมูลพื้นฐานของคุณได้ รู้ทันทีว่าคุณกำลังออกนอกตารางงานและกลับมาอยู่ในเส้นทางเดิมก่อนที่จะกลายเป็นปัญหาใหญ่

ติดตามเวลาบน Timesheets ที่แข็งแกร่ง

จัดการงบประมาณและเวลาของคุณอย่างแม่นยำด้วยคุณสมบัติแผ่นเวลาที่ปลอดภัยของ ProjectManager ประหยัดเวลาในการตั้งค่าไทม์ชีท ซึ่งสามารถเติมหรือคัดลอกงานของสัปดาห์ที่แล้วโดยอัตโนมัติ หากทีมของคุณทำงานเดียวกัน ขณะที่ทีมทำงานที่ได้รับมอบหมาย ผู้จัดการจะได้รับความโปร่งใสในความคืบหน้าเพื่อให้แน่ใจว่าเป็นไปตามกำหนดเวลา เมื่อสมาชิกในทีมส่งไทม์ชีท ไทม์ชีทจะถูกล็อกและรักษาความปลอดภัย ติดตามเวลา รับการประมาณการที่แม่นยำยิ่งขึ้น และจัดการต้นทุนแรงงานในคุณสมบัติเดียว

จัดการทรัพยากรของทีมอย่างง่ายดาย

ทีมไม่สามารถผลิตผลงานได้หากมีงานมากเกินไป ความสมดุลของภาระงานทำให้โปรเจ็กต์ดำเนินไปในคลิปที่เหมาะสมและประหยัดเวลา ใช้ฟีเจอร์การจัดการทรัพยากรของ ProjectManager เช่น แผนภูมิปริมาณงานที่มีรหัสสี เพื่อดูการจัดสรรงานของทีม หากมีคนมอบหมายงานมากเกินไป คุณสามารถจัดสรรงานของพวกเขาใหม่ได้จากแผนผังและทำให้โครงการดำเนินไปอย่างราบรื่น

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์ที่ได้รับรางวัลซึ่งใช้โดยทีมงานหลายหมื่นทีมเพื่อจัดการเวลาของโครงการและทำงานอย่างมีประสิทธิผลมากขึ้น ดูว่าเหตุใดองค์กรต่างๆ ที่หลากหลายเช่น NASA ถึง Bank of America และ Ralph Lauren ใช้ซอฟต์แวร์ของเราเพื่อให้ทันตามกำหนดเวลา ลองใช้ ProjectManager วันนี้ฟรี