10 dicas para a equipe de vendas sobre como manter sua comunicação segura

O trabalho remoto pode ser muito confortável para os funcionários, mas também pode representar um risco de graves violações de segurança. Os funcionários às vezes usam seus próprios computadores e várias conexões Wi-Fi não seguras sem considerar nenhuma medida de segurança. É por isso que é tão importante para a empresa garantir que todos os dados permaneçam seguros e protegidos.

É também nisso que este artigo se concentrará. Abaixo, há dez dicas para uma equipe de vendas manter a comunicação segura, incluindo o uso de serviços de fax online, monitoramento de golpes de phishing, educação dos funcionários sobre segurança online, compra de software antivírus para todos os funcionários remotos e muito mais.

E embora todos pareçam óbvios, muitas empresas ainda não conseguem implementá-los ao criar sua estratégia de segurança cibernética.

Serviços de fax on-line

Embora o envio de fax não seja uma opção favorável para a troca de arquivos, é uma das formas mais seguras de comunicação entre as equipes de vendas. Ao utilizar os serviços fiáveis ​​gratuitos ou pagos do efax, as empresas podem enviar faxes sem a necessidade de qualquer máquina de fax. Além disso, esses serviços usam a mais nova tecnologia para garantir segurança e confiabilidade ao enviar arquivos contendo informações confidenciais da empresa. Para começar a enviar faxes online, basta baixar um aplicativo ou um software designado. Esses aplicativos estão disponíveis em todos os dispositivos populares, proporcionando às empresas uma conveniência que muitas outras opções não podem igualar.

Monitorar golpes de phishing

Os golpes de phishing são uma das formas mais comuns de expor qualquer dado da empresa. Eles são usados ​​para enganar os funcionários para que forneçam suas senhas, dados bancários ou outras informações privadas. De acordo com vários estudos, o e-mail de phishing médio é aberto cinco vezes antes de ser excluído. Além disso, outra pesquisa revelou que 70% de todos os funcionários que receberam e-mails de phishing clicaram nos links. Isso significa que todos os funcionários devem ser instruídos sobre golpes de phishing e como evitá-los.

Educando os funcionários sobre segurança online

Todos os funcionários devem estar cientes da política de segurança online da empresa. Eles precisam saber que tipo de informações pessoais podem compartilhar online e como se comunicar de forma segura com seus colegas. Algumas empresas usam o Business Email Compromise (BEC) para educar seus funcionários sobre como os golpistas funcionam.

O treinamento de trabalhadores remotos também é uma ótima maneira de educar os funcionários sobre violações de segurança. É possível criar um programa de treinamento online e, em seguida, treinar os funcionários enviando-lhes o link do curso e fazendo com que eles o concluam em seu próprio tempo e horário.

Compra de software antivírus para todos os funcionários remotos

A maioria dos softwares antivírus hoje em dia vem com uma versão gratuita que pode ser usada para funcionários remotos. Isso pode ser usado para proteger todos os funcionários de qualquer empresa contra vírus, spyware e malware. Como resultado, isso reduzirá as chances de violações de segurança e tornará qualquer negócio mais eficiente.

Restringindo o acesso a informações confidenciais

Se uma equipe de vendas estiver trabalhando remotamente, é vital garantir que eles não tenham acesso a informações confidenciais por meio de aplicativos ou redes de mídia social. Por exemplo, o Salesforce restringe o acesso a contêineres de armazenamento, a menos que alguém tenha as permissões apropriadas ou esteja conectado como usuário com permissões administrativas.

Não usar redes Wi-Fi não seguras

Ao usar redes Wi-Fi públicas, nosso dispositivo fica vulnerável a muitos ataques. É por isso que é muito importante evitar conexões Wi-Fi inseguras sempre que possível e nunca compartilhar informações confidenciais em redes públicas. Sempre que alguém se conectar à Internet pública, deve fazê-lo por meio de uma VPN para poder trocar arquivos e documentos com segurança enquanto trabalha remotamente.

Usando VPN

As Redes Privadas Virtuais (VPNs) são uma das melhores maneiras de garantir que os dados estejam sempre seguros ao trabalhar remotamente. Eles fornecem uma conexão segura entre o computador e um servidor VPN, o que significa que todos os dados passarão por um túnel criptografado antes de chegar ao seu destino. Funciona como um túnel criptografado entre um dispositivo e um servidor VPN em outro país. Dessa forma, os hackers não poderão (ou acharão extremamente difícil) roubar informações pessoais enquanto usam redes Wi-Fi não seguras.

Outra grande vantagem de usar uma VPN é que ela é relativamente barata e há uma lista das melhores VPNs com vários planos de negócios disponíveis. Tudo isso faz de uma VPN uma das melhores soluções que uma empresa pode considerar para manter sua comunicação segura.

Usando autenticação de dois fatores

A autenticação de dois fatores (2FA) é um método de segurança essencial que toda empresa deve usar ao gerenciar seus funcionários remotamente. Requer uma senha e um código especial que é gerado por um aplicativo autenticador como o Google Authenticator ou Authy. Ao usar o 2FA, pode-se garantir que apenas seus funcionários possam acessar as contas da empresa e não um fraudador se passando por um deles.

Usando um software seguro de reunião virtual

Uma das maneiras mais seguras de realizar uma reunião virtual é usando um software de reunião virtual seguro. Isso permite que os funcionários conversem com outros participantes em tempo real. A melhor parte é que é possível manter os logs de bate-papo criptografados e excluí-los após o término da reunião. Além disso, há vários softwares de reunião virtual seguros disponíveis para que os empregadores possam experimentá-los e ver qual é o melhor para sua equipe. No entanto, como regra geral, é sempre melhor usar apenas os programas mais renomados, como Microsoft Teams, Skype ou Zoom. Com uma infinidade de opções, nenhuma empresa deve achar difícil encontrar algo para si.

Conclusão

Ser um funcionário remoto não significa que alguém tenha que sacrificar sua segurança. Na verdade, é possível manter os dados completamente seguros usando as dicas e ferramentas mencionadas acima, certificando-se de que seus funcionários saibam como evitar golpes de phishing, educando-os sobre segurança online, comprando software antivírus para todos os funcionários remotos, restringindo o acesso a informações, sempre criptografando dados confidenciais, não usando redes Wi-Fi não seguras, configurando uma VPN para seus funcionários remotos ou usando 2FA para todas as contas de funcionários remotos.

Dessa forma, os empregadores podem garantir que suas equipes de vendas possam criar um ambiente de trabalho seguro e garantir que os dados da empresa estejam sempre protegidos!

biografia do autor

Paul Pleasant é consultor freelancer de segurança cibernética e especialista em TI. Ele trabalhou com várias empresas estabelecidas e ajudou muitas empresas a melhorar suas defesas online. Em seu tempo livre, ele adora observar pássaros, pintar e esgrimar.