10 consejos para el equipo de ventas sobre cómo mantener su comunicación segura

El trabajo a distancia puede resultar muy cómodo para los empleados, pero también puede suponer un riesgo de graves infracciones de seguridad. Los empleados a veces usan sus propias computadoras y varias conexiones Wi-Fi no seguras sin considerar ninguna medida de seguridad. Por eso es tan importante para la empresa garantizar que todos los datos permanezcan seguros y protegidos.

En eso también se centrará este artículo. A continuación, hay diez consejos para que un equipo de ventas mantenga la comunicación segura, incluido el uso de servicios de fax en línea, el monitoreo de estafas de phishing, la educación de los empleados sobre la seguridad en línea, la compra de software antivirus para todos los empleados remotos y muchos más.

Y aunque todos parecen obvios, muchas empresas aún no los implementan al crear su estrategia de ciberseguridad.

Servicios de fax en línea

Aunque el envío de faxes no es una opción favorable para el intercambio de archivos, es una de las formas más seguras para que los equipos de ventas se comuniquen. Mediante el uso de servicios confiables gratuitos o de pago de efax, las empresas pueden enviar faxes sin necesidad de máquinas de fax. Además, dichos servicios utilizan la última tecnología para garantizar la seguridad y la confiabilidad al enviar archivos que contienen información confidencial de la empresa. Todo lo que se necesita para comenzar a enviar faxes en línea es descargar una aplicación o un software designado. Estas aplicaciones están disponibles en todos los dispositivos populares, lo que brinda a las empresas una comodidad que muchas otras opciones no pueden igualar.

Supervise las estafas de phishing

Las estafas de phishing son una de las formas más comunes de exponer los datos de cualquier empresa. Se utilizan para engañar a los empleados para que den sus contraseñas, datos bancarios u otra información privada. Según varios estudios, el correo electrónico de phishing promedio se abre cinco veces antes de ser eliminado. Además, otra investigación reveló que el 70% de todos los empleados que recibieron correos electrónicos de phishing hicieron clic en los enlaces. Esto significa que todos los empleados deben recibir información sobre las estafas de phishing y cómo evitarlas.

Educar a los empleados sobre la seguridad en línea

Todos los empleados deben conocer la política de seguridad en línea de la empresa. Necesitan saber qué tipo de información personal pueden compartir en línea y cómo comunicarse de forma segura con sus colegas. Algunas empresas utilizan Business Email Compromise (BEC) para educar a sus empleados sobre cómo funcionan los estafadores.

La capacitación de trabajadores remotos también es una excelente manera de educar a los empleados sobre las brechas de seguridad. Es posible crear un programa de capacitación en línea y luego capacitar a los empleados enviándoles el enlace al curso y haciendo que lo completen en su propio tiempo y horario.

Compra de software antivirus para todos los empleados remotos

La mayoría del software antivirus hoy en día viene con una versión gratuita que se puede usar para empleados remotos. Esto se puede utilizar para proteger a todos los empleados de cualquier empresa de virus, spyware y malware. Como resultado, esto reducirá las posibilidades de violaciones de seguridad y hará que cualquier negocio sea más eficiente.

Restricción del acceso a información confidencial

Si un equipo de ventas trabaja de forma remota, es vital asegurarse de que no tengan acceso a información confidencial a través de aplicaciones o redes sociales. Por ejemplo, Salesforce restringe el acceso a los contenedores de almacenamiento a menos que alguien tenga los permisos adecuados o haya iniciado sesión como usuario con permisos administrativos.

No usar redes Wi-Fi no seguras

Al utilizar redes Wi-Fi públicas, nuestro dispositivo es vulnerable a muchos ataques. Por eso es muy importante evitar las conexiones Wi-Fi no seguras siempre que sea posible y nunca compartir información confidencial en redes públicas. Cada vez que alguien se conecta a la Internet pública, debe hacerlo a través de una VPN para poder intercambiar archivos y documentos de forma segura mientras trabaja de forma remota.

Usando VPN

Las redes privadas virtuales (VPN) son una de las mejores formas de asegurarse de que los datos estén siempre seguros mientras se trabaja de forma remota. Proporcionan una conexión segura entre la computadora de uno y un servidor VPN, lo que significa que todos los datos pasarán por un túnel encriptado antes de llegar a su destino. Funciona como un túnel encriptado entre un dispositivo y un servidor VPN en otro país. De esta forma, los piratas informáticos no podrán (o les resultará extremadamente difícil) robar información personal mientras usan redes Wi-Fi no seguras.

Otra gran ventaja de usar una VPN es que es relativamente barata y hay una lista de las mejores VPN con varios planes comerciales disponibles. Todo eso hace que una VPN sea una de las mejores soluciones que una empresa puede considerar para mantener seguras sus comunicaciones.

Uso de la autenticación de dos factores

La autenticación de dos factores (2FA) es un método de seguridad esencial que toda empresa debe usar al administrar a sus empleados de forma remota. Requiere tanto una contraseña como un código especial generado por una aplicación de autenticación como Google Authenticator o Authy. Al usar 2FA, uno puede asegurarse de que solo sus empleados puedan acceder a las cuentas de la empresa y no un estafador que se hace pasar por uno de ellos.

Uso de un software de reunión virtual segura

Una de las formas más seguras de realizar una reunión virtual es mediante el uso de un software de reunión virtual seguro. Esto permite a los empleados chatear con otros participantes en tiempo real. La mejor parte es que es posible mantener los registros de chat encriptados y eliminarlos una vez que finaliza la reunión. Además, existen múltiples software de reuniones virtuales seguras para que los empleadores puedan probarlos y ver cuál es mejor para su equipo. Sin embargo, como regla general, siempre es mejor usar solo los programas más reconocidos, como Microsoft Teams, Skype o Zoom. Con una plétora de opciones, ninguna empresa debería tener dificultades para encontrar algo por sí misma.

Conclusión

Ser un empleado remoto no significa que alguien tenga que sacrificar su seguridad. De hecho, es posible mantener los datos completamente seguros usando los consejos y herramientas mencionados anteriormente, asegurándose de que sus empleados sepan cómo evitar estafas de phishing, educándolos sobre seguridad en línea, comprando software antivirus para todos los empleados remotos, restringiendo el acceso a información confidencial información, encriptando siempre los datos confidenciales, no usando redes Wi-Fi no seguras, configurando una VPN para sus empleados remotos o usando 2FA para las cuentas de todos los empleados remotos.

De esta manera, los empleadores pueden asegurarse de que sus equipos de ventas puedan crear un entorno de trabajo seguro y garantizar que los datos de la empresa estén siempre protegidos.

Biografía del autor

Paul Pleasant es asesor independiente de ciberseguridad y especialista en TI. Ha trabajado con varias empresas establecidas y ayudó a muchas empresas a mejorar sus defensas en línea. En su tiempo libre, le encanta observar pájaros, pintar y practicar esgrima.