10 wskazówek dla zespołu sprzedaży, jak zapewnić bezpieczną komunikację

Praca zdalna może być dla pracowników bardzo wygodna, ale może też stwarzać ryzyko poważnych naruszeń bezpieczeństwa. Pracownicy czasami korzystają z własnych komputerów i różnych niezabezpieczonych połączeń Wi-Fi, nie biorąc pod uwagę żadnych środków bezpieczeństwa. Dlatego tak ważne jest dla firmy, aby wszystkie dane pozostały bezpieczne.

Na tym również skupi się ten artykuł. Poniżej znajduje się dziesięć wskazówek dla zespołu sprzedaży, jak dbać o bezpieczeństwo komunikacji, w tym korzystanie z usług faksu online, monitorowanie oszustw związanych z wyłudzaniem informacji, edukowanie pracowników w zakresie bezpieczeństwa online, kupowanie oprogramowania antywirusowego dla wszystkich pracowników zdalnych i wiele innych.

I choć wszystkie wydają się oczywiste, wiele firm wciąż nie wdraża ich podczas tworzenia strategii cyberbezpieczeństwa.

Usługi faksu online

Chociaż wysyłanie faksów nie jest korzystną opcją wymiany plików, jest to jeden z najbezpieczniejszych sposobów komunikacji zespołów sprzedaży. Korzystając z niezawodnych bezpłatnych lub płatnych usług efax, firmy mogą wysyłać faksy bez konieczności korzystania z faksów. Co więcej, takie usługi wykorzystują najnowszą technologię, aby zapewnić bezpieczeństwo i niezawodność podczas przesyłania plików zawierających poufne informacje firmowe. Aby rozpocząć faksowanie online, wystarczy pobrać aplikację lub wyznaczone oprogramowanie. Takie aplikacje są dostępne na wszystkich popularnych urządzeniach, zapewniając firmom wygodę, której nie może dorównać wiele innych opcji.

Monitoruj oszustwa phishingowe

Oszustwa związane z wyłudzaniem informacji to jeden z najczęstszych sposobów ujawnienia danych firmy. Służą do nakłaniania pracowników do podania haseł, danych bankowych lub innych prywatnych informacji. Według różnych badań, przeciętna wiadomość phishingowa jest otwierana pięć razy, zanim zostanie usunięta. Ponadto inne badania wykazały, że 70% wszystkich pracowników, którzy otrzymali wiadomości phishingowe, kliknęło odsyłacze. Oznacza to, że każdy pracownik powinien zostać przeszkolony w zakresie oszustw phishingowych i sposobów ich unikania.

Edukowanie pracowników w zakresie bezpieczeństwa online

Każdy pracownik powinien zostać poinformowany o polityce bezpieczeństwa firmy w Internecie. Muszą wiedzieć, jakie dane osobowe mogą udostępniać w Internecie i jak bezpiecznie komunikować się ze współpracownikami. Niektóre firmy korzystają z rozwiązania Business Email Compromise (BEC), aby edukować swoich pracowników, jak działają oszuści.

Szkolenie pracowników zdalnych to także świetny sposób na edukowanie pracowników w zakresie naruszeń bezpieczeństwa. Możliwe jest stworzenie programu szkoleniowego online, a następnie przeszkolenie pracowników poprzez przesłanie im linku do kursu i zlecenie jego ukończenia we własnym czasie i harmonogramie.

Kupowanie oprogramowania antywirusowego dla wszystkich zdalnych pracowników

Większość programów antywirusowych jest obecnie dostarczana z darmową wersją, z której mogą korzystać pracownicy zdalni. Może to służyć do ochrony wszystkich pracowników dowolnej firmy przed wirusami, oprogramowaniem szpiegującym i złośliwym oprogramowaniem. W rezultacie zmniejszy to ryzyko naruszeń bezpieczeństwa i sprawi, że każda firma będzie bardziej wydajna.

Ograniczanie dostępu do informacji wrażliwych

Jeśli zespół sprzedaży pracuje zdalnie, ważne jest, aby upewnić się, że nie ma dostępu do poufnych informacji za pośrednictwem aplikacji lub jakichkolwiek sieci społecznościowych. Na przykład Salesforce ogranicza dostęp do kontenerów pamięci masowej, chyba że ktoś ma odpowiednie uprawnienia lub jest zalogowany jako użytkownik z uprawnieniami administracyjnymi.

Niekorzystanie z niezabezpieczonych sieci Wi-Fi

Podczas korzystania z publicznych sieci Wi-Fi nasze urządzenie jest podatne na wiele ataków. Dlatego bardzo ważne jest, aby w miarę możliwości unikać niezabezpieczonych połączeń Wi-Fi i nigdy nie udostępniać żadnych poufnych informacji w sieciach publicznych. Za każdym razem, gdy ktoś łączy się z publicznym Internetem, powinien to robić przez VPN, aby móc bezpiecznie wymieniać pliki i dokumenty podczas pracy zdalnej.

Korzystanie z VPN

Wirtualne sieci prywatne (VPN) to jeden z najlepszych sposobów na zapewnienie bezpieczeństwa danych podczas pracy zdalnej. Zapewniają bezpieczne połączenie między komputerem a serwerem VPN, co oznacza, że ​​wszystkie dane przed dotarciem do miejsca przeznaczenia przejdą przez zaszyfrowany tunel. Działa jak zaszyfrowany tunel między urządzeniem a serwerem VPN w innym kraju. W ten sposób hakerzy nie będą w stanie (lub będzie im bardzo trudno) ukraść dane osobowe podczas korzystania z niezabezpieczonych sieci Wi-Fi.

Kolejną świetną rzeczą w korzystaniu z VPN jest to, że jest stosunkowo tania i istnieje lista najlepszych VPN z różnymi dostępnymi planami biznesowymi. Wszystko to sprawia, że ​​VPN jest jednym z najlepszych rozwiązań, jakie firma może rozważyć, aby zapewnić bezpieczną komunikację.

Korzystanie z uwierzytelniania dwuskładnikowego

Uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA) to niezbędna metoda bezpieczeństwa, którą każda firma powinna stosować podczas zdalnego zarządzania pracownikami. Wymaga zarówno hasła, jak i specjalnego kodu, który jest generowany przez aplikację uwierzytelniającą, taką jak Google Authenticator lub Authy. Korzystając z 2FA, można mieć pewność, że tylko ich pracownicy mają dostęp do kont firmy, a nie oszust podszywający się pod jednego z nich.

Korzystanie z bezpiecznego oprogramowania do wirtualnych spotkań

Jednym z najbezpieczniejszych sposobów organizowania wirtualnego spotkania jest korzystanie z bezpiecznego oprogramowania do wirtualnych spotkań. Dzięki temu pracownicy mogą rozmawiać z innymi uczestnikami w czasie rzeczywistym. Najlepsze jest to, że można przechowywać logi czatu w postaci zaszyfrowanej i usuwać je po zakończeniu spotkania. Co więcej, istnieje wiele bezpiecznych programów do wirtualnych spotkań, dzięki czemu pracodawcy mogą je wypróbować i sprawdzić, które z nich jest lepsze dla ich zespołu. Jednak z reguły najlepiej jest używać tylko najbardziej renomowanych programów, takich jak Microsoft Teams, Skype czy Zoom. Przy tak wielu możliwościach żadna firma nie powinna mieć trudności ze znalezieniem czegoś dla siebie.

Wniosek

Bycie zdalnym pracownikiem nie oznacza, że ​​ktoś musi poświęcać swoje bezpieczeństwo. W rzeczywistości możliwe jest zapewnienie pełnego bezpieczeństwa danych, korzystając z wyżej wymienionych wskazówek i narzędzi, upewniając się, że ich pracownicy wiedzą, jak unikać oszustw phishingowych, edukując ich w zakresie bezpieczeństwa online, kupując oprogramowanie antywirusowe dla wszystkich zdalnych pracowników, ograniczając dostęp do wrażliwych informacje, zawsze szyfrując poufne dane, nie używając niezabezpieczonych sieci Wi-Fi, konfigurując VPN dla zdalnych pracowników lub używając 2FA dla wszystkich zdalnych kont pracowników.

W ten sposób pracodawcy mogą zapewnić swoim zespołom sprzedaży możliwość stworzenia bezpiecznego środowiska pracy i zapewnienia, że ​​dane firmy będą zawsze chronione!

Biografia autora

Paul Pleasant jest niezależnym doradcą ds. cyberbezpieczeństwa i specjalistą IT. Współpracował z kilkoma uznanymi firmami i pomógł wielu firmom poprawić ich ochronę online. W wolnym czasie uwielbia oglądać ptaki, malować i szermierkę.