Dostarczanie wiadomości e-mail: dlaczego wiadomości e-mail trafiają do spamu i co z tym zrobić

Tak wiele wysiłku wkłada się w stworzenie idealnego e-maila dla Twoich klientów lub osób wspierających.

Ale wtedy ktoś mówi Ci, że nie otrzymał Twojego e-maila. Sprawdzasz swoje raporty e-mail i widzisz, że tylko 2 na 5 osób otworzyło Twój e-mail. Możesz zadać sobie pytanie: „Czy mój e-mail został oznaczony jako spam?” Chociaż może to nie być prawdą za każdym razem, z pewnością jest to możliwe. To jest dostarczalność wiadomości e-mail.

W tym artykule pokażę Ci, dlaczego dostarczalność wiadomości e-mail ma tak duże znaczenie i jak możesz zapobiec przedostawaniu się wiadomości e-mail do spamu.

Jeśli jesteś klientem Constant Contact, masz szczęście! Dokładamy wszelkich starań, aby Twoje e-maile dotarły tam, gdzie powinny — do skrzynki odbiorczej subskrybentów, a nie do folderu ze spamem.
Nadal nie korzystasz z e-mail marketingu? Wypróbuj Constant Contact ZA DARMO!

Dlaczego dostarczalność wiadomości e-mail ma znaczenie

Większość ludzi nie myśli o dostarczalności, dopóki nie mają poważnego problemu z reputacją nadawcy — na przykład gdy setki, a w niektórych przypadkach tysiące e-maili nie docierają do klientów. Tylko dlatego, że wiadomość e-mail się nie odbija, nie oznacza, że ​​została dostarczona.

W rzeczywistości, według raportu Validity's Email Deliverability Benchmark Report, aż 17% e-maili nie dotarło do skrzynki odbiorczej .

Jeśli korzystasz z marketingu e-mailowego w swojej małej firmie, wiesz, jak ważne jest upewnienie się, że e-maile marketingowe trafiają do skrzynek odbiorczych klientów. Gdy Twoja komunikacja nie dotrze do klientów, możesz stracić potencjalne przychody, a także zaszkodzić swojej reputacji.

Rozważ to: jeśli masz 1000 kontaktów na swojej liście, ale tylko 83% Twoich e-maili jest dostarczanych, to 170 kontaktów nawet nie otrzymało Twojego e-maila. Wiele z tych kontaktów mogło nie oczekiwać wiadomości, więc nie wiedzą, że tracą. Nawet jeśli zdają sobie sprawę, mogą nie sprawdzić, co się stało. Mogą po prostu przestać robić z tobą interesy, zwłaszcza jeśli zdarza się to wielokrotnie.

Chociaż wpływ jest unikalny dla każdej firmy lub organizacji, poświęć chwilę, aby zadać sobie pytanie: Co oznacza dla mnie utrata ponad 17% mojej listy mailingowej?

Wyjaśnienie możliwości dostarczenia wiadomości e-mail

Mówiąc najprościej, dostarczalność wiadomości e-mail mierzy odsetek pomyślnie dostarczonych wiadomości e-mail do skrzynek odbiorczych klientów. Różni się nieco od szybkości dostarczania wiadomości e-mail, ponieważ ta ostatnia sprawdza, czy wiadomość została odesłana, ale nie potwierdza, że ​​faktycznie dotarła do skrzynki odbiorczej lub folderu śmieci. Dostarczalność wiadomości e-mail jest lepszą miarą sukcesu, ponieważ sprawdza, czy wiadomość dotarła do skrzynki odbiorczej klienta, czy nie. E-maile, które docierają do skrzynki odbiorczej, mają większą szansę na otwarcie.

Błędy w dostarczaniu wiadomości e-mail zdarzają się, gdy wiadomość e-mail ląduje w folderze śmieci/spamu klienta lub została zablokowana przez dostawcę usług internetowych (ISP).

Dlaczego mój e-mail trafia do spamu?

Nie ma jednej prostej odpowiedzi dla wszystkich, która wyjaśniałaby, dlaczego wiadomości e-mail trafiają do folderu ze spamem, ale niektóre z najczęstszych powodów, dla których wiadomości e-mail trafiają do spamu, to:

• Wysyłanie do kogoś wiadomości e-mail przed odebraniem wyraźnej zgody
• Twój adres IP był w przeszłości używany do spamowania
• Wcześniejsi odbiorcy Twoich e-maili zgłosili je jako spam
• Twoje e-maile są otwierane przez małą liczbę osób, przez co wydają się nieistotne i spamerskie dla klientów poczty e-mail
• Używasz słów wyzwalających spam, które sprawiają, że wyglądasz jak spam w skrzynce odbiorczej
• Minęło dużo czasu, odkąd wyczyściłeś i uporządkowałeś swoją listę e-mailową

Jak poprawić dostarczalność wiadomości e-mail i unikać spamu?

Istnieją kroki, które możesz podjąć, aby ograniczyć liczbę wiadomości e-mail wysyłanych do spamu i zapewnić dostarczanie biuletynów lub ogłoszeń.

Oto trzy czynniki, które pomagają Twoim e-mailom trafiać we właściwe miejsce:

1. Reputacja marki

Jako właściciel firmy wiesz, że Twoja reputacja ma znaczenie; to, co ludzie myślą o Twojej firmie, jest ważne. Tak samo jest z dostarczalnością wiadomości e-mail. Im lepsza reputacja Twojego nadawcy, tym więcej e-maili trafia do skrzynek odbiorczych Twoich klientów. Reputację Twojej poczty e-mail mierzy się jakością Twojej listy mailingowej i stopniem przestrzegania najlepszych praktyk w zakresie marketingu e-mailowego.

Zapytaj siebie:

• Czy otrzymałeś zgodę klienta przed wysłaniem mu e-maila?
• Czy unikasz słów i fraz będących spamem?
• Czy wysyłasz treści, które klienci chcą i uważają za istotne?

Te pytania mogą wydawać się dość podstawowe, ale są niezwykle ważne, jeśli chodzi o budowanie dobrej reputacji poczty e-mail.

Zwróć szczególną uwagę na dane dotyczące e-mail marketingu — odbicia, otwarć i współczynniki klikalności — aby śledzić swoje zaangażowanie. W razie potrzeby dokonaj korekt. Pamiętaj też, aby nie wysyłać zbyt wielu wiadomości e-mail, ponieważ nadawcy o dużej liczbie wiadomości często wywołują czerwoną flagę u dostawcy usług internetowych (ISP), zwłaszcza gdy wolumeny są niespójne.

Te kroki pomogą Ci uniknąć dostania się na listę blokowania usługodawcy internetowego. Wylądowanie na liście zablokowanych oznacza, że ​​zostałeś oznaczony jako spamer, któremu można zablokować możliwość wysyłania kolejnych e-maili. Dobra reputacja poczty e-mail pomaga dostawcy usług internetowych w usuwaniu Twojego adresu IP z listy.

2. Dobra infrastruktura

Infrastruktura dostarczania wiadomości e-mail to oprogramowanie i sprzęt używany do wysyłania wiadomości e-mail do klientów. Konfigurowanie i utrzymywanie własnej infrastruktury do masowego e-mail marketingu może być męczące i skomplikowane, nie wspominając o kosztach, zwłaszcza dla małej firmy.

Istnieje również przypadek ustalenia, którego adresu IP użyć. Dedykowane adresy IP mogą być używane wyłącznie w kampaniach e-mailowych i kampaniach wrażliwych na czas. Zapewniają one bezpośrednie połączenie z dostawcą usług internetowych, który z kolei dostarcza wiadomości e-mail do klientów z szybkością błyskawicy. Lub, jeśli wyślesz mniej niż 300 000 e-maili na kampanię, możesz wybrać wspólny adres IP.

Brzmi trochę skomplikowanie? Na szczęście nie musisz się zbytnio martwić o infrastrukturę — ​​o ile korzystasz z odpowiedniego dostawcy marketingu e-mailowego. Kiedy wysyłasz wiadomość e-mail za pośrednictwem stałego kontaktu, twoje wiadomości e-mail są wysyłane przez nasze serwery pocztowe i dlatego będą powiązane z naszym adresem IP. Ciężko pracujemy, aby chronić naszą reputację IP i aktywnie monitorujemy konta, aby zapobiegać spamowaniu. Zbudowaliśmy również relacje z wieloma dostawcami usług internetowych, dzięki czemu możemy szybko działać w celu rozwiązania problemów z reputacją, jeśli się pojawią.

3. Uwierzytelnianie nadawcy

Uwierzytelnianie poczty e-mail pozwala Twojej firmie wziąć odpowiedzialność za wysyłane wiadomości e-mail i zapewnia, że ​​klient może potwierdzić, że e-mail przyszedł do Twojej firmy.

Oszustwa, takie jak phishing i spoofing — polegające na sfałszowaniu nadawcy wiadomości e-mail — stają się znacznie łatwiejsze do wykrycia po uwierzytelnieniu nadawcy wiadomości e-mail. Uwierzytelnianie zapewnia również sprawdzoną tożsamość, z którą mogą być powiązane dane dotyczące reputacji wysyłanych wiadomości e-mail. Klienci mogą być pewni, że wiadomość e-mail dostarczona do ich skrzynek odbiorczych jest wiarygodna.

Po uwierzytelnieniu klienty poczty e-mail, takie jak Gmail, Outlook i inne, mogą korzystać z danych reputacji online nadawcy, aby decydować, co zrobić z pocztą przychodzącą:

• BLOKUJ: wiadomości, których uwierzytelnienie nie powiodło się (oszustwo, phishing, oszustwa).
• ZEZWALAJ: poczta od znanych dobrych nadawców, którzy przechodzą uwierzytelnianie.
• Wyślij do folderu spam : nieznana i niezaufana wiadomość e-mail.

Istnieją trzy główne metody uwierzytelniania, które każda firma musi wdrożyć samodzielnie, chyba że korzysta z narzędzia do e-mail marketingu, takiego jak Constant Contact

1. Struktura zasad nadawcy (rekord SPF): uwierzytelnia, którzy mogą wysyłać pocztę w imieniu domeny znalezionej w adresie ścieżki zwrotnej (domena znaleziona w nagłówkach używanych przez serwery poczty do odrzuceń).
2. DomainKeys Identified Mail (Uwierzytelnianie DKIM): Opracowany częściowo przez Yahoo i ma na celu sprawdzenie, czy wiadomość e-mail została wysłana przez autoryzowanego nadawcę wiadomości e-mail, przy użyciu klucza szyfrowania do automatycznej weryfikacji pochodzenia wiadomości e-mail.
3. DMARC: Polityka ustawiana przez domenę wysyłającą, która określa typ uwierzytelniania, za pomocą którego są podpisywane ich wiadomości (SPF lub DKIM) i mówi domenie odbierającej, co należy zrobić z pocztą (odbić, poddać kwarantannie), jeśli nie przejdzie ona uwierzytelnienia.

Kroki w celu poprawy Twojej reputacji i dostarczalności wiadomości e-mail

Chociaż wszystko to może wydawać się zniechęcające, istnieje kilka sztuczek, których możesz użyć, aby utrzymać nienaruszoną reputację poczty e-mail i zadowolenie klientów.

1. Zawsze pytaj o pozwolenie

Nie możemy tego wystarczająco podkreślić! Jeśli ktoś nie poprosił Cię o kontakt, prawdopodobnie nie rozpozna Twojego e-maila w swojej skrzynce odbiorczej i może go usunąć bez przeczytania — lub, co gorsza, oznaczy Cię jako spam. Konieczne jest poproszenie klientów o wyrażenie zgody na otrzymywanie od Ciebie wiadomości e-mail.

Nazywa się to marketingiem e-mail opartym na pozwoleniach i jest to najlepsza droga do rozwijania długotrwałych relacji z klientami. Kiedy prosisz o pozwolenie, możesz stworzyć listę osób, które są zainteresowane Twoją firmą i nie mogą się doczekać wiadomości od Ciebie. Bardziej prawdopodobne jest, że otworzą Twoją wiadomość e-mail, rzadziej oznaczą ją jako spam i zostaną z Tobą dłużej niż kontakty dodane bez zgody.

2. Unikaj pułapek spamowych, które sprawiają, że Twój e-mail wygląda na spam

Aby zminimalizować możliwość odfiltrowania wiadomości e-mail jako spamu, należy unikać następujących czynności:

• Częste używanie słów spamowych (takich jak darmowe, zniżki, gwarancja itp.)
• Pisanie wielkimi literami : Musisz oprzeć się pokusie pisania WIELKIMI LITERAMI. Kiedy używasz wszystkich wielkich liter, nie ma rozróżnienia między słowami. To sprawia, że ​​są trudniejsze do odczytania. Sprawia również, że Twój e-mail wygląda jak spam i znacznie zwiększa prawdopodobieństwo, że Twój e-mail zostanie odfiltrowany ze skrzynki odbiorczej.
• Nadmierne użycie interpunkcji : używanie zbyt wielu wykrzykników (!!!) może spowodować wyłączenie filtrów poczty e-mail, zwłaszcza w połączeniu ze słowami i wielkimi literami podobnymi do spamu.
• Dodawanie zbyt wielu symboli i linków : Nadmierne używanie $$, % lub innych symboli oraz dodawanie zbyt wielu linków typu „kliknij tutaj” zwykle uruchamia filtry spamu.

3. Zaprezentuj się jako profesjonalista

Starannie twórz tematy i zawsze dopasowuj temat do treści wiadomości e-mail. Nigdy nie stosuj taktyk spamowych, takich jak pozostawianie pustego wiersza tematu lub używanie „RE:”, aby odbiorca pomyślał, że jest to odpowiedź na poprzedni e-mail. Nie tylko wpływa to na twoją reputację poczty e-mail, ale także pomaga w pozyskiwaniu większej liczby klientów do otwierania wiadomości e-mail.

Nie zapomnij: wygląd ma znaczenie! Powinieneś być spójny z projektem e-maila we wszystkich wysyłanych kampaniach. Twoja strona internetowa i inne materiały marketingowe wyglądają tak samo, więc dlaczego nie Twoje e-maile?

Pamiętaj, Twoi odbiorcy znają tożsamość Twojej marki. Jeśli zdecydujesz się całkowicie zmienić swój projekt, wyślij swoim klientom zwiastun e-maila, aby poinformować ich, że coś się zmienia, i poinformuj ich, kiedy powinni się spodziewać zmiany. W ten sposób Twoi klienci są przygotowani i nie odrzucą Twojego e-maila, jeśli go nie rozpoznają.

4. Traktuj poważnie rezygnację z subskrypcji

GetData przeprowadziło ankietę wśród ponad 500 użytkowników Internetu, aby poznać najczęstsze powody rezygnacji z subskrypcji biuletynu e-mailowego. Przeważnie wszyscy twierdzili, że otrzymali zbyt wiele e-maili, a wielu twierdziło, że otrzymane e-maile wyglądały jak spam.

Zamiast zmuszać klientów do otrzymywania od Ciebie wiadomości e-mail (których mogą nie otwierać i po prostu usuwać), lepiej dać im opcję rezygnacji.

Jeśli jesteś klientem Constant Contact, każdy wysłany e-mail zawiera link do rezygnacji z subskrypcji. Pamiętaj też, aby monitorować skrzynkę odbiorczą pod kątem adresu, którego używasz do wysyłania kampanii e-mailowych, ponieważ wiele osób odpowie na Twój e-mail i poprosi o usunięcie z listy. Jeśli poproszą, będziesz chciał je jak najszybciej usunąć. Pamiętaj — lepiej, jeśli zostaną usunięci z Twojej listy, niż jeśli nadal będą otrzymywać Twoje e-maile i oznaczać je jako spam.

Są szanse, że byłeś już po obu stronach anulowania subskrypcji. Nie przejmuj się tym. Jeśli ktoś chce zrezygnować z subskrypcji, zrobi to. Po prostu upewnij się, że dostarczasz stałą wartość czytelnikom i daj im znać, jakie treści będą otrzymywać, zanim się zarejestrują.

5. Przestrzegaj przepisów dotyczących e-mail marketingu

Wysyłając kampanie za pośrednictwem Constant Contact, bardzo ważne jest przestrzeganie przepisów prawa CAN-SPAM i CASL.

Ustawa CAN-SPAM oznacza ustawę o kontrolowaniu ataku na niezamawianą pornografię i marketing. Chociaż to prawo nie powstrzyma spamu, sprawia, że ​​większość spamu jest nielegalna i ostatecznie mniej atrakcyjna dla dostawców usług internetowych. Prawo określa wymagania dotyczące wysyłania komercyjnych wiadomości e-mail i upoważnia rząd federalny do egzekwowania prawa.

CASL jest skrótem od kanadyjskiego ustawodawstwa antyspamowego, które weszło w życie w 2014 roku. CASL zamierza chronić handel elektroniczny w Kanadzie poprzez odstraszanie szkodliwych lub zwodniczych form spamu, takich jak kradzież tożsamości, phishing i oprogramowanie szpiegujące.

Oprócz CASL musisz teraz upewnić się, że Twoja firma przestrzega przepisów ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO), niezależnie od tego, czy prowadzisz firmę w Unii Europejskiej (UE), czy po prostu masz klientów w UE.

Oświadczenie o ochronie prywatności Constant Contact wyjaśnia, co zbieramy i jak postępujemy z Twoimi danymi osobowymi. Niniejsze oświadczenie zawiera wiele przykładów wykorzystania danych osobowych przez Constant Contact. Sugerujemy poświęcenie czasu na zrozumienie, w jaki sposób dotyczy to Ciebie.

Czas poprawić współczynniki dostarczalności e-maili

Sekrety dostarczalności wiadomości e-mail są proste: Utrzymuj czystą listę subskrybentów i nie wysyłaj spamu.

Jako klient Constant Contact masz większe szanse na przestrzeganie przepisów CAN-SPAM, CASL i RODO na początku. Jednak ostateczna odpowiedzialność spoczywa na Twojej firmie. Upewnij się, że zawsze:

• Wysyłaj e-maile i pisz ciekawe treści, które Twoi klienci chcą otrzymywać i czytać
• Usuń nieprawidłowe adresy e-mail z listy kontaktów, zwłaszcza jeśli wiadomość zostanie odrzucona
• Korzystaj z naszych produktów i narzędzi zgodnie z przeznaczeniem. W razie wątpliwości poproś o pomoc doradcę ds. marketingu.

Jesteśmy tutaj, aby pomóc Ci być na bieżąco z najlepszymi praktykami, ograniczać odrzucenia i otwierać e-maile. Poświęć trochę czasu, aby dowiedzieć się, jak zwiększyć dostarczalność wiadomości e-mail — i ulepszyć swój marketing e-mailowy.