Jak zrobić potężne podróże e-mailowe non-profit, które przykuwają uwagę?

Usuńmy to z drogi — nie ma jednego planu zarządzania, który miałby zastosowanie do wszystkich organizacji non-profit. Jednak moim celem jest poruszenie kwestii, o których być może nie musiałeś myśleć, pracując w sektorze publicznym lub prywatnym, poza trzecim sektorem.

Ale czekaj, czym jest podróż w zarządzanie?

W świecie organizacji non-profit podróż zarządzania to zestaw komunikatów, które wysyłasz do wspierających, aby pielęgnować relacje za pośrednictwem prasy, e-maili, SMS-ów i innych kanałów. Lub to, co normalnie nazwalibyśmy podróżą wychowawczą.

Ok, więc kim są ci kibice?

Osoby wspierające to każdy, kto w jakikolwiek sposób wspiera organizację non-profit, od darczyńców po partnerów korporacyjnych, a nawet ambasadorów celebrytów. Prawdopodobnie od razu zauważyłeś w tym zdaniu, że może to dotyczyć dużej grupy ludzi.

To może być największa różnica między podróżą non-profit w zakresie zarządzania a ogólną podróżą pielęgnacyjną z sektora prywatnego. Tam, gdzie firma e-commerce może zajmować się tylko klientami, istnieje prawdopodobieństwo, że zarządzająca podróż organizacji non-profit będzie musiała polegać na zarządzaniu:

• Wolontariusze, którzy szykują się na wielkie wydarzenie, aby zbierać darowizny od publiczności
• Fundraisery, którzy trenują do maratonu, aby zebrać jak najwięcej pieniędzy
• Osoby wspierające, które mogą potrzebować więcej inwestycji w sprawę, zanim przekażą darowiznę
• Partnerzy korporacyjni, którzy potrzebują informacji i pakietów multimedialnych, aby podnieść świadomość wewnętrznie i zewnętrznie

Obejmują one tylko niektóre z podróży związanych z zarządzaniem publicznością.

Mając to wszystko na uwadze, w tym artykule skupimy się w szczególności na najlepszych praktykach tworzenia podróży do zarządzania pocztą e-mail .

6 kroków na początek

E-mail marketing jest bardzo skuteczny, jeśli zostanie właściwie wykonany, ze zwrotem z inwestycji (ROI) wynoszącym 36:1, zgodnie z raportem Litmusa State of Email. Organizacje non-profit mogą usprawnić swój proces e-mail na wiele sposobów. Jeden z nich? Wykorzystanie mocy automatycznych wiadomości e-mail w procesie zarządzania. Oto jak zacząć.

1. Miej jasny cel

Dobra podróż polegająca na zarządzaniu powinna być ukierunkowana na cele, więc najważniejszym pytaniem, jakie należy zadać, jest: „Jaki jest cel tej podróży?”

Czy ma na celu zachęcić potencjalnych zwolenników do zostania regularnymi dawcami? Czy ma to na celu wspieranie zbiórek pieniędzy, aby zebrać jak najwięcej pieniędzy na ich wydarzenie? Czy chodzi o przyjęcie na pokład pierwszego wolontariusza?

Bez względu na to, jakiego rezultatu końcowego oczekujesz w swojej podróży zarządzania, powinien on być zgodny z jasnym, pojedynczym celem.

Utrzymuj swój zespół na torze Krótkie informacje e-mail zapewniają, że cel wiadomości e-mail, komunikat, odbiorcy i czas są jasne — od momentu powstania do wykonania. Chroń swoje e-maile przed zgubieniem się w tłumaczeniu i bądź na bieżąco z pierwotnym celem i strategią. Pobierz darmowy szablon wiadomości e-mail →

2. Upewnij się, że dane własne są nieskazitelnie czyste

Oczywiście dane, które masz pod ręką, powinny być tak czyste, jak to tylko możliwe. To wchodzi w grę, aby zapewnić, że możesz stworzyć odpowiednią podróż dla swoich kibiców.

Zawsze zaczynaj od podstaw: imię i adres e-mail . Następnie możesz poprosić o dalsze informacje podczas ich podróży z progresywnym profilowaniem.

W zależności od podróży związanej z zarządzaniem możesz już mieć więcej informacji. Na przykład w przypadku wolontariuszy możesz już być świadomy:

• Historia wolontariatu w przeszłości
• Preferowane obszary do wolontariatu w
• Inne informacje dotyczące ich relacji z Twoją organizacją charytatywną

Należy pamiętać, aby używać tylko najbardziej niezbędnych danych, które zapewnią subskrybentom najlepsze wrażenia z użytkowania.

Mając to na uwadze, dostawca usług poczty e-mail (ESP) powinien mieć solidne połączenie z narzędziem do zarządzania relacjami z klientami (CRM). W ten sposób Twoje automatyczne wiadomości e-mail będą zawsze zawierały aktualne informacje o Twoich zwolennikach — zwłaszcza jeśli chodzi o ich zgodę.

Powinieneś również skrupulatnie przestrzegać standardów swojej polityki, jeśli chodzi o Twoje dane, zgodnie z lokalnymi przepisami o ochronie danych.

3. Segmentuj swoich zwolenników

W zależności od Twojej organizacji non-profit możesz mieć wiele rodzajów wsparcia, które mogą obejmować darczyńców, osoby zbierające fundusze i partnerów korporacyjnych, żeby wymienić tylko kilka. Ponieważ potrzeby każdej z tych grup odbiorców są tak zróżnicowane, powinni oni odbyć oddzielne podróże służbowe. Jednak może się to bardzo szybko skomplikować, zwłaszcza jeśli kibicami może być więcej niż jeden typ odbiorców.

Dlatego upewnij się, że masz szczegółową dokumentację dotyczącą tego, jakie kampanie są prowadzone i do jakich odbiorców trafiają. Wizualizacja tych podróży za pomocą oprogramowania to świetny sposób, aby lepiej zrozumieć, w jaki sposób te podróże mogą się ze sobą krzyżować, dzięki czemu można zaplanować lepsze ścieżki.

4. Rozróżnij marketing transakcyjny od marketingu bezpośredniego

Niezbędne jest rozróżnienie między wiadomościami transakcyjnymi i marketingowymi w celu uzyskania zgody na e-mail, danych i prywatności. Zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO) zarówno Unii Europejskiej, jak i Wielkiej Brytanii, marketing bezpośredni obejmuje „wszelkie materiały, które promują cele i zadania organizacji”. Jest to ważne również dla CAN-SPAM w Stanach Zjednoczonych i CASL w Kanadzie.

Jak możesz sobie wyobrazić, może to rozciągać się na wiele treści zawartych w e-mail marketingu. Miej to na uwadze podczas planowania podróży e-mailowych i upewnij się, że w Twoich danych znajdują się znaczniki, które informują, czy ktoś zgodził się usłyszeć o wiadomościach marketingowych od samego początku, abyś mógł dokonać prawidłowych wykluczeń.

5. Zacznij od podróży niezbywalnych

Teraz, gdy masz już swoje podstawy, pierwszymi podróżami, które należy rozpocząć, powinny być Twoje Powitanie i Dziękuję . Robienie tego w naszym codziennym życiu jest powszechną uprzejmością i jest to szczególnie ważne w kontekście pielęgnowania relacji poprzez podróż do zarządzania pocztą e-mail.

Witamy

Powitalna wiadomość e-mail powinna nadejść natychmiast po tym, jak subskrybent zarejestruje się w celu otrzymywania wiadomości e-mail lub zostanie zapisany do automatycznego programu.

Zrób świetne pierwsze wrażenie Szybko sprawdź, jak Twoje e-maile wyglądają i działają w ponad 100 popularnych klientach pocztowych na całym świecie, aby mieć pewność, że będą wyglądać świetnie w każdej skrzynce odbiorczej. Dowiedz się, jak →

Treść powinna nadawać ton. Powinna pojawić się notka o misji organizacji non-profit i przypomnienie o tym, na co subskrybent się zapisał. Dobrze jest również zarządzać oczekiwaniami dotyczącymi tego, jakich wiadomości e-mail mogą spodziewać się subskrybenci.

Ten przykład z Help for Heroes został stworzony, aby powitać nowych zwolenników w sklepie charytatywnym.

Nie tylko ma przyjazną kopię, aby nadać ton, ale zawiera również przydatne linki do różnych obszarów witryny i wzmacnia markę charytatywną.

Dziękuję

Po tym, jak osoba wspierająca nawróciła się lub podjęła jakieś działanie, ważne jest, aby mu podziękować. Pamiętaj, aby dołączyć sformułowania, które również przypominają im, komu pomogli. Jeśli pracowałeś w e-commerce, jest to odpowiednik cyklu życia, który rozpoznałbyś jako po zakupie.

Możesz również dołączyć obraz, który można udostępniać w mediach społecznościowych, aby kibice mogli dzielić się swoimi osiągnięciami! W końcu lojalni subskrybenci mogą być najlepszymi rzecznikami Twojej marki, więc warto zapewnić im odpowiednie narzędzia.

Ten przykład z Amerykańskiego Czerwonego Krzyża pokazuje, jaka suma została przekazana przez wszystkich kibiców podczas kampanii „Wtorek z darami”.

Zwróć uwagę, że komunikaty typu „Dzięki osobom wspierającym, takim jak ty” i zwracając się do czytelnika słowami „Twoja hojność i współczucie robią różnicę”, dodają tekstowi bardziej intymnego i osobistego charakteru.

6. Dodaj inne punkty kontrolne cyklu życia

Gdy już to zrobisz, nadszedł czas, aby dodać dodatkowe punkty kontrolne w podróży zarządzania, aby zapewnić bezproblemowe i odpowiednie wrażenia dla kibiców.

Przypomnienia

Jeśli podróż polegająca na zarządzaniu ma na celu zachęcić zwolenników do konkretnego wydarzenia, wartością dodaną będzie posiadanie przypomnień z godzinami i datami. Jeśli masz podstawowe informacje na temat obszaru lub stanu, w którym znajdują się Twoi kibice, możesz dołączyć pomocne przewodniki, jak dotrzeć na miejsce wydarzenia oraz dane kontaktowe pracowników, którzy są gotowi pomóc.

Ten przykład z Fundacji Badań nad Rakiem Płuc zawiera wszystkie istotne informacje przypominające kibicom, kiedy i gdzie mogą wziąć udział w swoim wydarzeniu. Dodatkowo zawierają informacje o tym, w jaki sposób ludzie mogą wziąć udział, jeśli nie zdążą tego dnia, zapewniając, że wszyscy kibice zostaną uwzględnieni w tej wyjątkowej okazji.

Bonus: Zwróć uwagę na przycisk darowizny w stopce. Pamiętaj, aby umieścić przyciski darowizny w nagłówku lub stopce, aby zapewnić bezproblemowe wrażenia!

Gratulacje

W przypadku podróży związanych ze zbieraniem funduszy, świetnym pomysłem jest pogratulowanie wspierającym, gdy osiągnęli pewne kamienie milowe, i zachęcenie ich do kontynuowania. Treści wideo mogą być niesamowicie potężne i mogą powiedzieć o wiele więcej niż ładunek kopii. Ta technika sztucznego wideo to świetny sposób na pokazanie swojego wideo w wiadomości e-mail.

Nowojorska organizacja non-profit wysłała e-mail z tematem „Jesteśmy prawie w połowie drogi!” aby dzielić się postępami, jakie poczynili w osiąganiu celu i motywować zwolenników do kontynuowania darowizn.

Wyjaśniają nawet, w jaki sposób datki zostaną wykorzystane jako sposób na połączenie ich odbiorców z szerszą społecznością, którą wspierają.

Ankiety

Po określonym czasie po wydarzeniu, a może w regularnych odstępach czasu, możesz dołączyć krótką ankietę, którą kibice mogą wypełnić. Możesz zanonimizować wyniki i powiadomić wspierających, aby mogli czuć się pewnie i uczciwie wyrażać swoją opinię, a Ty będziesz mieć lepsze dane do dalszego ulepszania produktów i usług Twojej organizacji charytatywnej. Pamiętaj też, aby podać, jak długo potrwa ankieta.

Women of Email świetnie sobie z tym radzi i utrzymuje je krótko i słodko:

Wskazówki dotyczące optymalizacji podróży

Oto kilka pomocnych wskazówek, które należy wziąć pod uwagę podczas pracy w zarządzaniu.

Rozważ krótsze przepływy pracy w porównaniu z dłuższymi podróżami

W zależności od twojego ESP, może być możliwe stworzenie podróży zarządzania, która obejmie kilka odbiorców. Jednak najlepiej jest trzymać się tworzenia jednej podróży dla każdej grupy odbiorców z kilku powodów:

Łatwiejsze do modyfikacji

Najlepszą praktyką jest wstrzymanie automatyzacji marketingu w przypadku konieczności wprowadzenia zmian w przepływie pracy. W przypadku długiej i skomplikowanej podróży związanej z zarządzaniem jest bardziej prawdopodobne, że wpłyniesz na większą grupę ludzi. Decydując się na pojedyncze, skoncentrowane podróże, jednocześnie będziesz mieć wpływ tylko na mniejsze grupy ludzi.

Łatwiejsze do odrywania

Jeśli podczas podróży coś pójdzie nie tak, znacznie łatwiej jest pracować wstecz w krótszym przepływie pracy, aby rozwiązać problem. A im łatwiej to zrobić, tym szybciej możesz rozwiązać problem i ponownie rozpocząć podróż.

Lepsze możliwości testowania

Kiedy Twoja podróż w zakresie zarządzania jest ukierunkowana na jeden cel, będziesz lepiej przygotowany do przeprowadzania kwalifikowanych i bardziej ukierunkowanych testów A/B wiadomości e-mail. Mniej zmiennych oznacza bardziej wiarygodne wyniki, a to świetnie nadaje się do usprawnienia procesu obsługi poczty e-mail.

Nie ustawiaj i nie zapomnij

„Ustaw i zapomnij” nie powinno dotyczyć automatycznych wiadomości e-mail. Jest to jeszcze ważniejsze, gdy w treści pojawiają się beneficjenci lub osoby wspierające. Jeśli cofną zgodę na pojawianie się w marketingu, ważne jest, aby śledzić, które e-maile należy natychmiast zmienić, i mieć pewne zastępcze treści.

Twoi zwolennicy zasługują na najlepsze wrażenia subskrybenta

Żadne dwie podróże związane z zarządzaniem nie są takie same, ale biorąc pod uwagę powyższe kwestie, będziesz w stanie zaplanować podróże, które nie tylko spełnią cele Twojej organizacji non-profit, ale także zapewnią Twoim wspierającym jak najlepsze wrażenia z subskrypcji. Zadowoleni kibice są pomocnymi kibicami, a to złoto w świecie organizacji non-profit.

Twórz markowe, bezbłędne e-maile z Litmus Upewnij się, że Twoje e-maile non-profit są bezbłędne i wyróżniają się w najlepszy możliwy sposób. Szybko twórz i testuj e-maile za pomocą Litmusa. Rozpocznij bezpłatny okres próbny →

Najmah Salam jest samozwańczym maniakiem poczty elektronicznej, który pracował w różnych branżach, w tym w handlu elektronicznym, podróżach, organizacjach non-profit i SaaS. W wolnym czasie projektuje również e-maile, gra na ukulele i uwielbia gry RPG. Obecnie jest kierownikiem ds. marketingu e-mailowego w firmie Filtered.