Jak napisać propozycję projektu (w zestawie kroki i szablon)

Co to jest propozycja projektu?

Propozycja projektu to dokument dotyczący zarządzania projektem, który służy do definiowania celów i wymagań projektu. Pomaga organizacjom i zewnętrznym interesariuszom projektu uzgodnić wstępne ramy planowania projektu.

Głównym celem propozycji projektu jest uzyskanie poparcia decydentów. Dlatego propozycja projektu przedstawia podstawową propozycję wartości projektu. Sprzedaje wartość zarówno wewnętrznym, jak i zewnętrznym interesariuszom projektu. Intencją propozycji jest przyciągnięcie uwagi interesariuszy i sponsorów projektu. Gdy już przyciągniesz uwagę ludzi, następnym krokiem jest podekscytowanie ich podsumowaniem projektu.

Dotarcie do głów odbiorców, dla których piszesz propozycję projektu, jest kluczowe: musisz myśleć jak interesariusze projektu, aby dostarczyć propozycję, która spełnia ich potrzeby.

Stworzyliśmy bezpłatny szablon propozycji projektu dla programu Word, aby pomóc w uporządkowaniu dokumentów, dzięki czemu nie musisz za każdym razem zapamiętywać procesu.

Rodzaje propozycji projektów

Jeśli chodzi o rodzaje propozycji projektów, możesz mieć taką, która jest formalnie lub nieformalnie zamówiona lub jest kontynuacją. Mogą być również propozycje odnowienia i uzupełnienia. Oto krótki opis każdego z nich.

• Zamówiona propozycja projektu: Zamówiona propozycja projektu jest wysyłana jako odpowiedź na zapytanie ofertowe (RFP). Tutaj musisz przestrzegać wytycznych RFP właściciela projektu.
• Niezamawiana propozycja projektu: Możesz wysyłać propozycje projektów bez otrzymania zapytania ofertowego. Może się to zdarzyć w przypadku otwartych ofert na projekty budowlane, w których właściciel projektu otrzymuje niezamówione propozycje projektów od wielu wykonawców.
• Nieformalna propozycja projektu: Ten rodzaj propozycji projektu jest tworzony, gdy klient prosi o nieformalną propozycję, bez RFP.
• Propozycja projektu odnowienia: Możesz użyć propozycji projektu odnowienia, gdy kontaktujesz się z byłymi klientami. Zaletą jest to, że możesz podkreślić wcześniejsze pozytywne wyniki i przyszłe korzyści.
• Propozycja kontynuacji projektu: Wysyłana do inwestorów i interesariuszy w celu informowania o postępach projektu.
• Uzupełniająca propozycja projektu: Ta propozycja jest wysyłana do inwestorów z prośbą o dodatkowe zasoby na etapie realizacji projektu.

Jak napisać propozycję projektu

Należy rozważyć kilka kluczowych kwestii operacyjnych i strategicznych, w tym:

1. Potrójne ograniczenie: Jak możemy rozwiązać potrójne ograniczenie zakresu projektu, harmonogramu i kosztów?
2. Główny problem: Jaki jest główny problem, który próbujemy rozwiązać?
3. Zasoby: Jakie zasoby będą dostępne?
4. Oś czasu: nad jakim harmonogramem projektu pracujemy?
5. Budżet: Z jakim budżetem projektu musimy pracować? Jak to wpływa na nasze ustalanie celów?
6. Cele strategiczne: Jakie są cele strategiczne naszego klienta i jak nasza propozycja jest z nimi powiązana?
7. Odpowiedzialni: Kim są osoby odpowiedzialne za projekt? Jakie są ich cele i motywacje?
8. Korzyść dla klienta: Jakie korzyści odniesie klient z realizacji naszego projektu? Jaki jest ich główny cel?
9. Wyniki projektu i sukces: Jak będzie mierzony sukces projektu? Jakich rezultatów spodziewają się nasi interesariusze po zamknięciu?

Po udzieleniu odpowiedzi na te pytania możesz napisać propozycję projektu. Wszystkie propozycje projektów mają sześć elementów, które budują podstawę propozycji. Spójrzmy na przykład propozycji projektu.

Przykładowy zarys propozycji projektu

Te sześć elementów stanowi podstawę dobrze skonstruowanego zarysu propozycji projektu:

Podsumowanie wykonawcze

Podsumowanie wykonawcze zawiera szybki przegląd głównych elementów propozycji projektu, takich jak m.in. tło projektu, cele projektu, elementy dostarczane projektu. Celem jest przyciągnięcie uwagi odbiorców i podekscytowanie ich projektem, który proponujesz. Zasadniczo jest to „boisko windy” w cyklu życia projektu. Powinno być krótkie i na temat.

Streszczenie powinno być opisowe i przedstawiać obraz tego, jak wygląda sukces projektu dla klienta. Co najważniejsze, powinno motywować klienta projektu; w końcu celem jest skłonienie ich do podpisania się na przerywanej linii, aby ruszyć projekt!

tło projektu

Tło projektu to jednostronicowa sekcja propozycji projektu, która wyjaśnia problem, który rozwiąże projekt. Powinieneś wyjaśnić, kiedy ten problem się zaczął, jaki jest jego aktualny stan i jak Twój projekt będzie idealnym rozwiązaniem.

• Historia: Sekcja historii przedstawia poprzednie udane projekty. Przedstawia również te, które mogłyby działać płynniej. W ten sposób ta sekcja ustanawia precedensy. Mianowicie, jak kolejny projekt może być bardziej efektywny przy wykorzystaniu informacji z poprzednich projektów.
• Rozwiązanie: Sekcja rozwiązania opisuje, w jaki sposób Twój projekt rozwiąże problem klienta. W związku z tym ta sekcja zawiera wszelkie techniki zarządzania projektami, umiejętności i procedury, których Twój zespół będzie używał do efektywnej pracy.

Podejscie projektowe

Twoje podejście do projektu definiuje metodologię zarządzania projektem, narzędzia i zarządzanie projektem. W prostych słowach, pozwala kierownikom projektów wyjaśnić interesariuszom, w jaki sposób projekt będzie pomyślnie planowany, realizowany i kontrolowany.

• Wymagania: Wymagania to przedmioty, materiały i zasoby potrzebne do realizacji projektu. Ta sekcja powinna obejmować zarówno potrzeby wewnętrzne, jak i zewnętrzne.
• Upoważnienie: W tej sekcji opisano, kim są decydenci w zespole projektowym. Obejmuje również, którzy interesariusze mają uprawnienia do podpisywania po stronie klienta.
• Zakres projektu: Zakres projektu odnosi się do wszystkich prac, które zostaną wykonane. Definiuje elementy pracy, pakiety pracy i produkty dostarczane w fazie realizacji cyklu życia projektu. Ważne jest, aby używać struktury podziału pracy (WBS) do definiowania zadań, podzadań i ustalania ich priorytetów.
• Zasoby projektu: Zasoby mają kluczowe znaczenie dla realizacji projektu. Propozycja projektu krótko opisuje, jakie zasoby są potrzebne i jak zostaną wykorzystane. Później, w fazie planowania, będziesz musiał stworzyć plan zarządzania zasobami, który będzie ważnym elementem planu projektu.
• Oś czasu projektu: po zdefiniowaniu zakresu projektu musisz oszacować czas trwania każdego zadania, aby utworzyć oś czasu projektu. Później, w fazie planowania projektu, musisz utworzyć plan bazowy harmonogramu, który oszacuje całkowitą długość projektu. Po rozpoczęciu projektu porównasz rzeczywisty harmonogram projektu z planem bazowym harmonogramu, aby monitorować postęp.
• Budżet projektu: wszystkie zasoby potrzebne do projektu będą miały metkę z ceną. Dlatego musisz oszacować te koszty i stworzyć budżet projektu. Budżet projektu będzie musiał pokryć wszystkie wydatki związane z projektem, a jako kierownik projektu musisz upewnić się, że go przestrzegasz.
• Sprawozdania finansowe: Jeśli chcesz przekonać wewnętrznych interesariuszy i inwestorów zewnętrznych, musisz pokazać im, jakie korzyści finansowe może przynieść ich organizacji Twój projekt. Możesz użyć analizy kosztów i korzyści oraz prognozowanych sprawozdań finansowych, aby wykazać, dlaczego Twój projekt jest opłacalny.
• Załącznik: Informacje nie zawarte we wniosku projektowym stanowią część załącznika. To tam znajduje się wiele ciekawszych szczegółów projektu. Jest to również miejsce, w którym członkowie zespołu i interesariusze mogą zagłębić się w szczegóły, aby dowiedzieć się więcej.

Darmowy szablon propozycji projektu

Chociaż szablon propozycji projektu ma ograniczenia, jest dobrym miejscem do rozpoczęcia pisania propozycji projektu. Wypróbuj nasz darmowy szablon propozycji projektu dla programu Word.

Wskazówki dotyczące propozycji projektu

Niezależnie od propozycji projektu, nad którą pracujesz, istnieje kilka wskazówek, które mają zastosowanie jako najlepsze praktyki dla wszystkich. Chociaż powyżej zasugerowaliśmy szablon propozycji projektu, który miałby spis treści, co oznacza, że ​​miałby wiele stron, najlepszym scenariuszem jest utrzymanie propozycji na maksymalnie jednej lub dwóch stronach. Pamiętaj, że starasz się pozyskać interesariuszy, a nie ich zanudzić.

Mówiąc o interesariuszach projektu, przeprowadź badania. Chcesz zająć się tymi właściwymi. Nie ma sensu wykonywać całej pracy niezbędnej do napisania świetnej propozycji tylko po to, aby była skierowana do niewłaściwej grupy docelowej. Ktokolwiek będzie to czytał, powinien być w stanie zrozumieć tę propozycję. Staraj się, aby język był prosty i bezpośredni.

Jeśli chodzi o pisanie, zdobądź profesjonalistę. Nawet dokument biznesowy, taki jak propozycja projektu, uzasadnienie biznesowe lub streszczenie, ucierpi, jeśli jest źle skonstruowany lub zawiera literówki. Jeśli nie chcesz zatrudniać profesjonalnego pisarza biznesowego, upewnij się, że masz kogoś z zespołu projektowego do kopiowania, edytowania i sprawdzania dokumentu. Im więcej na to spojrzy, tym mniej prawdopodobne pomyłki trafią do ostatecznej edycji.
Chociaż chcesz, aby propozycja była krótka i słodka, pomaga osłodzić garnek, dodając referencje klientów do załączników. Nic nie sprzedaje lepiej planu projektu niż baza klientów szukająca Twojego produktu lub usługi.

Wykorzystanie tablic Kanban do planowania propozycji projektu

ProjectManager pozwala planować propozycje w ramach naszego oprogramowania. Możesz aktualizować zadania dla propozycji projektu, aby wskazać, gdzie są sprawy i co pozostało do zrobienia. Kolumny umożliwiają uporządkowanie propozycji według sekcji, tworząc swego rodzaju strukturę podziału pracy (WBS).

Śledź ten film, aby metodycznie przejść przez wszystkie etapy swojej propozycji, upewniając się, że każdy szczegół jest uwzględniony. Po obejrzeniu czytaj dalej, aby przejrzeć kluczowe aspekty.

Tworząc propozycję projektu, ważne jest, aby pamiętać o grupie docelowej. Twoi odbiorcy to osoby, które są podekscytowane projektem i postrzegają jego ukończenie jako zysk dla swojej organizacji. I odwrotnie, inni z twoich odbiorców będą postrzegać projekt jako ból i coś, na co nie czekają. Aby obie strony były zadowolone, ważne jest, aby język był rzeczowy i zwięzły.

Nasze tablice kanban pomagają przemyśleć ten język i w razie potrzeby efektywnie współpracować z innymi członkami zespołu. Każda karta pokazuje procent ukończenia, dzięki czemu wszyscy w zespole zarządzającym projektem są świadomi wykonanej pracy i tego, co pozostało do zrobienia.

Jak widać na powyższej tablicy kanban, rozpoczęły się prace nad podsumowaniem wykonawczym. Sekcje Wprowadzenie, Spis treści i Rola w firmie zostały zakończone, więc warto zacząć od zadania Wyjaśnij problem i zarekomenduj rozwiązanie.

Następnie do karty dołączany jest plik PDF, a każda osoba dodana do zadania otrzymuje wiadomość e-mail z powiadomieniem o zmianie. Ten sam proces może być używany przez cały cykl życia projektu, aby zespół był na bieżąco aktualizowany, współpracował i tworzył pierwszorzędną propozycję projektu.

Opracowywanie celów SMART dla propozycji projektu

Najlepszym sposobem myślenia przy opracowywaniu celów i założeń do propozycji projektu jest użycie systemu SMART:

• Konkretne – upewnij się, że Twoje cele i zadania są jasne, zwięzłe i specyficzne dla danego zadania.
• Mierzalne — upewnij się, że Twoje cele i zadania są mierzalne, więc oczywiste jest, kiedy wszystko idzie zgodnie z planem i idzie dobrze, i odwrotnie, kiedy sprawy nie są na dobrej drodze, a problemy wymagają rozwiązania. Mierzalne cele ułatwiają opracowanie kamieni milowych, których będziesz używać do śledzenia postępów projektu i określenia rozsądnej daty zakończenia i/lub zamknięcia.
• Osiągalne – Ważne jest, aby każdy projekt miał cel „zasięgowy”. Osiągnięcie tego celu oznaczałoby wybitny projekt, który wykracza daleko poza oczekiwania. Jednak ważne jest, aby główny cel projektu był możliwy do osiągnięcia, więc morale pozostaje wysokie, a praca jest wykonywana z wolnym czasem i zasobami.
• Odpowiednie — upewnij się, że wszystkie Twoje cele są bezpośrednio związane z projektem i odnoszą się do zakresu, w którym pracujesz.
• Oparte na czasie – Harmonogramy i konkretne daty powinny być podstawą wszystkich celów i zadań. Pomaga to utrzymać projekt na torze i zapewnia wszystkim członkom zespołu projektowego możliwość zarządzania pracą, która ich czeka.

Zbudowanie propozycji projektu wymaga czasu i starannego rozważenia.

Warto jednak poświęcić czas, gdy wygrasz kolejny duży projekt!

Propozycje projektów to tylko pierwszy krok w procesie planowania projektu. Po zatwierdzeniu projektu będziesz musiał utrwalić plan, alokować zasoby i zarządzać nimi, monitorować projekt, a na koniec przekazać wyniki. Ten proces wymaga elastycznego, dynamicznego i solidnego pakietu oprogramowania do zarządzania projektami. ProjectManager to oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania projektami, które pomaga wszystkim członkom zespołu współpracować i zarządzać tym procesem w czasie rzeczywistym. Wypróbuj nasze wielokrotnie nagradzane oprogramowanie w ramach tej bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej.