プロジェクト提案書の書き方 (手順とテンプレート付き)

プロジェクト提案書とは？

プロジェクト提案は、プロジェクトの目的と要件を定義するために使用されるプロジェクト管理ドキュメントです。 これは、組織と外部のプロジェクト関係者が最初のプロジェクト計画フレームワークについて合意するのに役立ちます。

プロジェクト提案の主な目的は、意思決定者から賛同を得ることです。 そのため、プロジェクト提案書は、プロジェクトの核となる価値提案の概要を示しています。 社内外のプロジェクト関係者の両方に価値を売ります。 提案の意図は、利害関係者とプロジェクト スポンサーの注目を集めることです。 人々の注目を集めたら、次のステップは、プロジェクトの概要について人々を興奮させることです。

プロジェクト提案書を書いている聴衆の頭に入ることが重要です。プロジェクトの利害関係者のように考えて、彼らのニーズを満たす提案を行う必要があります。

ドキュメントの構造化に役立つ Word 用の無料のプロジェクト提案テンプレートを作成したので、毎回プロセスを覚える必要はありません。

プロジェクト提案の種類

プロジェクト提案の種類に関しては、正式または非公式に要請されたもの、または継続的なものがあります。 また、更新および補足の提案がある場合もあります。 ここでは、それぞれについて簡単に説明します。

• 要請されたプロジェクト提案:要請されたプロジェクト提案は、提案依頼書 (RFP) への応答として送信されます。 ここでは、プロジェクト オーナーの RFP ガイドラインに従う必要があります。
• 未承諾のプロジェクト提案:提案依頼を受け取らなくても、プロジェクト提案を送信できます。 これは、建設プロジェクトの公開入札で発生する可能性があります。この場合、プロジェクトの所有者は、多くの請負業者から未承諾のプロジェクト提案を受け取ります。
• 非公式のプロジェクト提案:このタイプのプロジェクト提案は、クライアントが RFP なしで非公式の提案を求めたときに作成されます。
• 更新プロジェクトの提案:過去の顧客に連絡する場合は、更新プロジェクトの提案を使用できます。 利点は、過去の肯定的な結果と将来の利点を強調できることです。
• 継続プロジェクトの提案:プロジェクトの進捗状況を伝えるために、投資家や利害関係者に送信されます。
• 補足プロジェクト提案:この提案は、プロジェクトの実行段階で追加のリソースを求めるために投資家に送信されます。

プロジェクト提案書の書き方

考慮すべき重要な運用上および戦略上の問題がいくつかあります。

1. 三重の制約:プロジェクトの範囲、スケジュール、およびコストの三重の制約にどのように対処できますか?
2. コアの問題:私たちが解決しようとしているコアの問題は何ですか?
3. リソース:どのようなリソースが利用可能になりますか?
4. タイムライン:どのプロジェクトのタイムラインで作業しているか?
5. 予算:どのくらいのプロジェクト予算を使用する必要がありますか? これは私たちの目標設定にどのように影響しますか?
6. 戦略的目標:クライアントの戦略的目標は何ですか?また、私たちの提案はそれらの目標とどのように一致していますか?
7. 責任者:プロジェクトの責任者は誰ですか? 彼らの目標と動機は何ですか？
8. クライアントの利益:私たちのプロジェクトが完了すると、クライアントはどのような利益を得るでしょうか? 彼らの主な目的は何ですか？
9. プロジェクトの成果物と成功: プロジェクトの成功はどのように測定されますか? 関係者は、最終的にどのような成果物を期待していますか?

これらの質問に答えたら、プロジェクトの提案書を作成できます。 すべてのプロジェクト提案には、提案の基盤を構成する 6 つの要素があります。 プロジェクトの提案例を見てみましょう。

サンプルプロジェクト提案概要

これらの 6 つの要素は、適切に構築されたプロジェクト提案の概要の基礎となります。

エグゼクティブサマリー

エグゼクティブ サマリーには、プロジェクトの背景、プロジェクトの目的、プロジェクトの成果物など、プロジェクト提案の主な要素の概要が簡単に示されます。 目標は、聴衆の注目を集め、提案しているプロジェクトに興奮してもらうことです。 これは基本的に、プロジェクト ライフ サイクルの「エレベーター ピッチ」です。 短く要点を示す必要があります。

エグゼクティブ サマリーは説明的であり、プロジェクトの成功がクライアントにとってどのようなものかを描写する必要があります。 最も重要なことは、プロジェクトのクライアントに動機を与えることです。 結局のところ、目標は彼らに点線に署名してもらい、プロジェクトを動かしてもらうことです!

プロジェクトの背景

プロジェクトの背景は、プロジェクトが解決する問題を説明するプロジェクト提案の 1 ページのセクションです。 この問題がいつ発生したか、現在の状態、およびプロジェクトがどのように理想的なソリューションになるかを説明する必要があります。

• 歴史:歴史のセクションでは、以前に成功したプロジェクトの概要を説明します。 また、よりスムーズに実行できた可能性のあるものについても概説します。 そうすることで、このセクションは先例を確立します。 つまり、以前のプロジェクトの情報を使用して、次のプロジェクトがより効果的になる方法です。
• 解決策:解決策のセクションでは、プロジェクトがクライアントの問題をどのように解決するかについて説明します。 したがって、このセクションには、チームが効率的に作業するために使用するプロジェクト管理のテクニック、スキル、および手順が含まれています。

プロジェクトアプローチ

プロジェクト アプローチは、プロジェクトのプロジェクト管理方法、ツール、およびガバナンスを定義します。 簡単に言えば、プロジェクトマネージャーは、プロジェクトがどのように計画、実行、および管理されるかを利害関係者に説明できます。

• 要件:要件は、プロジェクトに必要なアイテム、材料、およびリソースです。 このセクションでは、内部と外部の両方のニーズをカバーする必要があります。
• 承認:このセクションでは、プロジェクト チームの意思決定者について説明します。 また、クライアント側で承認権限を持つ利害関係者についても説明します。
• プロジェクトの範囲:プロジェクトの範囲は、実行されるすべての作業を指します。 プロジェクト ライフ サイクルの実行段階で提供される作業項目、作業パッケージ、および成果物を定義します。 作業分解構造 (WBS) を使用して、タスク、サブタスクを定義し、それらに優先順位を付けることが重要です。
• プロジェクト リソース:リソースは、プロジェクトの実行に不可欠です。 プロジェクトの提案では、必要なリソースとその使用方法について簡単に説明します。 後の計画段階で、プロジェクト計画の重要な要素となるリソース管理計画を作成する必要があります。
• プロジェクト タイムライン:プロジェクト スコープを定義したら、各タスクの期間を見積もり、プロジェクト タイムラインを作成する必要があります。 後のプロジェクト計画段階で、プロジェクトの全長を見積もるスケジュール ベースラインを作成する必要があります。 プロジェクトが開始したら、実際のプロジェクト スケジュールをスケジュール ベースラインと比較して、進捗状況を監視します。
• プロジェクトの予算: プロジェクトに必要なすべてのリソースには値札が付いています。 そのため、これらのコストを見積もり、プロジェクトの予算を作成する必要があります。 プロジェクト予算は、すべてのプロジェクト費用をカバーする必要があり、プロジェクト マネージャーとして、必ずそれを遵守する必要があります。
• 財務諸表:内部の利害関係者や外部の投資家を納得させたい場合は、プロジェクトが組織にもたらす可能性のある経済的利益を示す必要があります。 コスト ベネフィット分析と予測財務諸表を使用して、プロジェクトの収益性を示すことができます。
• 付録:プロジェクト提案に含まれていない情報は、付録の一部です。 プロジェクトのより興味深い詳細の多くが配置されている場所です。 また、チーム メンバーと利害関係者が詳細を知るために深く掘り下げることができる場所でもあります。

無料のプロジェクト提案テンプレート

プロジェクト提案テンプレートには制限がありますが、プロジェクト提案の作成を開始するのに適しています。 Word 用の無料のプロジェクト提案テンプレートをお試しください。

プロジェクト提案のヒント

取り組んでいるプロジェクトの提案が何であれ、すべてのベスト プラクティスとして適用できるヒントがいくつかあります。 上記では、目次を含むプロジェクト提案テンプレートを提案しましたが、これは長いページ数になることを意味します。最良のシナリオは、提案を最大 1 ページまたは 2 ページに抑えることです。 利害関係者を飽きさせようとしているのではなく、説得しようとしていることを忘れないでください。

プロジェクトの利害関係者といえば、調査を行います。 あなたは正しいものに対処したい. 優れた提案書を作成するために必要なすべての作業を行っても、それが間違ったターゲット オーディエンスに向けられるだけでは意味がありません。 しかし、誰がそれを読んでも、提案を理解できるはずです。 シンプルで直接的な言葉遣いを心がけてください。

ライティングに関しては、プロに依頼してください。 プロジェクトの提案書、ビジネス ケース、エグゼクティブ サマリーなどのビジネス文書でさえ、構成が不十分であったりタイプミスがあったりすると問題が発生します。 プロのビジネス ライターを雇いたくない場合は、プロジェクト チームの誰かに文書のコピー、編集、校正を依頼してください。 注目すればするほど、間違いが最終版になる可能性は低くなります。
提案を短くて甘いものにしたいのですが、添付ファイルに顧客の声を追加して、ポットを甘くするのに役立ちます. 製品やサービスを探している顧客ベースほど、プロジェクト計画を売り込むものはありません。

かんばんボードを使用してプロジェクト提案を計画する

ProjectManager を使用すると、当社のソフトウェア内で提案を計画できます。 プロジェクト提案のタスクを更新して、現在の状況と未完了の作業を示すことができます。 列を使用すると、提案をセクションごとに整理して、ある種の作業分解構造 (WBS) を作成できます。

このビデオに従って、提案のすべてのステップを体系的に進め、すべての詳細がカバーされていることを確認してください。 視聴後、読み進めて重要な側面を確認してください。

プロジェクトの提案を作成するときは、ターゲット ユーザーを覚えておくことが重要です。 あなたの聴衆には、プロジェクトに興奮しており、完了を組織の利益と見なしている人々が含まれます。 逆に、聴衆の他の人は、プロジェクトを苦痛であり、楽しみにしていないものと見なします。 両者を満足させるには、言葉を事実に基づいた簡潔なものにすることが不可欠です。

当社のかんばんボードは、その言語を熟考し、必要に応じて他のチーム メンバーと効果的に協力するのに役立ちます。 各カードには完了率が表示されるため、プロジェクト管理チームの全員が完了した作業と未完了の作業を認識できます。

上のかんばんボードからわかるように、エグゼクティブ サマリーの作業が開始されました。 イントロダクション、目次、および会社の役割のセクションが完了し、問題の説明と解決策の推奨のタスクが順調に開始されました。

その後、PDF がカードに添付され、タスクに追加された全員が、変更を通知する電子メールを受け取ります。 この同じプロセスをプロジェクトのライフサイクル全体で使用して、チームが常に最新情報を入手し、共同作業を行い、一流のプロジェクト提案を作成することができます。

プロジェクト提案のための SMART 目標の策定

プロジェクト提案の目標と目的を策定する際の最良の考え方は、SMART システムを使用することです。

• 具体的– 目標と目的が明確かつ簡潔で、目の前のタスクに固有のものであることを確認してください。
• 測定可能– 目標と目的が測定可能であることを確認してください。そうすることで、物事が軌道に乗っていて順調に進んでいるとき、逆に物事が軌道から外れて問題に対処する必要があるときを明確に把握できます。 測定可能な目標により、プロジェクトの進捗状況を追跡し、完了および/または終了の合理的な日付を特定するために使用するマイルストーンを簡単に作成できます。
• 達成可能- すべてのプロジェクトに「到達」目標があることが重要です。 この目標を達成することは、期待をはるかに超える優れたプロジェクトを意味します。 ただし、プロジェクトの中核となる目標が達成可能であることは重要です。そうすることで、士気を高く保ち、時間とリソースに余裕を持って仕事を終わらせることができます。
• 関連– すべての目標がプロジェクトに直接関連していることを確認し、作業範囲に対応します。
• 時間ベース– タイムラインと特定の日付は、すべての目標と目的の中核にある必要があります。 これにより、プロジェクトを順調に進めることができ、すべてのプロジェクト チーム メンバーが目の前の作業を管理できるようになります。

プロジェクト提案書の作成には、時間と慎重な検討が必要です。

ただし、次の大きなプロジェクトを勝ち取ったときは、費やした時間に見合うだけの価値があります。

プロジェクト提案は、プロジェクト計画プロセスの最初のステップにすぎません。 プロジェクトが承認されたら、計画を固め、リソースを割り当てて管理し、プロジェクトを監視し、最終的に成果物を提出する必要があります。 このプロセスには、柔軟で動的かつ堅牢なプロジェクト管理ソフトウェア パッケージが必要です。 ProjectManager は、すべてのチーム メンバーがこのプロセスをリアルタイムで共同作業して管理するのに役立つクラウドベースのプロジェクト管理ソフトウェアです。 この 30 日間の無料試用版で、受賞歴のあるソフトウェアをお試しください。