Jak zarządzać środowiskiem projektu od inicjacji do zamknięcia

Zarządzanie projektem jest trudne. Masz termin do dotrzymania i budżety do dotrzymania. A na tej wąskiej ścieżce musisz dostarczać wysokiej jakości produkt lub usługę.

I to tylko projekt! A co z tymi wszystkimi rzeczami, które mogą wpłynąć na projekt? Istnieją siły poza twoją kontrolą, które mogą odwrócić twoją pracę. Istnieją nawet problemy, które mogą wyniknąć z Twojego zespołu lub interesariuszy.

Wszystkie te rzeczy składają się na środowisko projektu. Tak jak żyjesz w środowisku, które ma wpływ na Twoje życie, tak samo dzieje się z Twoim projektem. Musisz być świadomy środowiska projektu i przygotować się na jego wpływ na Twój projekt przez cały cykl życia zarządzania projektem.

Czym jest środowisko projektowe?

Środowisko projektowe to wszystkie siły wewnętrzne i zewnętrzne, które wywierają wpływ na zarządzanie projektem. Są to rzeczy z wewnątrz i na zewnątrz projektu, które mogą wpłynąć na Twój harmonogram, budżet, morale zespołu i wiele więcej.

Kierownik projektu musi rozumieć środowisko projektu i proaktywnie planować zarządzanie czynnikami, które mogą mieć wpływ na projekt. To trochę jak zarządzanie ryzykiem w ten sposób.

Pomyśl o środowisku projektu jako kontekście, w którym projekt istnieje. Jest takie stare wyrażenie, które mówi: „Kontekst jest wszystkim”. Każdy kierownik projektu, który myśli, że nie potrzebuje więcej danych, jest kierownikiem projektu, który otrzyma trudną lekcję.

Dlaczego środowisko projektu jest ważne?

Kiedy zarządzasz projektem, drugą naturą jest zdefiniowanie jego celów, zakresu, budżetu i harmonogramu — ale często zaniedbujesz środowisko zarządzania projektami. Zrób to na własne ryzyko. W grę wchodzą czynniki, które musisz zidentyfikować i zarządzać nimi, aby zapewnić pomyślne wykonanie projektu.

Na przykład, gdzie odbywa się projekt i czy ta przestrzeń niesie ze sobą potencjalne zagrożenia? Może wystąpić trzęsienie ziemi, huragan, a nawet coś tak prostego, jak słaba infrastruktura, która utrudnia dotarcie zasobów na miejsce pracy.

Kolejnym czynnikiem jest środowisko społeczne. Co społeczność lokalna myśli o projekcie? Czy będą zdenerwowani i potencjalnie staną na drodze twojego postępu? Może to być również mniej dramatyczne, takie jak dane demograficzne obszaru, które mogą w jakiś sposób wpłynąć na plan zarządzania projektem.

Środowisko projektowe ma ogromne znaczenie. W zbieraniu tych informacji może pomóc oprogramowanie do zarządzania projektami. ProjectManager to narzędzie oparte na chmurze, które umożliwia przesyłanie nieograniczonej liczby dokumentów i obrazów do narzędzia. Uporządkuj je w naszym widoku listy i zawsze masz je pod ręką, niezależnie od tego, czy jesteś na miejscu, w biurze, czy nawet w domu. Wypróbuj ProjectManagera już dziś za darmo!

Kluczowe elementy otoczenia projektu

Dwa główne elementy środowiska projektowego to czynniki wewnętrzne i zewnętrzne:

Struktura organizacyjna i kultura organizacyjna

Struktura organizacyjna wpływa na sposób zarządzania projektem. Są to różne systemy, które określają, w jaki sposób wykonywane są procesy, aby osiągnąć cele organizacji, a co za tym idzie, funkcjonowanie projektu. Ponadto kultura organizacyjna również kształtuje sposób realizacji projektu.

Środowisko fizyczne

Drugim kluczowym czynnikiem jest środowisko fizyczne. Obejmuje to lokalną ekologię do geografii fizycznej — pogoda, ograniczenia dostępu do terenu, usługi komunalne, dostępność usług lokalnych oraz dostępność zasobów ludzkich i materialnych. Są to czynniki zewnętrzne, ponieważ są poza kontrolą Twojej organizacji.

Środowisko polityczne

Środowisko polityczne, w którym ma miejsce projekt, może wpływać na sposób interakcji zespołu projektowego z interesariuszami. W grę mogą wchodzić nielegalne działania, takie jak korupcja, różnice w polityce lokalnej i krajowej, zmiany we władzy lub wpływach politycznych i inne.

Należy również wziąć pod uwagę kwestie kulturowe i religijne. Może to spowodować zmianę planu projektu z powodu zakwaterowania personelu w zakładach pracy, urlopów, dopuszczalnych godzin pracy i względów bezpieczeństwa.

Inne wewnętrzne czynniki środowiskowe projektu

Inne czynniki wewnętrzne to narzędzia, umiejętności i doświadczenie Twojego zespołu. Jaka jest ich dostępność? Czy potrzebują szkolenia? Czy masz potrzebne narzędzia? Może to mieć wpływ na szybkość i wydajność projektu, a także na zakres i standardy.

Siły zewnętrzne obejmują również warunki rynkowe, które ciągle się zmieniają. W zależności od otoczenia gospodarczego możesz nie mieć możliwości sfinansowania projektu. Może brakować zasobów ludzkich i materialnych.

Nie zapomnij o interesariuszach projektu. Zrozumienie ich może być jednym z najważniejszych aspektów zarządzania środowiskiem projektowym. Poznaj ich doświadczenie, kulturę, z której pochodzą, strukturę, w której pracują, ich apetyt na ryzyko, priorytety itp.

Środowisko projektowe i cykl życia zarządzania projektami

Jednym z najlepszych sposobów zarządzania środowiskiem projektu jest śledzenie etapów projektu. Projekt składa się z pięciu faz: inicjacji, planowania, realizacji, monitorowania i kontroli oraz zamknięcia. Podczas każdej z tych faz zarządzania projektem należy wziąć pod uwagę środowisko projektu.

• Inicjacja projektu: W tej fazie określasz, czy projekt jest opłacalny. Rozważania dotyczące środowiska projektowego obejmują identyfikację potrzeb klientów, przeprowadzenie studium wykonalności i dostosowanie planowania projektu do celów organizacyjnych.
• Planowanie projektu: Planowanie projektu obejmuje tworzenie budżetu, harmonogramu i analizę ryzyka (co jest głównym elementem każdego środowiska projektowego). To Ty decydujesz, co zostanie zrobione przez wewnętrzny zespół projektowy, a co zostanie zlecone na zewnątrz.
• Realizacja projektu: Kiedy wykonujesz projekt, środowisko projektu obejmuje zasoby i sprzęt niezbędny do wykonania zadań. Zespół będzie zwracał uwagę na wszelkie zagrożenia i identyfikuje problemy w miarę ich pojawiania się. Przeprowadzone zostaną również wszelkie testy i weryfikacja wydajności.
• Monitoring i kontrola: Te dwie czynności odbywają się w tym samym czasie co realizacja projektu. W tym momencie środowisko projektowe rozszerza się o procesy i narzędzia śledzące postęp i wydajność. Wszelkie odchylenia od planu zarządzania projektem zostaną zgłoszone i zostaną wprowadzone korekty, aby utrzymać projekt na torze.
• Zamknięcie projektu: Zamknięcie następuje po zakończeniu ostatecznego rezultatu. Teraz luźne końce trzeba związać. Środowisko projektowe na tym etapie obejmuje zarządzanie procesem przeglądu i akceptacji, rozliczanie wszystkich otwartych kont oraz zamykanie umów. Następnie następuje przegląd projektu, dokumentowanie wszystkich wyciągniętych wniosków i zamykanie wszystkich zapisów projektu.

Przykład środowiska projektu

Poświęćmy chwilę, aby pomyśleć o środowisku projektowym dla rozbudowy autostrady.

1. Najpierw projekt realizowany jest na zewnątrz. Musisz pomyśleć o środowisku fizycznym i określić, jaka pora roku jest najlepsza do realizacji projektu – najlepiej, gdy grunt nie jest przemoczony deszczem lub zamarznięty w zimie.
2. Następnie należy wziąć pod uwagę otoczenie polityczne. Czy państwo lub powiat bierze udział w projekcie i czy mają wystarczające środki na jego realizację? Czy istnieją jakieś zasady lub przepisy, które mogą mieć wpływ na projekt? Czy jest dobra wola polityczna, aby go dokończyć?
3. Jaki jest wpływ projektu na środowisko i czy ma wsparcie ze strony społeczności? Jeśli nie masz mieszkańców za projektem, może pojawić się impas. Mogą również pojawić się obawy o bezpieczeństwo terenu - a może proponuje się, aby autostrada przebiegała przez teren, który jest w pewnym stopniu chroniony.
4. Wewnętrzne środowisko projektowe może obejmować złożoność projektu i dostępne zasoby ludzkie do wykonania tego planu. Może to wpłynąć na szybkość i wydajność Twojej pracy. Zewnętrznym środowiskiem do rozważenia jest to, czy warunki rynkowe wspierają projekt. Może to zmienić zakres projektu.

Środowisko projektowe dotyka każdego aspektu projektu. Najbardziej oczywiste i ważne kwestie są często najtrudniejsze do zauważenia. Dlatego zarządzanie środowiskiem projektowym nigdy nie może być brane za pewnik.

Jak ProjectManager pomaga zarządzać środowiskiem projektu

ProjectManager może monitorować i zarządzać środowiskiem projektu we wszystkich pięciu fazach projektu. Może gromadzić dokumenty projektowe i służyć jako centralne centrum dla wszystkich zapisów projektowych, łącząc zespoły na swojej platformie współpracy, aby pomóc im planować, śledzić i raportować środowisko projektu, aby utrzymać kurs.

Planuj od początku do końca na wykresach Gantta

Plany projektów muszą uwzględniać środowisko projektu. Wykresy Gantta ProjectManagera są wystarczająco solidne, aby organizować wszystkie działania w projekcie, łączyć zależności, które mogą opóźnić postęp, a nawet ustawić punkt odniesienia po utworzeniu harmonogramu projektu. Dzięki linii bazowej możesz szybko zobaczyć rozbieżności projektu i w czasie rzeczywistym, ponieważ nasze oprogramowanie jest aktualizowane natychmiast po zgłoszeniu statusu projektu.

Uzyskaj status w czasie rzeczywistym dzięki pulpitom nawigacyjnym na żywo

Uzyskanie wysokiego poziomu widoku projektu pozwala zobaczyć całe środowisko projektu i szybko uchwycić problemy, dzięki czemu można je szybko rozwiązać, zanim wpłyną negatywnie na projekt. Pulpit nawigacyjny na żywo ProjectManagera nie musi być konfigurowany jak w przypadku lekkich narzędzi, ale jest gotowy do pracy, gdy jesteś. Zbiera dane w czasie rzeczywistym i automatycznie oblicza metryki projektu, które są następnie wyświetlane na czytelnych wykresach i wykresach.

Raporty jednym kliknięciem zapewniają szybkie dostarczanie danych

Jeśli chcesz bliżej przyjrzeć się danym, skorzystaj z raportów ProjectManagera. Generuj raporty dotyczące wariancji projektu, zadań, kosztów i wiele więcej. Wszystkie nasze raporty można filtrować, aby umożliwić skupienie się tylko na tych informacjach, które chcesz zobaczyć. Możesz filtrować raporty, aby pokazać, o czym interesariusze również chcą być aktualizowani, a następnie łatwo im udostępniać.

Od planowania do zamknięcia, nasze oprogramowanie ma wszystkie funkcje potrzebne do zarządzania środowiskiem projektowym i ograniczania związanego z nim ryzyka. Otrzymuj powiadomienia, narzędzia do zarządzania zasobami i tablice Kanban, które wizualizują przepływ pracy Twojego zespołu, dzięki czemu możesz łapać wąskie gardła i szybko realokować zasoby, aby zespoły pracowały na pełnych obrotach. Dodatkowo otrzymujesz wiele widoków projektu, dzięki czemu wszyscy w zespole mogą pracować tak, jak chcą i być na bieżąco.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie, które organizuje Twoją pracę i zapewnia produktywność. Jego dane w czasie rzeczywistym pomagają monitorować środowisko projektu i podejmować lepsze decyzje, aby utrzymać projekt na bieżąco. Wypróbuj ProjectManager za darmo już dziś.