5 narzędzi komunikacji wewnętrznej usprawniających pracę zespołu

Próbowałeś kiedyś zorganizować zespół? Jeśli będziesz pracować z kilkoma osobami, zrozumiesz, jak ważna jest dobra komunikacja między wszystkimi członkami, aby nie dublować zadań, wiosłować w tym samym kierunku, dążyć do tych samych celów, dotrzymywać terminów…

Niezależnie od tego, czy zarządzasz firmą, startupem, cyfrowym biznesem, czy jesteś freelancerem pracującym nad różnymi projektami, korzystanie z narzędzi komunikacji wewnętrznej jest niezbędne.

Zgodnie ze swoją podstawową definicją zespół roboczy to grupa ludzi, których kompetencje wzajemnie się uzupełniają i jednoczą, aby osiągać wyniki, z których wszyscy korzystają.

Dlatego zespół roboczy jest czymś w rodzaju zespołu wioślarskiego; jeśli któryś z członków przestanie wiosłować (lub zacznie robić to w przeciwnym kierunku), łódź nie dotrze do celu lub może zatonąć.

Skuteczna komunikacja wewnętrzna jest kluczem do zorganizowania zespołu, zwłaszcza jeśli ludzie pracują z różnych lokalizacji.

Dlatego w tym artykule chcę poruszyć takie aspekty, jak:

Znaczenie komunikacji w zespołach roboczych

Chociaż widzieliśmy już przekonujące powody, dla których warto wybrać oprogramowanie, którego można używać, chciałbym zagłębić się w moc dobrej komunikacji.

Zasadniczo dobra komunikacja z zespołem sprzyja wszystkim tym aspektom:

► Płynność w pracy zespołowej

Jeśli nie ma dobrej komunikacji wewnętrznej między członkami zespołu roboczego, prawdopodobnie sprawy nie ułożą się.

Aby zapewnić płynność, każdy musi koordynować i wiedzieć, na jakim etapie pracuje, dlaczego wykonuje każde z zadań i jak ich wydajność wpływa na kolejne ogniwo łańcucha.

► Globalna produktywność

Wyobraź sobie, że Twoja firma zamierza rozpocząć nową kampanię, ale z powodu braku komunikacji osoba, która powinna wysłać zaproszenia do klientów, zapomniała o tym. W tej sytuacji większość osób, które powinny być poinformowane, nigdy nie dowiedziałaby się o zdarzeniu, co byłoby stratą całego wysiłku zainwestowanego w projekt, prawda?

Po raz kolejny rozwiązaniem jest poleganie na narzędziach komunikacji wewnętrznej, aby aktualizować wszystkich członków zespołu w czasie rzeczywistym.

Ostatecznie, gdy wszyscy pracują z myślą o tych samych celach, produktywność wzrasta.

► Monitorowanie statusu projektu

Jedną z największych zalet narzędzi komunikacji wewnętrznej jest to, że pozwalają mi kontrolować cały zespół roboczy.

Co więcej, łatwiej będzie delegować zadania swoim współpracownikom.

Będziesz mógł szybko monitorować wszystkich użytkowników, sprawdzać obciążenie każdego z nich (aby uniknąć przeciążeń i przestojów), status projektu, czy czas dostawy jest dotrzymywany, i wiele więcej.

Pamiętaj, że w razie nieprzewidzianych okoliczności zawsze możesz zaktualizować wszystkich poprzez komentarze lub korzystając z innej opcji kontaktu.

► Rozwiązywanie problemów

Czasami niektóre bloki uniemożliwiają nam pójście do przodu, a kontakt z zespołem pomaga nam mieć inne punkty widzenia. To jeden z kluczy do ciągłego rozwoju!

► Udokumentowane procesy i udostępnione pliki

Łatwo stracić dane lub wprowadzić niewłaściwe zmiany, gdy wiele osób pracuje nad tym samym plikiem. Przydatne oprogramowanie pomoże Ci śledzić Twoje dane. Jeśli pracujesz z profesjonalnym narzędziem, możesz udostępniać informacje między członkami lub tworzyć kopie zapasowe danych online.

5 narzędzi komunikacji wewnętrznej, z których możesz korzystać

Rynek aplikacji do komunikacji zespołowej wciąż ewoluuje, ponieważ cyfryzacja wszelkiego rodzaju firm i biznesów (nawet tych najbardziej tradycyjnych) stała się czymś więcej niż rzeczywistością.

W tych czasach, bez podejmowania skoordynowanych działań i promowania komunikacji grupowej, wyniki będą dalekie od wyznaczonych celów (osobiście lub zdalnie).

Na szczęście mamy listę systemów komunikacji dla zespołów roboczych, od tych najprostszych, które ledwo zawierają czat, po te najbardziej wyrafinowane, które pozwalają na integrację z narzędziami do zarządzania zadaniami.

Zobaczmy listę:

► Luźny

Slack pozwala na stworzenie wirtualnej przestrzeni roboczej, w której wszyscy członkowie tego samego zespołu mogą komunikować się i wymieniać pliki.

Jest bardzo prawdopodobne, że jeśli go nie używałeś, słyszałeś o nim, ponieważ jest to najwyżej oceniane oprogramowanie.

Oferuje intuicyjny interfejs, który umożliwia między innymi:

► Skręcanie

Jest to narzędzie komunikacji wewnętrznej podobne do poprzedniego. Najważniejszą różnicą jest to, że jest to aplikacja, która na zawsze zapisuje poruszane tematy, dzięki czemu można do nich wrócić później.

Na Slacku, przynajmniej w jego darmowej wersji, istnieje limit gromadzonych wiadomości. Rozmowy są zorganizowane w tematy, a te z kolei w podtematy, aby mieć większą kontrolę nad postępem pracy.

Oprócz tego zawiera wyszukiwarkę, która usprawnia wyszukiwanie poruszanych tematów i importowanych plików.

► Drużyny

Jest to jedna z najbardziej zaawansowanych aplikacji komunikacji wewnętrznej. Wśród różnych opcji tego oprogramowania możesz grupować rozmowy i otrzymywać powiadomienia, a także sprawdzać status swoich współpracowników.

Znajdziesz jednak wiele innych opcji:

►Szczęśliwa

To narzędzie, oprócz funkcji podobnych do poprzednich w celu promowania komunikacji w zespole, zawiera inne, które ułatwiają dostęp do danych osobowych każdego członka.

Na przykład za pomocą tej aplikacji możesz udostępniać listy płac, certyfikaty, urlopy, rejestry czasu lub recenzje wyników.

Ponadto poprawia doświadczenie każdej osoby w zespole poprzez uczestnictwo i aktywne słuchanie.

►Skype

Nigdy nie moglibyśmy napisać artykułu o najlepszych narzędziach do rozmowy z ludźmi online bez Skype'a.

Jego działanie jest proste. Służy do rozmów indywidualnych lub grupowych, a także do wykonywania połączeń. To oprogramowanie jest używane przez miliony użytkowników i prawdopodobnie przez jakiś czas będzie dominować na rynku czatów głosowych, nawet z silną konkurencją.

Inne aplikacje usprawniające komunikację Twojego zespołu

Oprócz aplikacji do czatu, które widzieliśmy do tej pory, możesz pracować z innymi narzędziami, aby usprawnić przepływ pracy swojego zespołu.

Komunikacja wewnętrzna opiera się nie tylko na wysyłaniu wiadomości, ale również na prawidłowej organizacji i zarządzaniu zadaniami pomiędzy członkami zespołu.

Prawda jest taka, że ​​dostępnych jest tak wiele narzędzi ułatwiających pracę zespołową, że nie sposób wymienić ich wszystkich w jednym artykule.

Jednak zachęcono mnie do wybrania aplikacji, które moim zdaniem są niezwykle wydajne w prowadzeniu wszelkiego rodzaju firm.

Zobaczmy niektóre z nich.

► Aplikacje głosowe

Narzędzia te służą do prowadzenia wirtualnych spotkań, zarówno wewnętrznych, jak i z klientami. Oferują funkcje audio i wideo, z opcjami aktywacji kamery, udostępniania ekranu, nagrywania rozmów, dodawania tekstu i wielu innych.

Wszystkie przełamują barierę czasoprzestrzenną i ułatwiają komunikację między ludźmi z dowolnego miejsca na świecie. Zobaczmy niektóre z nich:

• Powiększenie. Ta usługa wideokonferencji umożliwia tworzenie różnych sal. W ten sposób możesz tworzyć podzespoły, aby rozmawiać na określone tematy.
• Spotkania. Ta aplikacja została stworzona przez Google i pozwala nam na wykonywanie połączeń do 10 lub 15 osób (w zależności od tego, czy korzystasz ze smartfona czy komputera). Jeśli używasz tego oprogramowania, wszystkie udostępnione obrazy będą automatycznie zapisywane w Zdjęciach Google.
• IdźToSpotkanie . Umożliwia spotkania do 250 osób zgodnie z zakontraktowanym planem i zawiera inną funkcję. Możesz rysować na cyfrowej tablicy, aby ujawnić złożone problemy.
• Lifesize. To kolejne narzędzie komunikacji wewnętrznej, za pomocą którego możemy prowadzić wideokonferencje. Jego osobliwością jest możliwość integracji z innymi systemami takimi jak Skype, Slack, Outlook czy Cisco.
• W wyniku czego. Być może najprostszy ze wszystkich, ponieważ możesz z niego korzystać bez konieczności instalowania jakiegokolwiek oprogramowania. Darmowa wersja pozwala na dodanie do czterech uczestników w pokoju, ale wersja pro pozwoli jednocześnie na maksymalnie 50 użytkowników.

► Narzędzia online do komunikacji wewnętrznej

Możesz także pracować z systemami zarządzania projektami, ponieważ wiele z nich oferuje narzędzia komunikacyjne ułatwiające pracę zespołową.

Aby wybrać najlepszą opcję, będziesz musiał ocenić wielkość swojego zespołu i złożoność codziennych zadań. Aby dać ci dokładniejszy pomysł, spójrzmy na niektóre systemy.

● Asana . Jest to narzędzie, które pomaga kontrolować, zarządzać i monitorować projekty i zadania. Ułatwia organizację, komunikację i planowanie do osiągnięcia wyznaczonych celów. Umożliwia także planowanie terminów i tworzenie przypomnień o powtarzających się zadaniach, z opcjami synchronizacji z Gmailem i Kalendarzem Google.

● Trello. Jego użycie jest tak proste; często używa się go zarówno zawodowo, jak i do zarządzania zadaniami osobistymi. Jego interfejs jest bardzo prosty i łatwy do zrozumienia. Opiera się na modelu Kanban, tworząc tabele z trzema kolumnami (do zrobienia – do zrobienia – zrobione). W ich ramach możesz tworzyć karty i ustalać terminy, wyznaczać innych członków zespołu oraz tworzyć listy kontrolne.

● Baza. Jeśli szukasz kompletnych narzędzi do komunikacji wewnętrznej, powinieneś spróbować tego. Ułatwi zarządzanie projektami dla MŚP, uprości proces pracy i ułatwi przepływ informacji. Jego panel, na zespoły robocze i projekty. W każdym z nich znajdziesz bloki informacji, rozmowy, listę zadań, kalendarze…

● Poniedziałek. Największą zaletą poniedziałku jest to, że dostarcza informacji w bardzo wizualny sposób. Na pierwszy rzut oka możesz zobaczyć, nad czym wszyscy pracują, a także monitorować postęp każdego zadania.

● Dysk Google. Chociaż nie pozwala nam na prowadzenie wideorozmów, zarządzanie projektami ani czatowanie, jest to jedno z najczęściej używanych narzędzi do tworzenia i udostępniania dokumentów online. Innymi słowy, „konieczność” dla nas wszystkich, którzy pracują online.

Jeśli pracujesz dla firmy (bez względu na jej wielkość) lub zarządzasz firmą i musisz komunikować się z innymi, aby wykonać pracę, polecam mieć zawsze pod ręką tę listę narzędzi.

Jak widzieliśmy, narzędzia te pomogą Ci zwiększyć produktywność i ogólnie osiągnąć wyniki, których oczekujesz od swoich projektów.

Czy znasz wszystkie te aplikacje do komunikacji wewnętrznej? Opowiedz nam o swoim doświadczeniu w komentarzach.

Przetłumaczone przez Micheli.