5 أدوات اتصال داخلية لتحسين سير عمل الفريق

هل سبق لك أن حاولت تنظيم فريق؟ إذا كنت تعمل مع عدة أشخاص ، فستفهم مدى أهمية وجود اتصال جيد بين جميع الأعضاء حتى لا تتكرر المهام ، أو تجدف في نفس الاتجاه ، أو تعمل على تحقيق نفس الأهداف ، وتفي بالمواعيد النهائية ...

سواء كنت تدير شركة ، أو شركة ناشئة ، أو شركة رقمية ، أو تعمل لحسابهم الخاص في مشاريع مختلفة ، فإن استخدام أدوات الاتصال الداخلي أمر ضروري.

حسب تعريفه الأساسي ، فإن فريق العمل هو مجموعة من الأشخاص ذوي الكفاءات التي تكمل بعضها البعض وتوحدها لتحقيق نتائج تعود بالفائدة على الجميع.

لذلك ، فإن فريق العمل هو شيء مثل فريق التجديف. إذا توقف أي من الأعضاء عن التجديف (أو بدأ في القيام بذلك في الاتجاه المعاكس) ، فلن يصل القارب إلى وجهته ، أو قد يغرق.

الاتصال الداخلي الفعال هو مفتاح تنظيم الفريق ، خاصة إذا كان الناس يعملون من مواقع مختلفة.

لذلك ، في هذه المقالة ، أريد أن أتناول جوانب مثل:

أهمية التواصل في فرق العمل

على الرغم من أننا رأينا بالفعل أسبابًا مقنعة لاختيار البرامج التي يمكنك استخدامها ، إلا أنني أود الخوض في قوة الاتصال الجيد.

بشكل أساسي ، يفضل التواصل الجيد مع الفريق كل هذه الجوانب:

الطلاقة في العمل الجماعي

إذا لم يكن هناك اتصال داخلي جيد بين أعضاء فريق العمل ، فمن المحتمل أن الأمور لن تنجح.

ولكي يكون هناك سيولة ، يجب على الجميع التنسيق ومعرفة المرحلة التي يعملون عليها ، ولماذا يؤدون كل مهمة ، وكيف يؤثر أدائهم على الرابط التالي في السلسلة.

► الإنتاجية العالمية

تخيل أن شركتك على وشك إطلاق حملة جديدة ، ولكن بسبب نقص التواصل ، نسي الشخص الذي يجب أن يرسل رسائل البريد الإلكتروني للدعوة إلى العملاء القيام بذلك. في هذه الحالة ، فإن معظم الأشخاص الذين يجب إعلامهم لن يعرفوا أبدًا عن الحدث ، والذي سيكون مضيعة لكل الجهود المستثمرة في المشروع ، أليس كذلك؟

مرة أخرى ، الحل هو الاعتماد على أدوات الاتصال الداخلية لتحديث جميع أعضاء الفريق في الوقت الفعلي.

في النهاية ، عندما يعمل الجميع بنفس الأهداف في الاعتبار ، تزداد الإنتاجية.

► مراقبة حالة المشروع

واحدة من أقوى المزايا التي تتمتع بها أدوات الاتصال الداخلي بالنسبة لي هي أنها تسمح لي بالتحكم في فريق العمل بأكمله.

علاوة على ذلك ، سيكون من الأسهل تفويض المهام إلى زملائك.

ستكون قادرًا على مراقبة جميع المستخدمين بسرعة ، للتحقق من عبء العمل لكل منهم (لتجنب الأحمال الزائدة وأوقات الخمول) ، وحالة المشروع ، وما إذا تم الوفاء بأوقات التسليم أم لا ، وأكثر من ذلك بكثير.

تذكر أنه في حالة حدوث ظروف غير متوقعة ، يمكنك دائمًا تحديث الجميع من خلال التعليقات أو استخدام خيار اتصال آخر.

► استكشاف الأخطاء وإصلاحها

في بعض الأحيان ، تمنعنا بعض الكتل من المضي قدمًا ، ويساعدنا الاتصال بالفريق في الحصول على وجهات نظر أخرى. هذا هو أحد المفاتيح للحفاظ على التطور!

توثيق العمليات والملفات المشتركة

من السهل فقدان البيانات أو إجراء تغييرات غير مناسبة عندما يعمل عدة أشخاص في نفس الملف. سيساعدك البرنامج المفيد في تتبع بياناتك. إذا كنت تعمل باستخدام أداة احترافية ، فيمكنك مشاركة المعلومات بين الأعضاء أو نسخ البيانات احتياطيًا عبر الإنترنت.

5 أدوات اتصال داخلية يمكنك استخدامها

يستمر سوق تطبيقات الاتصال الجماعي في التطور ، حيث أصبحت رقمنة جميع أنواع الشركات والأعمال (حتى أكثرها تقليدية) أكثر من حقيقة.

في هذه الأوقات ، بدون اتخاذ إجراءات منسقة وتعزيز التواصل الجماعي ، ستكون النتائج بعيدة عن الأهداف المحددة (سواء بشكل شخصي أو عن بعد).

لحسن الحظ ، لدينا قائمة بأنظمة الاتصال لفرق العمل ، بدءًا من الأنظمة الأساسية ، والتي بالكاد تتضمن الدردشة ، إلى الأنظمة الأكثر تعقيدًا التي تسمح بالتكامل مع أدوات إدارة المهام.

دعونا نرى القائمة:

► سلاك

يتيح لك Slack إنشاء مساحة عمل افتراضية ، حيث يمكن لجميع أعضاء الفريق نفسه التواصل وتبادل الملفات.

من المحتمل جدًا ، إذا لم تستخدمه ، أنك سمعت عنه ، لأنه برنامج عالي التصنيف.

إنه يوفر واجهة سهلة الاستخدام تسمح لك ، من بين أشياء أخرى ، بما يلي:

► تويست

إنها أداة اتصال داخلية مشابهة للأداة السابقة. الاختلاف الأكثر أهمية هو أنه تطبيق يحفظ الموضوعات التي يتم تناولها إلى الأبد حتى تتمكن من العودة إليها لاحقًا.

في Slack ، على الأقل في نسخته المجانية ، هناك حد للرسائل المتراكمة. يتم تنظيم المحادثات في موضوعات وهذه بدورها في موضوعات فرعية لمزيد من التحكم في تقدم العمل.

بالإضافة إلى هذه النقطة ، فهو يشتمل على محرك بحث لتسهيل البحث عن الموضوعات التي يتم تناولها والملفات المستوردة.

► فرق

يعد هذا أحد أكثر تطبيقات الاتصالات الداخلية تقدمًا. من بين الخيارات المختلفة لهذا البرنامج ، يمكنك تجميع المحادثات وتلقي الإخطارات ، بالإضافة إلى رؤية حالة زملائك.

ومع ذلك ، ستجد العديد من الخيارات الأخرى:

► هابيدونيا

تتضمن هذه الأداة ، بالإضافة إلى دمج ميزات مشابهة لتلك السابقة لتعزيز التواصل الجماعي ، أدوات أخرى تسهل الوصول إلى البيانات الشخصية لكل عضو.

على سبيل المثال ، مع هذا التطبيق ، يمكنك مشاركة كشوف المرتبات أو الشهادات أو الإجازات أو تسجيل الوقت أو مراجعات الأداء.

بالإضافة إلى ذلك ، فهو يحسن تجربة كل شخص في الفريق من خلال المشاركة والاستماع الفعال.

► سكايب

لا يمكننا أبدًا كتابة مقال حول أفضل الأدوات للتحدث إلى الأشخاص عبر الإنترنت دون تضمين Skype.

عملها بسيط. يتم استخدامه للمحادثات الفردية أو الجماعية ، وكذلك لإجراء المكالمات. يستخدم هذا البرنامج ملايين المستخدمين ومن المرجح أن يستمر في السيطرة على سوق الدردشة الصوتية لبعض الوقت ، حتى مع وجود منافسين أقوياء.

تطبيقات أخرى لتحسين تواصل فريقك

بالإضافة إلى تطبيقات الدردشة التي رأيناها حتى الآن ، يمكنك العمل مع أدوات أخرى لتحسين سير عمل فريقك.

لا يعتمد الاتصال الداخلي على إرسال الرسائل فحسب ، بل يعتمد أيضًا على التنظيم الصحيح وإدارة المهام بين أعضاء الفريق.

الحقيقة هي أن هناك العديد من الأدوات المتاحة لتسهيل العمل الجماعي بحيث يستحيل ذكرها جميعًا في مقال واحد.

ومع ذلك ، تم تشجيعي على اختيار التطبيقات التي أعتقد أنها قوية بشكل لا يصدق لقيادة جميع أنواع الأعمال.

دعونا نرى بعض منهم.

► تطبيقات الصوت

تُستخدم هذه الأدوات لإجراء اجتماعات افتراضية ، داخليًا ومع العملاء. إنها توفر ميزات الصوت والفيديو ، مع خيارات لتنشيط الكاميرا ومشاركة الشاشة وتسجيل المحادثات وإضافة نص وغير ذلك الكثير.

إنهم جميعًا يكسرون حاجز الزمكان ويسهلون التواصل بين الناس من أي مكان في العالم. دعونا نرى بعضًا منهم:

• تكبير. تتيح لك خدمة مؤتمرات الفيديو هذه إنشاء غرف مختلفة. بهذه الطريقة ، يمكنك إنشاء فرق فرعية للتحدث عن مواضيع محددة.
• Hangouts. تم إنشاء هذا التطبيق بواسطة Google ويسمح لنا بإجراء مكالمات مع ما يصل إلى 10 أو 15 شخصًا (اعتمادًا على ما إذا كنت تستخدم الهاتف الذكي أو الكمبيوتر الشخصي). إذا كنت تستخدم هذا البرنامج ، فسيتم تلقائيًا حفظ جميع الصور المشتركة في صور Google.
• GoToMeeting . يسمح باجتماعات تصل إلى 250 شخصًا وفقًا للخطة المتعاقد عليها ويتضمن ميزة مختلفة. يمكنك الاعتماد على السبورة الرقمية لفضح المشكلات المعقدة.
• شمعي. هذه واحدة من أدوات الاتصال الداخلية التي يمكننا من خلالها إجراء مؤتمرات الفيديو. تكمن خصوصيته في أنه يمكن دمجه مع أنظمة أخرى مثل Skype أو Slack أو Outlook أو Cisco.
• بواسطة. ربما يكون أبسط ما في الأمر ، حيث يمكنك استخدامه دون الحاجة إلى تثبيت أي برنامج. يتيح لك الإصدار المجاني إضافة ما يصل إلى أربعة مشاركين في الغرفة ، لكن الإصدار المحترف سيسمح لما يصل إلى 50 مستخدمًا في وقت واحد.

► أدوات عبر الإنترنت للاتصال الداخلي

يمكنك أيضًا العمل مع أنظمة إدارة المشاريع ، حيث يقدم العديد منها أدوات اتصال لتسهيل العمل الجماعي.

لاختيار الخيار الأفضل ، سيتعين عليك تقييم حجم فريقك ومدى تعقيد المهام اليومية. لإعطائك فكرة أكثر دقة ، دعنا نلقي نظرة على بعض الأنظمة.

● أسانا . إنها أداة تساعد في التحكم في المشاريع والمهام وإدارتها ومراقبتها. يسهل التنظيم والاتصال والتخطيط لتحقيق الأهداف المحددة. كما يسمح لك بجدولة المواعيد النهائية وإنشاء تذكيرات للمهام المتكررة ، مع خيارات المزامنة مع Gmail وتقويم Google.

● تريلو. استخدامه بسيط للغاية. من الشائع استخدامه على المستوى المهني وإدارة المهام الشخصية. واجهته بسيطة للغاية وسهلة الفهم. يعتمد على نموذج كانبان ، ويشكل جداول بثلاثة أعمدة (مهمة - تنفيذ - إنجاز). بداخلها ، يمكنك إنشاء بطاقات وتحديد المواعيد النهائية وتعيين أعضاء الفريق الآخرين وإنشاء قوائم المراجعة.

● المعسكر الأساسي. إذا كنت تبحث عن أدوات كاملة للاتصال الداخلي ، فعليك تجربة هذه الأداة. سيسهل إدارة المشروع للشركات الصغيرة والمتوسطة ، ويبسط عملية العمل ، ويفضل تدفق المعلومات. فريقها ، إلى فرق العمل والمشاريع. ستجد داخل كل منها مجموعات من المعلومات والمحادثات وقائمة المهام والتقويمات ...

● الاثنين. أفضل ميزة ليوم الاثنين هي أنه يوفر المعلومات بطريقة مرئية للغاية. في لمحة ، يمكنك رؤية ما يعمل عليه الجميع ، بالإضافة إلى مراقبة تقدم كل مهمة.

● Google Drive. على الرغم من أنها لا تسمح لنا بإجراء مكالمات فيديو أو إدارة المشاريع أو الدردشة ، إلا أنها واحدة من أكثر الأدوات استخدامًا لإنشاء المستندات ومشاركتها عبر الإنترنت. بعبارة أخرى ، "ضرورة" بالنسبة لنا جميعًا الذين يعملون عبر الإنترنت.

إذا كنت تعمل في شركة (بغض النظر عن حجمها) أو تدير شركة وتحتاج إلى التواصل مع الآخرين لإنجاز المهمة ، فإنني أوصي بأن يكون لديك دائمًا قائمة الأدوات هذه في متناول اليد.

كما رأينا ، ستساعدك هذه الأدوات على زيادة الإنتاجية ، وبشكل عام ، لتحقيق النتائج التي تتوقعها من مشاريعك.

هل تعلم كل تطبيقات الاتصالات الداخلية هذه؟ أخبرنا عن تجربتك في التعليقات.

ترجمه ميشيلي.