プロジェクトの生産性と精度を向上させる方法は？
公開: 2019-12-24
すべての企業は、日常的に無数のプロジェクトに対処する必要があります。 場合によっては、複数のプロジェクトの期限が互いに衝突し、あなたとあなたのチームが圧倒されることがあります。 したがって、作業時間を増やすか、生産性を高めるかの2つの選択肢があります。 前者は、仕事と生活のバランスを維持することが極めて重要であるため、実行可能な選択肢としては聞こえないかもしれません。 したがって、後者に焦点を当てる必要があります。つまり、より多くの作業をより短い時間で行う必要があります。
プロジェクトの効率を高めることは、ロケット科学ではありません。 あなたはただあなたの中でマネージャーを解き放ち、時間だけでなく、プロジェクト管理ソフトウェア、パフォーマンス管理ソフトウェア、タスク管理ソフトウェアや他の多くのソフトウェアのようなリソースを管理する必要があります。 生産性を向上させる一方で、エラーの修正や改善に時間を浪費したくないので、精度にも焦点を当てる必要があります。
しかし、どのように？
さて、ここにあなたがあなたのプロジェクトの正確さだけでなく生産性を高めることができるいくつかの方法があります：
1.プロジェクトの青写真を作成します
計画は、あらゆるプロジェクトの基礎段階です。 適切な計画を立てることで、プロジェクトを締め切り前に予算内で確実に完了することができます。 したがって、誰がいつ何を行う必要があるかを説明するプロジェクトの青写真を作成できます。 ただし、状況に応じて変更できる柔軟なプロジェクト計画を作成する必要があります。
2.タスクに費やされた時間を追跡して制限する
プロジェクトは、タイムラインが異なる複数のタスクに分割されます。 アクティビティ/タスクを完了するために必要な時間を見つけることができます。 いくつかの見積もりツールとソフトウェアを使用して、各アクティビティにかかる時間を正確に見つけることができます。 次に、タスクをチームメンバーに委任して、タイムライン内にタスクを完了するように依頼できます。
3.プロジェクト管理ソフトウェアを活用する
プロジェクト管理は、時間と手間がかかる作業です。 幸いなことに、企業が自由に使用できるプロジェクト管理ツールは多数あります。 プロジェクト管理ソフトウェアを使用すると、プロジェクトの作成、期限の設定、プロジェクトの目標の設定、やることリストの作成、タスクの割り当て、チームのステータスとパフォーマンスの追跡を行うことができます。 プロジェクト管理ツールは多くの時間を節約し、ビジネスオーナーとマネージャーのために物事を整理します。
市場には、多様なビジネスニーズに対応するいくつかのツールがあります。 ソフトウェアを選択する前に、その機能、機能、および価格を確認する必要があります。 ビジネスニーズと同期するのに最も適したツールを選択する必要があります。 さらに、チームのトレーニングに時間を費やす必要がないように、ソフトウェアの使いやすさも考慮する必要があります。
4.「重要なタスク」を強調するやることリストを毎日作成します
すべてのビジネスには、毎日実行する必要のあるいくつかのタスクがあります。 タスクのリストを作成することで1日を始めることができます。 さらに、重要なタスクも特定する必要があります。 プロジェクトを進めるために最も重要なタスクは、重要なものとして分類する必要があります。 次に、最初に重要なタスクを実行することを目指すことができます。 また、生産性ソフトウェアを使用して、作業を簡単にすることもできます。
5.双方向通信を維持します
プロジェクトの成功には、コミュニケーションとコラボレーションが不可欠です。 チームが互いに効果的にコラボレーションできる場合、プロジェクトの生産性と精度が向上します。
ビジネスオーナーまたはマネージャーとして、明確で一貫性のあるコミュニケーションを維持する必要があります。 コミュニケーションにより、チーム全体が同じページに表示され、チームメンバーがプロジェクト関連のすべての情報を入手できるようになります。 これにより、チームメンバーは、プロジェクトの効率を高めることができる十分な情報に基づいた決定を下すことができます。
6.すべてのプロジェクトの詳細を一元化された場所に保管します
各プロジェクトには、それに関連する大量のデータがあります。 さまざまなプロジェクトに取り組むときは、圧倒的な量のデータを処理する必要があります。 データは、電子メール、通話記録、メッセージ、およびチャットに散在する可能性があります。 したがって、このデータを整理するのは面倒な作業になる可能性があります。
企業は、関係するすべてのチームメンバーがアクセスできる一元化された場所にすべてのデータと情報を保持する必要があります。 これにより、各チームメンバーとデータを個別に共有する必要がなくなるため、時間を大幅に節約できます。 さらに、チームメンバーは、電子メールやファイルに散在する情報を検索する必要がありません。
プロジェクト管理とコラボレーションツールを活用して、作業を簡単にすることができます。 このツールを使用すると、すべてのプロジェクトデータを1か所にまとめることができます。 また、チームメンバーがデータ、画像、およびビデオを相互に通信および共有できるようになります。 これにより、プロジェクトの生産性が確実に向上します。
7.アクティビティをバッチに分割します
プロジェクトの生産性と精度を高めるために、アクティビティをバッチ処理できます。 一度に1つのアクティビティを完了することに集中する必要があります。 これにより、あなたとあなたのチームメンバーはリズムを構築するのに時間をかけることができ、それが完了すると、タスクは予想よりも早く完了することができます。
2分間のルールに従って、先延ばしをなくすことで生産性を高めることもできます。 このルールでは、最初に、完了までに2分をほとんど必要としないタスクをターゲットにする必要があります。 このようにして、あなたがそれほど生産的でないときに彼らが後であなたの時間を無駄にするのを防ぐでしょう。
8.プロジェクトのパフォーマンスを随時測定します
プロジェクトの生産性を高める最も効果的な方法は、プロジェクトのパフォーマンスを定期的に監視することです。 さまざまなメトリックに基づいて、プロジェクトおよび個々のチームメンバーのパフォーマンスを測定できます。 '
プロジェクトが計画どおりに進行しているかどうかを確認する必要があります。 パフォーマンスの低下を見つけた場合は、プロジェクトを軌道に乗せるために適切なリソースを委任できます。 また、不利な/予期しない状況に対応するために、プロジェクトの計画に特定の修正を加えることもできます。
9.非生産的な会議を避ける
会議はネットワークを強化し、プロジェクトについて話し合うために不可欠ですが、かなりの時間がかかります。 したがって、時間を節約するための代替案を考えてみてください。 メールや電話を使用して、チームや関係者と問題について話し合うことができます。 Webベースの会議を選択することもできます。 これらは対面の会議よりも生産的であり、通勤時間を節約することさえできます。 ビデオ会議と画面共有を容易にするコラボレーションツールを使用できます。
10.マルチタスクを避けます
ほとんどの専門家は、マルチタスクが生産性を加速できるという誤った印象を受けています。 しかし、心理学の研究はこの概念に反しています。 実際、マルチタスクは生産性の低下と時間の損失につながります。 したがって、あなたとあなたのチームは、最初にタスクを完了してから次のタスクに移動するという習慣に従う必要があります。
これらは、プロジェクトの生産性を別のレベルに引き上げる方法の一部です。 あなたの職場でこれらを試してみてください、そしてあなたは確かにポジティブなグラフを目撃するでしょう。