¿Cómo aumentar la productividad y la precisión de sus proyectos?

Cada negocio tiene que lidiar con miles de proyectos día a día. A veces, los plazos de varios proyectos pueden chocar entre sí, dejándolos a usted y a su equipo abrumados. Entonces, te quedan dos opciones: aumentar tus horas de trabajo o mejorar tu productividad. Lo primero puede no parecer una opción viable, ya que mantener un equilibrio entre el trabajo y la vida es fundamental. Por lo tanto, debe concentrarse en lo último, es decir, hacer más trabajo en menos tiempo.

Impulsar la eficiencia de los proyectos no es ciencia espacial. Solo necesita liberar al gerente que lleva dentro y administrar el tiempo y los recursos, como el software de gestión de proyectos, el software de gestión del rendimiento, el software de gestión de tareas y muchos otros programas. Mientras mejora la productividad, también debe centrarse en la precisión, ya que no querrá perder el tiempo corrigiendo errores o realizando mejoras.

¿Pero cómo?

Bueno, aquí hay algunas formas en las que puede mejorar la productividad y la precisión de sus proyectos:

1. Crea un plan de proyecto

La planificación es la etapa fundamental de cualquier proyecto. Una planificación adecuada puede garantizar que los proyectos se completen mucho antes de los plazos y dentro del presupuesto. Por lo tanto, puede crear un plan de proyecto que describa qué debe hacerse, quién lo debe hacer y en qué momento. Sin embargo, debe crear un plan de proyecto flexible que se pueda cambiar según la situación.

2. Rastree y limite el tiempo dedicado a las tareas

Un proyecto se divide en varias tareas con diferentes plazos. Puede averiguar el tiempo que se necesitaría para completar una actividad/tarea. Puede usar algunas herramientas y software de estimación para encontrar exactamente el tiempo que tomaría cada actividad. A continuación, puede delegar la tarea a los miembros del equipo y pedirles que finalicen las tareas dentro de los plazos.

3. Explotar el software de gestión de proyectos

La gestión de proyectos es una tarea tediosa y que requiere mucho tiempo. Afortunadamente, una plétora de herramientas de gestión de proyectos está disponible a disposición de las empresas. Con el software de gestión de proyectos, puede crear proyectos, establecer plazos, establecer objetivos de proyectos, crear listas de tareas pendientes, asignar tareas y realizar un seguimiento del estado y del rendimiento del equipo. Una herramienta de gestión de proyectos ahorra mucho tiempo y organiza las cosas para los propietarios y gerentes de negocios.

Hay varias herramientas disponibles en el mercado que satisfacen diversas necesidades comerciales. Antes de elegir un software, debe revisar sus características, funcionalidad y precios. Debe seleccionar una herramienta que sea más adecuada para sincronizar con las necesidades de su negocio. Además, también debe considerar la facilidad de uso del software para que no tenga que perder tiempo entrenando a su equipo.

4. Haz una lista de tareas todos los días destacando las 'tareas cruciales'

Cada negocio tendrá varias tareas que deben realizarse cada día. Puede comenzar su día creando una lista de tareas. Además, también debe identificar las tareas importantes. Las tareas que son de suma importancia para llevar adelante los proyectos deben clasificarse como importantes. A continuación, puede aspirar a realizar la tarea crucial en primer lugar. También puede usar el software de productividad para facilitarle las cosas.

5. Mantén una comunicación bidireccional

Las comunicaciones y la colaboración son cruciales para el éxito de los proyectos. Cuando los equipos pueden colaborar de manera efectiva entre sí, mejora la productividad y la precisión de los proyectos.

Como propietario o administrador de una empresa, debe asegurarse de mantener una comunicación clara y coherente. La comunicación asegura que todo el equipo esté en sintonía y que los miembros del equipo tengan toda la información relacionada con el proyecto. Esto facilita que los miembros del equipo tomen decisiones bien informadas que pueden aumentar la eficiencia de los proyectos.

6. Tenga todos los detalles de su proyecto en una ubicación centralizada

Cada proyecto tiene grandes porciones de datos relacionados con él. Cuando trabajas en varios proyectos, tienes que lidiar con una cantidad abrumadora de datos. Sus datos pueden estar dispersos en correos electrónicos, registros de llamadas, mensajes y chats. Por lo tanto, organizar estos datos puede ser una tarea engorrosa.

Las empresas deben mantener todos sus datos e información en una ubicación centralizada a la que puedan acceder todos los miembros del equipo interesados. Esto ahorrará mucho tiempo ya que no tendrá que compartir los datos individualmente con cada miembro del equipo. Además, los miembros del equipo no tendrán que buscar información dispersa en correos electrónicos y archivos.

Puede aprovechar la gestión de proyectos y la herramienta de colaboración para facilitarle las cosas. La herramienta facilitará el mantenimiento de todos los datos del proyecto en un solo lugar. También permitirá a los miembros del equipo comunicarse y compartir datos, imágenes y videos entre ellos. Esto seguramente aumentará la productividad de sus proyectos.

7. Divide las actividades en lotes

Para aumentar la productividad y la precisión de los proyectos, puede agrupar las actividades. Debe concentrarse en completar una actividad a la vez. Esto le permitirá a usted y a los miembros de su equipo tomarse su tiempo para desarrollar el ritmo y, una vez que se logre, la tarea se puede completar antes de lo esperado.

También puede seguir la regla de los 2 minutos para mejorar la productividad erradicando la procrastinación. Según esta regla, debe apuntar primero a aquellas tareas que apenas necesitan 2 minutos para completarse. De esta forma, evitarás que te hagan perder el tiempo más adelante cuando no seas tan productivo.

8. Medir el rendimiento de los proyectos de vez en cuando

La forma más efectiva de aumentar la productividad de los proyectos es monitorear el desempeño del proyecto regularmente. Puede medir el rendimiento de los proyectos, así como de los miembros individuales del equipo en función de varias métricas. '

Debe comprobar si el proyecto se desarrolla según lo previsto. Si encuentra alguna caída en el rendimiento, puede delegar los recursos adecuados para mantener el proyecto en marcha. También puede hacer ciertas modificaciones en el plan del proyecto para adaptarse a situaciones adversas o imprevistas.

9. Evita reuniones improductivas

Aunque las reuniones son esenciales para mejorar la red y discutir proyectos, toman un tiempo considerable. Así que deberías intentar pensar en alternativas para ahorrar tiempo. Puede usar correos electrónicos o llamadas telefónicas para discutir problemas con su equipo o partes interesadas. También puede optar por reuniones basadas en la web. Estos son más productivos que una reunión cara a cara e incluso le ahorrarán tiempo de viaje. Puede utilizar herramientas de colaboración que facilitan las videoconferencias y el uso compartido de pantalla.

10. Evita la multitarea

La mayoría de los profesionales tienen la impresión equivocada de que la multitarea puede acelerar la productividad. Sin embargo, los estudios psicológicos van en contra de esta noción. De hecho, la multitarea da como resultado una productividad reducida y una pérdida de tiempo. Por lo tanto, usted y su equipo deben seguir el hábito de completar una tarea primero y luego pasar a la siguiente tarea.

Estas son algunas de las formas en las que puedes llevar la productividad de tus proyectos a otro nivel. Pruébelos en su lugar de trabajo y seguramente será testigo de un gráfico positivo.