8 Tips Memberi Umpan Balik Karyawan yang Lebih Efektif

Umpan balik karyawan bisa menjadi ladang ranjau. Di satu sisi, karyawan membutuhkan umpan balik yang konstruktif untuk tumbuh dan berkembang.

Namun, memberi dan menerima evaluasi bisa menjadi canggung, tidak nyaman, dan benar-benar tidak menyenangkan bagi semua orang yang terlibat.

Maka tidak mengherankan jika 44% manajer mengatakan menyampaikan kritik itu membuat stres dan 21% dari mereka mengakui bahwa mereka sama sekali menghindari memberikan umpan balik.

Tapi menghindar dari berbagi umpan balik merampas baik manajer maupun tim mereka dari kesempatan belajar. Selain itu, jika dilakukan dengan benar, memberikan umpan balik akan meningkatkan kinerja, pemenuhan pekerjaan, keterlibatan, produktivitas, dan retensi.

Delapan tip ini akan membantu Anda menavigasi jalan Anda melalui ladang ranjau potensial ini dan memberikan umpan balik karyawan yang efektif. Mari kita mulai.

Tip Umpan Balik Karyawan Terbaik

1. Berikan catatan yang sering dan tepat waktu.

Jangan menunggu tinjauan kinerja terjadwal untuk memberikan umpan balik kepada karyawan. Sebaliknya, bagikan kritik, saran, dan saran secara real-time.

Inilah yang diinginkan 94% pekerja; namun, 69% perusahaan masih mengandalkan ulasan tahunan atau dua tahunan saja.

Meskipun Anda pasti dapat menyisihkan waktu tertentu untuk memberikan umpan balik, menunggu enam hingga dua belas bulan bisa menjadi masalah karena beberapa alasan.

Pertama, itu tidak memberi orang kesempatan tepat waktu untuk membuat perubahan atau meningkatkan kinerja mereka. Dan apa yang mungkin menjadi masalah kecil sekarang bisa menjadi kendala besar jika masalah tersebut tidak segera diatasi.

Menyampaikan umpan balik sangat jarang juga dapat menghambat kemajuan karena orang mungkin bersikap defensif ketika kesalahan atau kekurangan mereka ditunjukkan beberapa bulan atau tahun kemudian.

Selain itu, penilaian tahunan atau semi-tahunan juga dapat menjadi tantangan bagi peninjau karena Anda harus mengandalkan ingatan saat memberikan umpan balik. Ini semakin memperumit hal-hal karena bias jarak, yang pada dasarnya berarti bahwa peristiwa yang lebih baru lebih segar dalam pikiran pengulas.

Dengan kata lain, kinerja karyawan pada minggu sebelumnya mungkin memiliki dampak yang lebih besar pada tinjauan mereka daripada kinerja mereka sepanjang tahun, menciptakan sistem umpan balik yang tidak adil.

2. Berikan umpan balik karyawan secara langsung.

Bila memungkinkan, bagikan kritik dan pujian yang membangun saat Anda bertatap muka.

Sembilan puluh persen komunikasi adalah nonverbal, yang melibatkan nada suara, ekspresi wajah, gerak tubuh, bahasa tubuh, dan banyak lagi. Jadi mudah sekali pesan hilang atau disalahartikan jika penerimanya harus mengandalkan komunikasi tertulis saja.

Berbicara secara langsung memungkinkan kedua belah pihak untuk mendapatkan konteks tambahan dari percakapan.

Misalnya, mendengar nada empati manajer dapat melunakkan pukulan kritik, atau melihat ekspresi bingung anggota tim dapat memberi petunjuk kepada manajer bahwa mereka perlu lebih jelas dalam penyampaiannya.

Menyampaikan umpan balik karyawan secara langsung bisa jadi sulit bagi pekerja jarak jauh, tetapi Anda dapat mengatur waktu untuk berbicara melalui konferensi video sehingga semua orang dalam percakapan dapat mengambil manfaat dari melihat dan mendengar isyarat nonverbal.

3. Pertimbangkan ketidakseimbangan kekuasaan dan bias bawah sadar.

Sulit untuk memberikan umpan balik kepada seseorang bahkan ketika Anda berada pada pijakan yang sama, tetapi ketika salah satu dari Anda memegang posisi senior — seperti manajer dengan kekuatan untuk merekrut dan memecat — itu dapat semakin memperumit dinamika umpan balik karyawan.

Karyawan tingkat bawah mungkin tidak merasa nyaman untuk menantang umpan balik yang mereka anggap tidak adil, misalnya.

Dan ada lebih banyak pengaruh yang berperan daripada hanya kekuasaan saja karena kita semua memiliki bias yang tidak disadari.

Anda mungkin memiliki prasangka tentang anggota tim berdasarkan ras, jenis kelamin, dan banyak lagi. Misalnya, seorang manajer mungkin berasumsi bahwa seorang karyawan laki-laki lebih asertif, membuatnya lebih mudah untuk mengingat kejadian-kejadian ketika dia mengambil alih.

Bias kesamaan juga ada, membuat kita lebih cenderung memiliki ketertarikan pada orang yang kita anggap seperti diri kita sendiri. Misalnya, seorang karyawan yang mengingatkan manajer tentang dirinya yang lebih muda mungkin secara tidak sengaja menerima ulasan atau peluang pelatihan yang lebih baik.

Anda dapat mengatasi bias ini dan memberikan umpan balik karyawan yang lebih efektif dengan mendorong keamanan psikologis di tempat kerja dan memberikan peluang untuk umpan balik ke atas.

Penting juga untuk mengevaluasi karyawan lebih dari sekadar pendapat Anda saja. Sebaliknya, gunakan berbagai sumber untuk menilai mereka, termasuk manajer, kolega, dan laporan.

4. Berikan pujian terlebih dahulu.

Salah satu alasan mengapa umpan balik karyawan sangat sulit diterima adalah karena otak kita terprogram untuk mengingat komentar dan pengalaman negatif lebih banyak daripada komentar positif. Jadi, mulailah percakapan Anda dengan memberi tahu karyawan itu apa yang mereka lakukan dengan baik atau apa yang Anda hargai dari pekerjaan mereka.

Jadilah spesifik dan tulus dalam pujian Anda. Misalnya, alih-alih mengatakan, “Kamu melakukan pekerjaan dengan baik,” cobalah, “Saya menghargai pekerjaan yang telah kamu lakukan dalam laporan ini. Jelas Anda ahli dalam topik ini.”

Enam puluh tiga persen karyawan mengatakan mereka tidak menerima cukup pujian, dan penelitian Deloitte menemukan bahwa karyawan yang tidak diakui lebih terlibat dan memiliki pergantian sukarela 31% lebih rendah.

Plus, memimpin dengan penghargaan membuat karyawan lebih mudah menerima kritik yang membangun.

5. Jadilah spesifik.

Jika ada masalah yang perlu ditangani, gunakan bahasa yang jelas dan tepat untuk menggambarkan masalah, berikan contoh, dan jelaskan mengapa itu masalah.

Misalnya, alih-alih memberi tahu karyawan bahwa mereka tidak pengertian kepada rekan kerja mereka, sebutkan contoh spesifik.

Anda dapat mengatakan, “Selama pertemuan hari Selasa, Susan mencoba untuk berbicara, tetapi Anda memotongnya beberapa kali. Kami ingin semua orang merasa nyaman berbagi ide.”

Bila Anda spesifik, pesan Anda lebih mungkin diterima dan dipahami.

6. Berlatih empati.

Sebelum menyampaikan umpan balik karyawan, luangkan waktu sejenak untuk memikirkan bagaimana perasaan rekan kerja Anda selama pembicaraan Anda. Pertimbangkan latar belakang dan pengalaman mereka dan cobalah untuk memahami perspektif unik mereka.

Misalnya, jika Anda berencana untuk mendiskusikan tenggat waktu yang terlewatkan oleh seorang karyawan baru-baru ini, periksa faktor-faktor apa yang mungkin berkontribusi terhadapnya. Apa tugas lain yang ada di piring karyawan? Apa yang mungkin terjadi dalam kehidupan pribadi mereka?

Juga, bagaimana perasaan orang ini ketika Anda memberikan umpan balik Anda?

Saat Anda bertemu dengan karyawan tersebut, komunikasikan bahwa Anda memberikan umpan balik untuk membantu mereka tumbuh dan karena Anda ingin mereka berhasil. Memulai dengan catatan positif dan empati ini akan membuat karyawan merasa nyaman dan membantu mereka menjadi lebih terbuka dan menerima catatan Anda.

Juga berguna untuk mengajukan pertanyaan sebelum menyelami umpan balik karyawan.

Pertanyaan seperti "Bagaimana hasilnya?", "Apa pendapat Anda tentang pertemuan itu?", dan "Apa yang telah Anda pelajari dari mengerjakan proyek ini?" dapat memberi Anda wawasan berharga dan membantu Anda memanfaatkan empati.

Pertanyaan-pertanyaan ini juga dapat membuat memberi dan menerima umpan balik lebih mudah bagi Anda berdua karena karyawan tersebut mungkin menyuarakan keprihatinan yang ingin Anda diskusikan.

7. Bingkai umpan balik karyawan sebagai saran.

Orang cenderung memberikan informasi dan saran yang lebih berguna ketika mereka fokus memberi saran daripada umpan balik, menurut penelitian Harvard.

Mengapa? Karena umpan balik menekankan bagaimana kinerja seorang karyawan di masa lalu , sedangkan saran berfokus pada penyediaan informasi yang konstruktif untuk masa depan .

Dengan kata lain, cobalah untuk memberikan umpan balik dengan saran untuk perbaikan di masa depan daripada hanya mengevaluasi tindakan masa lalu.

8. Mintalah takeaways kunci .

Anda mungkin pernah mendengar bahwa yang terbaik adalah menyelipkan kritik di antara pujian dan pujian. Namun, teknik ini bisa dianggap tidak tulus.

Alih-alih mengakhiri pembicaraan Anda dengan kata umum “Teruskan kerja yang baik,” atau “Terima kasih atas semua yang Anda lakukan,” mintalah karyawan tersebut untuk membagikan takeaways spesifik yang mereka tinggalkan dari percakapan.

Ini akan memastikan bahwa umpan balik Anda dipahami. Ini juga akan memberi Anda kesempatan untuk memperbaiki kesalahpahaman atau meyakinkan karyawan jika mereka tampaknya memiliki pandangan yang terlalu negatif terhadap umpan balik Anda.

Kenali karyawan Anda dengan EveryoneSocial

Meskipun Anda ingin menyimpan kritik untuk pembicaraan umpan balik karyawan pribadi, Anda dapat menggunakan platform seperti EveryoneSocial untuk secara teratur memberikan pengakuan dan pujian.

Ini tidak hanya akan meningkatkan keterlibatan karyawan, tetapi juga akan meningkatkan produktivitas. Faktanya, 69% orang mengatakan bahwa mereka akan bekerja lebih keras jika upaya mereka diakui dengan lebih baik.

Lihat bagaimana EveryoneSocial dapat membantu tim Anda. Pesan demo hari ini!