8 étapes pour préparer votre entreprise en ligne pour la période des impôts

La saison des impôts est arrivée, et que ce soit votre première année en affaires ou votre dixième année, vous avez toujours l'impression qu'il y a une liste interminable de tâches à accomplir pour produire votre déclaration. Si vous vivez aux États-Unis, ce guide étape par étape vous aidera à vous organiser afin que vous puissiez prendre un bon départ et produire votre déclaration de revenus 2016 bien avant qu'elle ne soit due.

Commençons.

Étape 1 : N'oubliez pas ces échéances fiscales

Les échéances fiscales peuvent vous surprendre. Les manquer peut entraîner des pénalités coûteuses.

Vos impôts sont dus le 17 avril 2017. Selon la nature de votre entreprise, vous devrez peut-être également soumettre des documents supplémentaires à l'IRS avant cette date.

Ajoutez ces dates à votre calendrier et ne manquez aucune échéance :

2 février : formulaires 1099 et W2 cachet de la poste

Si vous avez payé plus de 600 $ à un entrepreneur indépendant ou à un employé en 2016, vous devriez déjà lui avoir fourni un formulaire 1099 ou W2, respectivement, au plus tard le 1er février.

16 mars : échéance des déclarations de partenariat

Le 15 mars est la date limite pour produire les déclarations de revenus des particuliers et des sociétés de personnes. La date limite plus tôt donne aux partenaires une chance de recevoir l'annexe K-1 avant la date d'échéance de la déclaration de revenus personnelle.

17 avril : échéance des déclarations de revenus des sociétés

Le 15 mars est la date limite pour déposer votre déclaration de revenus des sociétés (formulaires 1120 et 1120S) ou demander une extension d'impôt.

17 avril : échéance des déclarations individuelles

Le 17 avril est la date limite pour déposer les déclarations de revenus des particuliers ou des propriétaires uniques (formulaires 1040) ou pour demander une prolongation d'impôt.

Étape 2 : Mettez vos reçus dans l'ordre

Si vous ne l'avez pas encore fait, il est temps de passer au zéro papier. Stocker vos reçus en ligne vous évitera une montagne de papier à trier au moment des impôts.

Ces outils vous aideront à organiser vos reçus sans papier :

Evernote (Gratuit)

Vous pouvez télécharger et accéder à des numérisations ou des photographies de reçus, de cartes de visite et de documents importants à partir de n'importe quel appareil. Utilisez le scanner ScanSnap Evernote Edition pour télécharger des documents directement dans votre compte Evernote.

ShoeBoxed (jusqu'à 100 $/mois)

Si vous avez un énorme arriéré de reçus à stocker, vous pouvez choisir de les envoyer dans l'une des "enveloppes magiques" de Shoeboxed, et Shoeboxed entrera toutes les données pour vous.

Expensify (à partir de 5 $/mois pour chaque utilisateur actif)

Les paiements effectués avec les cartes bancaires connectées sont automatiquement importés et les dépenses en espèces sont ajoutées manuellement. L'application mobile d'Expensify vous permet également de photographier et de stocker des reçus lors de vos déplacements. Les reçus sont automatiquement mis en correspondance avec la dépense correcte à l'aide de la technologie SmartScan du service.

Étape 3 : Mettez votre comptabilité à jour

Pour déposer vos impôts, vous devez vous assurer que vos livres sont à jour. Une comptabilité claire donne une vue précise des revenus et des dépenses de votre entreprise. Ils sont également votre première ligne de défense en cas d'audit.

Vous pouvez utiliser un logiciel de comptabilité pour petite entreprise pour gérer votre propre comptabilité. Alternativement, si vous préférez qu'un professionnel le fasse pour vous, envisagez d'embaucher un comptable localement ou en ligne.

Si les informations contenues dans vos livres sont incorrectes, vous courez le risque de faire involontairement une fausse déclaration à l'IRS.

Lorsqu'il s'agit de mettre à jour vos livres, choisissez la méthode qui vous convient le mieux en fonction du temps que vous devez consacrer à la comptabilité, de votre budget et de votre confiance dans la gestion de vos propres livres.

Étape 4 : Soumettre les formulaires 1099

Si vous avez payé plus de 600 $ à un entrepreneur indépendant au cours de l'année d'imposition, vous devriez déjà avoir envoyé un formulaire 1099 à l'entrepreneur avant le 1er février et vous devrez en soumettre une copie à l'IRS avant le 31 mars 2017.

Étape 5 : Comprendre les exigences en matière de taxe de vente

Les lois sur la taxe de vente sont complexes dans le meilleur des cas. Vous voudrez consulter votre comptable à ce sujet, mais examinons brièvement comment la taxe de vente s'applique aux entreprises en ligne.

Les exigences fiscales des États sont dictées par un concept juridique appelé « lien ». Nexus signifie qu'une entreprise doit avoir une connexion physique avec un État afin d'y percevoir la taxe de vente. Si votre entreprise développe un lien dans un État, vous devez percevoir la taxe de vente dans cet État.

Alors que de nombreuses entreprises n'auront de lien qu'avec l'État dans lequel elles vivent, il existe des cas où votre entreprise pourrait développer un lien dans d'autres États.

Voici quelques exemples de choses qui développent un lien :

• Un bureau
• Employés
• Un entrepôt
• Hébergement d'une boutique éphémère ou vente lors d'une foire artisanale
• Stockage de l'inventaire

Vous êtes légalement tenu de percevoir la taxe de vente partout où votre entreprise a développé un lien. Les lois fiscales varient d'un État à l'autre. Par conséquent, avant de produire votre déclaration, consultez un fiscaliste pour confirmer que vous respectez adéquatement les exigences en matière de taxe de vente de l'État.

Étape 6 : Envisagez de déposer une demande d'extension fiscale

Il est important de comprendre qu'une prolongation d'impôt ne vous dispense pas de payer les impôts dus dans les délais habituels.

Alors, pourquoi s'embêter à demander une prolongation en premier lieu ? Eh bien, demander une prolongation est facile et cela vous donne plus de temps pour produire votre déclaration de revenus.

Pour déposer une demande d'extension fiscale, vous devrez remplir le formulaire d'extension fiscale correspondant à votre type d'entreprise (ci-dessous) et estimer le montant des impôts que vous devez pour l'année. Ensuite, soumettez le formulaire rempli et votre paiement des impôts dus à l'IRS par voie électronique ou par courrier au plus tard le 15 avril (16 mars pour les sociétés).

Tant que vous déposez avant la date limite, la prolongation est automatique. L'IRS ne vous contactera que si votre demande est rejetée.

Notez que si vous ne payez pas les impôts dus avant la date limite d'imposition habituelle, vous pourriez être passible de pénalités et d'intérêts, même si vous avez demandé une prolongation.

Pour déposer une demande d'extension fiscale, utilisez le formulaire correspondant à votre type d'entreprise :

Partenariats – 15 mars 2017

Pour bénéficier d'une prolongation automatique de 7 mois, utilisez le formulaire 7004.

Sociétés – 17 avril 2017

Pour bénéficier d'une prolongation automatique de 6 mois, utilisez le formulaire 7004.

Propriétaires uniques – 17 avril 2017

Pour bénéficier d'une prolongation automatique de 6 mois, utilisez le formulaire 4868.

Étape 7 : Découvrez ces déductions fiscales

Les déductions suivantes sont généralement disponibles pour les vendeurs en ligne.

Ces dépenses peuvent toutes être déduites sur l'annexe C, formulaire 1040, sauf indication contraire.

Notez que si votre entreprise est nouvelle, vous devrez consulter votre comptable car certaines de vos dépenses pourraient relever des coûts de « démarrage ».

Bureau à domicile

Pour bénéficier de la déduction pour bureau à domicile, vous devez remplir trois conditions : exclusivité, régularité et préséance.

• Exclusivité : votre espace de travail doit être utilisé uniquement à des fins professionnelles.
• Régularité : Votre bureau à domicile doit être utilisé régulièrement. Cela n'a pas besoin d'être tous les jours, mais cela doit être cohérent.
• Priorité : vous devez passer la majorité de votre temps dans votre bureau à domicile et y mener les activités commerciales les plus importantes.

Pour calculer votre déduction pour bureau à domicile, vous pouvez soit utiliser la méthode simplifiée, soit la méthode régulière. Avec la méthode simplifiée, vous bénéficiez d'une déduction standardisée de 5 $ par pied carré de votre maison utilisée à des fins commerciales, jusqu'à un maximum de 300 pieds carrés.

Avec la méthode habituelle, vous devez calculer le pourcentage réel de votre maison qui est utilisé à des fins commerciales en divisant la superficie utilisée à des fins commerciales par la superficie totale de votre maison.

Si vous calculez votre déduction en utilisant la méthode habituelle, vous devrez également remplir le formulaire 8829.

Éducation

Si vous suivez des cours ou des ateliers qui ajoutent de la valeur à votre entreprise et/ou augmentent votre expertise, ils sont entièrement déductibles.

Frais de téléphone et Internet

Si vous avez un téléphone utilisé uniquement à des fins professionnelles, le coût du forfait téléphonique est entièrement déductible en tant que coût des services publics. Si vous utilisez votre téléphone à des fins professionnelles et personnelles, vous ne pouvez déduire qu'un pourcentage du coût total de la facture de téléphone en fonction de l'utilisation que vous avez faite de votre téléphone portable à des fins professionnelles.

Par exemple, si vous utilisez votre téléphone portable à 60 % pour les affaires et à 40 % pour les besoins personnels, vous pouvez déduire 60 % des coûts associés. Garder une facture de téléphone détaillée est un bon moyen de justifier votre réclamation si jamais vous êtes audité.

Si vous utilisez des services tels que Skype ou Google Voice, vous pouvez les déduire comme frais de bureau.

Votre facture Internet peut également être déduite en tant que coût des services publics. Si vous travaillez depuis un bureau à domicile et utilisez une seule connexion Internet, vous devrez tenir compte de l'utilisation personnelle. Calculez le pourcentage d'utilisation professionnelle et appliquez-le au total.

Thèmes d'hébergement Web et de boutique en ligne

Le coût de l'enregistrement de domaine et de l'hébergement de commerce électronique est déductible dans les autres dépenses. Vous pouvez également déduire le coût de tous les modèles de boutique en ligne ou thèmes Shopify personnalisés que vous achetez pour votre entreprise en tant que frais de logiciel ou de marketing.

Travail de l'entrepreneur

Le coût de l'embauche d'un entrepreneur indépendant peut être réclamé comme main-d'œuvre contractuelle.

Les frais de livraison

Les frais d'expédition des marchandises à vos clients, tels que les frais de port et d'emballage, peuvent être réclamés comme autres dépenses.

Utilisation du véhicule

Pour déduire l'utilisation professionnelle de votre véhicule, vous devrez suivre votre kilométrage pour les déplacements professionnels. Cela peut être fait rapidement avec un outil tel que le tracker de kilométrage Shoeboxed. A minima, vous devez enregistrer le nombre de kilomètres parcourus tout au long de l'année (notez votre kilométrage au 1er janvier puis au 31 décembre), et notez les rendez-vous, les déplacements à la poste, etc. dans votre agenda.

Une autre technique courante consiste à suivre le kilométrage professionnel et personnel pendant une période de deux semaines chaque trimestre. Vous pouvez l'utiliser à la fin de l'année pour calculer un ratio d'utilisation professionnelle par rapport à l'utilisation personnelle.

Une fois que vous avez établi le kilométrage total parcouru, divisez les miles professionnels par le nombre total de miles parcourus pour déterminer votre pourcentage d'utilisation professionnelle.

Frais de service en ligne

Les services en ligne utilisés à des fins professionnelles, tels que Shopify, Shoeboxed et toute autre application que vous utilisez pour gérer votre entreprise, sont déductibles en tant que dépenses professionnelles.

Équipement

Le coût de l'équipement professionnel, tel que votre ordinateur professionnel, votre appareil photo et votre téléphone portable (si vous en êtes le propriétaire), peut être récupéré soit par amortissement, soit par une déduction en vertu de l'article 179. Dans certains cas, un comptable peut même vous conseiller de déduire le coût de l'équipement professionnel en tant que dépense professionnelle standard.

Il est fortement conseillé de travailler avec un comptable pour bien déduire les frais d'équipement. Toutes ces approches de déduction des coûts d'équipement peuvent offrir différents avantages financiers à votre entreprise. Par exemple, il peut être plus avantageux de déduire les coûts d'équipement d'un seul coup (en utilisant la déduction de l'article 179 ou en tant que dépense d'entreprise standard) ou d'amortir le coût sur plusieurs années.

De plus, différents éléments sont amortis selon différentes méthodes d'amortissement, et la mise en place d'un plan d'amortissement peut être extrêmement difficile à mettre en place.

La meilleure façon de déduire correctement le coût de l'équipement d'entreprise est de tenir un registre de tous les achats d'équipement d'entreprise et de demander à votre comptable de vous conseiller sur la façon de les déduire dans votre déclaration de revenus.

Services professionnels

Les frais juridiques et professionnels qui sont nécessaires et directement liés à l'exploitation de votre entreprise, tels que les frais facturés par les comptables et les aides-comptables, peuvent être réclamés en tant que services professionnels.

Étape 8 : Trouvez le bon comptable et posez ces questions

Lorsque vous recherchez un comptable pour vous aider à déposer vos impôts, tenez compte de sa compréhension de votre secteur, des besoins spécifiques de votre entreprise et du fait qu'il facture à l'heure ou facture des frais fixes.

Une fois que vous avez embauché un comptable, posez-lui les questions suivantes pour voir s'il existe d'autres moyens de réduire votre facture d'impôt :

1. Existe-t-il des crédits d'impôts locaux ? (c'est un gros problème qui manque souvent aux entrepreneurs)
2. Mon entreprise a-t-elle un lien avec d'autres États ? Ai-je bien géré la taxe de vente ?
3. Y a-t-il des avantages à changer la structure de mon entreprise ?

À vous

Les impôts ne sont probablement pas votre partie préférée de la propriété d'entreprise, mais avec un peu de planification et d'organisation, vous pouvez maximiser vos déductions et éliminer le stress de la saison des impôts.

Si vous avez des questions sur la préparation de votre entreprise en ligne pour la période des impôts, faites-le nous savoir dans les commentaires ci-dessous et nous ferons de notre mieux pour vous aider !

À propos de l'auteur : cet article vous est présenté par Bench, le service de comptabilité en ligne qui vous associe à un comptable professionnel et utilise un logiciel simple et élégant pour faire vos livres à votre place.