8 Langkah Mempersiapkan Bisnis Online Anda untuk Waktu Pajak

Musim pajak telah tiba, dan apakah itu tahun pertama Anda dalam bisnis atau tahun kesepuluh Anda, rasanya selalu ada daftar tugas yang harus diselesaikan untuk mengajukan pengembalian Anda. Jika Anda tinggal di AS, panduan langkah demi langkah ini akan membantu Anda mengatur diri sehingga Anda bisa memulai dengan cepat dan mengajukan pengembalian pajak 2016 jauh sebelum jatuh tempo.

Mari kita mulai.

Langkah 1: Ingat Tenggat Pajak Ini

Tenggat waktu pajak dapat menyelinap pada Anda. Kehilangan mereka dapat mengakibatkan hukuman yang mahal.

Pajak Anda akan jatuh tempo pada 17 April 2017. Bergantung pada sifat bisnis Anda, Anda mungkin juga perlu menyerahkan dokumen tambahan ke IRS sebelum tanggal tersebut.

Tambahkan tanggal-tanggal ini ke dalam kalender Anda dan jangan lewatkan satu tenggat pun:

2 Februari: Formulir 1099 dan Cap Pos W2

Jika Anda membayar kontraktor atau karyawan independen lebih dari $600 pada tahun 2016, Anda seharusnya sudah memberi mereka 1099 atau W2, masing-masing, pada atau sebelum 1 Februari.

16 Maret: Pengembalian Kemitraan Karena

15 Maret adalah batas waktu untuk mengajukan pengembalian pajak individu dan kemitraan. Batas waktu yang lebih awal memberi mitra kesempatan untuk menerima Jadwal K-1 sebelum tanggal jatuh tempo pengembalian pajak pribadi.

17 April: Surat Pemberitahuan Pajak Badan Terutang

15 Maret adalah batas waktu untuk mengajukan pengembalian pajak perusahaan Anda (formulir 1120 dan 1120S), atau mengajukan permohonan perpanjangan pajak.

17 April: Jatuh Tempo Pengembalian Individu

17 April adalah batas waktu untuk mengajukan pengembalian pajak individu atau pemilik tunggal (formulir 1040), atau mengajukan perpanjangan pajak.

Langkah 2: Dapatkan Tanda Terima Anda Secara Terurut

Jika Anda belum melakukannya, saatnya untuk tidak menggunakan kertas. Menyimpan kwitansi Anda secara online akan menyelamatkan Anda dari tumpukan kertas untuk memilah-milah waktu pajak yang akan datang.

Alat-alat ini akan membantu Anda mengatur tanda terima dengan cara tanpa kertas:

Evernote (Gratis)

Anda dapat mengunggah dan mengakses pindaian atau foto tanda terima, kartu nama, dan dokumen penting dari perangkat apa pun. Gunakan ScanSnap Evernote Edition Scanner untuk mengunggah dokumen langsung ke akun Evernote Anda.

ShoeBoxed (hingga $100/bulan)

Jika Anda memiliki tumpukan besar tanda terima untuk disimpan, Anda dapat memilih untuk mengirimkannya ke salah satu 'Amplop Ajaib' Shoeboxed, dan Shoeboxed akan memasukkan semua data untuk Anda.

Expensify (mulai dari $5/bulan untuk setiap pengguna aktif)

Pembayaran yang dilakukan dengan kartu bank yang terhubung diimpor secara otomatis, dan pengeluaran tunai ditambahkan secara manual. Aplikasi seluler Expensify juga memungkinkan Anda memotret dan menyimpan tanda terima saat bepergian. Tanda terima secara otomatis dicocokkan dengan pengeluaran yang benar menggunakan teknologi SmartScan layanan.

Langkah 3: Perbarui Pembukuan Anda

Untuk mengajukan pajak, Anda perlu memastikan pembukuan Anda mutakhir. Satu set buku yang jelas memberikan gambaran yang akurat tentang pendapatan dan pengeluaran bisnis Anda. Mereka juga merupakan garis pertahanan pertama Anda dalam kasus audit.

Anda dapat menggunakan perangkat lunak akuntansi bisnis kecil untuk memproses pembukuan Anda sendiri. Atau, jika Anda lebih suka meminta seorang profesional melakukannya untuk Anda, pertimbangkan untuk menyewa seorang pemegang buku baik secara lokal atau online.

Jika informasi dalam pembukuan Anda tidak benar, Anda berisiko secara tidak sengaja membuat klaim palsu ke IRS.

Dalam hal memperbarui buku Anda, pilih metode yang terbaik untuk Anda berdasarkan jumlah waktu yang Anda miliki untuk pembukuan, anggaran Anda, dan seberapa percaya diri Anda dalam mengelola buku Anda sendiri.

Langkah 4: Kirim 1099 detik

Jika Anda membayar kontraktor independen lebih dari $600 selama tahun pajak, Anda seharusnya sudah mengirimkan Formulir 1099 kepada kontraktor paling lambat 1 Februari dan Anda harus menyerahkan salinannya ke IRS paling lambat 31 Maret 2017.

Langkah 5: Pahami Persyaratan Pajak Penjualan

Undang-undang pajak penjualan rumit pada saat-saat terbaik. Anda akan ingin berkonsultasi dengan akuntan Anda tentang hal ini, tetapi mari kita lihat secara singkat bagaimana pajak penjualan berlaku untuk bisnis online.

Persyaratan pajak negara ditentukan oleh konsep hukum yang disebut 'nexus'. Nexus berarti bahwa bisnis perlu memiliki beberapa koneksi fisik ke negara bagian untuk mengumpulkan pajak penjualan di sana. Jika bisnis Anda mengembangkan nexus di suatu negara bagian, Anda harus memungut pajak penjualan di negara bagian tersebut.

Meskipun banyak bisnis hanya akan memiliki nexus dengan negara bagian tempat mereka tinggal, ada beberapa contoh di mana bisnis Anda dapat mengembangkan nexus di negara bagian tambahan.

Berikut adalah beberapa contoh hal-hal yang mengembangkan nexus:

• Sebuah kantor
• Para karyawan
• Sebuah gudang
• Menjadi tuan rumah toko pop-up atau menjual di pameran kerajinan
• Menyimpan inventaris

Anda diwajibkan secara hukum untuk memungut pajak penjualan di lokasi mana pun di mana bisnis Anda telah mengembangkan nexus. Undang-undang pajak berbeda di setiap negara bagian, jadi sebelum Anda mengajukan pengembalian, konsultasikan dengan profesional pajak untuk mengonfirmasi bahwa Anda memenuhi persyaratan pajak penjualan negara bagian secara memadai.

Langkah 6: Pertimbangkan Mengajukan Perpanjangan Pajak

Sangat penting untuk memahami bahwa perpanjangan pajak tidak membuat Anda keluar dari membayar pajak terutang oleh tenggat waktu reguler.

Jadi mengapa repot-repot mengajukan perpanjangan? Nah, mengajukan perpanjangan itu mudah dan memberi Anda lebih banyak waktu untuk mengajukan pengembalian pajak Anda.

Untuk mengajukan perpanjangan pajak, Anda harus mengisi formulir perpanjangan pajak yang sesuai dengan jenis bisnis Anda (di bawah) dan memperkirakan jumlah pajak yang harus Anda bayar untuk tahun tersebut. Kemudian, kirimkan formulir yang telah diisi dan pembayaran Anda untuk pajak terutang ke IRS secara elektronik atau melalui surat pada atau sebelum 15 April (16 Maret untuk perusahaan).

Selama Anda mengajukan sebelum batas waktu, ekstensi otomatis. IRS hanya akan menghubungi Anda jika aplikasi Anda tidak diizinkan.

Perhatikan bahwa jika Anda tidak melakukan pembayaran pajak terutang pada batas waktu pajak reguler, Anda dapat dikenakan denda dan bunga, bahkan jika Anda telah mengajukan perpanjangan.

Untuk mengajukan perpanjangan pajak, gunakan formulir yang sesuai dengan jenis bisnis Anda:

Kemitraan – 15 Maret 2017

Agar memenuhi syarat untuk perpanjangan 7 bulan otomatis, gunakan Formulir 7004.

Korporasi – 17 April 2017

Agar memenuhi syarat untuk perpanjangan otomatis 6 bulan, gunakan Formulir 7004.

Pemilik Tunggal – 17 April 2017

Agar memenuhi syarat untuk perpanjangan otomatis 6 bulan, gunakan Formulir 4868.

Langkah 7: Lihat Potongan Pajak Ini

Potongan berikut biasanya tersedia untuk penjual online.

Semua biaya ini dapat dikurangkan pada Jadwal C, Formulir 1040, kecuali dinyatakan lain.

Perhatikan bahwa jika bisnis Anda baru, Anda perlu berkonsultasi dengan akuntan Anda karena sebagian dari pengeluaran Anda mungkin termasuk dalam biaya 'permulaan'.

kantor pusat

Agar memenuhi syarat untuk pengurangan kantor pusat, Anda harus memenuhi tiga persyaratan: eksklusivitas, keteraturan, dan prioritas.

• Eksklusivitas: Area kerja Anda harus digunakan hanya untuk bisnis.
• Keteraturan: Kantor rumah Anda perlu digunakan secara teratur. Ini tidak perlu setiap hari, tetapi harus konsisten.
• Prioritas: Anda harus menghabiskan sebagian besar waktu di kantor rumah Anda, dan melakukan kegiatan bisnis yang paling penting di sana.

Untuk menghitung pengurangan kantor rumah Anda, Anda dapat menggunakan metode yang disederhanakan atau metode biasa. Dengan metode yang disederhanakan, Anda mengambil potongan standar sebesar $5 per kaki persegi dari rumah Anda yang digunakan untuk bisnis, hingga maksimum 300 kaki persegi.

Dengan metode biasa, Anda diminta untuk menghitung persentase sebenarnya dari rumah Anda yang digunakan untuk bisnis dengan membagi area yang digunakan untuk bisnis dengan total luas rumah Anda.

Jika Anda menghitung pengurangan Anda menggunakan metode biasa, Anda juga harus mengisi Formulir 8829.

Pendidikan

Jika Anda mengikuti kelas atau lokakarya yang menambah nilai bisnis Anda dan/atau meningkatkan keahlian Anda, semuanya dapat dikurangkan sepenuhnya.

Biaya Telepon dan Internet

Jika Anda memiliki telepon yang hanya digunakan untuk tujuan bisnis, biaya paket telepon dapat dikurangkan sepenuhnya sebagai biaya utilitas. Jika Anda menggunakan telepon untuk keperluan bisnis dan pribadi, Anda hanya dapat mengurangi persentase dari total biaya tagihan telepon berdasarkan seberapa banyak Anda menggunakan telepon seluler untuk bisnis.

Misalnya, jika Anda menggunakan ponsel Anda 60% untuk bisnis, dan 40% untuk pribadi, Anda dapat mengurangi 60% dari biaya terkait. Menyimpan tagihan telepon yang terperinci adalah cara yang baik untuk mendukung klaim Anda jika Anda pernah diaudit.

Jika Anda menggunakan layanan seperti Skype atau Google Voice, Anda dapat menguranginya sebagai biaya kantor.

Tagihan internet Anda juga dapat dipotong sebagai biaya utilitas. Jika Anda bekerja di luar kantor dan menggunakan satu koneksi internet, Anda harus memperhitungkan penggunaan pribadi. Hitung persentase penggunaan terkait bisnis dan terapkan pada total.

Tema Web Hosting dan Toko Online

Biaya pendaftaran domain dan hosting e-niaga dapat dikurangkan dari pengeluaran lainnya. Anda juga dapat mengurangi biaya template toko online atau tema Shopify kustom yang Anda beli untuk bisnis Anda sebagai biaya perangkat lunak atau pemasaran.

Pekerjaan Kontraktor

Biaya menyewa kontraktor independen dapat diklaim sebagai tenaga kontrak.

Biaya pengiriman

Biaya pengiriman barang ke pelanggan Anda, seperti ongkos kirim dan biaya pengemasan, dapat diklaim sebagai biaya lain-lain.

Penggunaan Kendaraan

Untuk mengurangi penggunaan bisnis kendaraan Anda, Anda harus melacak jarak tempuh Anda untuk perjalanan bisnis. Ini dapat dilakukan dengan cepat dengan alat seperti pelacak jarak tempuh Kotak Sepatu. Paling tidak, Anda harus mencatat jumlah mil yang ditempuh sepanjang tahun (catat pembacaan odometer Anda pada 1 Januari dan kemudian pada 31 Desember), dan catat rapat, perjalanan ke kantor pos, dll. di kalender Anda.

Teknik umum lainnya adalah melacak jarak tempuh bisnis dan pribadi selama periode dua minggu setiap kuartal. Anda dapat menggunakan ini di akhir tahun untuk menghitung rasio penggunaan bisnis vs. pribadi.

Setelah Anda menetapkan total jarak tempuh yang ditempuh, bagi jarak tempuh bisnis dengan total jarak tempuh, untuk menentukan persentase penggunaan bisnis Anda.

Biaya Layanan Online

Layanan online yang digunakan untuk tujuan bisnis, seperti Shopify, Shoeboxed, dan aplikasi lain yang Anda gunakan untuk menjalankan bisnis dapat dikurangkan sebagai pengeluaran bisnis.

Peralatan

Biaya peralatan bisnis, seperti komputer bisnis Anda, kamera, dan telepon seluler (jika Anda memilikinya secara langsung), dapat dipulihkan baik melalui depresiasi atau melalui pengurangan bagian 179. Dalam beberapa kasus, seorang akuntan bahkan mungkin menyarankan agar Anda mengurangi biaya peralatan bisnis sebagai biaya bisnis standar.

Sangat disarankan agar Anda bekerja dengan seorang akuntan untuk mengurangi biaya peralatan dengan benar. Semua pendekatan untuk mengurangi biaya peralatan ini dapat memberikan manfaat finansial yang berbeda untuk bisnis Anda. Misalnya, mungkin lebih bermanfaat untuk mengurangi biaya peralatan dalam satu pukulan (menggunakan pengurangan bagian 179 atau sebagai pengeluaran bisnis standar) atau mendepresiasi biaya selama beberapa tahun.

Terlebih lagi, item yang berbeda disusutkan menggunakan metode depresiasi yang berbeda, dan membuat jadwal depresiasi bisa sangat sulit untuk dilakukan dengan benar.

Cara terbaik untuk mengurangi biaya peralatan bisnis dengan benar adalah dengan mencatat semua pembelian peralatan bisnis dan meminta akuntan Anda untuk memberi tahu Anda cara menguranginya dalam pengembalian pajak Anda.

Layanan profesional

Biaya hukum dan profesional yang diperlukan dan terkait langsung dengan menjalankan bisnis Anda, seperti biaya yang dibebankan oleh akuntan dan pemegang buku, dapat diklaim sebagai layanan profesional.

Langkah 8: Temukan Akuntan yang Tepat dan Ajukan Pertanyaan Ini

Saat mencari akuntan untuk membantu mengajukan pajak Anda, pertimbangkan seberapa baik mereka memahami industri Anda, kebutuhan spesifik bisnis Anda, dan apakah mereka menagih per jam atau membebankan biaya tetap.

Setelah Anda menyewa seorang akuntan, ajukan pertanyaan berikut kepada mereka untuk melihat apakah ada cara lain untuk mengurangi tagihan pajak Anda:

1. Apakah ada kredit pajak lokal yang tersedia? (ini adalah hal besar yang sering dilewatkan oleh pengusaha)
2. Apakah bisnis saya memiliki nexus di negara bagian lain? Apakah saya sudah menangani pajak penjualan dengan benar?
3. Apakah ada keuntungan untuk mengubah struktur bisnis saya?

Ke Anda

Pajak mungkin bukan bagian favorit Anda dari kepemilikan bisnis, tetapi dengan beberapa perencanaan dan pengaturan, Anda dapat memaksimalkan potongan Anda dan menghilangkan stres dari musim pajak.

Jika Anda memiliki pertanyaan tentang mempersiapkan bisnis online Anda untuk waktu pajak, beri tahu kami di komentar di bawah dan kami akan melakukan yang terbaik untuk membantu Anda!

Tentang Penulis: Posting ini dipersembahkan oleh Bench, layanan pembukuan online yang memasangkan Anda dengan pembukuan profesional dan menggunakan perangkat lunak sederhana dan elegan untuk mengerjakan pembukuan Anda.