7 consejos para una mejor programación de recursos

¿Qué son los recursos? Son todo lo que necesitas para un proyecto. Eso incluye personas, lugares y cosas.

En otras palabras, los recursos son esenciales. Tratar con ellos y coordinar su uso es uno de los principales obstáculos que los jefes de proyecto tienen que despejar si quieren cruzar la línea de meta del proyecto.

Los recursos se conectarán a cada fase de su proyecto. Son parte de la planificación, programación y ejecución del proyecto. Se requiere una metodología sólida para tener los recursos que necesita cuando los necesita. Ya sabes a dónde va esto. Sí, programación de recursos.

Es difícil precisar el aspecto más importante de la gestión de proyectos. Todo se siente esencial. Pero definitivamente hay algunos pilares que sostienen el proyecto y tienen más peso que otros. La programación de recursos es una. Tenemos algunos consejos que te ayudarán a administrar mejor tus recursos.

¿Qué es la programación de recursos?

Antes de avanzar, asegurémonos de que todos estamos en la misma página y definamos la programación de recursos. La programación de recursos es la identificación y coordinación de sus recursos y es quizás el aspecto más importante de la planificación de recursos.

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La programación de recursos implica la programación de fechas de inicio y finalización para cada tarea del proyecto en función de los recursos necesarios y su disponibilidad. Equilibrar la disponibilidad de recursos con la capacidad de trabajo de los equipos es cómo mantener un proyecto a tiempo. La programación de recursos brinda a los gerentes de proyecto una herramienta para establecer la duración de las tareas de su equipo.

Al asignar y programar recursos en función de la capacidad, la disponibilidad, el esfuerzo y el alcance de los recursos, los proyectos pueden evitar la subasignación y la sobreasignación. Esto conduce no solo a realizar los proyectos a tiempo y dentro del presupuesto, sino que también construye la moral, fomenta mejores relaciones, ayuda con la rentabilidad y aumenta la satisfacción de las partes interesadas.

Si desea ver qué tan eficiente ProjectManager hace la programación, mire este breve video tutorial.

Beneficios de la programación de recursos

Con la programación de recursos, viene una organización superior para proyectos, equipos, sitios, equipos y cualquier otro recurso asociado con el proyecto. Todo esto prepara el escenario para la distribución inteligente de recursos entre las tareas de su proyecto.

Eso incluye identificar los recursos para cada tarea, cuál es su disponibilidad y luego hacer coincidir esos recursos con la capacidad. Es decir, quién de su equipo es el más adecuado para ejecutar la tarea.

Con esta información, la programación de recursos también permite mejores estimaciones de tiempo, ya que proporciona una métrica más para medir la programación de su proyecto. Se basa en informes y análisis de la programación de recursos de proyectos anteriores y otros proyectos similares para obtener información.

La planificación también se beneficia de la programación de recursos, que ayuda a planificar el futuro al determinar la capacidad y la demanda. Cuanto mejor lo haga, mejor se sentirá su equipo al trabajar en el proyecto. Esto se debe a que la planificación inteligente de la capacidad evitará la sobreasignación. Confiarán en los gerentes de proyecto, lo que conduce a una mayor retención y productividad de los empleados.

7 consejos para una excelente programación de recursos

1. Utilice un software de gestión de recursos

Utilice el software de administración de recursos para ayudarlo a realizar un seguimiento de sus recursos y el cronograma de su proyecto. Un software de gestión de recursos almacena toda la información de su proyecto para ayudarlo a administrar sus recursos humanos, materiales y equipos.

2. Utilice una Estructura de Desglose del Trabajo (WBS)

No puede comenzar a programar sus recursos hasta que sepa cuántos necesitará y cuándo los usará. Esto implica recopilar todas las tareas que conducen a su entrega final. Puede parecer una tarea desalentadora, pero el uso de una WBS asegura que no descuide ningún paso. Es un diagrama de árbol con su entrega final en la parte superior y debajo de eso, las diversas ramas que conducen a él. Cuanto más completa sea su lista, más preciso será su calendario de recursos.

3. Pruebe el suavizado de recursos

Una vez que tenga todos los pasos, hay muchas formas de programar los recursos. Una técnica es la suavización de recursos, que se centra en la restricción de tiempo sobre todas las demás. Aquí, la fecha límite es el rey. Esta práctica se aplica mejor cuando las cosas deben hacerse a tiempo, incluso si eso significa retrasar algún trabajo. Si bien elimina cierta flexibilidad en su horario, tiende a hacer que la programación sea más eficiente y rentable.

4. Practique la nivelación de recursos

Otra técnica de optimización de recursos a utilizar se denomina nivelación de recursos. Esto se usa cuando tiene suficientes recursos disponibles para completar el proyecto. Luego distribuye los recursos sobre el trabajo de manera uniforme.

Esto ayuda a mejorar la moral y hace que el cronograma sea realista y alcanzable. Eso podría suceder acortando o aflojando el cronograma, la fecha límite incluso podría cambiar, pero está bien porque no está agregando capacidad.

5. Sea consciente de las restricciones

Hay restricciones en cualquier proyecto, como la triple restricción de tiempo, costo y alcance. Todas estas fuerzas están trabajando en sus recursos, por lo que cuanto mejor pueda definir cómo afectarán las tareas en el consejo anterior, más ajustado será su cronograma de recursos.

6. Sepa cuántos recursos necesita

Nuevamente, volviendo a su lista de tareas, determine cuántos recursos requerirá cada tarea.

¿Qué tipo de recurso es? ¿Cuántos de cada uno se necesitarán para terminar la tarea? Esta cifra puede ser numérica, como en la cantidad necesaria, pero también puede expresarse en el tiempo. Es posible que necesite el recurso durante una hora o semanas. Todo esto debe tenerse en cuenta.

7. Controlar la disponibilidad de recursos

Desea controlar la disponibilidad futura de recursos. Para hacer esto, es necesario saber cuánta capacidad tiene y su utilización actual de recursos. Es decir, por ejemplo, cuánto trabajo puede realizar su equipo en un período de tiempo específico.

¿Los miembros del equipo tienen tiempo libre programado durante ese período? ¿Hay vacaciones? Cuantos más datos sobre la disponibilidad de sus recursos, más podrá administrar la programación de sus recursos.

8. Asigna tus recursos sabiamente

El consejo final se aplica a la asignación de sus recursos después de que haya enumerado las tareas, identificado las restricciones, sepa cuántos recursos necesitará y su disponibilidad. En este punto, tiene la información necesaria para crear un cronograma de recursos que pueda evitar cuellos de botella costosos.

Por lo tanto, asigne con cuidado. Dependiendo de sus recursos, demanda y capacidad, es posible que las fechas de vencimiento deban cambiar o incluso retrasarse. Un programa de recursos puede funcionar mejor que las hojas de té para adivinar el futuro de su proyecto.

ProjectManager puede programar sus recursos

ProjectManager tiene una gran cantidad de funciones para ayudarlo a administrar y controlar mejor su programación de recursos. Una vez que haya creado una lista de tareas, puede importar fácilmente la hoja de cálculo a nuestro software y crear un nuevo proyecto.

Esto abre un diagrama de Gantt con las tareas enumeradas a la izquierda. Agregue una fecha de inicio y finalización para crear la duración de la tarea y aparecerá una línea de tiempo a la derecha.

Asigne tareas y recursos con el Gantt

Las asignaciones se pueden realizar directamente desde el diagrama de Gantt y las dependencias de tareas se pueden vincular para reducir la escasez de recursos. A medida que crea asignaciones, la disponibilidad de los miembros del equipo se actualiza en tiempo real, para que siempre sepa qué recursos están disponibles.

También puede realizar un seguimiento de los recursos clasificándolos como equipos o equipos. Al agregar tarifas por hora a estos recursos, también puede realizar un seguimiento de sus costos. A medida que se registran horas en tareas, esos costos se actualizan automáticamente y se comparan con su plan, para que pueda ver de inmediato si se está desviando.

La página de carga de trabajo realiza un seguimiento de la disponibilidad y los horarios

En cuanto a la disponibilidad, ProjectManager te permite bloquear días laborables, festivos y horarios planificados. Esto es especialmente útil cuando administra equipos distribuidos en diferentes países, con diferentes zonas horarias y días festivos.

Para equilibrar aún más las tareas de su equipo, tenemos una página de carga de trabajo que le brinda visibilidad sobre cuánto se asigna a cada miembro del equipo. Su carga de trabajo está codificada por colores, por lo que puede ver rápidamente si hay algún desequilibrio. Si las hay, simplemente reasigne tareas desde la página de carga de trabajo.

Seguimiento en tiempo real con paneles

Debido a que nuestro software está basado en la nube, se actualiza en tiempo real. Esto hace que nuestra función Equipo sea especialmente útil, lo que le permite realizar un seguimiento de lo que su equipo está haciendo a diario o semanalmente. Realice un seguimiento sencillo del progreso de las tareas, quién está asignado a qué y en qué está trabajando cada equipo. Si es necesario reasignar algo, solo se necesitan unos pocos clics.

ProjectManager es un software basado en la nube que programa los recursos y los mantiene encaminados. El tablero en tiempo real sigue seis métricas del proyecto para monitorear el progreso y los informes de un clic profundizan en la variación, las tareas y más. Incluso tenemos hojas de tiempo que se actualizan automáticamente a medida que sus equipos completan sus tareas. Controle sus recursos y manténgalos a tiempo con esta prueba gratuita de 30 días de ProjectManager.