7 نصائح لجدولة أفضل للموارد

ما هي الموارد؟ هم كل ما تحتاجه لمشروع. يتضمن الأشخاص والأماكن والأشياء.

بمعنى آخر ، الموارد ضرورية. يعد التعامل معهم وتنسيق استخدامهم إحدى العقبات الرئيسية التي يتعين على مديري المشاريع توضيحها إذا كانوا سيجتازون خط النهاية هذا المشروع.

سيتم إدخال الموارد في كل مرحلة من مراحل مشروعك. إنها جزء من تخطيط وجدولة وتنفيذ المشروع. مطلوب منهجية سليمة من أجل الحصول على الموارد التي تحتاجها عندما تحتاج إليها. أنت تعرف إلى أين يتجه هذا. نعم ، جدولة الموارد.

من الصعب تحديد الجانب الأكثر أهمية في إدارة المشروع. كل شيء يبدو ضروريًا. لكن هناك بالتأكيد بعض الركائز التي تصمد أمام المشروع وتحمل وزنًا أكبر من غيرها. جدولة الموارد واحدة. لدينا بعض النصائح التي ستساعدك على إدارة مواردك بشكل أفضل.

ما هي جدولة الموارد؟

قبل أن ننتقل إلى الأمام ، دعنا نتأكد من أننا جميعًا على نفس الصفحة ونحدد جدولة الموارد. جدولة الموارد هي تحديد وتنسيق مواردك وربما تكون أهم جانب في تخطيط الموارد.

ذات صلة: نموذج تخطيط الموارد

تتضمن جدولة الموارد جدولة تواريخ البدء والانتهاء لكل مهمة في المشروع بناءً على الموارد المطلوبة وتوافرها. تحقيق التوازن بين توافر الموارد والقدرة على العمل للفرق هو كيفية الحفاظ على المشروع في الموعد المحدد. توفر جدولة الموارد لمديري المشاريع أداة لتعيين مدة مهام فريقهم.

من خلال تخصيص وجدولة الموارد بناءً على قدرة الموارد وتوافرها والجهد والنطاق ، يمكن للمشاريع تجنب التخصيص الناقص والإفراط. لا يؤدي هذا إلى إنجاز المشاريع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية فحسب ، بل يؤدي أيضًا إلى بناء الروح المعنوية وتعزيز العلاقات بشكل أفضل والمساعدة في الربحية وتعزيز رضا أصحاب المصلحة.

إذا كنت تريد معرفة مدى كفاءة ProjectManager في إجراء الجدولة ، شاهد هذا الفيديو التعليمي القصير.

فوائد جدولة الموارد

مع جدولة الموارد ، تأتي منظمة متفوقة للمشاريع والفرق والمواقع والمعدات وأي مورد آخر مرتبط بالمشروع. كل هذا يمهد الطريق للتوزيع الذكي للموارد بين مهام مشروعك.

يتضمن ذلك تحديد الموارد لكل مهمة ، وما هو مدى توفرها ، ثم مطابقة تلك الموارد بالقدرات. هذا هو ، من هو الأنسب في فريقك لتنفيذ المهمة.

باستخدام هذه المعلومات ، تعمل جدولة الموارد أيضًا على تحسين تقديرات الوقت ، حيث إنها توفر مقياسًا إضافيًا يمكن من خلاله قياس جدول مشروعك. يعتمد على تقارير وتحليلات جدولة موارد المشروع السابقة وغيرها من المشاريع المماثلة للحصول على معلومات.

يستفيد التخطيط أيضًا من جدولة الموارد ، مما يساعد على التخطيط للمستقبل من خلال معرفة السعة والطلب. كلما فعلت ذلك بشكل أفضل ، كان شعور فريقك أفضل عند العمل في المشروع. ذلك لأن تخطيط السعة الذكي سيمنع الإفراط في التخصيص. سوف يثقون بمديري المشاريع ، مما يؤدي إلى زيادة الاحتفاظ بالموظفين والإنتاجية.

7 نصائح لجدولة كبيرة للموارد

1. استخدم برنامج إدارة الموارد

استخدم برنامج إدارة الموارد لمساعدتك على تتبع مواردك والجدول الزمني لمشروعك. يخزن برنامج إدارة الموارد جميع معلومات مشروعك لمساعدتك في إدارة الموارد البشرية والمواد والمعدات.

2. استخدم هيكل تنظيم العمل (WBS)

لا يمكنك البدء في جدولة الموارد الخاصة بك حتى تعرف كم ستحتاجها ومتى ستستخدمها. يتضمن ذلك جمع كل مهمة تؤدي إلى النتيجة النهائية. قد تبدو مهمة شاقة ، لكن استخدام WBS يضمن عدم إهمال أي خطوات. إنه رسم تخطيطي على شكل شجرة مع الناتج النهائي في الأعلى وتحته ، الفروع المختلفة التي تؤدي إليه. كلما كانت قائمتك كاملة ، زادت دقة جدول مواردك.

3. جرب تجانس الموارد

بمجرد الانتهاء من جميع الخطوات ، هناك العديد من الطرق لجدولة الموارد. إحدى التقنيات هي تجانس الموارد ، والتي تركز على قيود الوقت على جميع الأساليب الأخرى. هنا ، الموعد النهائي هو الملك. يتم تطبيق هذه الممارسة بشكل أفضل عندما يجب القيام بالأشياء في الوقت المحدد ، حتى لو كان ذلك يعني تأخير بعض الأعمال. في حين أنه يزيل بعض المرونة في جدولك ، فإنه يميل إلى جعل الجدولة أكثر كفاءة وفعالية من حيث التكلفة.

4. ممارسة تسوية الموارد

تقنية أخرى لتحسين الموارد لاستخدامها تسمى تسوية الموارد. يستخدم هذا عندما يكون لديك موارد كافية في متناول اليد لإكمال المشروع. ثم يوزع الموارد على العمل بالتساوي.

هذا يساعد على تحسين الروح المعنوية ويجعل الجدول الزمني واقعيًا وقابل للتحقيق. قد يحدث ذلك عن طريق تقصير أو تخفيف الجدول ، قد يتغير الموعد النهائي ، لكن هذا جيد لأنك لا تضيف سعة.

5. كن على دراية بالقيود

هناك قيود على أي مشروع ، مثل القيود الثلاثية للوقت والتكلفة والنطاق. تعمل كل هذه القوى على مواردك ، لذا كلما تمكنت من تحديد كيفية تأثيرها على المهام الواردة في النصيحة السابقة بشكل أفضل ، كلما كان جدول مواردك أكثر إحكامًا.

6. اعرف كم عدد الموارد التي تحتاجها

مرة أخرى ، بالعودة إلى قائمة المهام الخاصة بك ، حدد عدد الموارد التي تتطلبها كل مهمة.

ما نوع هذا المورد؟ كم عدد المطلوب من كل منهم لإنهاء المهمة؟ يمكن أن يكون هذا الرقم رقميًا ، كما هو الحال في الكمية المطلوبة ، ولكن يمكن أيضًا التعبير عنها في الوقت المناسب. قد تحتاج إلى المورد لمدة ساعة أو أسابيع. كل هذا يجب أن يلاحظ.

7. مراقبة توافر الموارد

تريد التحكم في توافر الموارد في المستقبل. للقيام بذلك يتطلب معرفة مقدار السعة لديك واستخدامك الحالي لمواردك. هذا ، على سبيل المثال ، مقدار العمل الذي يمكن لفريقك إنجازه خلال إطار زمني محدد.

هل أعضاء الفريق لديهم إجازة مجدولة خلال تلك الفترة؟ هل توجد عطلات؟ كلما زادت البيانات حول توفر الموارد الخاصة بك ، زادت قدرتك على إدارة الجدول الزمني لمواردك.

8. خصص مواردك بحكمة

تنطبق النصيحة الأخيرة على تعيين الموارد الخاصة بك بعد إدراج المهام ، وتحديد القيود ، ومعرفة عدد الموارد التي ستحتاج إليها ومدى توفرها. في هذه المرحلة ، لديك المعلومات اللازمة لإنشاء جدول موارد يمكن أن يتجنب الاختناقات المكلفة.

لذلك ، حدد بعناية. اعتمادًا على مواردك ، والطلب ، والقدرة ، قد تحتاج تواريخ الاستحقاق إلى التغيير أو حتى تأخيرها. يمكن لجدول الموارد أن يعمل بشكل أفضل من أوراق الشاي في التكهن بمستقبل مشروعك.

يمكن لـ ProjectManager جدولة مواردك

يحتوي ProjectManager على ثروة من الميزات لمساعدتك على إدارة جدول مواردك والتحكم فيه بشكل أفضل. بعد إنشاء قائمة المهام ، يمكنك بسهولة استيراد جدول البيانات إلى برنامجنا وإنشاء مشروع جديد.

هذا يفتح مخطط جانت مع المهام المدرجة على اليسار. أضف تاريخ بدء وانتهاء لإنشاء مدة المهمة ، وسيظهر مخطط زمني على اليسار.

عيّن المهام والموارد باستخدام Gantt

يمكن إجراء التعيينات مباشرة من مخطط جانت ، ويمكن ربط تبعيات المهام لتقليل ندرة الموارد. أثناء إنشاء المهام ، يتم تحديث توفر أعضاء الفريق في الوقت الفعلي ، حتى تعرف دائمًا الموارد المتاحة.

يمكنك أيضًا تتبع الموارد من خلال تصنيفها كفرق أو معدات. من خلال إضافة الأسعار بالساعة إلى هذه الموارد ، يمكنك أيضًا تتبع تكاليفها. نظرًا لأن مهام تسجيل الدخول لساعات ، يتم تحديث هذه التكاليف تلقائيًا ومقارنتها بخطتك ، حتى تتمكن على الفور من معرفة ما إذا كنت ستخرج عن المسار الصحيح.

تتعقب صفحة حجم العمل التوفر والجداول الزمنية

من حيث التوفر ، يتيح لك ProjectManager حظر أيام العمل والعطلات والساعات المخطط لها. هذا مفيد بشكل خاص عند إدارة فرق موزعة في بلدان مختلفة ، مع مناطق زمنية وعطلات مختلفة.

لمزيد من التوازن بين مهام فريقك ، لدينا صفحة حجم العمل التي تمنحك رؤية حول مقدار ما يتم تعيينه لكل عضو في الفريق. عبء العمل الخاص بهم مرمز بالألوان ، لذلك يمكنك أن ترى بسرعة ما إذا كان هناك أي اختلالات. إذا كانت موجودة ، فما عليك سوى إعادة تعيين المهام من صفحة حجم العمل.

التتبع في الوقت الحقيقي باستخدام لوحات المعلومات

نظرًا لأن برنامجنا قائم على السحابة ، فإنه يتم تحديثه في الوقت الفعلي. هذا يجعل ميزة فريقنا مفيدة بشكل خاص ، والتي تتيح لك تتبع ما يقوم به فريقك على أساس يومي أو أسبوعي. تتبع تقدم المهمة بسهولة ، ومن تم تكليفه بما وما يعمل عليه كل فريق. إذا احتاج شيء ما إلى إعادة تعيينه ، فلن يستغرق الأمر سوى بضع نقرات.

ProjectManager هو برنامج قائم على السحابة يقوم بجدولة الموارد ويبقيها على المسار الصحيح. تتبع لوحة التحكم في الوقت الفعلي ستة مقاييس للمشروع لمراقبة التقدم وتقارير بنقرة واحدة تتعمق في التباين والمهام والمزيد. لدينا أيضًا جداول زمنية يتم تحديثها تلقائيًا عندما تكمل فرقك مهامهم. تحكم في مواردك واحتفظ بها في الموعد المحدد مع هذه النسخة التجريبية المجانية لمدة 30 يومًا من ProjectManager.