Cinco alternativas al diagrama de Gantt

Si es un administrador de proyectos certificado, es probable que use un software de diagrama de Gantt o al menos algún tipo de plantilla de diagrama de Gantt. Un diagrama de Gantt es una herramienta eficaz para mostrar el panorama general de un proyecto y funciona bien para las personas a las que les gusta que las cosas se muestren gráficamente. A pesar de su popularidad, no a todo el mundo le gusta trabajar en un diagrama de Gantt.

Los diagramas de Gantt tienen sus desventajas. Seamos honestos: una vez que comience a agregar hitos y dependencias, pueden complicarse. Agregue nombres de recursos, tiempos de retraso y símbolos, y rápidamente puede convertirse en una monstruosidad que incluso un gerente de proyecto tiene dificultades para comprender, sin importar los patrocinadores de proyectos que no hablan Gantt.

Afortunadamente, existen formas más sencillas de transmitir su mensaje. Aquí hay cinco alternativas a las plantillas de diagramas de Gantt que puede usar hoy.

Las cinco mejores alternativas de diagramas de Gantt para la gestión de proyectos

1. Vista de hoja

La mayoría de la gente considera los diagramas de Gantt como hojas de cálculo de Excel que tienen una línea de tiempo. En un sentido básico, eso es cierto. Con ellos, puede ver todas sus tareas en un solo lugar, lo cual es muy útil. Pero hay muchos datos detrás de ese gráfico.

¿Qué pasaría si hubiera una manera de minimizar el gráfico de barras y solo mostrar los datos del proyecto sin procesar? ¡Puedes! Se llama vista de hoja, y aunque no todo el software de diagrama de Gantt tiene esta opción, ProjectManager ofrece la vista de hoja junto con su diagrama de Gantt ya dinámico. La vista de hoja le brinda todo lo que desea de un Gantt, incluida la asignación de tareas a su equipo, la vinculación de dependencias y el establecimiento de hitos.

Una de las características que hacen que la hoja sea mejor que todo el software ligero de Gantt que existe es que obtiene lo mejor de ambos mundos. Puede ver y personalizar más columnas para adaptarse mejor a su proyecto. Luego, puede seleccionar las columnas que desea ver representadas en la vista de Gantt.

Alterne entre la hoja y la vista de Gantt según sea necesario, ya que los datos siguen siendo los mismos. Si actualiza uno, el otro se sincroniza instantáneamente. Nuestras vistas de hoja y de Gantt también tienen más funciones que otros software de Gantt. Por ejemplo, puede filtrar la ruta crítica sin tener que hacer ningún cálculo oportuno en su calculadora. Una vez que haya establecido un cronograma, establezca una línea de base para guardar su plan y compárelo con su progreso real para evitar que se desvíe del camino.

2. Tableros Kanban

Si bien suelen ser útiles para proyectos diferentes al diagrama de Gantt tradicional, los tableros kanban están ganando popularidad, especialmente a medida que se vuelven digitales y agregan funcionalidad al software de gestión de proyectos. La vista de tablero en ProjectManager sigue el diseño clásico de kanban con tarjetas que representan tareas en un tablero que se divide en columnas que representan las diferentes fases de su ciclo de producción.

Los gerentes pueden usar la vista de Gantt para construir un proyecto. A partir de ahí, todos los datos se transfieren a la tarjeta en el tablero, incluida la descripción, la prioridad, las etiquetas, los plazos, las subtareas, etc. Las columnas son completamente personalizables para reflejar su ciclo de producción, lo que le permite al gerente tener una visión de el flujo de trabajo Pueden monitorear el progreso sin microgestión. Si ven el potencial de un bloqueo en el proceso, el gerente puede reasignar recursos rápidamente para mantener al equipo trabajando sin interrupciones costosas.

Los equipos tienden a gravitar hacia la vista del tablero. Les permite administrar su cartera de pedidos y luego planificar juntos los sprints cuando estén listos para ejecutarlos. Mueven las tarjetas de una columna a otra, pueden colaborar comentando la tarjeta y luego recibir un correo electrónico y notificaciones en la aplicación, cada vez que hay una actualización de la tarea o alguien, los etiqueta en los comentarios. Al igual que cualquiera de las otras vistas de nuestro software, cualquier actualización se sincroniza instantáneamente con las otras herramientas. Todos trabajan siempre con los mismos datos actuales, ya sea en la vista de lista, kanban o Gantt.

3. Listas de tareas

¿Quién no usa listas de tareas? Ya sea que tenga una aplicación para realizar un seguimiento de su lista de tareas pendientes o prefiera un enfoque antiguo que utiliza una lista en papel en un cuaderno, la mayoría de los gerentes de proyecto se encuentran gravitando hacia las listas de tareas en algún momento de un proyecto.

Debido a que mucha gente los usa (y si no es en el trabajo, puede apostar que todos los interesados ​​en su proyecto los han usado para planificar unas vacaciones, un picnic o un torneo de fútbol infantil), son fáciles de entender y no requieren explicación.

Puede usar cualquier software para preparar una lista de tareas, lo que le brinda la flexibilidad de usar algo que sus partes interesadas ya encuentran fácil de usar. Una hoja de cálculo funciona muy bien.

Enumere todas las tareas del proyecto: use su diagrama de Gantt, si tiene uno, como guía para lo que debe incluirse en la lista. Agregue una columna para quién está haciendo la tarea, la fecha de finalización esperada y una columna para marcar el estado de la tarea. 'No iniciado', 'en progreso' y 'completado' son actualizaciones de estado sencillas de usar, y también puede codificar por color las tareas si desea incluir una representación visual de si es probable que se completen a tiempo o el nivel de riesgo. .

4. Diagramas de red

Los diagramas de red son como diagramas de flujo. Muestran la serie de actividades que componen un proyecto, en el orden en que deben suceder. Cada tarea del proyecto se muestra en un cuadro separado y, como un rompecabezas, las líneas unen los cuadros en el orden en que deben suceder. Muchas personas han usado diagramas de flujo antes, por lo que los diagramas de red pueden parecer más familiares que los diagramas de Gantt y pueden ser más fáciles de entender para el patrocinador del proyecto por primera vez.

Habiendo dicho eso, hay información adicional para encajar en los cuadros de tareas que podrían necesitar una explicación. Por lo general, un cuadro de tarea de diagrama de red también incluye las fechas de inicio y finalización de la tarea, así como la duración, que normalmente se marca en días. Puede agregar los datos que desee en el cuadro, como un número de identificación de la tarea, el recurso asignado, la ubicación, el flujo de trabajo, etc., pero cuanto más incluya, más desordenado se verá y más difícil será leer.

Los diagramas de red funcionan bien para proyectos simples donde las tareas fluyen de una a otra en orden. Cuantas más líneas paralelas de actividad tenga, más difícil será mostrarlas en una página. Si necesita cambiar una tarea, podría terminar moviendo docenas de líneas para que todo se muestre claramente nuevamente. Lo mejor es limitarse a dibujar solo diagramas de red para proyectos sencillos y solo tener cuadros de tareas para tareas de resumen en lugar del tiempo de desarrollo de cada día individual.

5. Tableros e informes

¿Por qué ponerte las cosas difíciles? Todas las opciones anteriores requieren que haga un trabajo adicional para convertir la información del proyecto en algo que las partes interesadas del proyecto puedan entender. Es posible que descubra que la mayor parte del trabajo se hace por usted si utiliza un producto de software de gestión de proyectos que incluye opciones de informes de proyectos.

Además de nuestro Gantt en línea en ProjectManager, desarrollamos tableros en tiempo real para que pueda ver varias vistas de su proyecto de un vistazo. A diferencia de otras herramientas de software de gestión de proyectos, no tiene que configurar el panel. Lo tenemos todo configurado para usted desde el momento en que inicia sesión.

Puede haber plantillas de informes de proyectos que le ahorren algo de tiempo, pero también puede personalizar lo que sale de su herramienta en un formato que las partes interesadas puedan usar. Los informes de estado, progreso y utilización de recursos están disponibles con solo hacer clic en un botón. Con la opción de personalizar los tableros de su proyecto, puede brindar vistas personalizadas a diferentes partes interesadas, lo que le ahorrará mucho tiempo en el manejo de datos.

Una vez que se configuran los informes, se guardan y están disponibles para completarse mensualmente o con mayor frecuencia de acuerdo con su programación de informes, por lo que esta alternativa a un diagrama de Gantt tiene la sobrecarga regular más pequeña para el administrador del proyecto.

Por supuesto, puede terminar decidiendo que un diagrama de Gantt es la herramienta que desea después de todo. En ese caso, consulta nuestro artículo sobre cómo hacer un diagrama de Gantt en 5 pasos.

La programación y la posibilidad de informar sobre su proyecto son cruciales. Hacer eso en línea con una poderosa herramienta que le permite ver en un tablero la imagen en tiempo real de su proyecto es como la guinda del pastel. ¿Quién comería pastel sin glaseado? Si se vio obligado a trabajar en proyectos sin una herramienta de administración en línea que le permita administrar sus informes de estado, recursos y progreso, entonces debe consultar ProjectManager.