Análisis de causa raíz: una guía rápida

Los problemas surgen en casi todos los proyectos. Pero saber que hay un problema es una cosa; descubrir cómo resolverlo es otra. Si no cumple con los plazos y la calidad de su producto o servicio se ve afectada, hay un problema.

Para solucionar el problema, debe usar técnicas que le den a su equipo un espacio para ser abierto y honesto para que pueda discutir formas de resolver el problema. Una forma de hacerlo es mediante un análisis de causa raíz.

¿Qué es el análisis de causa raíz?

Como sugiere el nombre, un análisis de causa raíz es una técnica de resolución de problemas que ofrece a los equipos la oportunidad de identificar los problemas que están causando el problema.

El análisis de causa raíz se utiliza cuando hay problemas con el proyecto, especialmente aquellos que impactan negativamente al cliente. Esto podría variar desde un cliente quejándose de algún aspecto del proyecto hasta equipos bloqueados y entregas retrasadas.

Por supuesto, los problemas en un proyecto no son el resultado de una sola causa. Es por eso que se configura un análisis de causa raíz para capturar una variedad de causas que están causando el problema que está experimentando.

¿Por qué es importante un análisis de causa raíz?

¡Los problemas son malos! Confunden el cronograma de su proyecto y cuestan dinero, y un análisis de causa raíz ayuda a resolverlos. Eso debería ser un incentivo suficiente para que aplique este método. Los análisis de causa raíz también ayudan a evitar que el problema vuelva a surgir. Una vez que sepa cuál es el problema y cómo detenerlo, puede evitar que vuelva a suceder.

Un enfoque iterativo

Otra razón para usar el análisis de causa raíz es que es una herramienta para la mejora continua, que es cómo mantener la calidad de su producto o servicio. Ningún proyecto tiene éxito si su calidad no cumple con las expectativas de las partes interesadas.

Documentación

Los proyectos son conocidos por su documentación. Hay investigaciones, estudios de factibilidad y mucho más. Incluso hay documentación al cerrar un proyecto. Pero a menudo se descuida la documentación de los problemas del proyecto y cómo se han resuelto. El análisis de causa raíz es una forma de documentar el proceso y aplicarlo en proyectos futuros.

La mejora de procesos

Otras cosas que el método puede identificar son las deficiencias en el proceso que se pueden corregir, agregando nuevamente eficiencias futuras, pero también observando brechas en la capacitación del equipo. Por lo tanto, puede abrir oportunidades para mejorar a su equipo y convertirlos en recursos más valiosos.

Cómo realizar un análisis de causa raíz

Al realizar un análisis de causa raíz, es importante no quedar atrapado en los síntomas. Recuerde, este es un análisis para descubrir las causas fundamentales. Esos son los lugares en los que desea centrar su atención y corregir cualquier problema del proyecto.

1. Identificar el problema: Sin tener un problema claramente definido, no hay forma de volver atrás y buscar las causas en el proceso que lo generó. Este es el paso más importante: conocer el problema y definir su alcance.
2. Trabaje hacia atrás: para descubrir las posibles causas del problema que ha identificado, vuelva sobre los pasos. Una vez más, es probable que haya más de uno. Anote tantos como sean relevantes. Parte de este proceso incluye una lluvia de ideas con su equipo, utilizando el mapeo de procesos y un diagrama de espina de pescado para capturar las diversas causas que conducen a su problema.
3. Determine cuál es la causa raíz: existen otras herramientas que pueden ayudar, como los cinco por qué, a los que llegaremos en un momento, un árbol de fallas, un árbol de causas y eventos y más.
4. Piense en soluciones: una vez más, la lluvia de ideas con el equipo es útil. Ellos son los que están familiarizados con el proyecto y su ejecución y serán su mejor recurso para encontrar una manera de resolver el problema.
5. Implemente la solución: recuerde, esto no es algo único, sino que debe ser sostenible y que la solución esté haciendo lo que se planeó. Esto requiere paciencia y seguimiento, trayendo a cualquiera que se vea afectado por el cambio.
6. Monitoree, rastree e informe sobre la solución: el software de gestión de proyectos puede facilitar este paso.

ProjectManager es una herramienta basada en la nube que recopila datos en tiempo real para brindarle información más precisa para tomar decisiones acertadas. Supervise el progreso y el rendimiento en un alto nivel con paneles en vivo y luego use informes filtrables con un solo clic para compartir con las partes interesadas para mantenerlos informados.

Los 5 porqués del análisis de causa raíz

Una de las mejores técnicas cuando se realiza un análisis de causa raíz se denomina “Cinco porqués”. Este enfoque es simplemente preguntar "¿por qué?" una y otra vez. Este ejercicio profundiza en el problema y sus causas, en lugar de aceptar la primera respuesta, y lo acerca a lo que realmente está causando el problema.

La mejor manera de entender esta técnica es a través de un ejemplo. Tenga en cuenta que, si bien se denominan los "Cinco por qué", pueden ser solo unos pocos o docenas de por qué antes de llegar a la causa raíz de su problema.

Digamos que está construyendo un puente, pero no cumple con los plazos.

P: "¿Por qué se está perdiendo la fecha límite?"
R: El equipo no pudo terminar su tarea a tiempo.
P: "¿Por qué el equipo no pudo terminar su tarea a tiempo?"
R: Los materiales se retrasaron.
P: "¿Por qué se retrasaron los materiales?"
R: No hubo seguimiento con los proveedores.
P: "¿Por qué no hubo seguimiento con los proveedores?"
R: Los equipos no estaban adecuadamente entrenados.
P: "¿Por qué los equipos no se capacitaron adecuadamente?"
R: La metodología híbrida tiene lagunas...

Este ejercicio de preguntas y respuestas conduce a la raíz del problema de los plazos incumplidos. En este caso, hay muchos problemas, incluida la falta de capacitación, malas relaciones con los proveedores, etc. La causa raíz es la metodología que no ha gestionado adecuadamente el proyecto.

El diagrama de espina de pescado

El análisis de causa raíz se trata de causa y efecto. Para identificar y documentar las causas se requiere un diagrama o documento de algún tipo. El más utilizado en el diagrama de espina de pescado también se llama diagrama de Ishikawa y diagrama de espina de pescado.

Un diagrama de espina de pescado se llama así porque se parece al esqueleto de un pez. Hay una línea en el medio de la cual brotan espinas de arriba y de abajo, y cada espina recoge las causas del problema. Conducen a donde estaría la cabeza del pez, que es el problema en sí.

ProjectManager ofrece docenas de plantillas gratuitas de gestión de proyectos, incluida esta plantilla de análisis de causa raíz. Utilice la plantilla gratuita para generar sesiones de lluvia de ideas con su equipo y encontrar una solución que evite que sus problemas vuelvan a surgir.

Análisis de cambios

Otra de las muchas técnicas utilizadas en el análisis de causa raíz se denomina análisis de cambio. El análisis de cambios se utiliza para identificar y comprender lo que podría ocurrir si se adopta un cambio, así como lo que se necesita para lograr ese cambio, cómo diseñarlo y también muchos riesgos involucrados, incluido el impacto en los recursos, el esfuerzo y el cronograma.

Esta es una excelente manera de obtener recomendaciones para agregar con éxito su cambio. También se puede utilizar para encontrar las causas del problema. Por supuesto, para que esta técnica funcione, debe haber una base de comparación. También implicará una gran cantidad de recursos y los resultados no siempre son concluyentes. Por lo tanto, se requieren muchas pruebas para respaldar sus hallazgos.

Principios del análisis de causa raíz

Como se señaló anteriormente, el principio general del análisis de causa raíz es encontrar lo que está creando un problema para que pueda corregirse y cambiar los procesos que lo causaron. Sin embargo, para que esto funcione, el análisis de causa raíz debe realizarse sistemáticamente.

Otro principio del análisis de causa raíz es que solo puede haber uno. Sí, puede haber docenas de causas que se recopilan en un diagrama de espina de pescado, pero la causa principal es singular. Eso puede significar que vas a tener que invertir mucho tiempo para encontrarlo, pero siempre está ahí. Es importante continuar con la investigación hasta encontrar al culpable.

Para que su investigación funcione, debe establecer una línea de tiempo de los eventos. Esto le permite comprender la relación entre las diversas causas y llegar a la causa raíz. Al hacer esto, no solo está resolviendo un problema, sino cambiando una cultura corporativa de reaccionaria a proactiva. Este estilo de resolución de problemas reducirá los problemas a los que tiene que responder con el tiempo.

Cómo ProjectManager ayuda con el análisis

Llegar a la causa raíz de un problema crea una mayor eficiencia, lo que ayuda a mantener su proyecto encaminado. ProjectManager es un software de administración de proyectos que lo ayuda a encontrar problemas y le brinda herramientas para resolver problemas y trabajar de manera más efectiva.

Detectar problemas antes de que se conviertan en problemas es la mejor manera de mantener su proyecto funcionando sin problemas. Debido a que ProjectManager es una herramienta basada en la nube, obtiene datos en vivo que informan una mejor toma de decisiones. También le permite detectar discrepancias más rápido y actuar sobre ellas antes, para evitar retrasar el proyecto o sobrepasar el presupuesto.

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Sus partes interesadas están involucradas en el proyecto y querrán mantenerse actualizadas sobre cualquier cambio que pueda afectar sus resultados. Nuestras funciones de generación de informes facilitan la creación de un informe con un solo clic y se pueden compartir de diversas maneras para que coincidan con la forma en que las partes interesadas prefieren su comunicación. Mejor aún, cada uno de nuestros informes se puede filtrar para mostrar solo los datos que desea compartir.

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