Was ist Organisationsplanung im Projektmanagement?

Wenn Sie ein Unternehmen gründen oder ausbauen möchten (oder ein Unternehmen einfach profitabel halten möchten), benötigen Sie einen Geschäftsplan. Aber nicht alle Pläne sind gleich. Wenn Sie Ihr Unternehmen und seine Ziele definieren müssen, müssen Sie die Organisationsplanung verwenden.

Diese Planung bietet einen klaren Weg nach vorn. Wenn Sie die verschiedenen Abteilungen Ihres Unternehmens organisieren, weiß jeder, was ihre Funktion ist – und welche Aufgaben und Prozesse erforderlich sind, um Ihre Geschäftsziele zu erreichen.

Was ist Organisationsplanung?

Organisationsplanung ist die Art und Weise, wie Geschäftsinhaber den täglichen Betrieb eines Unternehmens organisieren. Dies kann von einfachen Dingen wie dem Existenzgrund des Unternehmens bis hin zu komplexeren Überlegungen wie der Festlegung von Zielen zur Verwirklichung eines bestimmten Ziels reichen. Sie verwenden die Aufbauorganisation als Rahmen für die Erstellung von Aufgaben, deren Ausführung dem Unternehmen ermöglicht, sein Ziel zu erreichen.

Organisationsplanung wird oft verwendet, um das Gesamtgeschäft eines Unternehmens zu verbessern, aber ein Unternehmen kann es auf seine Belegschaft, Finanzen oder Produkte ausrichten. Es gibt daher verschiedene Arten von Organisationsplanungszielen; von Personalentwicklung und Finanzplanung bis hin zu Produkten, Dienstleistungen und Expansionsplanung.

Das sind eine Menge Daten, die organisiert werden müssen. ProjectManager verfügt über interaktive Gantt-Diagramme, mit denen Sie all diese Informationen organisieren, einen Funktionsplan erstellen und erfolgreich verwalten können. Probieren Sie ProjectManager noch heute kostenlos aus!

Warum Organisationsplanung wichtig ist

Es versteht sich von selbst, dass Ihr Unternehmen umso erfolgreicher ist, je besser Sie Ihr Unternehmen organisieren. Die Organisationsplanung ist wichtig, weil sie es Unternehmen ermöglicht, eine effektive Planung zu entwickeln und ihre erklärten Ziele zu erreichen.

Hilfreich ist auch ein Organisationsplan, denn ein vorbereitetes Unternehmen reagiert besser auf Veränderungen am Arbeitsplatz. Darüber hinaus klärt die Organisationsplanung die Rollen, Verantwortlichkeiten und Erwartungen aller im Unternehmen. Dies hilft dem Management sicherzustellen, dass sie die festgelegten Benchmarks erfüllen.

Da die Organisationsplanung eine Struktur schafft, in der die Beziehungen zwischen Teams und Managern klar definiert sind, kann sie auch aufzeigen, wo es Mängel, Probleme oder Verbindlichkeiten gibt. Das Unternehmen kann diese einschränkenden Einschränkungen dann beheben.

Typische Organisationsplanungsprozesse

Diese Phasen der Organisationsplanung werden in diesen vier Prozessen definiert:

1. Strategische Planung: Dies ist die Gesamtansicht des Unternehmens. Hier definieren Sie die Unternehmensziele. Die Ziele müssen mit der allgemeinen Mission, Vision und den Werten des Unternehmens übereinstimmen. Dieser Prozess bezieht das obere Management mit ein, obwohl Sie Mitarbeiter in die Diskussion einbeziehen können.
2. Taktische Planung: Als nächstes bewegt sich die Diskussion in Richtung der Umsetzung des entwickelten Plans. Dies sind eher kurzfristige Ziele, die normalerweise nicht länger als ein Jahr dauern. Hier übernimmt das mittlere Management den Ball, wenn es um die Erstellung von Plänen und Marketingkampagnen geht.
3. Operative Planung: Jetzt kommen wir zu den alltäglichen Operationen, die notwendig sind, um den taktischen Plan auszuführen. Hier richten Sie Arbeitszeitpläne, Richtlinien, Regeln und Vorschriften für Mitarbeiter ein. Sie weisen auch bestimmte Aufgaben zu und erstellen ein Protokoll zur Nachverfolgung der Arbeit.
4. Notfallplanung: Es ist wichtig, einen oder zwei Backup-Pläne für unvorhergesehene Ereignisse oder Probleme zu haben, die den ursprünglichen Plan unmöglich machen. Verbringen Sie Zeit damit, über mögliche Risiken und Reaktionen nachzudenken. Zu den Ereignissen gehören Naturkatastrophen, Softwarestörungen oder das Ausscheiden einer Führungskraft auf C-Ebene aus dem Unternehmen.

So erstellen Sie einen Organisationsplan

Die vier Phasen des Organisationsplanungsprozesses bilden einen Rahmen, aber es gibt verschiedene Schritte bei der Erstellung einer Organisationsplanung:

1. Beginnen Sie mit den Zielen des Unternehmens: Wo wollen Sie kurz- und langfristig stehen?
   Stellen Sie dann ein Team zusammen, das die Ausführung, Verfolgung und den Fortschritt des Plans leitet.
2. Erstellen Sie ein Diagramm, das die Organisationsstruktur des Plans veranschaulicht: Teilen Sie es mit dem gesamten Unternehmen und halten Sie es über den Fortschritt auf dem Laufenden, wenn Sie lang- und kurzfristig gesetzte Meilensteine ​​erreichen.
3. Definieren Sie die Unternehmensziele und -vorgaben: Erstellen Sie eine detaillierte Liste, damit jeder die Ziele und Ziele sowie seinen Anteil an deren Verwirklichung versteht.
4. Erstellen Sie eine Aufgabenliste mit Rollen für alle in Ihrem Team: Weisen Sie ihnen Aufgaben zu und stellen Sie sicher, dass das Team versteht, was von ihnen erwartet wird.
5. Überprüfen Sie, wo sich das Unternehmen derzeit befindet: Welche Prozesse sind derzeit vorhanden? Durch die Überprüfung dieser Informationen kann das Team sehen, was es tun muss, um die Wachstumsziele des Unternehmens zu erreichen.
6. Nehmen Sie, was Sie gesammelt haben, und halten Sie es in einem Dokument fest: Verwenden Sie dies, um den Fortschritt bei der Ausführung der Aufbauorganisation zu verfolgen.

So kommunizieren Sie Ihren Organisationsplan an das Team

Sobald Sie einen Organisationsplan erstellt haben, müssen Sie ihn dem Team mitteilen. Dies ist ein entscheidender Schritt. Wenn Sie einen Plan umsetzen, ohne dass jeder ihn versteht, können Probleme auftreten, die den gesamten Plan zum Scheitern bringen können.

Eine Möglichkeit, alle auf die gleiche Seite zu bringen, besteht darin, ein unternehmensweites Meeting einzuberufen. Haben Sie eine straffe Agenda, die den Organisationsplan detailliert beschreibt, und holen Sie Feedback von den Anwesenden ein. Sie können auch ein One-Sheet erstellen und es vor oder während des Meetings verteilen.

Wenn Ihr Unternehmen über eine Projektmanagement-Software verfügt, können Sie das gesamte Unternehmen in den Organisationsplan einbeziehen, Aufgaben zuweisen und bei Fragen über das Tool kommunizieren. Wenn Sie dann den Organisationsplan implementieren, können Sie den Fortschritt verfolgen und sicherstellen, dass alle in Kommunikation bleiben.

Wie ProjectManager bei der Organisationsplanung hilft

ProjectManager ist ein Cloud-basiertes Tool mit mehreren Projektansichten, mit denen Manager und ihre Teams das Tool auswählen können, mit dem sie arbeiten möchten. Unabhängig davon, welche sie verwenden, werden Daten auf der gesamten Plattform geteilt, sodass jeder mit den aktuellsten Daten arbeitet.

Entwerfen Sie ganze Pläne in Gantt-Diagrammen

Beginnen Sie mit der Planung, indem Sie Aufgaben organisieren und Fristen hinzufügen. Gantt-Diagramme sind das traditionelle Werkzeug, um Ihre gesamte Arbeit auf einer Zeitachse darzustellen, aber nicht alle Gantt-Diagramme sind gleich. Mit der Gantt-Diagramm-Projektansicht von ProjectManager können Sie ohne komplizierte Berechnungen nach dem kritischen Pfad filtern. Sie sehen, was wesentlich ist und was Sie überspringen können, wenn Zeit und Geld ein Problem werden.

Legen Sie Baselines fest, um den Fortschritt zu verfolgen

Sobald der Zeitplan abgeschlossen ist, können Sie eine Baseline festlegen. Dies erfasst Ihren geplanten Aufwand in Bezug auf Aufgaben, Ressourcenkosten und mehr. Das heißt, sobald Sie mit der Ausführung Ihres Plans beginnen, können Sie den tatsächlichen Aufwand mit Ihrem geplanten Aufwand vergleichen, um sicherzustellen, dass Sie auf Kurs bleiben.

Erhalten Sie Echtzeitdaten aus Dashboards und Berichten

Verwenden Sie das Live-Dashboard von ProjectManager, um Fortschritt und Leistung im Auge zu behalten. Es sammelt Daten, berechnet sie automatisch und zeigt sie in leicht lesbaren Grafiken und Diagrammen an. Im Gegensatz zu anderer Software müssen Sie das Dashboard nicht konfigurieren; es läuft von Anfang an.

ProjectManager ist eine preisgekrönte Software, die alles bietet, was Sie zum Planen, Ausführen und Verfolgen Ihres Organisationsplans benötigen. Mit Stundenzetteln, automatisierten Benachrichtigungen und Kanban-Tafeln erhalten Manager Transparenz und Teams haben die Autonomie, ihre Aufgaben zu verwalten. Sehen Sie, wie ProjectManager Sie bei der Organisationsplanung unterstützen kann, und testen Sie noch heute kostenlos.