¿Qué es la planificación organizacional en la gestión de proyectos?

Si está buscando iniciar o hacer crecer un negocio (o simplemente mantener un negocio rentable), necesita un plan de negocios. Pero no todos los planes son iguales. Si necesita definir su negocio y sus objetivos, necesita utilizar la planificación organizacional.

Esa planificación proporciona un camino claro a seguir. Cuando organiza los distintos departamentos de su negocio, todos saben cuál es su función y las tareas y procesos necesarios para lograr sus objetivos comerciales.

¿Qué es la planificación organizacional?

La planificación organizacional es la forma en que los dueños de negocios organizan las operaciones diarias de un negocio. Esto puede variar desde cosas simples, como la razón de ser de las empresas, hasta consideraciones más complejas, como establecer metas para lograr un objetivo específico. Utiliza el plan organizacional como marco para crear tareas que, cuando se ejecuten, permitirán que la empresa logre su objetivo.

La planificación organizacional a menudo se usa para mejorar el negocio general de una empresa, pero una empresa puede dirigirla hacia su fuerza laboral, finanzas o productos. Hay, por lo tanto, varios tipos de objetivos de planificación organizacional; desde el desarrollo de la fuerza laboral y la planificación financiera hasta los productos, los servicios y la planificación de la expansión.

Son muchos datos para organizar. ProjectManager cuenta con diagramas de Gantt interactivos que te ayudan a organizar toda esa información, crear un plan funcional y gestionarlo con éxito. ¡Pruebe ProjectManager hoy gratis!

Por qué es importante la planificación organizacional

No hace falta decir que cuanto mejor organice su empresa, mejor se desempeñará su empresa. La planificación organizacional es importante porque permite que las empresas desarrollen una planificación efectiva y logren sus objetivos establecidos.

Tener un plan organizacional también es útil porque una empresa preparada responde mejor a los cambios en el lugar de trabajo. Además, la planificación de la organización aclara las funciones, responsabilidades y expectativas de todos en la empresa. Esto ayuda a la gerencia a asegurarse de que están cumpliendo con los puntos de referencia determinados.

Debido a que la planificación organizacional crea una estructura donde las relaciones entre los equipos y los gerentes están claramente definidas, también puede revelar dónde hay deficiencias, problemas o responsabilidades. La empresa puede entonces resolver estas limitaciones paralizantes.

Procesos típicos de planificación organizacional

Estas fases de la planificación organizacional se definen en estos cuatro procesos:

1. Planificación estratégica: Esta es la visión general de la empresa. Aquí, usted define los objetivos de la empresa. Los objetivos deben alinearse con la misión, visión y valores generales de la empresa. Este proceso involucra a la alta gerencia, aunque puede traer empleados a la discusión.
2. Planificación táctica: A continuación, la discusión avanza hacia cómo implementar el plan desarrollado. Estos son objetivos a más corto plazo, por lo general no más de un año de duración. Aquí es donde los mandos intermedios toman la pelota, en términos de creación de planes y campañas de marketing.
3. Planificación operativa: ahora hemos llegado a las operaciones diarias necesarias para ejecutar el plan táctico. Aquí es donde configura los horarios de trabajo, las políticas, las normas y los reglamentos para los empleados. También asigna tareas específicas y crea un protocolo para el seguimiento del trabajo.
4. Planificación de contingencia: es importante tener un plan de respaldo o dos en caso de eventos imprevistos o problemas que hagan imposible el plan original. Dedique tiempo a pensar en posibles riesgos y respuestas. Los eventos incluyen desastres naturales, fallas de software o la salida de un ejecutivo de nivel C de la empresa.

Cómo hacer un plan organizacional

Las cuatro fases del proceso de planificación organizacional crean un marco, pero hay diferentes pasos al hacer un plan organizacional:

1. Comienza con las metas y objetivos de la empresa: ¿Dónde quieres estar a corto y largo plazo?
   Luego, reúna un equipo para liderar la ejecución, el seguimiento y el progreso del plan.
2. Cree un gráfico que ilustre la estructura organizativa del plan: compártalo con toda la empresa y manténgalos actualizados sobre el progreso a medida que alcanza los hitos establecidos a largo y corto plazo.
3. Defina las metas y los objetivos de la empresa: haga de esta una lista detallada para ayudar a todos a comprender las metas y los objetivos, así como su parte en la realización de los mismos.
4. Cree una lista de tareas con roles para todos en su equipo: asígneles tareas y asegúrese de que el equipo entienda lo que se espera de ellos.
5. Revise dónde se encuentra la empresa actualmente: ¿Qué procesos están implementados en este momento? Revisar esto le permite al equipo ver lo que deben hacer para alcanzar los objetivos de crecimiento de la empresa.
6. Tome lo que ha recopilado y póngalo en un documento: use esto para realizar un seguimiento del progreso cuando ejecuta el plan organizacional.

Cómo comunicar su plan organizacional al equipo

Una vez que haya creado un plan organizacional, debe comunicarlo al equipo. Este es un paso crucial. Si implementa un plan sin que todos lo entiendan, es posible que tenga problemas que descarrilen todo el plan.

Una forma de lograr que todos estén en sintonía es convocar una reunión de toda la empresa. Tenga una agenda apretada que detalle el plan organizacional y obtenga comentarios de los asistentes. También puede crear una hoja y distribuirla antes o durante la reunión.

Si su empresa tiene un software de gestión de proyectos, puede incluir a toda la empresa en el plan organizacional, asignar tareas y comunicarse a través de la herramienta si tienen alguna pregunta. Luego, cuando implemente el plan organizacional, puede realizar un seguimiento del progreso y asegurarse de que todos se mantengan comunicados.

Cómo ProjectManager ayuda con la planificación organizacional

ProjectManager es una herramienta basada en la nube con múltiples vistas de proyectos que permite a los gerentes y sus equipos elegir la herramienta con la que quieren trabajar. No importa cuál usen, los datos se comparten en toda la plataforma para que todos trabajen con los datos más actualizados.

Diseñe planes completos en diagramas de Gantt

Comience a planificar organizando tareas y agregando plazos. Los diagramas de Gantt son la herramienta tradicional para colocar todo su trabajo en una línea de tiempo, pero no todos los diagramas de Gantt son iguales. La vista de proyecto de diagrama de Gantt de ProjectManager le permite filtrar por la ruta crítica sin cálculos complicados. Verá lo que es esencial y lo que puede omitir si el tiempo y el dinero se convierten en un problema.

Establecer líneas de base para seguir el progreso

Una vez que se completa el cronograma, puede establecer una línea de base. Esto captura su esfuerzo planificado en torno a tareas, costos de recursos y más. Eso significa que, una vez que comience a ejecutar su plan, puede comparar el esfuerzo real con su esfuerzo planificado para asegurarse de que se está manteniendo al día.

Obtenga datos en tiempo real de paneles e informes

Para controlar el progreso y el rendimiento, use el panel en vivo de ProjectManager. Recopila datos, los calcula automáticamente y los muestra en gráficos y cuadros fáciles de leer. A diferencia de otros programas, no necesita configurar el tablero; está funcionando desde el principio.

ProjectManager es un software galardonado que tiene todo lo que necesita para planificar, ejecutar y realizar un seguimiento de su plan organizacional. Con hojas de tiempo, notificaciones automáticas y tableros kanban, los gerentes obtienen transparencia y los equipos tienen la autonomía para administrar sus tareas. Vea cómo ProjectManager puede ayudarlo con la planificación organizacional y realice una prueba gratuita hoy.