ما هو التخطيط التنظيمي في إدارة المشاريع؟

إذا كنت تتطلع إلى بدء أو تنمية عمل تجاري (أو مجرد الحفاظ على مشروع تجاري مربح) ، فأنت بحاجة إلى خطة عمل. لكن ليست كل الخطط متشابهة. إذا كنت بحاجة إلى تحديد عملك وأهدافه ، فأنت بحاجة إلى استخدام التخطيط التنظيمي.

يوفر هذا التخطيط مسارًا واضحًا للمضي قدمًا. عندما تنظم الأقسام المختلفة في عملك ، يعرف الجميع ما هي وظيفتها - والمهام والعمليات اللازمة لتحقيق أهداف عملك.

ما هو التخطيط التنظيمي؟

التخطيط التنظيمي هو الطريقة التي ينظم بها أصحاب الأعمال العمليات اليومية للأعمال التجارية. يمكن أن يتراوح هذا من أشياء بسيطة ، مثل سبب وجود الشركات ، إلى اعتبارات أكثر تعقيدًا ، مثل تحديد الأهداف لتحقيق هدف معين. أنت تستخدم الخطة التنظيمية كإطار عمل لإنشاء المهام التي ، عند تنفيذها ، ستسمح للشركة بتحقيق هدفها.

غالبًا ما يستخدم التخطيط التنظيمي لتحسين أعمال الشركة بشكل عام ، ولكن يمكن للشركة توجيهها نحو قوتها العاملة أو مواردها المالية أو منتجاتها. لذلك ، هناك أنواع مختلفة من أهداف التخطيط التنظيمي ؛ من تطوير القوى العاملة والتخطيط المالي إلى المنتجات والخدمات والتخطيط للتوسع.

هناك الكثير من البيانات التي يجب تنظيمها. يحتوي ProjectManager على مخططات جانت التفاعلية التي تساعدك على تنظيم كل تلك المعلومات وإنشاء خطة وظيفية وإدارتها بنجاح. جرب ProjectManager اليوم مجانًا!

لماذا التخطيط التنظيمي مهم

وغني عن القول أنه كلما نظمت شركتك بشكل أفضل ، كان أداء شركتك أفضل. التخطيط التنظيمي مهم لأنه يتيح للشركات تطوير التخطيط الفعال وتحقيق أهدافهم المعلنة.

إن وجود خطة تنظيمية مفيد أيضًا لأن الشركة المعدة تستجيب بشكل أفضل للتغييرات في مكان العمل. علاوة على ذلك ، يوضح التخطيط التنظيمي الأدوار والمسؤوليات والتوقعات لكل فرد في الشركة. يساعد هذا الإدارة في التأكد من أنها تلبي المعايير المحددة.

نظرًا لأن التخطيط التنظيمي ينشئ هيكلًا يتم فيه تحديد العلاقات بين الفرق والمديرين بوضوح ، فيمكنه أيضًا الكشف عن أي أوجه قصور أو مشكلات أو مسؤوليات. يمكن للشركة بعد ذلك حل قيود أوتار الركبة هذه.

عمليات التخطيط التنظيمي النموذجية

يتم تحديد مراحل التخطيط التنظيمي هذه في هذه العمليات الأربع:

1. التخطيط الاستراتيجي: هذه هي الصورة الكبيرة للشركة. هنا ، تحدد أهداف الشركة. يجب أن تتماشى الأهداف مع مهمة الشركة الشاملة ورؤيتها وقيمها. تتضمن هذه العملية الإدارة العليا ، على الرغم من أنه يمكنك إشراك الموظفين في المناقشة.
2. التخطيط التكتيكي: بعد ذلك ، ينتقل النقاش نحو كيفية تنفيذ الخطة المطورة. هذه أهداف قصيرة المدى ، لا تزيد مدتها عادة عن عام. هذا هو المكان الذي تأخذ فيه الإدارة الوسطى الكرة ، من حيث إنشاء الخطط وحملات التسويق.
3. التخطيط التشغيلي: لقد وصلنا الآن إلى العمليات اليومية اللازمة لتنفيذ الخطة التكتيكية. هذا هو المكان الذي تقوم فيه بإعداد جداول العمل والسياسات والقواعد واللوائح للموظفين. يمكنك أيضًا تعيين مهام محددة وإنشاء بروتوكول لتتبع العمل.
4. التخطيط للطوارئ: من المهم أن يكون لديك خطة احتياطية أو اثنتين في حالة وقوع أحداث أو مشكلات غير متوقعة تجعل الخطة الأصلية مستحيلة. اقض وقتًا في التفكير في المخاطر والاستجابات المحتملة. تشمل الأحداث الكوارث الطبيعية وأعطال البرامج أو رحيل مسؤول تنفيذي على مستوى C من الشركة.

كيفية عمل خطة تنظيمية

تُنشئ المراحل الأربع لعملية التخطيط التنظيمي إطار عمل ، ولكن هناك خطوات مختلفة عند وضع خطة تنظيمية:

1. ابدأ بأهداف وغايات الشركة: أين تريد أن تكون على المدى القصير والطويل؟
   بعد ذلك ، قم بتجميع فريق لقيادة تنفيذ وتتبع وتقدم الخطة.
2. قم بإنشاء مخطط يوضح الهيكل التنظيمي للخطة: شاركها مع الشركة بأكملها وابقِها على اطلاع دائم بالتقدم المحرز بينما تصل إلى المعالم المحددة على المدى الطويل والقصير.
3. تحديد أهداف الشركة وغاياتها: اجعل هذه قائمة مفصلة لمساعدة الجميع على فهم الأهداف والغايات ، بالإضافة إلى دورهم في تحقيقها.
4. أنشئ قائمة مهام بأدوار لكل فرد في فريقك: عيّن لهم المهام وتأكد من أن الفريق يفهم ما هو متوقع منهم.
5. راجع مكان وجود الشركة حاليًا: ما هي العمليات الجارية في الوقت الحالي؟ تسمح مراجعة هذا للفريق برؤية ما يتعين عليهم القيام به للوصول إلى أهداف نمو الشركة.
6. خذ ما جمعته وضعه في مستند: استخدم هذا لتتبع التقدم عند تنفيذ الخطة التنظيمية.

كيف تنقل خطتك التنظيمية إلى الفريق

بمجرد إنشاء خطة تنظيمية ، تحتاج إلى توصيلها إلى الفريق. وهذه خطوة حاسمة. إذا قمت بتنفيذ خطة دون أن يفهمها الجميع ، فقد تواجه مشاكل قد تعرقل الخطة بأكملها.

تتمثل إحدى طرق جذب الجميع إلى نفس الصفحة في الاتصال باجتماع على مستوى الشركة. احصل على جدول أعمال ضيق يوضح تفاصيل الخطة التنظيمية ، واحصل على تعليقات من الحاضرين. يمكنك أيضًا إنشاء ورقة واحدة وتوزيعها قبل الاجتماع أو خلاله.

إذا كانت شركتك تمتلك برنامجًا لإدارة المشاريع ، فيمكنك إدخال الشركة بأكملها في الخطة التنظيمية وتعيين المهام والتواصل من خلال الأداة إذا كان لديهم أي أسئلة. بعد ذلك ، عند تنفيذ الخطة التنظيمية ، يمكنك تتبع التقدم والتأكد من بقاء الجميع على اتصال.

كيف يساعد مدير المشروع في التخطيط التنظيمي

ProjectManager هي أداة قائمة على السحابة مع عدة طرق عرض للمشروع تسمح للمديرين وفرقهم باختيار الأداة التي يريدون العمل بها. بغض النظر عن نوع البيانات التي يستخدمونها ، تتم مشاركة البيانات عبر النظام الأساسي بحيث يعمل الجميع من خلال أحدث البيانات.

ضع الخطط الكاملة على مخططات جانت

ابدأ التخطيط بتنظيم المهام وإضافة المواعيد النهائية. مخططات جانت هي الأداة التقليدية للحصول على كل عملك على جدول زمني ، ولكن ليست كل مخططات جانت متماثلة. تتيح لك طريقة عرض مشروع مخطط جانت في ProjectManager إمكانية التصفية للمسار الحرج دون أي حسابات معقدة. ترى ما هو ضروري ، وما يمكنك تخطيه ، إذا أصبح الوقت والمال مشكلة.

تعيين خطوط الأساس لتتبع التقدم

بمجرد اكتمال الجدول ، يمكنك تعيين الأساس. هذا يجسد جهودك المخطط لها حول المهام وتكلفة الموارد والمزيد. هذا يعني أنه بمجرد أن تبدأ في تنفيذ خطتك ، يمكنك مقارنة الجهد الفعلي بالجهد المخطط له للتأكد من أنك على المسار الصحيح.

احصل على بيانات في الوقت الفعلي من لوحات المعلومات والتقارير

لمراقبة التقدم والأداء ، استخدم لوحة التحكم المباشرة في ProjectManager. يقوم بجمع البيانات وحسابها تلقائيًا وعرضها في رسوم بيانية ومخططات سهلة القراءة. على عكس البرامج الأخرى ، لا تحتاج إلى تكوين لوحة القيادة ؛ إنه يعمل منذ البداية.

ProjectManager هو برنامج حائز على جوائز يحتوي على كل ما تحتاجه لتخطيط خطتك التنظيمية وتنفيذها وتتبعها. باستخدام الجداول الزمنية والإشعارات الآلية ولوحات كانبان ، يحصل المديرون على الشفافية وتتمتع الفرق بالاستقلالية لإدارة مهامهم. تعرف على كيفية مساعدة ProjectManager في التخطيط التنظيمي والحصول على نسخة تجريبية مجانية اليوم.