Erkennen und Überwinden von Ressourcenengpässen im Projektmanagement

Ressourcen sind das, was Sie brauchen, um Ihren Projektplan umzusetzen – Menschen, Ausrüstung und Materialien. Die Verwaltung dieser Ressourcen ist Teil der Art und Weise, wie Sie ein erfolgreiches Projekt durchführen.

Jeder Aufgabe in Ihrem Projektplan sind Projektressourcen wie Personen, Zeit und ein Budget zugeordnet. Daher müssen Sie ihre Verfügbarkeit kennen, um sie zu planen. Das ist eine Ressourcenbeschränkung, und Projektmanager müssen lernen, mit diesen Beschränkungen umzugehen, um das Projekt voranzubringen.

Was sind Ressourcenbeschränkungen im Projektmanagement?

Eine Ressourcenbeschränkung ist jede Einschränkung und/oder jedes Risiko, das mit Projektressourcen verbunden ist. Das Identifizieren dieser Ressourcenmanagementbeschränkungen ist eine wesentliche Ressourcenplanungsaktivität, die während der Projektplanungsphase stattfindet. Ressourcenbeschränkungen sind Hindernisse, die Ihr Projekt zum Scheitern bringen und eine erfolgreiche Umsetzung verhindern können.

Einschränkungen wirken sich auf jeden Aspekt des Projektlebenszyklus aus. Tatsächlich werden die häufigsten Beschränkungen im Projektmanagement als dreifache Beschränkung bezeichnet; Zeit, Kosten und Umfang. Projekte haben ein Budget (Kosten), eine Frist (Zeit) und der Projektmanager muss genau wissen, was das Projekt beinhalten wird (Umfang).

Projektmanagement-Software verwaltet Ihre Projektressourcen und verfügt über die Tools, mit denen Sie das Erforderliche schnell zuweisen können. ProjectManager ist eine Cloud-basierte Software, mit der Sie Ressourcen organisieren, verfolgen und kapazitätsgerecht zuweisen können. Verwalten Sie Ihre Ressourcen mit Online-Gantt-Diagrammen, die nahtlos mit unseren Ressourcenverwaltungsfunktionen zusammenarbeiten. Probieren Sie ProjectManager noch heute kostenlos aus!

Die potenziellen Auswirkungen von Ressourcenengpässen

Ressourcenbeschränkungen sind meistens mit Kosten verbunden. Das Projektbudget bestimmt die Erfahrung und Fähigkeiten des Teams, das Sie zusammenstellen, sowie die nichtmenschlichen Ressourcen, die Sie erwerben können.

Aus diesem Grund ist die Verfügbarkeit eine so wichtige Komponente der Ressourcenbeschränkungen. Ohne die Ressourcenverfügbarkeit und Ressourcenzuweisung während eines Projekts zu verwalten, können Sie schnell hervorragende Materialien vorfinden – aber kein Team, das sie verwendet. (Oder ein Expertenteam, das nicht über die Ausrüstung verfügt, die es zur Ausführung seiner Aufgaben benötigt.)

Daher sind Kosten, Verfügbarkeit und Zugriff eng mit der Verwaltung von Ressourcenbeschränkungen in einem Projekt verwoben. Dies wirkt sich besonders auf ein Projekt aus, wenn der Projektmanager für geografisch verteilte Teams verantwortlich ist, was den Ressourcenverwaltungsprozess weiter verkomplizieren kann.

Beispiele für Ressourcenbeschränkungen

Einschränkungen sind Faktoren, die die Verwendung einer Ressource begrenzen oder einschränken. Die Ressourcenbeschränkungen sind unterschiedlich, haben aber normalerweise eines gemeinsam; kosten. Menschen, Orte und Dinge kosten Geld, sei es durch Gehalt, Miete oder Kauf.

Wenn Sie an einem Bauprojekt arbeiten und im März schweres Gerät mieten müssen, um einen Graben auszuheben, aber alle Maschinen bis zum Sommer unter Vertrag stehen, ist das eine Ressourcenknappheit. Sie müssen diese Einschränkungen in der Planungsphase eines Projektlebenszyklus identifizieren und lösen.

Im obigen Beispiel würde der Projektmanager die Reservierung von Ausrüstung prüfen, vielleicht durch die Auswahl eines alternativen Mietunternehmens. In jedem Fall sollten sie diese Entscheidungen treffen, lange bevor der Grundstein für das Projekt gelegt wird. Diese Entscheidungen werden in einem Ressourcenmanagementplan dokumentiert, der ein Projektplanungsdokument ist, das definiert, wie Projektressourcen verwaltet werden. Wenn Sie dies nicht tun, können Sie mit Sicherheit aus dem Zeitplan fallen und Ihr Budget überschreiten.

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Tipps zum Verwalten von Ressourcenbeschränkungen

Nachdem wir nun die Ressourceneinschränkungen verstanden haben, wollen wir einige der bewährten Methoden besprechen. Die Befolgung dieser Projektmanagement-Tipps kann Ihnen bei Ihrem gesamten Ressourcenmanagement helfen:

• Seien Sie strategisch: Bevor Sie etwas verwalten, müssen Sie eine Strategie entwickeln und sicherstellen, dass sie mit der Unternehmensstrategie übereinstimmt. Dazu müssen Sie wissen, was Sie erreichen wollen, wie Sie den Erfolg bestimmen und was Ihnen dabei hilft, Ihre Ziele zu erreichen.
• Projektanforderungen kennen: Kennen Sie Ihre Fristen, Meilensteine, Ziele, Ihr Budget und Ihre Hauptkonkurrenten. Das Sammeln von Anforderungen ist die zusätzliche Zeit und Mühe wert, die erforderlich sind, um Ihr Projekt zum Erfolg zu führen.
• Haben Sie einen Notfallplan: Sie können Ressourcenengpässe erkennen und sich darauf vorbereiten, aber es wird immer Probleme beim Ressourcenmanagement geben, die aus heiterem Himmel kommen. Lassen Sie sich nicht davon abbringen. Haben Sie einen Plan B, C oder D für das Unerwartete. Sie wissen vielleicht nicht, was passieren wird, aber Sie sollten einen Notfallplan haben, um zu wissen, wie Sie reagieren werden.
• Zeit verfolgen: Ressourcen sind wie Projekte zeitlich begrenzt. Sie sollten wissen, wie lange Sie sie benötigen, und die Ressourcennutzung verfolgen. Dies ist sehr hilfreich, wenn Sie mit sich wiederholenden Arbeiten zu tun haben. Es ist möglich, dass Sie nicht die richtige Zeit einplanen.
• Priorisieren: Nicht alle Aufgaben sind gleich und daher werden nicht alle Ressourcen gleichmäßig verteilt. Nehmen Sie sich Zeit, um Ihre Arbeit zu priorisieren. Definieren Sie den Unterschied zwischen dringend und wichtig und kennen Sie den erforderlichen Aufwand, damit Sie Ihren Zeitplan angemessen planen können.
• Verwenden Sie Ressourcenmanagement-Software: Eine Ressourcenmanagement-Software zu haben, die Ihre Ressourcen plant und verfolgt, spart Ihnen Zeit und Mühe. Sie möchten Funktionen, die Ihnen Echtzeitdaten liefern und es Ihnen erleichtern, Ressourcen bei Bedarf neu zuzuweisen.

So führen Sie eine ressourcenbeschränkte Planung durch

Ohne ressourcenbeschränkte Planung sind Ressourcenbeschränkungen nur abstrakt. Die ressourcenbeschränkte Planung befasst sich mit Szenarien, in denen Ressourcen begrenzt sind, und ermöglicht es Ihnen, Wege zu finden, um sicherzustellen, dass Sie Aufgaben pünktlich erledigen.

Das Abschließen von Projekten unter Ressourcenknappheit erfordert Problemlösungen. Es bedarf eines kreativen Projektmanagers, der sich das Projekt ansieht und festlegt, wie Ressourcen verschoben werden müssen, um Einschränkungen zu bewältigen. Um dies zu tun, müssen Projektmanager die dreifach eingeschränkten Ressourcen ausgleichen, was bedeutet, dass sie aus dem Budget, dem Zeitplan oder dem Umfang gestrichen werden müssen. Unabhängig davon, welche Einschränkung verwendet wird, muss das Endergebnis ein Projekt sein, das seine Frist und sein Budget weiterhin einhält.

Projekte können fehlschlagen oder nicht abgeschlossen werden, wenn Sie Ressourcenengpässe nicht lösen können. Die ressourcenbeschränkte Planung ist oft ein Balanceakt. Wenn Sie nicht genügend Mitarbeiter einstellen können, um ein Produkt herzustellen und die Nachfrage zu befriedigen, suchen Sie möglicherweise nach billigeren Materialien oder reduzieren den Lagerbestand.

Natürlich bestehen Risiken für die Qualität Ihrer Leistung und die Zufriedenheit Ihres Kundenstamms. Sie müssen all diese Ergebnisse berücksichtigen, wenn Sie Zeitpläne erstellen und anpassen.

Wie ProjectManager bei Ressourcenengpässen hilft

Offensichtlich erfordert das Verwalten von Ressourcenbeschränkungen und das Erstellen von Zeitplänen mit Ressourcenbeschränkungen ein hohes Maß an Flexibilität. Sie brauchen mehr als eine Tabellenkalkulation, um all diese Änderungen zu verwalten. ProjectManager ist eine Cloud-basierte Software, die Projektmanagern einen besseren Einblick in ihre Ressourcenbeschränkungen gibt, damit sie schnell und effektiv reagieren können.

Erstellen Sie einen Ressourcenplan in einem Gantt-Diagramm

Als Erstes müssen Sie alle Ihre Ressourcen organisieren, und der beste Weg, diese komplizierten Daten auf einer Seite zusammenzufassen, sind die interaktiven Gantt-Diagramme von ProjectManager. Verwenden Sie es, um Ihre Aufgaben aufzulisten und ihnen geplante Ressourcenkosten hinzuzufügen. Abhängigkeiten können verknüpft und Meilensteine ​​gesetzt werden.

Verwalten Sie Ihre Ressourcen in Echtzeit

Menschen sind Ihre wichtigste Ressource und oft am schwierigsten zu verwalten. Die Ressourcenverwaltungsfunktionen von ProjectManager helfen Ihnen, Ihr Team effektiver zu verwalten. Zunächst können Sie ihre Verfügbarkeit festlegen. Wenn Sie ihnen dann Aufgaben zuweisen, verwenden Sie das farbcodierte Arbeitsbelastungsdiagramm. Sie können ihre Arbeit direkt vom Diagramm aus neu zuweisen, um ihnen zu helfen, produktiver zu arbeiten.

Zeigen Sie den Fortschritt Ihres Teams auf Kanban-Boards an

Bringen Sie mit Kanban-Tafeln Transparenz in den Arbeitsablauf Ihres Teams. Sie ermöglichen dem Team, seinen Rückstand zu verwalten, während Manager einen Einblick in die Arbeit ihres Teams erhalten. Sie können alle anstehenden Blockaden sehen und Ressourcen neu zuweisen, um das Team am Laufen zu halten.

ProjectManager ist eine preisgekrönte Software, die Zeitpläne organisiert und Ressourcen in Echtzeit aktualisiert, um Projekte erfolgreich zu verwalten. Behalten Sie den Überblick über Ihr Team und Ihre nichtmenschlichen Ressourcen, um Projekte pünktlich und innerhalb des Budgets abzuliefern. Probieren Sie ProjectManager noch heute kostenlos aus!