如何創建遠程工作策略(+ 模板)

已發表: 2021-12-16

在家工作是一場盛大的聚會。

你基本上可以為所欲為。 沒有規則。 沒有要求。 純粹的混亂——繼續睡到中午,不用擔心公司時間。

……聽起來不太對,是嗎?

儘管我確信有些人利用他們的遠程工作情況,但大多數遠程工作者比以往任何時候都更加努力地工作。 他們想證明遠程工作是有效的,這樣他們就可以保持這種巨大的特權。

但是,如果您想確保您的遠程工作人員正在做他們期望的事情,您將需要創建一個遠程工作或混合工作策略。

那麼究竟什麼是遠程工作政策,您如何創建一個呢?

不用擔心 - 在本指南結束時,您將獲得所有答案。

目錄

  • 什麼是遠程工作政策?
  • 遠程工作政策中需要回答的 9 個重要問題
    • 1.員工什麼時候可以遠程工作?
    • 2. 遠程工作的核心要求是什麼?
    • 3. 您的日程安排和可用性期望是什麼?
    • 4. 如何為遠程工作分配技術設備和其他資源?
    • 5. 應如何處理技術以維護安全?
    • 5. 有辦公室嗎?
    • 6. 工資、福利或稅收是否會受到影響?
    • 7. 公司文化將如何變化?
    • 8. 誰將管理遠程員工?
    • 9. 這些大綱是否會更改?
  • 遠程工作策略模板
  • 創建和分發遠程工作策略的 4 個技巧
    • 1. 儘早分發遠程工作政策。
    • 2. 獲得法律審查。
    • 3. 獲取簽名並查看信息。
    • 4. 定期重新評估和更新政策。
  • 更好地管理遠程員工
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什麼是遠程工作政策?

讓我們從基礎開始。 什麼是遠程工作政策?

從本質上講,它是一份概述遠程工作和靈活工作安排的規則和要求的文件。

它還為員工設定了期望,並讓他們對遠程工作時的行為負責。

有幾種不同類型的類似政策值得探索,但差異有些膚淺,因為它們都有相同的目的:

  • 遠程工作政策。 遠程工作政策概述了員工大部分時間或所有時間都在遠程工作的情況的規則和期望。
  • 靈活的工作政策。 靈活工作政策更側重於具有靈活工作安排的員工。 例如,他們可能被允許偶爾在家工作,或者可能被允許選擇自己的時間。
  • 混合工作政策。 混合工作政策是為那些將時間在辦公室工作和在家工作之間分配的員工設計的。

老實說,您可以隨心所欲地調用您的保單。

最重要的是,您要盡可能清晰、具體地概述您對員工的所有期望。

遠程工作政策中需要回答的 9 個重要問題

在坐下來編寫遠程工作政策之前,您需要回答以下問題。

1.員工什麼時候可以遠程工作?

這是你必須回答的最大問題。

您是否打算讓員工每週來上班一次,以便互相見面並處理大型會議? 你會成為一個完全遠程的組織嗎? 員工可以在他們認為合適的時候改變他們的工作狀態嗎? 是否有某些日子不允許遠程工作?

這裡沒有正確或錯誤的答案; 每個組織都會有所不同。 但是你需要對你希望達到的目標有一個深刻的理解。

2. 遠程工作的核心要求是什麼?

如果您的員工要遠程工作,核心要求是什麼?

例如,他們是否必須遵守某些安全最佳實踐? 如果你問他們,他們必須到辦公室嗎? 您是否希望他們達到生產力目標?

不要害怕在這裡詳細介紹; 你越具體越好。

3. 您的日程安排和可用性期望是什麼?

您希望員工如何工作、溝通並通常可以進行與工作相關的交流?

您是否需要員工在線並按照典型的朝九晚五的時間表參加會議和聊天? 或者你給他們更多的調度靈活性? 公司中的每個人都需要在一天中的特定時間上網嗎?

4. 如何為遠程工作分配技術設備和其他資源?

您會為遠程員工提供成功所需的所有設備、技術和資源嗎?

例如,您會向員工分發新的筆記本電腦和計算機配件,還是他們會負責提供自己的設備? 如果您要分銷設備,公司會在整個安排過程中保留這些設備的所有權嗎?

5. 應如何處理技術以維護安全?

在遠程工作的時代,網絡安全更加重要。 即使您的一名員工也容易受到攻擊,它可能會破壞您的整個組織。

您希望您的員工在為您的組織工作時如何處理安全問題? 例如,他們是否負責登錄 VPN? 他們是否需要遵循某些密碼習慣? 他們可以連接到哪些網絡以及允許使用哪些設備?

5. 有辦公室嗎?

您的企業是否有辦公室,如果有,現有員工是否可以自行決定使用它?

當遠程工作人員需要改變環境或與其他同事協作時,為他們提供返回傳統工作場所的選擇是有價值的。

但是,您可能無法適應這種情況。 如果沒有辦公室,您會為共享辦公空間或替代安排提供津貼嗎?

6. 工資、福利或稅收是否會受到影響?

這些新的遠程工作安排將如何影響公司的薪酬、福利和/或稅收?

您會為員工提供額外的獎金,讓他們在家中獲得體面的工作嗎? 既然預計員工不會通勤上班或在市中心停車,您會降低工資或減少福利嗎? 這個新工作地點的稅收影響是什麼?

7. 公司文化將如何變化?

不管你喜不喜歡,你的公司文化都會改變。

當轉向遠程工作或混合工作政策時,您無法為面對面的工作場所建立公司文化並保持一切完好; 讓人們保持協調和相互聯繫太難了。

通過概述您的文化將如何從這裡發展(以及您將如何加強它)來領先一步。

8. 誰將管理遠程員工?

遠程員工是否會有直接上級負責為他們分配任務、指導他們的工作並為他們提供建議和支持? 如果不是,遠程員工將如何對其工作負責?

9. 這些大綱是否會更改?

我可以為你回答這個問題。 正確答案是肯定的。

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您應該始終為將來的靈活性和改進留出空間; 確保您明確聲明您的所有遠程工作和混合工作政策都可能發生變化。

有了這些問題的答案,您應該擁有開始起草遠程工作政策所需的一切。

遠程工作策略模板

這是您可以使用的遠程工作策略模板:

介紹

從寫一個簡短的介紹開始。 解釋本政策是什麼,其意圖是什麼,以及員工應如何閱讀和使用本文件。 您還應該說明本文檔可能會進一步更改,並且員工有責任查看最新文檔以確保他們遵循正確的規則。

核心期望

接下來,創建一個概述部分,為您的員工設定期望。

請務必包含以下小節(您在解決我們上一節中的問題時涵蓋了大部分內容):

  • 可用性和調度。
  • 技術和工具。
  • 會議和交流。
  • 培訓和資源。
  • 合作與文化。
  • 工資、稅收和福利。
  • 入職和文檔。

工具和安全

之後,專注於您將為員工提供的工具以及您對安全和隱私的期望。

  • 設備和互聯網訪問。
  • 軟件和其他技術工具。
  • VPN 和安全措施。
  • 補償配件和其他家庭辦公需求。
  • 物理會議空間。

重要規則和後果

在本節中,您將列出員工必須遵守的所有重要規則,以保持公司的一部分。 不要害怕與其他部分冗餘; 這應該是一個快速參考部分,可以一目了然地回答大多數員工的問題。

此外,請務必概述不遵守規則的潛在後果。 是否會有針對違規行為的“三擊”式系統? 員工是否會受到書面記錄、停職或停薪?

企業文化與協作

本節專門介紹公司文化和員工協作。 對溝通和協作的期望將如何變化? 您將如何保持公司文化盡可能強大?

員工的合法權利

最後,確保您概述了員工的合法權利,包括但不限於:

  • 監控和隱私。
  • 工時和加班費。
  • 利益權利。
  • 終止的理由。

創建和分發遠程工作策略的 4 個技巧

按照這些提示創建和分發您的遠程工作策略。

1. 儘早分發遠程工作政策。

盡快將您的遠程工作政策交到您的員工手中,尤其是在他們已經在家工作的情況下。

您不希望在六個月後進行遠程工作安排,並從那一刻起徹底改變每個人的期望。 您還希望讓您的員工有足夠的時間來閱讀、理解並就本政策採取行動。

2. 獲得法律審查。

與律師合作。 徹底審查您的遠程工作政策。

有沒有弱點或漏洞? 您的員工是否有您沒有直接要求的合法權利? 您提出的任何聲明或您制定的規則是否在技術上是非法的,或在法庭上可質疑?

在發送政策之前把這一切都整理出來。

3. 獲取簽名並查看信息。

確保每位員工都花時間閱讀該政策並簽署一份文件,說明他們理解該政策。

對於冗餘,舉辦一次會議也是一個好主意,與您的員工一起審查文檔並回答任何問題(因為,讓我們面對現實,至少您的一些員工不會閱讀它,無論您多麼求)。

將遠程工作政策的簽名副本存檔,以備日後需要參考。

4. 定期重新評估和更新政策。

您的遠程工作政策應該是一份“動態文件”,定期進行重新評估和重寫。

至少每年審查一次政策,看看是否有任何部分需要更新或重寫; 如果您發現新的缺陷,請務必解決它們並重新分發新員工簽名的政策。

更好地管理遠程員工

管理遠程團隊可能很困難。

但是,有了良好的遠程工作政策以及正確的工具和地點,事情就會容易得多。

如果您已閱讀本指南,則意味著您已經完成了一半。

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