Как создать политику удаленной работы (+ шаблон)

Опубликовано: 2021-12-16

Работа на дому — это гигантская вечеринка.

Вы можете в принципе делать все, что хотите. Без правил. Нет требований. Чистый хаос — идите спать до полудня и не беспокойтесь о времени компании.

…звучит не совсем правильно, не так ли?

Хотя я уверен, что некоторые люди используют ситуацию с удаленной работой, большинство удаленных работников работают усерднее, чем когда-либо. Они хотят доказать, что удаленная работа эффективна, чтобы сохранить эту огромную привилегию.

Но если вы хотите убедиться, что ваши удаленные работники делают то, что от них ожидается, вам необходимо создать политику удаленной работы или гибридной работы.

Так что же такое политика удаленной работы и как ее создать?

Не волнуйтесь — к концу этого руководства у вас будут ответы на все вопросы.

Оглавление

  • Что такое политика удаленной работы?
  • 9 важных вопросов, на которые необходимо ответить в вашей политике удаленной работы
    • 1. Когда сотрудники могут работать удаленно?
    • 2. Каковы основные требования для удаленной работы?
    • 3. Каковы ваши ожидания по расписанию и доступности?
    • 4. Как распределяются технические устройства и другие ресурсы для удаленной работы?
    • 5. Как следует обращаться с технологиями для обеспечения безопасности?
    • 5. Будет ли доступен офис?
    • 6. Будут ли затронуты выплаты, льготы или налоги?
    • 7. Как изменится корпоративная культура?
    • 8. Кто будет управлять удаленными сотрудниками?
    • 9. Могут ли эти схемы быть изменены?
  • Шаблон политики удаленной работы
  • 4 совета по созданию и распространению политики удаленной работы
    • 1. Заранее распространите политику удаленной работы.
    • 2. Получите юридическую оценку.
    • 3. Соберите подписи и просмотрите информацию.
    • 4. Периодически пересматривайте и обновляйте политику.
  • Лучшее управление удаленными сотрудниками
    • Похожие сообщения:

Что такое политика удаленной работы?

Начнем с основ. Что такое политика удаленной работы?

По сути, это документ, в котором излагаются правила и требования для удаленной работы и гибкого графика работы.

Это также формирует ожидания у сотрудников и заставляет их нести ответственность за свои действия во время удаленной работы.

Есть несколько различных типов подобных политик, которые стоит изучить, но различия несколько поверхностны, поскольку все они служат одной и той же цели:

  • Правила удаленной работы. Политики удаленной работы определяют правила и ожидания для ситуаций, когда сотрудники будут работать удаленно большую часть времени или все время.
  • Гибкая политика работы. Политики гибкой работы в большей степени ориентированы на сотрудников, у которых гибкий график работы. Например, им может быть разрешено время от времени работать из дома или может быть разрешено самим выбирать часы работы.
  • Политика гибридной работы. Политики гибридной работы предназначены для сотрудников, которые будут проводить свое время между работой в офисе и работой из дома.

Честно говоря, вы можете называть свою политику как хотите.

Важно лишь то, чтобы вы максимально четко и конкретно изложили все свои ожидания от сотрудников.

9 важных вопросов, на которые необходимо ответить в вашей политике удаленной работы

Прежде чем сесть за написание политики удаленной работы, вам необходимо ответить на следующие вопросы.

1. Когда сотрудники могут работать удаленно?

Это самый большой вопрос, на который вам придется ответить.

Собираетесь ли вы заставлять сотрудников приходить на работу раз в неделю, чтобы видеться друг с другом и проводить важные собрания? Будете ли вы полностью удаленной организацией? Могут ли сотрудники менять свой рабочий статус по своему усмотрению? Есть ли определенные дни, когда удаленная работа запрещена?

Здесь нет правильных или неправильных ответов; каждая организация будет отличаться. Но у вас должно быть четкое понимание того, чего вы надеетесь достичь.

2. Каковы основные требования для удаленной работы?

Если ваши сотрудники собираются работать удаленно, каковы основные требования?

Например, должны ли они придерживаться определенных передовых методов обеспечения безопасности? Должны ли они приходить в офис, если вы их попросите? Есть ли цели по производительности, которые вы хотите, чтобы они достигли?

Не бойтесь вдаваться в подробности здесь; чем конкретнее вы, тем лучше.

3. Каковы ваши ожидания по расписанию и доступности?

Как вы ожидаете, что сотрудники будут работать, общаться и вообще будут доступны для обмена информацией, связанной с работой?

Вам нужно, чтобы сотрудники были онлайн и доступны для встреч и чатов в обычном графике с 9 до 5? Или вы даете им больше гибкости в планировании? Есть ли определенные часы дня, когда все в компании должны быть онлайн?

4. Как распределяются технические устройства и другие ресурсы для удаленной работы?

Будете ли вы предоставлять своим удаленным сотрудникам все устройства, технологии и ресурсы, необходимые им для достижения успеха?

Например, будете ли вы раздавать новые ноутбуки и компьютерные аксессуары своим сотрудникам или они будут нести ответственность за предоставление своих собственных устройств? Если вы распространяете устройства, сохранит ли компания право собственности на эти устройства на протяжении всего соглашения?

5. Как следует обращаться с технологиями для обеспечения безопасности?

Кибербезопасность еще более важна в эпоху удаленной работы. Если хотя бы один из ваших сотрудников уязвим для атаки, это может привести к краху всей вашей организации.

Как вы ожидаете, что ваши сотрудники будут обеспечивать безопасность при работе в вашей организации? Например, отвечают ли они за вход в VPN? Нужно ли им следовать определенным привычкам в отношении паролей? К каким сетям они могут подключаться и какие устройства им разрешено использовать?

5. Будет ли доступен офис?

Есть ли в вашем бизнесе офис, и если да, то могут ли нынешние сотрудники использовать его по своему усмотрению?

Есть некоторая ценность в предоставлении удаленным работникам возможности вернуться на традиционное рабочее место, когда им нужна смена обстановки или место для совместной работы с другими коллегами.

Тем не менее, вы не можете быть в состоянии приспособиться к этому. Будете ли вы предоставлять стипендии для коворкингов или альтернативных вариантов, если офис недоступен?

6. Будут ли затронуты выплаты, льготы или налоги?

Как эти новые механизмы удаленной работы повлияют на оплату труда, льготы и/или налоги компании?

Будете ли вы давать сотрудникам дополнительный бонус, чтобы обеспечить себе достойную работу на дому? Будете ли вы снижать заработную плату или сокращать льготы теперь, когда сотрудники не должны ездить на работу или парковаться в центре города? Каковы налоговые последствия этого нового места работы?

7. Как изменится корпоративная культура?

Нравится вам это или нет, культура вашей компании изменится.

Вы не можете создать корпоративную культуру для личного рабочего места и сохранить все без изменений при переходе на политику удаленной работы или гибридной работы; просто слишком сложно держать людей скоординированными и в контакте друг с другом.

Забегайте вперед, наметив, как ваша культура будет развиваться дальше (и как вы собираетесь ее укреплять).

8. Кто будет управлять удаленными сотрудниками?

Будет ли у удаленных сотрудников непосредственный начальник, который будет ставить им задачи, направлять их работу и предоставлять им советы и поддержку? Если нет, то как удаленные сотрудники будут нести ответственность за свою работу?

9. Могут ли эти схемы быть изменены?

Я могу ответить на этот для вас. Правильный ответ - да.

Сократите время ответа электронной почты вашей команды на 42,5% с помощью EmailAnalytics

  • 35-50% продаж приходится на продавца, ответившего первым.
  • Последующие действия в течение часа увеличивают ваши шансы на успех в 7 раз .
  • Средний профессионал тратит 50% своего рабочего дня на электронную почту.

ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Вы всегда должны оставлять место для гибкости и улучшений в будущем; убедитесь, что вы прямо указали, что все ваши политики удаленной работы и гибридной работы могут быть изменены.

С ответами на эти вопросы у вас должно быть все необходимое, чтобы приступить к разработке политики удаленной работы.

Шаблон политики удаленной работы

Вот шаблон политики удаленной работы, который вы можете использовать:

Введение

Начните с написания краткого введения. Объясните, что представляет собой эта политика, каковы ее цели и как сотрудники должны читать и использовать этот документ. Вы также должны объяснить, что в этот документ могут быть внесены дальнейшие изменения и что сотрудники несут ответственность за проверку последней версии документации, чтобы убедиться, что они соблюдают правильные правила.

Основные ожидания

Затем создайте раздел обзора, который устанавливает ожидания для ваших сотрудников.

Не забудьте включить следующие подразделы (большинство из которых вы рассмотрели при ответе на вопросы в нашем предыдущем разделе):

  • Наличие и расписание.
  • Технологии и инструменты.
  • Встречи и общение.
  • Обучение и ресурсы.
  • Сотрудничество и культура.
  • Зарплата, налоги и льготы.
  • Онбординг и документация.

Инструменты и безопасность

После этого сосредоточьтесь на инструментах, которые вы собираетесь предоставить своим сотрудникам, и на своих ожиданиях в отношении безопасности и конфиденциальности.

  • Устройства и доступ в интернет.
  • Программное обеспечение и другие технические инструменты.
  • VPN и меры безопасности.
  • Компенсация за аксессуары и другие нужды домашнего офиса.
  • Физические помещения для встреч.

Важные правила и последствия

В этом разделе вы изложите все важные правила, которым должны следовать сотрудники, чтобы оставаться частью компании. Не бойтесь быть избыточными с другими разделами; это должен быть краткий справочный раздел, который дает ответы на большинство вопросов сотрудников с первого взгляда.

Кроме того, не забудьте указать возможные последствия несоблюдения правил. Будет ли действовать система «3 предупреждения» за нарушения? Подвергаются ли работники выписке, отстранению от работы или сокращению заработной платы?

Культура компании и сотрудничество

Посвятите этот раздел корпоративной культуре и сотрудничеству сотрудников. Как изменятся ожидания в отношении общения и сотрудничества? Что вы будете делать, чтобы сохранить корпоративную культуру как можно сильнее?

Юридические права сотрудников

Наконец, убедитесь, что вы изложили законные права ваших сотрудников, включая, помимо прочего:

  • Мониторинг и конфиденциальность.
  • Оплата часов и сверхурочных.
  • Права на льготы.
  • Основания прекращения.

4 совета по созданию и распространению политики удаленной работы

Следуйте этим советам, чтобы создать и распространить политику удаленной работы.

1. Заранее распространите политику удаленной работы.

Как можно скорее доведите до сведения сотрудников политику удаленной работы, особенно если они уже работают из дома.

Вы же не хотите, чтобы шесть месяцев у вас была удаленная работа и с этого момента полностью менялись все ожидания. Вы также хотите дать своим сотрудникам достаточно времени, чтобы прочитать, понять и принять меры в соответствии с этой политикой.

2. Получите юридическую оценку.

Работа с юристом. Тщательно изучите свою политику удаленной работы.

Есть ли слабые места или дыры? Есть ли у ваших сотрудников законные права, о которых вы не заявили напрямую? Есть ли какие-либо заявления или правила, которые вы установили, которые технически незаконны или могут быть оспорены в суде?

Разберитесь со всем этим перед отправкой политик.

3. Соберите подписи и просмотрите информацию.

Убедитесь, что каждый сотрудник находит время, чтобы прочитать политику и подписать документ, подтверждающий, что он ее понимает.

В качестве резерва также неплохо провести собрание, на котором вы просматриваете документ вместе со своими сотрудниками и отвечаете на любые вопросы (поскольку, скажем прямо, по крайней мере некоторые из ваших сотрудников не будут читать его, сколько бы вы ни просить).

Сохраняйте подписанные копии политики удаленной работы в файле на случай, если вам понадобится обратиться к ним позже.

4. Периодически пересматривайте и обновляйте политику.

Ваша политика удаленной работы должна быть «живым документом», регулярно пересматриваемым и переписываемым.

Не реже одного раза в год просматривайте политику и проверяйте, есть ли какие-либо разделы, которые необходимо обновить или переписать; если вы обнаружите новые недостатки, обязательно устраните их и перераспределите политики новых подписей сотрудников.

Лучшее управление удаленными сотрудниками

Управлять удаленной командой может быть непросто.

Но это намного проще с хорошей политикой удаленной работы и правильными инструментами и местом.

И если вы прочитали это руководство, значит, вы уже на полпути.

Так что же дальше?

С EmailAnalytics вы получите вторую половину уравнения — идеальный инструмент для измерения производительности, вовлеченности и эффективности сотрудников. С его помощью вы можете анализировать количество электронных писем, которые отправляют ваши сотрудники, их самое загруженное время дня и многое, многое другое.

Но гораздо проще показать вам, чем рассказать. Так что подпишитесь на бесплатную пробную версию сегодня и убедитесь в этом сами!