Come creare una politica di lavoro a distanza (+ modello)

Pubblicato: 2021-12-16

Lavorare da casa è una festa gigantesca.

In pratica puoi fare quello che vuoi. Senza regole. Nessun requisito. Puro caos: vai avanti e dormi fino a mezzogiorno e non preoccuparti del tempo in compagnia.

...non suona bene, vero?

Anche se sono sicuro che alcune persone sfruttano la loro situazione di lavoro a distanza, la maggior parte dei lavoratori a distanza sta lavorando più duramente che mai. Vogliono dimostrare che il lavoro a distanza è efficace in modo da poter mantenere questo enorme privilegio.

Ma se vuoi assicurarti che i tuoi lavoratori remoti stiano facendo ciò che ci si aspetta da loro, dovrai creare una politica di lavoro a distanza o di lavoro ibrido.

Quindi cos'è esattamente una politica di lavoro a distanza e come puoi crearne una?

Non preoccuparti: alla fine di questa guida avrai tutte le risposte.

Sommario

  • Che cos'è una politica di lavoro a distanza?
  • 9 Domande importanti a cui rispondere nella tua politica di lavoro a distanza
    • 1. Quando i dipendenti possono lavorare da remoto?
    • 2. Quali sono i requisiti fondamentali per lavorare in remoto?
    • 3. Quali sono le tue aspettative di pianificazione e disponibilità?
    • 4. Come vengono distribuiti i dispositivi tecnologici e le altre risorse per il lavoro a distanza?
    • 5. Come dovrebbe essere gestita la tecnologia per mantenere la sicurezza?
    • 5. Sarà disponibile un ufficio?
    • 6. Saranno influenzati la retribuzione, i benefici o le tasse?
    • 7. Come cambierà la cultura aziendale?
    • 8. Chi gestirà i dipendenti remoti?
    • 9. Questi schemi sono soggetti a modifiche?
  • Modello di politica per il lavoro a distanza
  • 4 Suggerimenti per la creazione e la distribuzione di una politica di lavoro remoto
    • 1. Distribuire in anticipo la politica di lavoro a distanza.
    • 2. Ottieni una revisione legale.
    • 3. Ottieni firme e rivedi le informazioni.
    • 4. Rivalutare e aggiornare periodicamente la politica.
  • Gestire meglio i dipendenti remoti
    • Articoli correlati:

Che cos'è una politica di lavoro a distanza?

Cominciamo con le basi. Che cos'è una politica di lavoro a distanza?

In sostanza, è un documento che delinea le regole e i requisiti per il lavoro a distanza e le modalità di lavoro flessibili.

Stabilisce anche aspettative con i dipendenti e li ritiene responsabili delle loro azioni mentre lavorano in remoto.

Esistono diversi tipi di politiche simili che vale la pena esplorare, ma le differenze sono alquanto superficiali, poiché tutte hanno lo stesso scopo:

  • Politiche di lavoro a distanza. Le politiche di lavoro a distanza delineano regole e aspettative per le situazioni in cui i dipendenti lavoreranno da remoto per la maggior parte del tempo o per tutto il tempo.
  • Politiche di lavoro flessibili. Le politiche di lavoro flessibile sono più focalizzate sui dipendenti che hanno un accordo di lavoro flessibile. Ad esempio, potrebbero essere autorizzati a lavorare da casa occasionalmente o potrebbero essere autorizzati a scegliere il proprio orario.
  • Politiche di lavoro ibride. Le politiche di lavoro ibride sono progettate per i dipendenti che trascorreranno il loro tempo diviso tra il lavoro in ufficio e il lavoro da casa.

Ad essere onesti, puoi chiamare la tua polizza come vuoi.

Tutto ciò che conta è che tu delinei tutte le tue aspettative per i dipendenti nel modo più chiaro e specifico possibile.

9 Domande importanti a cui rispondere nella tua politica di lavoro a distanza

Prima di sederti per scrivere la tua politica di lavoro a distanza, dovrai rispondere alle seguenti domande.

1. Quando i dipendenti possono lavorare da remoto?

Questa è la domanda più grande a cui dovrai rispondere.

Farai venire i dipendenti al lavoro una volta alla settimana per vedersi e gestire grandi riunioni? Sarai un'organizzazione completamente remota? I dipendenti possono modificare il proprio stato di lavoro come meglio credono? Ci sono giorni in cui il lavoro a distanza non è consentito?

Non ci sono risposte giuste o sbagliate qui; ogni organizzazione sarà diversa. Ma devi avere una solida comprensione di ciò che speri di ottenere.

2. Quali sono i requisiti fondamentali per lavorare in remoto?

Se i tuoi dipendenti lavoreranno da remoto, quali sono i requisiti fondamentali?

Ad esempio, devono aderire a determinate best practice di sicurezza? Devono venire in ufficio se glielo chiedi? Ci sono obiettivi di produttività che vuoi che raggiungano?

Non aver paura di entrare nei dettagli qui; più sei specifico, meglio è.

3. Quali sono le tue aspettative di pianificazione e disponibilità?

Come ti aspetti che i dipendenti lavorino, comunichino e siano generalmente disponibili per scambi di lavoro?

Hai bisogno che i dipendenti siano online e disponibili per riunioni e chat con un programma tipico dalle 9 alle 17? O stai dando loro una maggiore flessibilità di pianificazione? Ci sono determinate ore del giorno in cui tutti i membri dell'azienda dovrebbero essere online?

4. Come vengono distribuiti i dispositivi tecnologici e le altre risorse per il lavoro a distanza?

Darai ai tuoi dipendenti remoti tutti i dispositivi, le tecnologie e le risorse di cui hanno bisogno per avere successo?

Ad esempio, distribuirai nuovi laptop e accessori per computer ai tuoi dipendenti o saranno loro a fornire i propri dispositivi? Se stai distribuendo dispositivi, l'azienda manterrà la proprietà di questi dispositivi per tutta la durata dell'accordo?

5. Come dovrebbe essere gestita la tecnologia per mantenere la sicurezza?

La sicurezza informatica è ancora più importante in un'era di lavoro a distanza. Se anche uno dei tuoi dipendenti è vulnerabile agli attacchi, potrebbe far crollare l'intera organizzazione.

Come ti aspetti che i tuoi dipendenti gestiscano la sicurezza quando lavorano per la tua organizzazione? Ad esempio, sono responsabili dell'accesso a una VPN? Devono seguire determinate abitudini di password? A quali reti possono connettersi e quali dispositivi possono utilizzare?

5. Sarà disponibile un ufficio?

La tua azienda ha un ufficio e, in caso affermativo, gli attuali dipendenti possono utilizzarlo a loro discrezione?

C'è un certo valore nel fornire ai lavoratori a distanza la possibilità di tornare al posto di lavoro tradizionale quando hanno bisogno di un cambio di scenario o di un posto dove collaborare con altri colleghi.

Tuttavia, potresti non essere in grado di soddisfare questo problema. Fornirai stipendi per spazi di coworking o accordi alternativi se un ufficio non è disponibile?

6. Saranno influenzati la retribuzione, i benefici o le tasse?

In che modo questi nuovi accordi di lavoro a distanza influiranno sulla retribuzione, sui benefici e/o sulle tasse dell'azienda?

Darai ai dipendenti un bonus extra per dotarsi di un lavoro decente da casa? Abbasserai la retribuzione o ridurrai i benefici ora che i dipendenti non dovrebbero recarsi al lavoro o parcheggiare in centro? Quali sono le implicazioni fiscali di questa nuova sede di lavoro?

7. Come cambierà la cultura aziendale?

Che ti piaccia o no, la cultura della tua azienda cambierà.

Non è possibile stabilire una cultura aziendale per un posto di lavoro di persona e mantenere tutto intatto quando si passa a una politica di lavoro a distanza o di lavoro ibrido; è semplicemente troppo difficile mantenere le persone coordinate e in contatto tra loro.

Anticipa le cose delineando come si evolverà la tua cultura da qui (e come la rafforzerai).

8. Chi gestirà i dipendenti remoti?

I dipendenti remoti avranno un diretto superiore incaricato di assegnare loro compiti, dirigere il loro lavoro e fornire loro consigli e supporto? In caso negativo, in che modo i dipendenti remoti saranno ritenuti responsabili del loro lavoro?

9. Questi schemi sono soggetti a modifiche?

Posso rispondere a questo per te. La risposta corretta è sì.

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Dovresti sempre lasciare spazio a flessibilità e miglioramenti in futuro; assicurati di dichiarare in modo specifico che tutte le tue politiche di lavoro a distanza e lavoro ibrido sono soggette a modifiche.

Con le risposte a queste domande, dovresti avere tutto il necessario per iniziare a redigere la tua politica di lavoro a distanza.

Modello di politica per il lavoro a distanza

Ecco un modello di criteri per il lavoro a distanza che puoi utilizzare:

introduzione

Inizia scrivendo una breve introduzione. Spiega cos'è questa politica, quali sono le sue intenzioni e come i dipendenti dovrebbero leggere e utilizzare questo documento. Dovresti anche spiegare che questo documento è soggetto a ulteriori modifiche e che i dipendenti sono responsabili della revisione della documentazione più recente per assicurarsi che stiano seguendo le regole corrette.

Aspettative fondamentali

Quindi, crea una sezione panoramica che definisca le aspettative per i tuoi dipendenti.

Assicurati di includere le sottosezioni su quanto segue (la maggior parte delle quali hai trattato quando hai affrontato le domande nella nostra sezione precedente):

  • Disponibilità e programmazione.
  • Tecnologie e strumenti.
  • Incontri e comunicazione.
  • Formazione e risorse.
  • Collaborazione e cultura.
  • Paga, tasse e vantaggi.
  • Onboarding e documentazione.

Strumenti e sicurezza

Dopodiché, concentrati sugli strumenti che fornirai ai tuoi dipendenti e sulle tue aspettative in termini di sicurezza e privacy.

  • Dispositivi e accesso a Internet.
  • Software e altri strumenti tecnologici.
  • VPN e misure di sicurezza.
  • Compensazione per accessori e altre esigenze dell'home office.
  • Spazi di incontro fisici.

Regole e conseguenze importanti

In questa sezione, illustrerai tutte le regole importanti che i dipendenti devono seguire per rimanere parte dell'azienda. Non aver paura di essere ridondante con altre sezioni; questa dovrebbe essere una sezione di riferimento rapido che risponde a colpo d'occhio alla maggior parte delle domande dei dipendenti.

Inoltre, assicurati di delineare le potenziali conseguenze del mancato rispetto delle regole. Ci sarà un sistema in stile "3 strike" per le violazioni? I dipendenti sono soggetti a rivalutazioni, sospensioni o retribuzione in sospeso?

Cultura aziendale e collaborazione

Dedica questa sezione alla cultura aziendale e alla collaborazione dei dipendenti. Come cambieranno le aspettative di comunicazione e collaborazione? Cosa farai per mantenere la cultura aziendale il più forte possibile?

Diritti legali dei dipendenti

Infine, assicurati di delineare i diritti legali dei tuoi dipendenti, inclusi ma non limitati a:

  • Monitoraggio e privacy.
  • Ore e straordinari pagati.
  • Diritti alle prestazioni.
  • Motivi di risoluzione.

4 Suggerimenti per la creazione e la distribuzione di una politica di lavoro remoto

Segui questi suggerimenti per creare e distribuire la tua politica di lavoro a distanza.

1. Distribuire in anticipo la politica di lavoro a distanza.

Porta la tua politica di lavoro a distanza nelle mani dei tuoi dipendenti il ​​prima possibile, soprattutto se stanno già lavorando da casa.

Non vuoi passare sei mesi in un accordo di lavoro a distanza e cambiare completamente le aspettative di tutti da quel momento in poi. Vuoi anche dare ai tuoi dipendenti tutto il tempo per leggere, comprendere e agire su questa politica.

2. Ottieni una revisione legale.

Lavora con un avvocato. Dai una revisione approfondita della tua politica di lavoro a distanza.

Ci sono punti deboli o buchi? Ci sono diritti legali che i tuoi dipendenti hanno che non hai chiamato direttamente? Ci sono affermazioni che fai o regole che hai impostato che sono tecnicamente illegali o impugnabili in un tribunale?

Risolvi tutto prima di inviare le politiche.

3. Ottieni firme e rivedi le informazioni.

Assicurati che ogni dipendente si prenda il tempo necessario per leggere la politica e firmare un documento in cui afferma di averla compresa.

Per la ridondanza, è anche una buona idea ospitare una riunione in cui rivedi il documento insieme ai tuoi dipendenti e rispondi a qualsiasi domanda (perché, ammettiamolo, almeno alcuni dei tuoi dipendenti non lo leggeranno, non importa quanto tu elemosinare).

Conserva copie firmate della politica di lavoro a distanza in archivio nel caso in cui sia necessario farvi riferimento in seguito.

4. Rivalutare e aggiornare periodicamente la politica.

La tua politica di lavoro a distanza dovrebbe essere un "documento vivente", che riceve regolarmente rivalutazioni e riscritture.

Almeno una volta all'anno, rivedere la politica e vedere se ci sono sezioni che devono essere aggiornate o riscritte; se scopri nuovi difetti, assicurati di risolverli e ridistribuire le politiche per le firme dei nuovi dipendenti.

Gestire meglio i dipendenti remoti

Gestire un team remoto può essere difficile.

Ma è molto più semplice con una buona politica di lavoro a distanza e gli strumenti e il posto giusti.

E se hai letto questa guida, significa che sei già a metà strada.

Allora, qual è il prossimo?

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