记录管理：快速指南

无论您管理的是传统项目、敏捷项目还是混合项目，它们都有一个共同点：文档。 根据方法，项目管理需要大量文书工作，这就是记录管理如此重要的原因。

记录管理有助于控制您当前的项目并为未来的项目做好准备。 让我们定义什么是记录管理，探索记录管理员的角色并概述记录管理的生命周期。 阅读本快速指南后，您将能够更好地管理任何项目。

什么是记录管理？

记录管理是创建项目记录并正确维护和存储它们。 这是一个系统过程，通过在整个项目执行过程中的组织、规划和跟踪，人们可以访问项目记录以供将来使用。 记录是概述与项目相关的详细信息并需要监控以管理项目的文件。

在进行记录管理时，您需要确定应记录的信息类型以及记录数据的过程。 您需要知道如何处理和收集记录以及保留和存储这些记录的时间段。 还有与外部事件相关的处置或保护记录。

生成项目记录是记录管理过程的一部分。 ProjectManager 是工作和项目管理软件，具有实时捕获项目数据的一键式报告。 生成有关成本、时间等方面的报告。 可以过滤所有报告以仅显示您想要查看的信息。 由于我们无限的文件存储，这些报告很容易与利益相关者共享并存储在软件中。 立即免费开始使用 ProjectManager。

如何维护项目记录

创建合规要求文件对于概述项目团队必须遵循的程序以确保每个人都合规是必要的。 需要一个档案计划来了解项目需要什么样的记录。 应该有一种方法来收集所有记录源中的过时文档，以及一种捕获和审计记录的方法。 这包括一个可以监控和报告记录的系统。

并非所有项目文件都是记录。 根据项目管理，记录是为表明已采取特定行动而保存的文件。 记录管理系统是一种工具，可让您对记录和非记录进行分类，例如重复和草稿。 记录的示例包括项目要求、项目范围、进度、预算、进度报告、合同等。

记录管理员的角色

记录经理是一个项目管理职位，这个人负责组织和管理与项目相关的物理和数字记录。 记录经理负责准确、安全和有效地管理项目接收和产生的信息。 并非所有项目都有记录经理，在某些组织中，记录经理也是项目经理。 它也可能属于信息科学或管理角色、IT 经理或法规事务经理或档案管理员。

根据项目和组织，记录经理将建立和监督记录管理系统。 他们还开发、维护、验证和评估现有系统，根据需要生成各种报告，以彻底记录项目的管理。

记录经理通常是查询和请求来自内部或外部客户的信息的关键人物。 他们负责遵守财务、法律和行政要求和法规。 归档或销毁记录并确保保存的记录可访问也是他们的责任。

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记录生命周期

记录生命周期是记录在其生命周期中所经历的管理阶段。 记录生命周期分为三个主要阶段：创建或接收、分发、使用和处置。 第一阶段是记录或记录数据的复制或生产。 例如，生成报告、预算或项目范围。

接下来是分发和使用阶段。 创建记录后，它会在内部或外部分发。 该记录将在其生命周期的这个阶段经常使用，并且应该易于访问。 此阶段的持续时间因项目类型而异，可能从数小时到数年不等。

最后阶段是在规划与刚刚完成的项目范围相似的未来项目时销毁或存档记录以用作历史数据的处置。 在某些情况下，非活动记录的保留期到期，标志着它们的生命周期结束。 此时，记录管理员将确定记录是被销毁还是归档。

记录分类

可以通过多种方式对记录进行分类，以帮助组织记录。 出于我们的目的，我们将研究适用于物理和数字记录的三种记录分类。

1. 企业记录：这些记录与日常业务活动相关，在大多数企业中都很常见。 它们可以包括从团队管理、利益相关者参与、采购、销售和合同等方方面面。
2. 行业记录：这种类型的记录也很常见，但仅适用于特定行业。 就项目管理而言，它们是该行业独有的记录，在其他业务中是找不到的。
3. 法定保留记录：法律顾问或合规人员强制要求，政府或企业要求保留一定时间的记录称为法定保留。 它们与合规审计或诉讼相关的问题。

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管理物理记录

虽然项目管理与大多数行业共享从物理记录到数字记录的过渡，但在大多数项目中仍然存在必须管理的物理记录。 虽然数字文件可能更容易共享和存储，但可以通过正确的文件管理技巧有效管理物理文件。

物理文件占用空间并且可能很昂贵。 在某些情况下，您需要选择保存哪些文件。 确保你没有归档任何多余或不必要的东西。 对于您归档的记录，请确保它们的命名方式一致。 将志同道合的文档放在一起，例如一个项目的所有文书工作。 这将使您更容易找到您要查找的内容。

当您对文件进行排序时，您还希望通过进行中和完成来分隔它们。 例如，已完成的项目可以放在一个文件柜抽屉中，而仍在进行中的项目应该收集在另一个抽屉中。 创建子文件夹以更好地组织您的文件，即使您更喜欢物理记录，制作重要文件的数字副本也没有什么坏处，因为您有备份。

电子档案管理

然而，大多数企业将拥有数字文件。 您如何管理您的电子记录？ 首先，您必须拥有一个可以定期备份的系统，以防出现可能删除或损坏您的数据的技术问题。 这包括灾难恢复计划。

至于存储，您可以在线、近线（在部门文档管理系统中）或离线维护您的文件。 当然，在线可能很昂贵，而安全性取决于您使用的服务。 当文件在线时，您可以从任何有互联网连接的地方立即访问它们，这对于远程工作很有用。

在线和近线存储可以成为保存记录的安全场所。 磁带和光学介质上的脱机存储可能会在不经意间降级，并且总是存在不断变化的技术会导致您的文件无法访问的威胁。

记录管理和 ISO

ISO，即国际标准化组织，是国家标准机构的全球联盟。 它是一个非政府组织，包含世界上许多国家的标准。 ISO 15489 记录管理是第一个全球记录管理标准，于 2001 年发布并被 50 多个国家和 15 多种语言采用。 审查和咨询历时三年，修订版于2016年发布。

该标准的核心概念和原则包括有效管理记录的记录、记录系统、政策、责任、监控和培训。 它适用于所有类型的业务和技术中记录的创建、捕获和管理。 它可在 ISO 网站上出售。

ProjectManager 如何帮助进行记录管理

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