การจัดการบันทึก: คู่มือฉบับย่อ

ไม่ว่าคุณจะจัดการโปรเจ็กต์แบบดั้งเดิม คล่องตัว หรือไฮบริด ล้วนมีสิ่งหนึ่งที่เหมือนกัน: เอกสารประกอบ การจัดการโครงการต้องใช้เอกสารจำนวนมาก ซึ่งขึ้นอยู่กับวิธีการ

การจัดการบันทึกช่วยควบคุมโครงการปัจจุบันของคุณและกำหนดขั้นตอนสำหรับโครงการในอนาคต มากำหนดว่าการจัดการระเบียนคืออะไร สำรวจบทบาทของผู้จัดการระเบียน และสรุปวงจรชีวิตของการจัดการระเบียน หลังจากคำแนะนำฉบับย่อนี้ คุณจะสามารถจัดการโครงการใดๆ ได้ดียิ่งขึ้น

การจัดการบันทึกคืออะไร?

การจัดการบันทึกคือการสร้างบันทึกโครงการและบำรุงรักษาและจัดเก็บอย่างถูกต้อง เป็นกระบวนการที่เป็นระบบที่ช่วยให้ผู้คนเข้าถึงบันทึกโครงการเพื่อใช้ในอนาคตผ่านองค์กร การวางแผน และการติดตามตลอดการดำเนินโครงการ บันทึกคือเอกสารที่ร่างรายละเอียดที่เกี่ยวข้องกับโครงการและต้องมีการตรวจสอบเพื่อจัดการโครงการ

เมื่อเข้าใกล้การจัดการระเบียน คุณต้องกำหนดประเภทของข้อมูลที่ควรบันทึกตลอดจนกระบวนการบันทึกข้อมูล คุณจะต้องรู้วิธีจัดการและรวบรวมบันทึกและระยะเวลาในการเก็บรักษาและจัดเก็บบันทึกเหล่านั้น นอกจากนี้ยังมีบันทึกการกำจัดหรือการป้องกันที่เกี่ยวข้องกับเหตุการณ์ภายนอก

การสร้างเรกคอร์ดโครงการเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการจัดการเรกคอร์ด ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการงานและโครงการที่มีรายงานแบบคลิกเดียวที่เก็บข้อมูลโครงการแบบเรียลไทม์ สร้างรายงานเกี่ยวกับต้นทุน เวลา และอื่นๆ อีกมากมาย รายงานทั้งหมดสามารถกรองเพื่อแสดงเฉพาะข้อมูลที่คุณต้องการดู รายงานเหล่านี้แชร์กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้อย่างง่ายดายและจัดเก็บไว้ในซอฟต์แวร์ด้วยพื้นที่จัดเก็บไฟล์ที่ไม่จำกัดของเรา เริ่มต้นกับ ProjectManager ฟรีวันนี้

วิธีการรักษาบันทึกโครงการ

จำเป็นต้องมีการสร้างเอกสารข้อกำหนดการปฏิบัติตามข้อกำหนดเพื่อร่างขั้นตอนที่ทีมโครงการต้องปฏิบัติตามเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนปฏิบัติตาม จำเป็นต้องมีแผนไฟล์เพื่อทราบชนิดของเร็กคอร์ดที่จำเป็นสำหรับโครงการ ควรมีวิธีการรวบรวมเอกสารที่ล้าสมัยจากแหล่งระเบียนทั้งหมด รวมทั้งวิธีการรวบรวมและตรวจสอบระเบียน ซึ่งรวมถึงระบบที่สามารถตรวจสอบและรายงานเกี่ยวกับเรกคอร์ดได้

เอกสารโครงการทั้งหมดไม่ใช่บันทึก บันทึกตามการจัดการโครงการคือเอกสารที่เก็บไว้เพื่อแสดงว่ามีการดำเนินการเฉพาะ ระบบการจัดการระเบียนเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้คุณสามารถจัดเรียงระเบียนและไม่ใช่ระเบียน เช่น รายการที่ซ้ำกันและแบบร่างคร่าวๆ ตัวอย่างของบันทึก ได้แก่ ข้อกำหนดของโครงการ ขอบเขตโครงการ กำหนดการ งบประมาณ รายงานความคืบหน้า สัญญา ฯลฯ

บทบาทของผู้จัดการบันทึก

ผู้จัดการบันทึกเป็นตำแหน่งการจัดการโครงการ และบุคคลนี้มีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดระเบียบและจัดการบันทึกทางกายภาพและดิจิทัลที่เกี่ยวข้องกับโครงการ ผู้จัดการบันทึกมีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดการข้อมูลที่ได้รับและจัดทำโดยโครงการอย่างถูกต้อง ปลอดภัย และมีประสิทธิภาพ ไม่ใช่ทุกโครงการที่จะมีผู้จัดการระเบียน และในบางองค์กร ผู้จัดการระเบียนก็เป็นผู้จัดการโครงการด้วย นอกจากนี้ยังอาจตกอยู่ในบทบาทด้านวิทยาการสารสนเทศหรือการจัดการ ผู้จัดการฝ่ายไอทีหรือผู้จัดการฝ่ายกำกับดูแลหรือผู้จัดเก็บเอกสาร

ขึ้นอยู่กับโครงการและองค์กร ผู้จัดการบันทึกจะสร้างและดูแลระบบการจัดการบันทึก พวกเขายังพัฒนา บำรุงรักษา ตรวจสอบและประเมินระบบที่มีอยู่ จัดทำรายงานต่างๆ ตามความจำเป็นเพื่อบันทึกการจัดการโครงการอย่างละเอียด

ผู้จัดการบันทึกมักจะเป็นผู้ชี้ประเด็นสำหรับการสอบถามและขอข้อมูลที่มาจากลูกค้าภายในหรือภายนอก พวกเขามีหน้าที่รับผิดชอบในการปฏิบัติตามข้อกำหนดและข้อบังคับด้านการเงิน กฎหมาย และการบริหาร นอกจากนี้ยังเป็นความรับผิดชอบของพวกเขาในการเก็บถาวรหรือทำลายบันทึก และทำให้แน่ใจว่าบันทึกที่บันทึกไว้นั้นสามารถเข้าถึงได้

ที่เกี่ยวข้อง: เทมเพลต RFI ฟรีสำหรับ Word

บันทึกวงจรชีวิต

วงจรชีวิตของเรกคอร์ดคือระยะที่เร็กคอร์ดต้องผ่านเมื่อมีการจัดการตลอดอายุขัย มีสามขั้นตอนหลักของวงจรชีวิตของเร็กคอร์ด: การสร้างหรือการรับ การแจกจ่าย และการใช้และการจัดการ ระยะแรกคือการทำซ้ำหรือการผลิตข้อมูลที่บันทึกหรือจัดทำเป็นเอกสาร ตัวอย่างเช่น การสร้างรายงาน งบประมาณ หรือขอบเขตโครงการ

ต่อไปเป็นขั้นตอนการกระจายและการใช้งาน เมื่อสร้างเรกคอร์ดแล้ว เรกคอร์ดจะถูกแจกจ่ายภายในหรือภายนอก บันทึกจะถูกใช้บ่อยครั้งในขั้นตอนนี้ในวงจรชีวิตและควรเข้าถึงได้ง่าย ระยะเวลาของขั้นตอนนี้แตกต่างกันไปตามประเภทของโครงการและสามารถเป็นได้ตั้งแต่ชั่วโมงจนถึงหลายปี

ขั้นตอนสุดท้ายคือการจัดการที่บันทึกจะถูกทำลายหรือเก็บถาวรเพื่อใช้เป็นข้อมูลในอดีตเมื่อวางแผนโครงการในอนาคตที่มีขอบเขตใกล้เคียงกับโครงการที่เพิ่งเสร็จสิ้น ในบางกรณี ระยะเวลาการเก็บรักษาของบันทึกที่ไม่ใช้งานจะหมดอายุลง ซึ่งเป็นสัญญาณบ่งบอกถึงการสิ้นสุดของวงจรชีวิต ณ จุดนี้ ตัวจัดการระเบียนจะกำหนดว่าระเบียนจะถูกทำลายหรือเก็บถาวรหรือไม่

การจำแนกประเภทของบันทึก

บันทึกสามารถจำแนกได้หลายวิธีเพื่อช่วยจัดระเบียบระเบียน เพื่อจุดประสงค์ของเรา เราจะพิจารณาการจำแนกประเภทระเบียนสามประเภทที่ใช้กับระเบียนทางกายภาพและดิจิทัล

1. Enterprise Records: บันทึกเหล่านี้เกี่ยวข้องกับกิจกรรมทางธุรกิจในชีวิตประจำวันและเป็นเรื่องปกติในองค์กรส่วนใหญ่ พวกเขาสามารถรวมทุกอย่างตั้งแต่การจัดการทีม การมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย การซื้อ การขาย และสัญญา
2. บันทึกอุตสาหกรรม: บันทึกประเภทนี้เป็นเรื่องปกติ แต่ใช้กับอุตสาหกรรมเฉพาะเท่านั้น ในกรณีของการจัดการโครงการ จะเป็นบันทึกเฉพาะของอุตสาหกรรมที่ไม่สามารถพบได้ในธุรกิจอื่น
3. บันทึกการถือครองทางกฎหมาย: บันทึกที่ได้รับคำสั่งจากที่ปรึกษากฎหมายหรือบุคลากรด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด และจำเป็นต้องเก็บไว้เป็นระยะเวลาหนึ่งโดยรัฐบาลหรือองค์กรที่เรียกว่าการถือครองทางกฎหมาย เกี่ยวข้องกับประเด็นเกี่ยวกับการตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดหรือการดำเนินคดี

ที่เกี่ยวข้อง: การจัดการโครงการทางกฎหมาย – คู่มือฉบับย่อ

การจัดการบันทึกทางกายภาพ

ในขณะที่การจัดการโครงการแบ่งปันกับอุตสาหกรรมส่วนใหญ่ในการเปลี่ยนจากบันทึกจริงเป็นบันทึกดิจิทัล แต่ก็ยังมีบันทึกทางกายภาพที่ต้องจัดการในโครงการส่วนใหญ่ แม้ว่าไฟล์ดิจิทัลอาจแชร์และจัดเก็บได้ง่ายกว่า แต่ไฟล์จริงสามารถจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วยเคล็ดลับการจัดการไฟล์ที่เหมาะสม

ไฟล์ที่มีอยู่จริงใช้พื้นที่และอาจมีราคาแพง ในบางกรณี คุณต้องเลือกไฟล์ที่จะบันทึก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้เก็บเอกสารที่ซ้ำซ้อนหรือไม่จำเป็นออกไป สำหรับเรกคอร์ดที่คุณเก็บเอาไว้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าชื่อเหล่านั้นสอดคล้องกันในการตั้งชื่อ เก็บเอกสารที่มีใจเดียวกันไว้ด้วยกัน เช่น เอกสารทั้งหมดสำหรับโครงการเดียว วิธีนี้จะช่วยให้ค้นหาสิ่งที่คุณต้องการได้ง่ายขึ้น

เมื่อคุณจัดเรียงไฟล์ คุณยังต้องการแยกไฟล์เหล่านั้นตามขั้นตอนและดำเนินการให้เสร็จสิ้นอีกด้วย ตัวอย่างเช่น โครงการที่เสร็จสมบูรณ์สามารถไปในลิ้นชักตู้เก็บเอกสารหนึ่ง ในขณะที่โครงการที่อยู่ระหว่างดำเนินการควรรวบรวมในอีกตู้หนึ่ง สร้างโฟลเดอร์ย่อยเพื่อจัดระเบียบเอกสารของคุณได้ดียิ่งขึ้น และไม่เสียหายที่จะทำสำเนาเอกสารดิจิทัลที่สำคัญของคุณ แม้ว่าคุณจะต้องการบันทึกทางกายภาพ เพื่อให้คุณมีข้อมูลสำรอง

การจัดการบันทึกทางอิเล็กทรอนิกส์

อย่างไรก็ตาม ธุรกิจส่วนใหญ่จะมีไฟล์ดิจิทัล คุณจัดการบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ของคุณอย่างไร? ขั้นแรก คุณต้องมีระบบที่ทำการสำรองข้อมูลเป็นประจำ ในกรณีที่มีปัญหาทางเทคนิคที่อาจลบหรือทำให้ข้อมูลของคุณเสียหายได้ ซึ่งรวมถึงแผนการกู้คืนจากภัยพิบัติ

สำหรับการจัดเก็บ คุณสามารถรักษาไฟล์ของคุณทางออนไลน์ ใกล้ไลน์ (ในระบบการจัดการเอกสารของแผนก) หรือออฟไลน์ แน่นอนว่าออนไลน์อาจมีราคาแพง และการรักษาความปลอดภัยขึ้นอยู่กับบริการที่คุณใช้ เมื่อไฟล์ออนไลน์ จะสามารถเข้าถึงได้ทันทีจากทุกที่ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ซึ่งมีประโยชน์สำหรับงานทางไกล

ที่เก็บข้อมูลออนไลน์และใกล้เคียงสามารถเป็นที่ที่ปลอดภัยในการเก็บบันทึกของคุณ การจัดเก็บข้อมูลแบบออฟไลน์บนเทปแม่เหล็กและสื่อออปติคัลสามารถลดลงได้โดยไม่ต้องกังวล และมักมีภัยคุกคามอยู่เสมอที่เทคโนโลยีที่เปลี่ยนแปลงไปจะทำให้ไฟล์ของคุณไม่สามารถเข้าถึงได้

การจัดการบันทึกและ ISO

ISO องค์การระหว่างประเทศเพื่อการมาตรฐาน เป็นสมาพันธ์ระดับโลกของหน่วยงานมาตรฐานแห่งชาติ เป็นองค์กรพัฒนาเอกชนที่ประกอบด้วยมาตรฐานสำหรับหลายประเทศทั่วโลก การจัดการบันทึก ISO 15489 เป็นมาตรฐานสากลฉบับแรกสำหรับการจัดการบันทึกและเผยแพร่ในปี 2544 และนำไปใช้ในกว่า 50 ประเทศและมากกว่า 15 ภาษา การทบทวนและให้คำปรึกษาใช้เวลาสามปีและมีการออกฉบับแก้ไขในปี 2559

แนวคิดหลักและหลักการของมาตรฐาน ได้แก่ บันทึก ระบบบันทึก นโยบาย ความรับผิดชอบ การติดตามและการฝึกอบรมเพื่อการจัดการบันทึกอย่างมีประสิทธิภาพ ใช้กับการสร้าง การจับภาพ และการจัดการบันทึกในธุรกิจและเทคโนโลยีทุกประเภท มีวางจำหน่ายแล้วบนเว็บไซต์ ISO

ProjectManager ช่วยจัดการบันทึกอย่างไร

หากคุณกำลังมองหาเครื่องมือดิจิทัลที่สามารถจัดระเบียบ ตรวจสอบ และรายงานเกี่ยวกับโครงการของคุณ แต่ยังทำหน้าที่เป็นระบบการจัดการระเบียนที่ไม่จำกัดและปลอดภัย คุณต้องมี ProjectManager ซอฟต์แวร์การจัดการงานและโครงการ เครื่องมือออนไลน์ของเราสามารถสร้างและจัดเก็บบันทึกที่คุณต้องการเพื่อจัดการโครงการของคุณและเข้าถึงได้เมื่อวางแผนสำหรับโครงการต่อไปของคุณ

บันทึกกำหนดการและงบประมาณด้วยแผนภูมิแกนต์ออนไลน์

บันทึกที่สำคัญที่สุดบางส่วนสำหรับโครงการของคุณคือแผนงานที่ร่างกำหนดการและงบประมาณของคุณ แผนภูมิแกนต์เชิงโต้ตอบของเราทำให้ง่ายต่อการจัดระเบียบงาน เชื่อมโยงการพึ่งพาเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาคอขวด และตั้งค่าพื้นฐานเพื่อวัดความแปรปรวนของโครงการในแบบเรียลไทม์เมื่อคุณดำเนินการตามแผน แผนภูมิแกนต์นั้นง่ายต่อการแชร์กับทั้งทีม โดยจะแสดงทั้งโปรเจ็กต์บนไทม์ไลน์ที่มองเห็นได้ ซึ่งสามารถบันทึกไว้เพื่อเป็นแนวทางที่สำคัญเมื่อวางแผนโปรเจ็กต์ต่อไปของคุณ

จัดการบันทึกในมุมมองรายการที่แข็งแกร่ง

แผนภูมิแกนต์เป็นหนึ่งในหลายมุมมองโครงการที่ให้คุณจัดการระเบียนของคุณด้วยเครื่องมือที่คุณต้องการ มีกระดานคัมบัง มุมมองแผ่นงานและปฏิทิน มีแม้กระทั่งมุมมองรายการ ซึ่งทำให้ง่ายต่อการบันทึกบันทึกโครงการของคุณ ดูสถานะตามที่คุณคาดหวังโครงการ หรือแม้แต่แนบไฟล์และความคิดเห็นเพื่อส่งเสริมการทำงานร่วมกันที่ดียิ่งขึ้นกับทีมทั้งในสำนักงานหรือทำงานจากระยะไกล

การมีศูนย์กลางศูนย์กลางสำหรับบันทึกโครงการของคุณซึ่งทำหน้าที่เป็นเครื่องมือที่คุณใช้ในการจัดการและดำเนินโครงการของคุณเป็นสองเท่า ช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น คุณลักษณะการค้นหาทั่วโลกของเราช่วยให้ค้นหาสิ่งที่คุณต้องการได้อย่างรวดเร็วและง่ายดายด้วยไฟล์ โครงการ งาน และอื่นๆ รับผลลัพธ์แบบเรียลไทม์ ซึ่งหมายความว่าคุณกำลังดูสิ่งที่กำลังเกิดขึ้น ไม่ใช่ภาพรวมของอดีต เพิ่มเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ การอนุมัติงาน การจัดการทรัพยากร และอื่นๆ ที่ทำให้ซอฟต์แวร์ของเราเป็นร้านค้าครบวงจรสำหรับทุกความต้องการในการจัดการโครงการของคุณ

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการงานและโครงการที่ได้รับรางวัลซึ่งเชื่อมต่อทีมไฮบริดบนแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันด้วยแหล่งข้อมูลเดียวเพื่อให้ทุกคนทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้น จัดระเบียบงาน ติดตามความคืบหน้า และรายงานผลการปฏิบัติงาน บันทึกโครงการทั้งหมดของคุณด้วยพื้นที่จัดเก็บไฟล์แบบไม่จำกัดของเรา เข้าร่วมทีมที่ NASA, Siemens และ Nestle ที่ประสบความสำเร็จกับซอฟต์แวร์ของเรา เริ่มต้นกับ ProjectManager วันนี้ฟรี