Управление записями: краткое руководство

Независимо от того, управляете ли вы традиционным, гибким или гибридным проектом, у всех них есть одна общая черта: документация. В зависимости от методологии управление проектами требует большого количества документов, поэтому управление записями так важно.

Управление записями помогает контролировать ваш текущий проект и подготовить почву для будущих проектов. Давайте определим, что такое управление записями, рассмотрим роль менеджера записей и наметим жизненный цикл управления записями. После этого краткого руководства вы сможете лучше управлять любым проектом.

Что такое управление записями?

Управление записями — это создание записей проекта, их ведение и правильное хранение. Это системный процесс, который дает людям доступ к записям проекта для будущего использования посредством организации, планирования и отслеживания на протяжении всего выполнения проекта. Записи — это документы, в которых излагаются детали, относящиеся к проекту и требующие мониторинга для управления проектом.

Приступая к управлению записями, вам необходимо определить тип информации, которая должна быть записана, а также процесс записи данных. Вам нужно знать, как обращаться с записями и собирать их, а также период времени, в течение которого эти записи хранятся. Существуют также записи об утилизации или защите, относящиеся к внешним событиям.

Создание записей проекта является частью процесса управления записями. ProjectManager — это программное обеспечение для управления работой и проектами, которое предоставляет отчеты одним щелчком мыши, которые фиксируют данные проекта в режиме реального времени. Создавайте отчеты о стоимости, времени и многом другом. Все отчеты можно фильтровать, чтобы отображалась только та информация, которую вы хотите видеть. Эти отчеты легко передаются заинтересованным сторонам и хранятся в программном обеспечении благодаря нашему неограниченному файловому хранилищу. Начните работу с ProjectManager бесплатно уже сегодня.

Как вести записи проекта

Создание документа с требованиями соответствия необходимо для определения процедур, которым должна следовать команда проекта, чтобы убедиться, что все соблюдают требования. План файлов необходим, чтобы знать, какие записи требуются для проекта. Должен быть метод сбора устаревших документов из всех источников записей, а также способ сбора и проверки записей. Это включает в себя систему, которая может отслеживать и сообщать о записях.

Не все проектные документы являются записями. Записи, согласно руководству проекта, представляют собой документы, которые хранятся, чтобы показать, что было предпринято конкретное действие. Система управления записями — это инструмент, позволяющий сортировать записи и незаписи, например дубликаты и черновики. Примеры записей включают требования проекта, объем проекта, расписание, бюджет, отчеты о ходе выполнения, контракты и т. д.

Роль менеджера по записи

Менеджер по записи — это должность руководителя проекта, и этот человек отвечает за организацию и управление физическими и цифровыми записями, связанными с проектом. Менеджеры по записям несут ответственность за точное, безопасное и эффективное управление информацией, полученной и созданной в рамках проекта. Не во всех проектах есть менеджер по записи, а в некоторых организациях менеджер по записи также является менеджером проекта. Он также может относиться к информационным наукам или управленческой роли, ИТ-менеджеру, менеджеру по нормативным вопросам или архивариусу.

В зависимости от проекта и организации менеджер по записи устанавливает и контролирует систему управления записями. Они также разрабатывают, поддерживают, проверяют и оценивают существующие системы, создавая различные отчеты по мере необходимости для тщательного учета управления проектом.

Менеджер по записи обычно отвечает за запросы и запросы информации, поступающие от внутренних или внешних клиентов. Они несут ответственность за соблюдение финансовых, юридических и административных требований и правил. В их обязанности также входит архивирование или уничтожение записей и обеспечение доступности сохраненных записей.

Связанный: Бесплатный шаблон RFI для Word

Жизненный цикл записей

Жизненный цикл записи — это этапы, через которые проходит запись в процессе управления ею в течение срока ее существования. Жизненный цикл документов состоит из трех основных этапов: создание или получение, распространение, использование и распоряжение. Первый этап – это воспроизведение или производство записанных или документированных данных. Например, создание отчета, бюджета или содержания проекта.

Далее идет этап распространения и использования. После создания запись распространяется либо внутри, либо за ее пределами. Запись будет часто использоваться на данном этапе ее жизненного цикла и должна быть легко доступна. Продолжительность этого этапа зависит от типа проекта и может составлять от нескольких часов до нескольких лет.

На заключительном этапе записи уничтожаются или архивируются для использования в качестве исторических данных при планировании будущих проектов, аналогичных по объему только что завершенному. В некоторых случаях срок хранения неактивных записей истекает, сигнализируя об окончании их жизненного цикла. На этом этапе менеджер записей определит, будут ли записи уничтожены или заархивированы.

Классификация рекордов

Записи могут быть классифицированы многими способами, чтобы помочь организовать записи. Для наших целей мы рассмотрим три классификации записей, применимых к физическим и цифровым записям.

1. Корпоративные записи: эти записи связаны с повседневной деловой деятельностью и распространены на большинстве предприятий. Они могут включать в себя все, от управления командой, взаимодействия с заинтересованными сторонами, закупок, продаж и контрактов.
2. Отраслевые записи: Записи этого типа также распространены, но относятся только к определенной отрасли. В случае управления проектами это записи, уникальные для отрасли, которых нет в других компаниях.
3. Записи об удержании по юридическим причинам. Записи, которые распоряжаются юридическим консультантом или сотрудником отдела нормативно-правового соответствия и которые должны храниться в течение определенного периода времени правительством или предприятием, называются удержанием по юридическим причинам. Они связаны с проблемами, связанными с проверками соответствия или судебными разбирательствами.

Связанный: Управление юридическими проектами — Краткое руководство

Управление физическими записями

Несмотря на то, что в управлении проектами в большинстве отраслей происходит переход от физических документов к цифровым, в большинстве проектов по-прежнему существуют физические документы, которыми необходимо управлять. В то время как цифровыми файлами может быть проще делиться и хранить, физическими файлами можно эффективно управлять с помощью правильных советов по управлению файлами.

Физические файлы занимают место и могут быть дорогими. В некоторых случаях вам нужно быть избирательным в отношении того, какие файлы вы сохраняете. Убедитесь, что вы не записываете ничего лишнего или ненужного. Для записей, которые вы храните в файле, убедитесь, что они соответствуют тому, как вы их называете. Храните документы единомышленников вместе, например, все документы по одному проекту. Это облегчит поиск того, что вы ищете.

Когда вы сортируете свои файлы, вы также хотите разделить их на текущие и завершенные. Например, завершенные проекты могут храниться в одном ящике картотеки, а проекты, которые все еще находятся в работе, должны быть собраны в другом. Создавайте подпапки, чтобы лучше упорядочивать свои документы, и не помешает сделать цифровые копии важных документов, даже если вы предпочитаете физические записи, просто чтобы у вас была резервная копия.

Управление электронными записями

Однако у большинства предприятий будут цифровые файлы. Как вы ведете свои электронные записи? Во-первых, у вас должна быть система, которая регулярно создает резервные копии на случай, если возникнет техническая проблема, которая может удалить или повредить ваши данные. Это включает в себя план аварийного восстановления.

Что касается хранилища, вы можете хранить свои файлы онлайн, в непосредственной близости (в системе управления документами отдела) или в автономном режиме. Конечно, онлайн может быть дорогим, и безопасность зависит от службы, которую вы используете. Когда файлы находятся в сети, они мгновенно доступны из любого места, где есть подключение к Интернету, что полезно для удаленной работы.

Онлайн-хранилище и хранилище рядом с ним могут быть безопасным местом для хранения ваших записей. Автономное хранилище на магнитной ленте и оптических носителях может самопроизвольно испортиться, и всегда существует угроза того, что изменение технологии приведет к тому, что ваши файлы станут недоступными.

Управление записями и ISO

ISO, Международная организация по стандартизации, является глобальной федерацией национальных органов по стандартизации. Это неправительственная организация, которая разрабатывает стандарты для многих стран мира. Управление записями ISO 15489 — это первый глобальный стандарт управления записями, опубликованный в 2001 году и принятый более чем в 50 странах и на более чем 15 языках. Обзор и консультации длились три года, и в 2016 году была выпущена пересмотренная версия.

Основные концепции и принципы стандарта включают записи, системы записей, политики, обязанности, мониторинг и обучение для эффективного управления записями. Это относится к созданию, вводу и управлению записями во всех типах бизнеса и технологий. Он доступен для продажи на веб-сайте ISO.

Как ProjectManager помогает с управлением записями

Если вы ищете цифровой инструмент, который может организовывать, отслеживать и составлять отчеты по вашим проектам, а также действовать как неограниченная и безопасная система управления записями, тогда вам нужно ProjectManager, программное обеспечение для управления работой и проектами. Наш онлайн-инструмент может генерировать и хранить записи, необходимые для управления вашим проектом, и получать к ним доступ при планировании следующего проекта.

Записывайте расписание и бюджеты с помощью онлайн-диаграмм Ганта

Одними из наиболее важных записей для вашего проекта являются планы, в которых изложены ваш график и бюджет. Наши интерактивные диаграммы Ганта упрощают организацию вашей работы, связывают зависимости, чтобы избежать узких мест, и устанавливают базовый уровень для измерения отклонений вашего проекта в режиме реального времени по мере выполнения плана. Диаграммами Ганта легко поделиться со всей командой, показывая весь проект на визуальной временной шкале, которую затем можно сохранить для важных рекомендаций при планировании следующего проекта.

Управление записями в надежном представлении списка

Диаграмма Ганта — это одно из нескольких представлений проекта, которое позволяет вам управлять своими записями с помощью нужных вам инструментов. Есть канбан-доски, листы и календари. Существует даже представление в виде списка, которое позволяет легко фиксировать все записи вашего проекта, видеть их статус, когда вы ожидаете проект, и даже прикреплять файлы и комментарии, чтобы способствовать лучшему сотрудничеству с командами как в офисе, так и удаленно.

Наличие центрального концентратора для записей вашего проекта, который также служит инструментом, который вы используете для управления и выполнения вашего проекта, помогает вам работать более эффективно. Наша функция глобального поиска позволяет быстро и легко найти то, что вы ищете, по файлам, проектам, задачам и т. д. Получайте результаты в режиме реального времени, что означает, что вы смотрите на то, что происходит в настоящее время, а не на снимок прошлого. Добавьте автоматизацию рабочего процесса, утверждение задач, управление ресурсами и многое другое, чтобы наше программное обеспечение стало универсальным решением для всех ваших потребностей в управлении проектами.

ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение для управления работой и проектами, которое объединяет гибридные команды на платформе для совместной работы с единым источником достоверной информации, чтобы все могли лучше работать вместе. Организовывайте работу, отслеживайте прогресс и отчитывайтесь о производительности, сохраняя все записи вашего проекта в нашем неограниченном файловом хранилище. Присоединяйтесь к командам NASA, Siemens и Nestle, которые добиваются успеха с помощью нашего программного обеспечения. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.