การกำกับดูแลโครงการหมายความว่าอย่างไร?

โครงการต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับคนจำนวนมากที่ทำงานร่วมกัน จำเป็นต้องมีธรรมาภิบาล คุณไม่เพียงต้องพิจารณารายละเอียดที่สำคัญที่ประกอบเป็นโครงการเท่านั้น แต่คุณต้องพิจารณาด้วยว่าโครงการได้รับการร้องขอและดำเนินการอย่างไรเพื่อให้ประสบความสำเร็จ

เราจะสำรวจความแตกต่างของการกำกับดูแลโครงการและดูบทบาทที่เกี่ยวข้องกับมัน เสาหลักที่ยืนหยัดและอื่น ๆ อีกมากมาย พิจารณาบทเรียนพลเมืองของคุณในการจัดการโครงการ

การกำกับดูแลโครงการคืออะไร?

การกำกับดูแลโครงการระยะหมายถึงชุดของกิจกรรมและแนวทางที่กำหนดวิธีการวางแผนดำเนินการและจัดการโครงการ คุณสามารถดูการกำกับดูแลโครงการเป็นกรอบงานเพื่อช่วยดูแลหลักสูตรที่เหมาะสมสำหรับโครงการ การมีธรรมาภิบาลโครงการเป็นกรอบงาน คุณให้ความสอดคล้องที่เพิ่มความเสถียรของโครงการ

แต่การกำกับดูแลโครงการเป็นมากกว่าการตัดสินใจโครงการเดียว กำหนดกิจกรรมขององค์กรและใครเป็นผู้รับผิดชอบ นั่นเป็นส่วนสำคัญของพายและรวมทุกอย่างตั้งแต่นโยบาย ข้อบังคับ หน้าที่ กระบวนการ ขั้นตอน และความรับผิดชอบ

เป็นที่ชัดเจนว่าการกำกับดูแลโครงการเป็นงานใหญ่และงานหนึ่งที่ต้องใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเพื่อจัดการกับความรับผิดชอบทั้งหมด ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการงานและโครงการที่มีแผนงานเพื่อช่วยคุณติดตามพอร์ตโครงการ คุณยังได้รับพื้นที่เก็บข้อมูลไม่จำกัด การทำงานร่วมกัน และการแชร์ไฟล์ ตัดสินใจอย่างชาญฉลาดยิ่งขึ้นเมื่อคุณตรวจสอบกำหนดการ งบประมาณ และทรัพยากรในแบบเรียลไทม์ เริ่มต้นวันนี้ฟรี

หลักสามประการของการกำกับดูแลโครงการ

การกำกับดูแลโครงการตั้งอยู่บนสามเสาหลักที่อธิบายสามด้านที่กำหนด ซึ่งรวมถึงโครงสร้าง บุคลากร และข้อมูล ลองใช้เวลาสักครู่เพื่อดูแต่ละเสาหลักสามเสาของการกำกับดูแลโครงการให้ละเอียดยิ่งขึ้น

โครงสร้าง

โครงการต้องได้รับการสนับสนุนจากองค์กรที่ดำเนินการอยู่ นั่นหมายความว่าผู้บริหารระดับสูงขององค์กรลงทุนในโครงการ พวกเขาต้องใช้เวลาและพลังงานที่จำเป็นในการสร้างวิสัยทัศน์สำหรับโครงการเพื่อส่งต่อโครงการไปยังผู้จัดการโครงการที่จะตรวจสอบให้แน่ใจว่าเป็นไปตามวิสัยทัศน์นั้น ดังนั้น โครงสร้างการกำกับดูแลโครงการจึงไม่เกี่ยวกับทีมงานโครงการมากเท่ากับทั้งบริษัท

ประชากร

การกำกับดูแลโครงการที่มีประสิทธิภาพจำเป็นต้องมีผู้จัดการโครงการที่เหมาะสม ซึ่งหมายความว่าผู้บริหารระดับสูงต้องเข้าใจกิจกรรมของโครงการอย่างเต็มที่ นี่คือที่ที่การกำกับดูแลโครงการช่วยให้ผู้จัดการโครงการเข้าใจเป้าหมายของโครงการและงานที่จำเป็นในการไปถึงเป้าหมาย เป้าหมายเหล่านั้นต้องชัดเจน เข้าถึงได้ และยั่งยืนเพื่อให้สิ่งนี้มีประสิทธิภาพ

ข้อมูล

นี่คือที่มาของกระบวนการเสียง แม้ว่าวิสัยทัศน์และเป้าหมายจะมีความสำคัญ หากไม่มีวิธีการแบ่งปันข้อมูลที่ชัดเจนและสม่ำเสมอ โครงการก็จะถึงวาระ โครงการต้องการการสื่อสารแบบเปิดและความสามารถในการแบ่งปัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งในแบบเรียลไทม์ เพื่อให้การกำกับดูแลโครงการทำงาน นั่นหมายถึงการรายงานเป็นประจำ การประชุม และอื่นๆ เพื่อให้โครงการมุ่งไปสู่จุดสิ้นสุดที่ประสบความสำเร็จ

บทบาทการกำกับดูแลโครงการ

ตอนนี้เรามาดูบทบาทต่างๆ ที่ทำให้การกำกับดูแลโครงการได้ผล มีหลายบทบาทในการกำกับดูแลโครงการ แต่มีสามบทบาทที่มีความสำคัญยิ่ง ซึ่งรวมถึงเจ้าของโครงการ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก และกลุ่มที่ปรึกษา ตอนนี้เราจะนิยามแต่ละอย่างให้ครบถ้วนมากขึ้น

เจ้าของโครงการ

เจ้าของผลิตภัณฑ์คือบุคคลที่เป็นตัวแทนขององค์กร ซึ่งมักจะไม่ใช่ผู้จัดการโครงการ แต่มักจะเป็นคนที่ดูแลผู้จัดการโครงการ

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก

คณะกรรมการโครงการประกอบด้วยผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักในโครงการ นั่นคือผู้ที่มีส่วนได้เสียในโครงการ พวกเขาอาจเป็นผู้ที่ให้ทุนสนับสนุนโครงการหรือผู้ใช้ปลายทางที่สร้างผลิตภัณฑ์หรือบริการ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถเป็นซัพพลายเออร์ได้ แต่ควรรักษาผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักเหล่านี้ไว้ไม่เกินหกคนเพื่อให้ดำเนินกระบวนการได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

กลุ่มที่ปรึกษา

หากโครงการของคุณเป็นโครงการที่ไม่สามารถตัดผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณให้เหลือจำนวนที่สามารถจัดการได้ คุณอาจจะตั้งกลุ่มที่ปรึกษาที่ใหญ่ขึ้น นี่ไม่ใช่กระดานโครงการ แต่เป็นฟอรัมมากกว่า แม้ว่าเจ้าของโครงการจะจัดการกับการตัดสินใจในแต่ละวัน แต่กลุ่มที่ปรึกษาก็มีมากกว่าสำหรับปัญหาที่ใหญ่กว่า

ทำไมการกำกับดูแลโครงการจึงมีความสำคัญ?

การกำกับดูแลโครงการมีความสำคัญกับทุกโครงการ ตั้งแต่ง่ายที่สุดไปจนถึงซับซ้อนที่สุด แม้ว่าโครงการที่ซับซ้อนกว่ามักจะทำให้เข้าใจได้ง่ายขึ้นว่าเหตุใดการกำกับดูแลโครงการจึงมีความสำคัญต่อความสำเร็จของโครงการ แต่โครงการใดๆ จะได้รับประโยชน์จากการที่การกำกับดูแลโครงการกำหนด จัดทำเอกสาร และสื่อสารแนวทางปฏิบัติของโครงการเพื่อช่วยควบคุมโครงการและส่งมอบความสำเร็จ มาดูความสำคัญของการกำกับดูแลโครงการกันดีกว่า

ทิศทาง-การตั้งค่า

ทำไมโครงการจึงล้มเหลว มักเกิดจากสาเหตุที่ง่ายที่สุด นั่นคือ เป็นโครงการที่ผิด ผิดเวลา บางทีองค์กรก็ยืดเยื้อเกินไป หรือเทคโนโลยียังไม่โตพอ ไม่ว่าจะด้วยเหตุผลอะไรก็ตาม ความล้มเหลวมักเกิดจากความล้มเหลวที่อยู่ด้านบนสุด เพื่อประเมินอย่างเหมาะสมว่านี่เป็นโครงการที่ถูกต้องหรือไม่

Warren Bennis ตั้งข้อสังเกตว่าบทบาทของผู้จัดการในการทำสิ่งต่างๆ ให้ถูกต้อง แต่บทบาทของผู้นำคือการเลือกสิ่งที่ควรทำ สิ่งนี้ต้องการมุมมองที่ชัดเจนเกี่ยวกับความเหมาะสมเชิงกลยุทธ์ของแต่ละโครงการที่มีศักยภาพ และการเลือกโครงการที่องค์กรดำเนินการ ซึ่งขับเคลื่อนโดยลำดับความสำคัญ ความสมดุลของความเสี่ยง ความพร้อมใช้งานของทรัพยากร และปัจจัยอื่นๆ

แน่นอนว่ามีเครื่องมือสนับสนุนกระบวนการนี้ แต่บทบาทของการกำกับดูแลไม่ได้เป็นเพียงการใช้เครื่องมือที่ตาบอดเท่านั้น พิจารณาผลประโยชน์ระยะยาวและระยะสั้นขององค์กรของคุณ และหลีกเลี่ยง 'กับดักที่โลภ' ในการทำโครงการที่คู่ควรอีกโครงการหนึ่ง แม้ว่าจะมีทรัพยากรไม่เพียงพอที่จะทำ เป็นผู้นำ หรือควบคุมอย่างเหมาะสม

การตัดสินใจ

การตัดสินใจได้รับความสนใจตามสมควร วารสารธุรกิจและส่วนการจัดการร้านหนังสือในสนามบินเต็มไปด้วยบทความและหนังสือเกี่ยวกับเรื่องนี้ ผู้จัดการโครงการทุกคนควรอ่านตัวอย่างเหล่านี้เพื่อให้เข้าใจถึงสิ่งที่เป็นการตัดสินใจที่ดีและวิธีตั้งค่าเงื่อนไขที่คุณต้องการในโครงการของคุณได้ดีขึ้น

ความท้าทายที่เราเผชิญคือเราไม่สามารถนิยามการตัดสินใจที่ดีว่าเป็นการตัดสินใจที่ถูกต้องได้ เมื่อเราตัดสินใจ เราไม่รู้ว่ามันจะออกมาถูกหรือเปล่า แต่เราต้องรู้ว่ามันเป็นการตัดสินใจที่ "ดี" และมีแนวโน้มว่าจะถูกต้องมากกว่า จำเป็นที่โครงสร้างการกำกับดูแลโครงการต้องฝังเงื่อนไขสำหรับการตัดสินใจที่ถูกต้อง แล้วเงื่อนไขเหล่านี้คืออะไร?

• หลักฐาน

คุณต้องให้ผู้มีอำนาจตัดสินใจแต่ละคนเข้าถึงข้อมูลได้อย่างอิสระ สิ่งสำคัญคือข้อมูลที่ได้รับจะต้องอยู่ในรูปแบบดิบที่ยังไม่ได้ประมวลผลให้ได้มากที่สุด การประมวลผลข้อมูลมีความเสี่ยงในการเลือกข้อมูลที่จะเน้นและทำให้เกิดอคติในลักษณะที่นำเสนอ หากผู้มีอำนาจตัดสินใจทุกรายได้รับข้อมูลที่ประมวลผลเหมือนกัน พวกเขาล้วนมีอคติเหมือนกัน

• อำนาจ

ผู้มีอำนาจตัดสินใจหรือกลุ่มต้องมีอำนาจเต็มที่ในการตัดสินใจและให้คำมั่นในการตัดสินใจ นี่เป็นส่วนใหญ่เกี่ยวกับความชอบธรรมและสถานะ แต่ยังเกี่ยวกับอำนาจทางปัญญาบางส่วนด้วย พวกเขามีประสบการณ์และความเชี่ยวชาญในการตัดสินใจอย่างถูกต้องหรือไม่?

• กระบวนการ

กระบวนการตัดสินใจสามารถฝังการวิเคราะห์และอคติที่ผิดพลาด หรือสามารถตอบโต้ได้ การฝึกอบรมมีความสำคัญอย่างยิ่งในการช่วยให้ผู้มีอำนาจตัดสินใจเข้าใจวิธีจัดโครงสร้างกระบวนการของตน ซึ่งรวมถึงการสร้างความเที่ยงธรรมที่เหมาะสมและความจำเป็นในการปรับสมดุลการรวบรวมข้อมูล การวิเคราะห์ และการสำรวจ กับความจำเป็นในการตัดสินใจในเวลาที่เหมาะสม

การกำกับดูแลโครงการ

โครงสร้างและการวิเคราะห์ข้อมูลโครงการมีความสำคัญต่อบทบาทการกำกับดูแลในการดูแลโครงการของคุณ เรื่องนี้เกี่ยวกับการทำให้มั่นใจว่าโครงการอยู่ในการติดตาม ตอบสนองความต้องการขององค์กร และปฏิบัติตามกฎระเบียบ ข้อบังคับ และขั้นตอนต่างๆ

แม้ว่าจะมีทักษะที่สำคัญมากมายสำหรับผู้ที่เกี่ยวข้องกับการปกครองในการเรียนรู้ แต่บางทีสินทรัพย์ที่สำคัญที่สุดเพียงอย่างเดียวของพวกเขาก็คือความอยากรู้อยากเห็น สิ่งนี้จะนำพวกเขาไปใช้เทคนิคหลัก ได้แก่ การตั้งคำถาม การฟัง และการซูม

• คำถาม

มีศิลปะในการถามคำถามที่ดี หากคุณมีหน้าที่รับผิดชอบในการกำกับดูแลโครงการ คุณต้องเตรียมพร้อมที่จะใช้วิธีการทางนิติเวชเพื่อเปิดเผยความเป็นจริงที่ยุ่งเหยิง นี่จะมีความสำคัญอย่างยิ่งที่ประตูเวทีซึ่งคุณต้องรวบรวมและทดสอบหลักฐานก่อนที่จะตัดสินใจทำโครงการใหญ่

การตั้งคำถามแบบนี้มักจะกลายเป็นความขัดแย้ง ซึ่งเป็นสาเหตุที่กระบวนการเกตเวย์จำนวนมากเกี่ยวข้องกับบุคคลภายนอกโครงการ แต่ในทางกลับกัน ความเสี่ยงจะทำให้ผู้จัดการโครงการและทีมรู้สึกถูกตรวจสอบอย่างไม่เป็นมิตรมากขึ้น ความท้าทายสำหรับเราทุกคนคือการนำธรรมาภิบาลมาใช้เป็นส่วนหนึ่งของกรอบความคิดของเรา และมองการตั้งคำถาม แม้จะเป็นการสอบสวนที่เป็นประโยชน์มากที่สุดก็ตาม

• การฟัง

การซักถามมีประโยชน์เพียงเล็กน้อย เว้นแต่จะมาพร้อมกับการฟังคุณภาพสูง แต่เราทุกคนรู้จักคนที่มีนิสัยชอบถามคำถามเพื่อชี้ประเด็นหรือถามคำถามเฉพาะที่พวกเขาเชื่อว่าพวกเขารู้คำตอบ นี้แน่นอนตั้งค่าสำหรับอาร์กิวเมนต์

คุณสามารถกำหนดทิศทางของหลักสูตรที่แท้จริงได้ก็ต่อเมื่อคุณได้ยินหลักฐานทั้งหมดและประเมินทุกความคิดเห็น ดังนั้น เมื่อถามคำถามแล้ว ให้หยุดคิดถึงคำถามถัดไปและเริ่มให้ความสนใจกับคำตอบที่คุณได้รับ

• ซูม

ผู้จัดการโครงการเกือบทุกคนต้องทนทุกข์ภายใต้พฤติกรรมที่ท้าทายอย่างใดอย่างหนึ่งหรือทั้งสองอย่างนี้จากผู้สนับสนุน หัวหน้า ลูกค้า หรือกลุ่มแกนนำ พฤติกรรมอันดับหนึ่งคือความมุ่งมั่นอย่างแน่วแน่ที่จะเข้าไปดูรายละเอียดของทุกสิ่งที่นายกฯ ทำ พวกเขามีนิสัยที่เข้าแทรกแซงที่ทำให้คุณรู้สึกราวกับว่าคุณไม่มีความเป็นอิสระและความสามารถในการนำโครงการของคุณเอง ในทางกลับกัน พฤติกรรมนี้มักจะพลาดภาพรวม ดังนั้นจึงละเลยประเด็นเชิงกลยุทธ์ที่สำคัญที่สุดในขณะที่เน้นเฉพาะรายละเอียดที่ไม่เป็นรูปเป็นร่าง

พฤติกรรมข้อที่สองเกือบจะตรงกันข้าม รายละเอียดดูเหมือนไม่เกี่ยวข้องกับภาพเชิงกลยุทธ์ขนาดใหญ่สำหรับบางคน ดังนั้นพวกเขาจึงเลือกที่จะเพิกเฉยหรือไม่สนใจที่จะมีส่วนร่วมกับรายละเอียด สิ่งนี้เป็นเรื่องปกติเมื่อทุกอย่างเป็นไปด้วยดี แต่บางครั้งระดับการกำกับดูแลจำเป็นต้องเจาะลึกข้อเท็จจริงที่แม่นยำเพื่อดูว่าผู้จัดการโครงการขาดอะไร

ลองนึกภาพสุดยอดเลนส์ซูม มันสามารถเน้นรายละเอียดเหมือนกล้องจุลทรรศน์ แต่สามารถซูมออกเพื่อดูจักรวาลของโครงการในมุมมองเดียวเช่นกัน นี่คือสิ่งที่ผู้สนับสนุนโครงการและคณะกรรมการต้องการ เป็นความเต็มใจที่จะปรับให้เข้ากับมาตราส่วนที่จำเป็นพร้อมกับการรับรู้ที่จะรู้ว่าสิ่งใดควรเน้นได้ตลอดเวลา

การลงโทษ

การกำกับดูแลโครงการที่ดีไม่ได้มาง่ายๆ แต่ต้องอาศัยวินัย องค์กรจำเป็นต้องกำหนดโครงสร้างการกำกับดูแล ฝึกอบรมผู้สนับสนุนและสมาชิกคณะกรรมการที่ประกอบขึ้น และบังคับใช้ขั้นตอนพื้นฐานที่จะรับประกันคุณภาพของงาน เพื่อให้บทบาทการกำกับดูแลเป็นไปอย่างสมบูรณ์ บุคลากรจำเป็นต้องมีการฝึกอบรมด้านการกำหนดกลยุทธ์ การตัดสินใจ และการกำกับดูแล

ผู้จัดการโครงการสามารถทำอะไรได้บ้างเพื่อให้สิ่งนี้เกิดขึ้น ต่อไปนี้คือรายการตรวจสอบสั้นๆ ของขั้นตอนการปฏิบัติที่ควรพิจารณา

• จัดทำกิจกรรมการฝึกอบรมคณะกรรมการโครงการเพื่อหารือเกี่ยวกับกระบวนการตัดสินใจและข้อกำหนดด้านข้อมูล
• พูดคุยกับผู้สนับสนุนของคุณเช่นเดียวกัน
• จัดลำดับความสำคัญในการเก็บบันทึกที่เข้มงวดซึ่งสร้างความโปร่งใส ตรวจสอบได้ และแหล่งข้อมูลที่ดีพร้อมเพื่อช่วยกำกับดูแลและกระบวนการตัดสินใจทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• สร้างกระบวนการประตูเวทีสำหรับโครงการของคุณ ไม่ว่าองค์กรของคุณจะเป็นผู้บังคับบัญชาหรือไม่ก็ตาม
• จัดสรรเวลาในแผนโครงการของคุณสำหรับกระบวนการกำกับดูแล และผู้ที่เกี่ยวข้อง (รวมถึงตัวคุณเอง) เพื่อเตรียมการอย่างละเอียด
• กำหนดเกณฑ์สำหรับการตัดสินใจที่สำคัญเมื่อเริ่มโครงการ
• สร้างข้อกำหนดสำหรับการตัดสินใจด้านการกำกับดูแลทุกครั้งเพื่อทดสอบว่าผู้มีอำนาจตัดสินใจเชื่อว่าเป็นประโยชน์สูงสุดต่อองค์กรของตนหรือไม่
• ดำเนินการวิเคราะห์สถานการณ์สมมติและการฝึกชันสูตรก่อนชันสูตร เพื่อให้แน่ใจว่าผู้มีอำนาจตัดสินใจของคุณสามารถประเมินผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นจากการตัดสินใจของพวกเขาได้
• ในกรณีที่คุณคาดว่าจะมีการตัดสินใจที่ซับซ้อนเป็นชุด ให้จัดตั้งกลุ่มการตัดสินใจที่มีคุณสมบัติเหมาะสมเพื่อทำการตัดสินใจหรือให้คำแนะนำแก่ผู้มีอำนาจตัดสินใจ
• ใช้รายการตรวจสอบให้เกิดประโยชน์ เพื่อลดขอบเขตสำหรับข้อผิดพลาดและการละเว้นในกระบวนการที่สำคัญ

สองสิ่งที่ยับยั้งพลังแห่งความโกลาหลที่คุกคามความพยายามเชิงนวัตกรรมอย่างต่อเนื่องที่เราเรียกว่าโครงการ: ความสามารถของผู้จัดการโครงการในการควบคุมในสภาพแวดล้อมที่ซับซ้อนและเปลี่ยนแปลงของโครงการ และความสามารถขององค์กรในการกำหนดธรรมาภิบาลต่อทางเลือกที่มันและผู้จัดการโครงการทำ .

เรามีองค์กรมืออาชีพ เช่น APM และ PMI เพื่อฝึกอบรมและพัฒนาผู้จัดการโครงการ สปอนเซอร์และสมาชิกคณะกรรมการโครงการมีค่าเท่ากันที่ไหน? ในตอนนี้ ฉันได้ศึกษาดัชนีของ (คู่มือฉบับที่สี่) ของฉันแล้ว PMI Project Management Body of Knowledge ระหว่าง "การกระทบยอดวงเงินเงินทุน" กับ "ข้อบังคับของรัฐบาล" ไม่มีอะไรเกิดขึ้น ธรรมาภิบาลไม่สมควรเข้าร่วม PMBOK ซึ่งเป็นสิ่งที่จำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงในอนาคต

ธรรมาภิบาลที่ไม่มีเครื่องมือในการทำให้สถาบันเข้าใจข้อมูลโครงการถูกเตรียมขึ้นสำหรับความล้มเหลว คุณลักษณะการทำงานร่วมกันควบคู่ไปกับรายงานแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ใน ProjectManager ช่วยให้มีบทบาทหลายอย่างภายในองค์กรเพื่อรับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับสถานะและประสิทธิภาพของโครงการ ทดลองใช้งานฟรี 30 วันนี้