Как составить план управления изменениями (шаблоны включены)

План управления изменениями является важной частью любого плана проекта и может быть разницей между успехом проекта и провалом. Давайте разберем, как создать его, чтобы вы могли лучше управлять изменениями проекта, независимо от того, где они проявляются в жизненном цикле вашего проекта.

Что такое план управления изменениями?

План управления изменениями — это процесс, реализующий изменение или изменения в проекте или во всей организации. Вы можете думать о плане управления изменениями как о дорожной карте, которая показывает все шаги, которые вам нужно предпринять, от определения изменения до его реализации. Этот план не только устанавливает курс, по которому вы можете выполнить изменение, но и спрашивает, как оно повлияет на проект или организацию, как повлияет на рабочие процессы и изменит ли это ваши отношения с вашими клиентами или командами.

Управляйте изменениями, пожинайте плоды

Используя эффективный план управления изменениями, вы сможете управлять процессом и тем самым повысить продуктивность его выполнения. Это поможет вам контролировать бюджет, график, объем и ресурсы. Это даже влияет на процесс вашего общения. По сути, план управления изменениями носит системный характер, затрагивая все аспекты управления проектами. Если все сделано правильно, это сведет к минимуму влияние на ваш проект или организацию.

Программное обеспечение для управления проектами может помочь вам выполнить ваш план. ProjectManager имеет отмеченную наградами диаграмму Ганта, которую можно использовать для создания плана управления изменениями: упорядочивать задачи, связывать зависимости, устанавливать контрольные точки и даже фильтровать критический путь. Планом можно поделиться с вашей командой, которая может использовать наши несколько представлений проекта для более эффективной совместной работы. Вы не найдете более простого в использовании или более мощного программного обеспечения для управления изменениями. Начните работу с ProjectManager сегодня бесплатно!

Элементы плана управления изменениями

Определите следующие элементы ниже, чтобы создать эффективный план управления изменениями для вашего проекта.

• Роли в управлении изменениями. Во-первых, кто и что будет делать в вашем плане управления изменениями? Кто имеет право подавать запрос на изменение, кто их рассматривает и кто их санкционирует? Вам нужно будет определить роли и обязанности для эффективного управления изменениями.
• Совет по контролю за изменениями: Укомплектуйте свой совет по контролю за изменениями людьми, которые будут получать запросы на изменения и иметь право одобрять их или накладывать на них вето.
• Разработайте процесс: вам нужен процесс, чтобы эффективно отправлять, оценивать, авторизовывать, а также управлять и контролировать запросы на изменение. Без процесса управление изменениями невозможно.
• Форма запроса на изменение: у вас не может быть процесса, если вы сначала не создадите форму запроса на изменение для сбора данных. Важно, чтобы информация, которую вы собираете, была последовательной на протяжении всего проекта.
• Журнал изменений. По сути, это место для сбора и последующего отслеживания всех запросов на изменение. Без центрального места, где можно идентифицировать изменения, утверждать запросы и документировать назначения, невозможно узнать, был ли достигнут какой-либо прогресс.
• Используйте инструмент: программное обеспечение для планирования проекта может помочь вам отслеживать изменения на каждом этапе проекта, пока он не будет окончательно решен.

Как составить план управления изменениями

Дженнифер Бриджес, PMP, рассказывает, как создать план управления изменениями, в следующем видео. Она объясняет, как изменение измеряется по отношению к базовому плану проекта, который представляет собой подробное описание времени, стоимости, масштаба и качества проекта, которые вы определили при планировании. Таким образом, план управления изменениями возьмет этот базовый уровень и спросит, как, что, когда, где, почему и как выяснить изменения и как ими управлять.

После просмотра видео обязательно попробуйте некоторые из наших бесплатных шаблонов ниже, которые помогут вам управлять изменениями и вашим проектом.

Совет: существуют разные типы управления изменениями, и лучший способ получить целостное представление о нем — это тройное ограничение. Существуют процессы, установленные для помощи в процессе управления изменениями, и очень важно их знать. Кроме того, имейте в виду, что процедуры управления изменениями различаются в зависимости от отрасли, в которой вы работаете. Например, формы заказов на изменение используются в основном в строительстве для изменения объема проектов.

Идите дальше: иногда, когда в процессе выполнения происходят жесткие изменения, может возникнуть технический долг. Узнайте все об этом и о том, как свести его к минимуму.

Бесплатные шаблоны плана управления изменениями

Управление изменениями лучше всего планировать, выполнять и отслеживать с помощью программного обеспечения для управления проектами, но если вы не используете этот инструмент, вы все равно можете обойтись шаблонами. На сайте ProjectManager есть десятки бесплатных шаблонов, затрагивающих все аспекты проекта, включая план управления изменениями. Ниже приведены три бесплатных шаблона, которые помогут вам начать работу.

Шаблон формы заказа на изменение

План управления изменениями начинается с фиксации всех изменений, которые повлияют на объем работ над вашим проектом. Наш бесплатный шаблон формы заказа на изменение для Excel — это просто инструмент, который поможет вам правильно начать работу. Это поможет вам понять изменение, от возможностей, которые оно предлагает, и причины изменения, до того, сколько времени это займет, кто запросил это и кто разрешит или отклонит его.

Шаблон журнала изменений

Наш бесплатный шаблон журнала изменений для Excel является частью любого тщательного плана управления изменениями. Это следующий шаг после того, как изменение было предложено и одобрено руководителем проекта. В этом бесплатном шаблоне есть место для записи типа запроса на изменение, даты его определения, краткого описания, приоритета и его статуса.

Шаблон плана действий

Обеспечьте надлежащее выполнение плана управления изменениями с помощью нашего бесплатного шаблона плана действий для Excel. Здесь вы можете организовать все задачи, необходимые для реализации изменений. Вы можете отметить, какие действия выполняются на каком этапе проекта, а затем назначить их своей команде. Они увидят дату начала и срок выполнения, а также запланированные часы, которые вы ожидаете для выполнения каждой задачи. Есть даже место для ресурсов и затрат, связанных с работой.

Выход за рамки шаблонов планирования с ProjectManager

ProjectManager — это облачное программное обеспечение для работы и управления проектами, которое объединяет гибридные команды, помогая внедрять изменения в организации или проекте. Данные в режиме реального времени делают их основой для совместной работы, а несколько представлений проекта означают, что любой в любом отделе, независимо от того, как, когда и где он работает, может использовать их по своему усмотрению, будь то в списке задач, на доске Ганта или на доске канбан.

Вы видели, как диаграмма Ганта может организовать план управления изменениями, но когда этот план назначается командам, которые, возможно, работают в более гибкой среде, им нужен другой инструмент. Доски Kanban визуализируют рабочий процесс, а рабочие процессы можно настроить, например, для автоматизации утверждения задач. Менеджеры имеют контроль и прозрачность, в то время как члены команды могут управлять своим невыполненным заданием и сотрудничать при планировании спринтов.

Отслеживание изменений на панели управления

Мониторинг изменений — это способ убедиться, что ваш фактический прогресс соответствует вашему плану управления изменениями. Наша информационная панель в режиме реального времени получает оперативные данные и обрабатывает числа, чтобы отображать показатели времени, затрат и т. д. в удобных для чтения графиках и диаграммах. Это отчет о состоянии всякий раз, когда он вам нужен, чтобы вы могли выявлять проблемы и решать их до того, как они вызовут проблемы.

ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение для работы и управления проектами, которое объединяет гибридные команды для повышения производительности. Управляйте изменениями, не влияя на свой график или бюджет. Начните работу с ProjectManager бесплатно уже сегодня!