Come creare un piano di gestione del cambiamento (modelli inclusi)

Un piano di gestione delle modifiche è una parte fondamentale di qualsiasi piano di progetto può fare la differenza tra il successo e il fallimento del progetto. Analizziamo come crearne uno in modo da poter gestire meglio il cambiamento del progetto, indipendentemente da dove si manifesta nel ciclo di vita del progetto.

Che cos'è un piano di gestione del cambiamento?

Un piano di gestione delle modifiche è un processo che implementa una o più modifiche in un progetto o all'interno di un'organizzazione. Puoi pensare a un piano di gestione del cambiamento come a una tabella di marcia che mostra tutti i passaggi necessari dall'identificazione del cambiamento alla sua realizzazione. Questo piano non solo definisce il percorso in base al quale è possibile eseguire la modifica, ma chiede in che modo influirà sul progetto o sull'organizzazione, in che modo saranno interessati i flussi di lavoro e se altererà il rapporto con i clienti o i team.

Gestisci il cambiamento, cogli i benefici

Utilizzando un efficace piano di gestione del cambiamento sei in grado di gestire il processo e quindi essere più produttivo nella sua esecuzione. Ti aiuta a controllare il budget, la pianificazione, l'ambito e le risorse. Ha anche un impatto sul tuo processo di comunicazione. In effetti, il piano di gestione del cambiamento è sistemico, toccando tutti gli aspetti della gestione del progetto. Se eseguito correttamente, ridurrà al minimo l'impatto sul tuo progetto o organizzazione.

Il software di gestione dei progetti può aiutarti a eseguire il tuo piano. ProjectManager ha un diagramma di Gantt pluripremiato che può essere utilizzato per creare il tuo piano di gestione delle modifiche: organizzare attività, collegare dipendenze, impostare pietre miliari e persino filtrare il percorso critico. Il piano può essere condiviso con il tuo team, che può utilizzare le nostre visualizzazioni multiple del progetto per collaborare al meglio. Non troverai un software di gestione delle modifiche più facile da usare o più potente. Inizia oggi stesso con ProjectManager gratuitamente!

Elementi di un Piano di Gestione del Cambiamento

Definisci i seguenti elementi di seguito per creare un piano di gestione delle modifiche efficace per il tuo progetto.

• Ruoli di gestione del cambiamento: in primo luogo, chi farà cosa nel tuo piano di gestione del cambiamento? Chi ha l'autorità per presentare una richiesta di modifica, chi le esamina e chi le autorizza? Dovrai definire ruoli e responsabilità per un controllo efficace delle modifiche
• Comitato di controllo delle modifiche: personalizza il tuo comitato di controllo delle modifiche con persone che riceveranno le richieste di modifica e avranno l'autorità per approvarle o porre il veto.
• Sviluppare un processo: è necessario un processo per inviare, valutare, autorizzare, gestire e controllare in modo efficace le richieste di modifica. Senza un processo, la gestione del cambiamento è ingestibile.
• Modulo di richiesta di modifica: tuttavia, non puoi avere un processo se non crei prima un modulo di richiesta di modifica per acquisire i dati. È importante che le informazioni raccolte siano coerenti durante tutto il progetto.
• Registro delle modifiche: Fondamentalmente, questo è un posto dove raccogliere e quindi tenere traccia di tutti gli ordini di modifica. Senza una posizione centrale in cui è possibile identificare le modifiche, approvare le richieste e documentare gli incarichi, non c'è modo di sapere se ci sono stati progressi.
• Usa uno strumento: un software di pianificazione del progetto può aiutarti a tenere traccia delle modifiche in ogni fase del progetto fino a quando non viene finalmente risolto.

Come fare un piano di gestione del cambiamento

Jennifer Bridges, PMP, spiega come creare un piano di gestione delle modifiche nel video seguente. Spiega come viene misurato il cambiamento rispetto alla linea di base del progetto, che è la descrizione dettagliata del tempo, dei costi, dell'ambito e della qualità del progetto che hai determinato durante la pianificazione. Pertanto, un piano di gestione del cambiamento prenderà quella linea di base e chiederà come, cosa, quando dove, perché e come capire il cambiamento e come gestirlo.

Dopo aver visto il video, assicurati di provare alcuni dei nostri modelli gratuiti di seguito per aiutarti a gestire il cambiamento e il tuo progetto.

Suggerimento professionale: esistono diversi tipi di gestione del cambiamento e il modo migliore per ottenerne una comprensione olistica è attraverso il triplo vincolo. Esistono processi stabiliti per aiutare con il processo di gestione del cambiamento ed è fondamentale conoscerli. Inoltre, tieni presente che le procedure di gestione delle modifiche variano a seconda del settore in cui ti trovi. Ad esempio, i moduli degli ordini di modifica vengono utilizzati principalmente nella costruzione per modificare l'ambito dei progetti.

Vai oltre: a volte, quando si verificano cambiamenti difficili nel mezzo dell'esecuzione, è possibile accumulare debito tecnico. Scopri tutto su di esso e su come ridurlo al minimo.

Modelli di piani di gestione del cambiamento gratuiti

La gestione delle modifiche può essere pianificata, eseguita e monitorata al meglio con il software di gestione dei progetti, ma se non stai utilizzando quello strumento, puoi comunque cavartela con i modelli. ProjectManager ha dozzine di modelli gratuiti sul suo sito, che toccano ogni aspetto di un progetto, incluso il piano di gestione delle modifiche. Di seguito sono riportati tre modelli gratuiti per iniziare.

Modifica il modello del modulo d'ordine

Un piano di gestione delle modifiche inizia con l'acquisizione di qualsiasi revisione che influirà sull'ambito del lavoro sul progetto. Il nostro modello di modulo ordine di modifica gratuito per Excel è solo lo strumento per iniziare con il piede giusto. Ti aiuta a capire il cambiamento, dall'opportunità che offre e il motivo del cambiamento a quanto tempo ci vorrà, chi lo ha richiesto e chi lo autorizzerà o negherà.

Cambia modello di registro

Il nostro modello di registro delle modifiche gratuito per Excel fa parte di qualsiasi piano di gestione delle modifiche completo. È il passaggio successivo una volta che una modifica è stata proposta e autorizzata dal project manager. Questo modello gratuito ha spazio per scrivere il tipo di richiesta di modifica, la data in cui è stata identificata, una breve descrizione, la priorità e il suo stato.

Modello di piano d'azione

Ottieni il piano di gestione delle modifiche eseguito correttamente con il nostro modello di piano d'azione gratuito per Excel. Qui è dove puoi organizzare tutte le attività necessarie per implementare la modifica. Puoi annotare quali fasi dell'azione si verificano durante quale fase del progetto e quindi assegnarle al tuo team. Vedranno la data di inizio e la data di scadenza, nonché le ore pianificate previste per la durata di ciascuna attività. C'è anche spazio per risorse e costi legati al lavoro.

Vai oltre i modelli di pianificazione con ProjectManager

ProjectManager è un software di gestione del lavoro e dei progetti basato su cloud che collega i team ibridi per aiutare a implementare il cambiamento in un'organizzazione o in un progetto. I dati in tempo reale lo rendono collaborativo fino al centro e le visualizzazioni multiple del progetto significano che chiunque in qualsiasi reparto, indipendentemente da come, quando o dove lavora, può utilizzarlo come vuole, in un elenco di attività, Gantt o kanban board.

Hai visto come un diagramma di Gantt può organizzare il piano di gestione del cambiamento, ma quando quel piano viene assegnato a team che magari lavorano in un ambiente più agile, allora hanno bisogno di uno strumento diverso. Le bacheche Kanban visualizzano il flusso di lavoro e i flussi di lavoro possono essere personalizzati per automatizzare le approvazioni delle attività, ad esempio. I manager hanno controllo e trasparenza, mentre i membri del team possono gestire il proprio backlog e collaborare durante la pianificazione degli sprint.

Tieni traccia delle modifiche sul dashboard

Il monitoraggio del cambiamento è il modo in cui ti assicuri che i tuoi progressi effettivi siano allineati al tuo piano di gestione del cambiamento. La nostra dashboard in tempo reale riceve dati in tempo reale e elabora i numeri per visualizzare le metriche su tempi, costi e altro in grafici e grafici di facile lettura. È un rapporto di stato ogni volta che ne hai bisogno in modo da poter rilevare i problemi e risolverli prima che causino problemi.

ProjectManager è un premiato software di gestione del lavoro e dei progetti che collega i team ibridi per una maggiore produttività. Gestisci le modifiche senza influire sulla pianificazione o sul budget. Inizia subito con ProjectManager gratuitamente!